Расходы, требующие пристального внимания по УСН – Контур.НДС

Расходы на основные средства списывайте поквартально

Основные средства — это товары или имущество, которые используются в деятельности предприятия, а не для перепродажи. Срок их использования — больше года, стоимость — больше 100 000 рублей. 

Расходы на покупку основных средств — это первоначальная стоимость имущества. Она определяется как сумма всех фактических затрат на покупку. Главное правило — стоимость основного средства списывайте в расходы равными долями в течение одного календарного года.

Можно начать списывать с того квартала, в котором основное средство введено в эксплуатацию. Расходы учитываются на последнее число квартала: на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря. Так, к концу года приобретённое имущество должно быть полностью списано.

Подробнее про учёт основных средств читайте в статье «Особый учёт основных средств в налоге УСН».

Обоснованность расхода

Расход должен быть оправдан с точки зрения ведения предпринимательской деятельности и направлен на получения дохода. К снижению налога могут приниматься только те расходы, которые целесообразны для ведения бизнеса. Если, например, вы занимаетесь внедрением программного обеспечения, то вряд ли для вас будет целесообразно приобретение сварочного аппарата. Важно уметь убедительно объяснить, как именно помогают бизнесу те или иные затраты.

Компенсации, выплаченные работникам

В Трудовом кодексе РФ прописаны следующие виды компенсаций:

1. В соответствии со ст. 129 ТК РФ существуют доплаты работникам, осуществляющим свои трудовые обязанности в особых условиях, например, в районах Крайнего Севера.
2. В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсация определяется как возврат сотруднику средств, которые он вынужденно потратил в ходе исполнения своих трудовых обязанностей, например, за использование личного транспорта в дальних поездках.

Выплаты, указанные в первом пункте, можно отнести к расходам с целью снижения налоговой базы УСН-15%, поскольку такого рода доплаты являются частью заработной платы.

А вот выплаты из второго пункта к оплате труда не относятся и не включены в список разрешённых расходов при УСН. Из этого следует, что уменьшать налогооблагаемую базу за счёт затрат, понесённых на выплату компенсаций сотрудникам, нельзя.

Налоговый учет расходов на лицензии при усн

Давайте сначала рассмотрим учет приобретения исключительных прав (то есть НМА).

При УСН в состав НМА (п. 4 ст. 346.16 НК РФ) можно включить амортизируемое имущество стоимостью более 40 000 руб., имеющее срок полезного использования более 12 мес., употребляемое налогоплательщиком для своих нужд. При этом если в договоре купли-продажи указаны периодические платежи в течение срока действия договора, то такие объекты нельзя отнести к НМА (подп. 8 п. 2 ст. 256 НК РФ).

Расходы на НМА, приобретенные или созданные в период применения УСН, списываются поквартально одинаковыми суммами до конца налогового периода, после оплаты и принятия объекта на бухгалтерский учет.

Если у нас есть акт на приобретение неисключительных прав, мы будем ориентироваться на подп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, в которой указаны расходы на покупку исключительных прав на изобретения, компьютерные программы, а также прав на использование перечисленных разработок согласно лицензионному договору.

Такие расходы можно принять к налоговому учету единовременно, сразу после оплаты контрагенту и принятия к учету неисключительных прав.

Отразить лицензию в бухучете вам помогут разъяснения экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К бесплатно и переходите в Путеводитель по сделкам.

Недоимка по ндфл

В соответствии с федеральным законом от 29 сентября 2021 № 325-ФЗ в статью 226 НК РФ было внесено изменение. С января текущего года организация, выступающая в качестве налогового агента, имеет право погасить недоимку по подоходному налогу из собственных средств. При этом удерживать данную сумму из заработной платы сотрудника не нужно.

Однако, Минфин РФ в своём письме от 29 января 2020 года № 03-11-09/5344 сообщает, что НДФЛ, перечисленный за счёт средств работодателя, организация не вправе включать в расходы. Поскольку данные затраты не являются обоснованными, с финансовой точки зрения.

Отражение госсубсидии

Какими проводками отражать госсубсидию предприятию на УСН, которое относится к одной из отраслей, пострадавших во время пандемии?

Согласно ч. 3 п. 1 Правил предоставления субсидии (утв. Постановления Правительства РФ от 24.04.2020 № 576), субсидия из федерального бюджета предоставляется в целях частичной компенсации затрат получателей. Затраты, на возмещение которых можно получить такую льготу, должны быть связаны с деятельностью в условиях ухудшения ситуации из-за распространения новой коронавирусной инфекции. Это, например, расходы на сохранение занятости и оплату труда работников в апреле и мае 2020 года.

В бухучете полученная субсидия может отражаться проводками:

●   Дт 51 Кт 76 «Управление Федерального казначейства» — поступила субсидия из федерального бюджета в связи с неблагоприятной ситуацией, связанной с распространением новой коронавирусной инфекции;

●  Дт 76 «Управление Федерального казначейства», Кт 86 «Целевое финансирование» — отражено поступление целевого финансирования;

● Дт 86 «Целевое финансирование», Кт 91.1 «Прочие доходы» — отражена сумма полученной компенсации в составе прочих доходов (ПБУ 13/2000).

При этом расходы, компенсированные за счет этой субсидии, учитываются в общеустановленном порядке.

Обратите внимание, что, согласно пп. 1 п. 1 ст. 346.15 и пп. 60 п. 1 ст. 251 НК РФ, такая субсидия не считается доходом для целей налогового учета. Но и расходы, осуществленные за счет субсидии, не учитываются для целей налогообложения.

Субсидии, которые налогоплательщики получили на проведение мероприятий по профилактике коронавирусной инфекции (по Постановлению Правительства РФ от 02.07.2020 № 976) в бухучете могут отражаться также вышеприведенными проводками.

Несмотря на то, что эти субсидии носят целевой характер, они не обозначены в ст. 251 НК РФ, поэтому, согласно разъяснениям Минфина РФ, данным в письме от 02.09.2020 № 03-03-06/1/76953, такие субсидии не освобождаются от налогообложения.

Следовательно, субсидию на профилактику коронавируса нужно включить в состав налоговых доходов, а расходы, осуществленные за счет этих средств, — в состав материальных расходов.

Погашение кредита раньше срока

Довольно часто в кредитном договоре между юридическим лицом и банком прописывается условие, по которому организация при досрочном погашении кредита должна выплатить банку комиссию.

Однако, данные расходы не могут быть использованы с целью уменьшения налогооблагаемой базы при «упрощёнке». Это мнение изложено в письме Министерства финансов РФ от 6 августа 2021 года № 03-11-11/59072.

Подача декларации при прекращении деятельности ип на усн

В марте ИП прекратил деятельность, нужно ли сдавать две декларации УСН?

Если ИП еще не успел отчитаться за предыдущий год, то при прекращении деятельности нужно подать две декларации: одну — за предыдущий отчетный период (2020 год), а вторую — за текущий (2021 год).

Первая декларация подается в общем порядке, согласно пп. 2 п. 1 ст. 346.23 НК РФ. То есть сдать ее нужно не позднее 30 апреля 2021 года. Эта отчетность будет с кодом «34».

Что касается второй декларации, то рекомендуем представить декларацию за 2021 год до момента прекращения деятельности ИП.

Пример отражения в кудир затрат на лицензии

ООО «Книга» в январе 2020 года приобрело для своих нужд право на компьютерную лицензию на основании договора и акта приема-передачи. Стоимость лицензии составила 100 000 руб. без НДС. Программа была оплачена в день приобретения, сразу была установлена на компьютерные рабочие места. Срок полезного использования НМА установлен на 3 года.

1. Если мы говорим о том, что данная лицензия будет считаться НМА для компании (есть лицензионный договор, право — исключительное), то на основании ст. 346 НК РФ мы должны списать понесенные расходы равными суммами в продолжении одного налогового периода
   (100 000 руб. / 4 квартала = 25 000 руб. в квартал). То есть книга учета доходов и расходов за 1 квартал будет выглядеть следующим образом:

Такие же записи появятся в книге за 2, 3, 4 кварталы. Расходы на покупку НМА заносят в раздел 1 книги учета последним днем отчетного или налогового периода (подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Порядок заполнения книги доходов и расходов вы можете узнать здесь.

Давайте посмотрим, как приобретение нового НМА отразится во 2-м разделе КУДиР:

Расход оплачен и подтверждён документами

Расход подтверждают такие документы:

• кассовый чек,
• БСО,
• платёжное поручение,
• накладная,
• акт сдачи-приёмки,
• договор, квитанция и другие.

По документам должно быть понятно, за что и сколько вы заплатили. Также важно подтвердить получение товара, выполнение работы или оказание услуги. Если речь идёт о покупке материала в магазине, то достаточно кассового чека, если там указан товар, цена, организация-продавец и сумма.

Если речь идёт об услуге со стороны организации, то нужен платёжный документ — например, платёжное поручение, а также акт приёмки услуги. Последнее требование не прописано явно в Налоговом кодексе РФ, но следует из позиции Минфина — например, письмо от 12.12.2008 г. № 03-11-04/2/195, в котором указано, что уплаченные авансы не могут учитываться как расходы.

Если вы платите не деньгами, а, например, по бартеру или векселем, то такая оплата тоже должна быть подтверждена документом: актом взаимозачёта, актом приёмки-передачи векселя и т.д.

Таким образом, расходы учитываются на последнюю их дат:

• дата, когда вы получили товар, работу или услугу — посмотрите в акте или накладной.
• дата оплаты вами товара, работы или услуги.

Расходы во время командировок

В статье 346.16 НК РФ прописано, что командировочные расходы могут снижать величину налоговой базы при упрощённой системе налогообложения. Однако если в командировке был сам ИП, то к таким затратам нормы статьи применять нельзя.

При командировке, согласно ст. 166 ТК РФ, организация в лице руководителя должна направить работника для исполнения служебного задания вне места постоянной работы, а в случае с индивидуальным предпринимателем никто его в поездку отправить не может. Данное мнение отражено в письме Министерства финансов РФ от 16 августа 2021 года № 03-11-11/62269.

Расходы на рекламу

Рекламные расходы подразделяются на нормируемые, которые можно списать только в определённом размере, и ненормируемые, которые можно списывать полностью.

Без ограничений можно списывать только следующие рекламные расходы:

• на рекламные мероприятия через СМИ;
• световую и иную наружную рекламу, в том числе на изготовление рекламных стендов и щитов;
• на участие в выставках, ярмарках, на оформление витрин и выставок, на изготовление рекламных брошюр и каталогов, а также на уценку товаров, которые утратили своё качество на выставке.

Все прочие расходы на рекламу можно учесть в размере не больше 1% от выручки в том же периоде. Например, затраты на призы при проведении розыгрыша в первом квартале можно списать при расчёте налога не больше, чем на 1% от выручки за квартал.

Подробнее о рекламных расходах читайте в статье.

Всегда проверяйте правильность учёта расходов, от этого зависят показатели в декларации и сумма налога. Содержите в порядке все документы, подтверждающие расход, и обязательно сохраняйте их не менее 4 лет.

Статья актуальна на 04.02.2021

Расходы на товары для перепродажи

Расходы на закупку товаров для перепродажи учитываются только после продажи товара вашему покупателю. Имеет значение не оплата клиентом товара, а его передача. 

Пример:

• 20 марта вы закупили 20 подушек, по 1000 рублей каждая,
• 30 марта вы продали 4 подушки — в этот день учтите в расходах 4 000 рублей.

Сложность увеличивается, если один и тот же товар приобретается по разным ценам. В этом случае при продаже такого товара нужно знать, по какой цене он покупался, чтобы включить в расходы соответствующую сумму.

Расходы на товары для перепродажи учитываются в налоге УСН по последней из дат:

• дата, когда вы оплатили товары поставщику,
• дата передачи товара клиенту — дата накладной клиенту на продажу товара или дата отчёта о рознице.

Соответствие расхода списку из налогового кодекса

Учитывайте только расходы из списка в ст. 346.16 НК РФ. Если в нём нет вашего расхода, учитывать его в налоге УСН нельзя.

Важно: авансовые платежи по самому налогу УСН в расходах не учитывайте. 

Уменьшение налога на дополнительные страховые взносы

ООО на УСН (доходы). Можно ли уменьшить налог по УСН на уплаченные «дополнительные взносы на страховую часть пенсии работникам, занятым на работах с тяжелыми условиями труда»?

Суммы страховых взносов, на которые налогоплательщик на УСН с объектом налогообложения «доходы» вправе уменьшить налог, перечислены в пп. 1 и 3 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ.

«Дополнительные взносы на страховую часть пенсии работникам, занятым на работах с тяжелыми условиями труда» в этих подпунктах не указаны. Следует исходить из того, что если взносы уплачиваются в рамках договора добровольного страхования (или по договору софинансирования) для формирования пенсионных накоплений работников, то такие взносы не уменьшают налог (письма Минфина РФ от 19.10.2021 № 03-11-11/317, от 29.04.2021 № 03-11-11/125).

Если говорить о взносах по дополнительным тарифам для отдельных категорий плательщиков, предусмотренным ст. 428 НК РФ и уплачиваемым в рамках обязательного пенсионного страхования, то суммы таких взносов уменьшают налог, уплачиваемый в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы» на основании пп. 1 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ.

Усн. спецрежимы — расходы «упрощенца» — усн-расходы на подтверждение соответствия продукции

Участие в государственных закупках

При упрощённой системе налогообложения с объектом «доходы минус расходы» затраты, понесённые организацией во время участия в торгах по гос. закупкам нельзя включать в расходы с целью снижения налоговой базы по УСН. К таким расходам относится оплата услуг электронных площадок, а также вознаграждения за помощь в документальном оформлении процесса. Такой позиции придерживается Минфин РФ в своём письме от 24 января 2020 года № 03-11-06/2/4241.

Решение министерства основывается на том, что в п. 1 ст. 346.16 НК РФ уже содержится закрытый список расходов, которые допускаются к принятию на УСН, и затрат по сопровождению процесса государственных закупок там нет.

Такая же позиция имеет место в отношении сертификата электронной подписи. Министерство финансов в своём письме от 8 августа 2021 года № 03-11-11/39673 сообщает, что затраты на приобретение данного сертификата нельзя включать в расходы организации с целью уменьшения налоговой базы по УСН.

Учет расходов

ООО на УСН провело сертификацию системы менеджмента качества на соответствие требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2021 (применительно к строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов капитального строительства).

Как в этом случае отражать в бухгалтерском и налоговом учете расходы на сертификацию системы менеджмента качества?

На основании ч. 1 п. 5 и ч. 3 п. 7 ПБУ 10/99 в бухучете такие расходы признаются в составе расходов по обычным видам деятельности. Организация вправе признавать данные расходы в течение срока действия сертификата с использованием счета 97 «Расходы будущих периодов»(письмо Минфина РФ от 12.01.2021 № 07-02-06/5). В таком случае формируются проводки:

• Д 97 К 60 — отражены расходы на сертификацию;
• Д 26 К 97 — часть расходов на сертификацию системы менеджмента качества признана в текущем периоде.

В налоговом учете при УСН (доходы минус расходы) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы на подтверждение соответствия продукции или иных объектов, процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг требованиям технических регламентов, положениям стандартов или условиям договоров (пп. 26 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина РФ от 28.11.2006 № 03-11-04/2/250).

Из этого следует, что расходы на проведение сертификации системы менеджмента качества организации могут быть учтены при исчислении налога, уплачиваемого при применении УСН. Причем такие расходы для целей УСН учитываются единовременно по факту оказания услуг и их оплаты (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

ООО на УСН купило программный продукт (ПП). По договору все имущественные права, кроме исключительного права на распространение ПП на территории РФ, принадлежат фирме-продавцу. Исключительное право на распространение ПП принадлежит фирме-поставщику. Срок пользования программой в договоре не оговорен.

Может ли фирма-покупатель признавать эти расходы единовременно в момент их осуществления? По какому счету проводить эти расходы?

Приобретение компьютерной программы почти всегда сопровождается передачей прав на ее использование. Обычно если компьютерные программы реализуются через сеть дилеров или фирм-франчайзи, то права пользования программным продуктом оформляются на основании лицензионного или сублицензионного договора. К лицензионным и сублицензионным соглашениям применяются одни и те же нормы законодательства.

Для целей бухгалтерского учета право на использование программы, оплаченное разовым платежом, нужно учитывать на счете 97 (п. 39 ПБУ 14/2007) с последующим отнесением на текущие затраты за срок действия лицензионного (сублицензионного) договора.

Если срок в договоре не прописан, то его нужно установить самостоятельно и закрепить соответствующим приказом. Рекомендуем руководствоваться ст. 1235 ГК РФ и устанавливать срок использования программы — 5 лет (письма Минфина РФ от 23.04.2021 № 03-03-06/1/14039, от 16.12.2021 № 03-03-06/1/829).

При УСН расходы, связанные с приобретением права на использование компьютерных программ и баз данных по лицензионным соглашениям, учитываются в расходах на основании пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Эти расходы учитываются единовременно по факту приобретения и оплаты прав (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Можно ли стоимость ремонта помещения ИП включить в расходы для целей налогообложения?

Чтобы можно было принять расходы для целей налогообложения, расходы должны соответствовать требованиям ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). То есть они должны быть экономически обоснованы, направлены на получение дохода и документально подтверждены.

Расходы по текущему ремонту используемого в предпринимательской деятельности ИП нежилого помещения учитываются в составе расходов:

• на дату подписания заказчиком акта выполненных работ и оплаты подрядчику (при привлечении сторонних организаций для производства работ);
• на дату приобретения материалов после их оплаты ( при выполнении работ собственными силами).

Можно ли принять в расходы НДФЛ с бесплатного питания при УСН (доходы минус расходы)? Работники получают бесплатные обеды (талонная система, можно высчитать сумму на каждого работника). Закреплено коллективным договором.

Как видно из пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, налогоплательщик, применяющий УСН, уменьшает полученные доходы на расходы на оплату труда и выплату пособий по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ. При этом данные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций (ст.

255 НК РФ). В частности, к расходам на оплату труда относятся суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда.

Расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты. При этом расходы на оплату труда признаются в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика или выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности — в момент такого погашения (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если стоимость питания, предоставляемого работникам бесплатно,  признается расходами на оплату труда для целей УСН, то удержанный со стоимости питания НДФЛ, по нашему мнению, можно учесть в расходах. То есть, можно учесть в расходах НДФЛ с выплат, которые относятся к расходам на оплату труда (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, Письма Минфина РФ от 05.02.2021 № 03-11-06/2/5880, от 09.11.2021 № 03-11-06/2/64442).

Если стоимость бесплатно предоставляемого питания не учитывается в составе расходов на оплату труда для целей УСН,  то НДФЛ, удержанный со стоимости такого питания, в расходах также не учитывается.

Можно ли увеличить первоначальную стоимость основного средства и зависит ли это от суммы расходов на ремонт?

Действующее налоговое законодательство не предусматривает увеличения первоначальной стоимости основного средства. Законодательно не предусмотрена и максимальная стоимость ремонта. Следовательно, расходы на ремонт могут быть учтены для целей формирования налоговой базы в полном размере по факту приемки работ заказчиком и оплаты работ подрядчику.

Штрафы

ООО на УСН (доходы минус расходы). На руководителя организации был выписан административный штраф. Он оплатил штраф собственными средствами. Организация возместила руководителю сумму штрафа, так как штраф наложен на работника при исполнении трудовых обязанностей.

Считается ли данное возмещение доходом, надо ли начислять НДФЛ и взносы?

При оплате работодателем административного штрафа, наложенного на работника как на должностное лицо, у такого физического лица возникает доход (экономическая выгода) в размере уплаченной суммы.

Экономическая выгода признается доходом (ст. 41 НК РФ). А все доходы физлица учитываются при определении налоговой базы по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ, письмо Минфина РФ от 20.01.2021 № 03-04-05/1660). То есть,  безопаснее обложить возмещенную работнику сумму штрафа НДФЛ и страховыми взносами (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.10.2020 N Ф07-10311/2020 по делу N А56-134131/2021).

Организация работает на УСН 15 %. Можно ли сумму штрафов, пеней за нарушение договорных обязательств брать на налоговый учет?

Перечень расходов, которые можно учесть в расходах по УСН, приведен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В этом перечне не указаны расходы в виде признанных должником штрафов, пеней или иных санкций за нарушение договорных обязательств.

Следовательно, организация на УСН не вправе учесть в расходах для целей налогообложения штраф, предъявленный контрагентом за нарушение договорных обязательств (письмо Минфина РФ от 09.12.2021 № 03-11-06/2/53634).

Вероника Брагина,налоговый журналист справочно-правового сервиса Контур.Норматив

Илья Антоненко, аттестованный аудитор

Статья подготовлена по материалам рубрики «Вопросы экспертам»справочно-правового сервиса Контур.Норматив

Итоги

Для корректного отнесения на затраты расходов на лицензии бухгалтеру необходимо точно знать, какой вид права (исключительное или неисключительное) получила организация, как можно этим воспользоваться и как правильно квалифицировать этот расход. На основании полученных данных правильно определить налоговые расходы не составит труда.