это одна из концепций управления, которая окончательно сформировалась в 80-х годах прошлого века. В соответствии с этой концепцией
вся деятельность организации рассматривается как набор процессов. Для того чтобы управлять, необходимо управлять процессами. Он стал одним из ключевых
элементов улучшения качества.
Главное понятие, которое использует процессный подход – это понятие процесса. Существуют различные определения, но наиболее
часто используется определение стандарта ISO 9001. «Процесс – это совокупность
взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют входы в выходы». Важной составляющей процесса,
которая не отражена в этом определении, является систематичность действий. Действия процесса должны быть повторяющимися, а не
случайными.
Цель процессного подхода
Процессный подход был разработан и применяется с целью создания горизонтальных связей в организациях. Подразделения и
сотрудники, задействованные в одном процессе, могут самостоятельно координировать работу в рамках процесса и решать возникающие
проблемы без участия вышестоящего руководства. Процессный подход к управлению позволяет более оперативно решать возникающие
вопросы и воздействовать на результат.
В отличие от функционального подхода, управление процессами позволяет концентрироваться не на работе каждого из подразделений,
а на результатах работы организации в целом. Процессный подход меняет понятие структуры организации. Основным элементом
становится процесс. В соответствии с одним из принципов процессного подхода организация состоит не из подразделений, а из
процессов.
Принципы процессного подхода
Процессный подход основывается на нескольких принципах. Внедрение этих принципов позволяет значительно повысить эффективность
работы, однако вместе с тем, требует и высокой корпоративной культуры. Переход от функционального управления к процессному
требует от сотрудников постоянной совместной работы, несмотря на то, что они могут относиться к различным подразделениям. От
того, насколько удастся обеспечить эту совместную работу, будет зависеть «работоспособность» принципов, заложенных в процессный
подход.
При внедрении управления по процессам важно придерживаться следующих принципов:
- Принцип взаимосвязи процессов. Организация представляет собой сеть процессов. Процессом
является любая деятельность, где имеет место выполнение работ. Все процессы организации взаимосвязаны между собой; - Принцип востребованности процесса. Каждый процесс должен иметь цель, а его результаты должны
быть востребованы. У результатов процесса должен быть свой потребитель внутренний или внешний. - Принцип документирования процессов. Деятельность по процессу необходимо документировать. Это
позволяет стандартизовать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса; - Принцип контроля процесса. Каждый процесс имеет начало и конец, которые определяют границы
процесса. Для каждого процесса в рамках заданных границ должны быть определены показатели, характеризующие процесс и его
результаты; - Принцип ответственности за процесс. В выполнении процесса могут быть задействованы различные
специалисты и сотрудники, но отвечать за процесс и его результаты должен один человек.
Ключевые элементы процессного подхода
Процессный подход предполагает наличие ключевых элементов, без которых он не может быть внедрен в организации.
К таким ключевым элементам относятся:
- Вход процесса;
- Выход процесса;
- Ресурсы;
- Владелец процесса;
- Потребители и поставщики процесса;
- Показатели процесса.
являются элементы, претерпевающие изменения в ходе
выполнения действий. В качестве входов процессный подход рассматривает материалы, оборудование, документацию, различную
информацию, персонал, финансы и пр.
являются ожидаемые результаты, ради которых
предпринимаются действия. Выходом может быть как материальный продукт, так и различного рода услуги или информация.
являются элементы, необходимые для процесса. В отличие от входов, ресурсы не
изменяются в процессе. Такими ресурсами процессный подход определяет оборудование, документацию, финансы, персонал,
инфраструктуру, среду и пр.
– процессный подход вводит это понятие как одно из самых главных. У каждого
процесса должен быть свой владелец. Владельцем является человек, имеющий в своем распоряжении необходимое количество ресурсов и
отвечающий за конечный результат (выход) процесса.
Поставщики и потребители есть у каждого процесса. Поставщики обеспечивают входные элементы
процесса, а потребители заинтересованы в получении выходных элементов. У процесса могут быть как внешние, так и внутренние
поставщики и потребители. Если у процесса нет поставщиков, то процесс не будет выполнен. Если у процесса нет потребителей, то процесс не востребован.
необходимы для получения информации о его работе и принятии соответствующих
управленческих решений. Показатели процесса это набор количественных или качественных параметров, характеризующих сам процесс и
его результат (выход).
Преимущества процессного подхода
За счет того, что процессный подход создает горизонтальные связи в работе организации, он позволяет получить ряд преимуществ, в сравнении с
функциональным подходом.
Основными преимуществами процессного подхода являются:
- координация действий различных подразделений в рамках процесса;
- ориентация на результат процесса;
- повышение результативности и эффективности работы организации;
- прозрачность действий по достижению результата;
- повышение предсказуемости результатов;
- выявление возможностей для целенаправленного улучшения процессов;
- устранение барьеров между функциональными подразделениями;
- сокращение лишних вертикальных взаимодействий;
- исключение невостребованных процессов;
- сокращение временных и материальных затрат.
Совершенствование деятельности на основе процессного подхода
Процессный подход лежит в основе нескольких популярных и достаточно эффективных концепций по совершенствованию работы организаций. На сегодняшний день
можно выделить четыре направления, которые используют процессный подход в качестве главного подхода по повышению эффективности деятельности.
К таким направлениям относятся:
- Всеобщий менеджмент качества (TQM). Это концепция, которая предусматривает непрерывное повышение качества продукции, процессов и
системы управления организацией. В основу работы организации ставится удовлетворение потребителя; - Постоянное улучшение процессов (Continuous Improvement Process). Это концепция, которая предусматривает незначительные, но постоянные улучшения
процесса, по всем его составляющим. Наиболее известным подходом, в основе которого лежит постоянное улучшение процессов является японский
подход кайдзен (kaizen); - (Business Process Improvement) или управление бизнес процессами (Business Process Management). Это подход, направленный на то, чтобы помочь организациям оптимизировать бизнес процессы с целью повышения их эффективности.
Изменения процессов осуществляются постепенно, но обязательно на систематической основе; - (Business Process Reengineering). Этот подход возник в начале 90-х годов 20-го века. В его основе лежит переосмысление
существующих процессов и их радикальное изменение (перепроектирование). В отличие от трех вышеуказанных подходов реинжиниринг предусматривает быстрое изменение
процессов. Также в этом подходе значительный упор делается на применение информационных технологий.