Следует ли включать условия об использовании электронного документооборота в договор с контрагентом

Как отправить договор по ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) способен полностью заменить бумажный там, где государство разрешает отказаться от устаревших вариантов. С его помощью можно создавать, подписывать, пересылать цифровые файлы в удаленные филиалы, партнерам по бизнесу или в государственные органы. Рассмотрим, можно ли отправить договор через ЭДО, что нужно учесть и какие инструменты понадобятся.

Что такое электронный договор

Электронный договор – это документ, составленный в цифровом формате. Для одних типов формат разработан и утвержден ФНС – это PDF/A-3 и XML. Для других распространенные варианты – PDF, DOCX, XLSX. Можно использовать и другие форматы, если их применение не ограничено законодательством для конкретного типа бланков. В контракте указываются участвующие стороны, предмет сделки, права и обязанности. Заверяется он цифровыми подписями. Отправка происходит по электронной почте, мессенджерам. Но тогда нет гарантии зашифрованности, исключающей утечку. Для повышенной надежности обмен осуществляют через оператора ЭДО, с которым заключают соглашение.

Рассматривая, как отправить договор по ЭДО, отметим необходимость в обязательном программном обеспечении. Оно позволяет создавать и редактировать файлы, а также пересылать. Софт устанавливается на компьютеры пользователей или к нему предоставляется доступ через браузер, если это облачный сервис. В цифровом файле содержится информация об отправителе, а квалифицированная подпись гарантирует юридическую значимость, отсутствие последующих негласных изменений.

Преимущества заключения цифрового договора

Создание, подписание и отправка договора через ЭДО имеет ряд преимуществ по сравнению с бумажным вариантом:

Что нужно учитывать при обмене цифровыми документами

Чтобы договора, составленные в цифровом формате, приравнивались к бумажным, в фирме потребуется внести соответствующие изменения в уставе. Еще потребуется выпустить внутреннее постановление, обязывающее сотрудников использовать программный продукт. Для обмена договорами с контрагентами необходимо отправить приглашение. Между собой компании заключают простое соглашение, составленное в свободной форме.

Еще нужно учесть, как отправить договор через ЭДО – посредством услуг оператора или через E-mail. В расчет берется и формат файла – стандартный, утвержденный для определенных бланков, или свободный. Во втором случае важно, чтобы получатель смог открыть файл. А для этого у него должен быть такой же софт. Электронная подпись должна быть квалифицированной – у нее максимальный уровень защиты. Партнеры могут договориться об использовании обычной подписи (цифровой, но не квалифицированной). Но для этого потребуется отдельное соглашение.

Как создать и отправить договор по ЭДО

Создание и отправка цифровой версии документа

Способ создания и отправки цифровой версии документа зависит от конкретной программы. Софт определяет удобство работы, сроки освоения персоналом. Зачастую требуется выполнить такие действия:

• Создать документ в программе.
• Выбрать опцию экспорта в формате PDF или другом удобном для обмена формате.
• Указать адрес электронной почты получателя.
• Отправить документ.

Вторая сторона тут же получает файл. Об этом приходит уведомление отправителю. Вся работа прозрачная.

Какие еще документы можно отправлять по ЭДО

Сегодня с помощью ЭДО можно полностью заменить бумажный документооборот. Программа позволяет обмениваться: УПД, актами выполненных работ, приемо-передаточными документами, накладными и пр. Сервис удобен при работе со счетами на оплату, позволяя быстро выставлять инвойсы. Функционал позволяет передавать акты сверок, сметы, корректировочную документацию.

Полный список документов, которые можно отправлять и получать через ЭДО зависит от конкретного софта, а также оператора. Поэтому к выбору программы и разработчика стоит подойти особенно внимательно.

Нужно ли вносить в договор с контрагентом условие об ЭДО? Конечно, вот три варианта

Наши читатели интересуются, как указать в договоре с клиентом, что обмен документами будет осуществляться с помощью ЭДО?

Условие об ЭДО можно оформить по-разному:

1. Добавить специальное приложение к договору.
2. Прописать пункт в основном тексте договора.
3. Сделать устное соглашение с контрагентом.

Принципиально соглашение (условие об ЭДО) не является обязательным, потому что электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью равнозначны бумажным документам, подписанным собственноручно (ч. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Электронные документы можно применять в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ (кроме случаев, когда законом или принятым в соответствии с ним НПА предусмотрено обязательное составление бумажного документа).

Эксперт Клерк. Консультации приводит самый простой вариант. Можно добавить в договор пункт примерно такого содержания:

Стороны соглашаются при наличии технической возможности обмениваться первичными и прочими документами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи посредством электронного документооборота, организованного оператором электронного документооборота. Стороны соглашаются применять при осуществлении юридически значимого электронного документооборота квалифицированные электронные подписи, формы, форматы и порядок, установленные действующим законодательством.

Больше не нужно искать ответы на вопросы, а потом перепроверять, верную ли информацию вы нашли. Экономьте время и обращайтесь в Клерк.Консультации. Мы принимаем вопросы без ограничений по количеству, а на ответ берем не больше суток, чаще всего пользователи сервиса получают разъяснение в течение 3-х часов.

Узнайте, как подключить сервис уже сегодня.

Судебные приставы по ошибке оштрафовали 1,5 тыс. полных тезок должников Генпрокуратура провела большую проверку деятельности приставов ФССП за 2022–2023 годы.

Какие документы нужны при приеме на работу в 2024 году. Узнайте на новом тренинге от Клерка Разберитесь, как принять на работу сотрудника в 2024 году, а также какой нужен перечень документов и какие сдать отчеты о приеме на работу.

Календарь вебинаров

Лучшие спикеры, новый каждый день

Что такое фотография рабочего дня. И как ее получить

Чтобы сделать бизнес-процессы более эффективными, руководство компании должно понимать, на что именно уходит рабочее время команды. Один из способов выяснить это — фотография рабочего дня. В статье рассказываем, что это за инструмент и когда он используется.

За 6 лет реальная зарплата жителей России выросла на 30%

Уровень бедности сократился до исторического минимума и в 2023 году составил 9,3%.

Минфин завершит расчеты по сделкам с заблокированными акциями до 1 сентября

Инвесторы смогут получить деньги за замороженные активы. Власти будут выкупать иностранные ценные бумаги со счетов типа С.

Онлайн-курсы

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Регулярный менеджмент. Когда нужен и как внедрять

На сегодня не все организации используют практику регулярного менеджмента как одну из форм организации планирования работы персонала. Насколько он необходим и какие решения для этого существуют, и будет основной темой данного материала.

Годовой отчет 6-НДФЛ: как отразить декабрьскую зарплату

Осталось меньше месяца до 26 февраля. Каждый бухгалтер знает, что это значит — надо будет сдавать 6-НДФЛ. Но вот вопрос: как отразить в нем зарплату за декабрь? Отвечаем.

Руководителей НКО без зарплаты не включают в персонифицированные сведения

Не надо сдавать ПСФЛ на руководителей некоммерческих организаций, работающих бесплатно без трудового договора.

Проверь контрагента. Должная степень осмотрительности

Обмен замороженных активов россиян с иностранцами начнется 25 марта: стартует прием заявок

Завершится приём заявок 8 мая. Физические лица смогут предъявить к выкупу более 3500 биржевых инструментов. Сделки должны быть завершены до 1 сентября.

Компания на УСН доходы может уменьшать налог только на уплаченные взносы

Новое правило по уменьшению налога по УСН на страховые взносы без их уплаты действует только для ИП в части фиксированных взносов. Для взносов за сотрудников правила прежние – имеет значение факт их уплаты.

Разборы законов

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

🌸 Кибер-весна на Клерке! Курсы повышения квалификации до 9900 руб. и другие акции

Начните весну с правильным настроем: покупайте курсы повышения квалификации, подключайте годовую подписку Клерк.Премиум за 9 900 рублей и бронируйте билеты на главное весеннее событие года — конференцию бухгалтеров в Москве всего за 5 950 рублей!

Молодые предприниматели привлекли 50 млн рублей для своих стартапов

Университет Синергия помог предпринимателям получить 50 млн рублей на развитие стартапов.

Какой код периода нужно указать в уведомлении по НДФЛ?

Добрый день! Мне нужно отправить уведомление об исчисленных суммах на 0 за 28.11.2023 г. Какой мне нужно указать период 34/1, 34/2, или 34/3?

Путин запретил размещать рекламу на ресурсах иноагентов

Компаниям, которые будут закупать рекламу у иностранных агентов, грозит штраф до 500 000 рублей.

Календарь отчетов и платежей на март 2024 года

Для всех режимов налогообложения.

В статье все дедлайны по сдаче отчетности и расчету налогов в марте, учитывая изменения законодательства и переносы дат из-за праздников и выходных. Сохраните, чтобы не забыть о платежах и не опоздать с отчетом.

Бухгалтерская отчетность за 2023 год

Без проблем: на что руководителю обратить внимание в балансе перед тем, как подписывать отчетность.

Приближается срок, когда нужно сдавать бухгалтерскую отчетность за 2023 год. До 1 апреля 2024 года подайте в налоговую инспекцию баланс, отчет о финансовых результатах и соответствующие приложения. Подписать такую отчетность должен руководитель организации, и именно на его плечи ложится ответственность за недостоверные данные.

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов

Как в 2024 году отчитаться по НДФЛ

О доходах в натуральной форме, с которых не удержан налог.

Кому будет полезна статья — физлицам и бизнесменам, получающим неденежные доходы и подарки в натуральной форме, а также бухгалтерам организаций и ИП.

Интересные материалы

Аттестованный аудитор объяснит

Как бухгалтерам применять новый ФСБУ НМА Клерк.

Пригласил на конференцию аудитора Светлану Крапивенцеву, которая объяснит бухгалтерам, как учитывать нематериальные активы по новым правилам.

Электронный документооборот в бизнесе

В современном бизнес-мире, особенно в условиях активно развивающихся информационных технологий, электронный документооборот (ЭДО) становится все более популярным и востребованным инструментом. Разбираемся, как закрепить дополнительное условие в договоре об ЭДО, если изначально контрагенты не планировали переходить на цифру.

Что такое ЭДО

Законодательство в области перехода на электронный документооборот регулируется:

• Это процесс обмена цифровыми договорами, письмами, счетами и прочими электронными файлами между участниками бизнес-сообщества, который позволяет существенно ускорить и оптимизировать документооборот.
• В соответствии с пунктом 1 статьи 6 закона № 63-ФЗ, информация в цифровой форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается документом, равнозначным бумаге, подписанной собственноручно (если нет требования о необходимости составления договора, письма и пр. в бумажном виде).
• А с простой и неквалифицированной подписью сложнее. При отсутствии КЭП контрагенты могут направлять друг другу письма и счета по электронной почте, но такая переписка, в случае спора между сторонами, не имеет правовой силы. Это не ЭДО. Например, на это указывает судебная практика: постановления Девятого ААС от 25.05.2018 № 09АП-19014/18 и от 30.08.2017 № 09АП-36590/17.

Чтобы наступили правовые последствия, необходимо соблюсти порядок, предусмотренный законодательством. В соответствии с пунктом 2 статьи 160 ГК РФ, использование при подписании договоров простой или неквалифицированной электронной подписи допускается в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением контрагентов, в противном случае письменная форма сделки не считается соблюденной.

Следовательно, контрагентам необходимо договориться о переходе на ЭДО либо сразу отдельным пунктом при подписании договора, либо впоследствии, заключив дополнительное соглашение (в образцах, которые есть в различных правовых базах, его еще иногда называют «согласие на электронный документооборот»).

Порядок перехода на ЭДО

Как мы отметили в предыдущем разделе, при использовании простой или неквалифицированной подписи перейти на ЭДО (т. е. цифровое взаимодействие) допускается только при наличии согласия контрагентов. Соответственно, если одна сторона такого согласия не дает, то переход невозможен.

Согласие о переходе на ЭДО является соглашением, которое определяет условия и порядок взаимодействия сторон при использовании цифровых документов. Оно регулирует взаимоотношения контрагентов, их обязанности и права, условия безопасности и конфиденциальности обмена информацией.

ЭДО с применением простой и неквалифицированной подписи, согласно пункту 2 статьи 6 закона № 63-ФЗ, организуется только при наличии между контрагентами письменного согласия о порядке обмена электронными документами (письма ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 № СД-4-3/8904, от 17.01.2014 № ПА-4-6/489).

Если файлы подписываются неквалифицированной электронной подписью, то чтобы признать их равнозначными документам на бумажных носителях, необходимо предусматривать в соглашении порядок проверки этой ЭП (письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372).

Если файлы подписываются простой электронной подписью, то в пунктах соглашения необходимо отразить следующее:

Кроме того, в пункты соглашения о переходе на ЭДО обычно включается следующее:

Особое внимание в соглашении следует уделить закреплению сведений о техническом обеспечении передачи информации (через какого оператора осуществляется ЭДО).

Например, при формировании этого условия предлагаем использовать образец формулировки пунктов для дополнительного соглашения, подготовленный нашими специалистами.

Извлечения из Согласия о переходе на ЭДО

При составлении письменного согласия о цифровом документообороте (либо как приложения к основному договору, либо в качестве отдельного соглашения) допускается использовать образцы или шаблоны перехода на ЭДО, предоставляемые специализированными сервисами. Но важно помнить, что каждая организация имеет особенности и потребности, поэтому рекомендуется адаптировать образец внедрения электронного документооборота к собственным требованиям и условиям.

Предлагаем использовать следующий образец соглашения о переходе на ЭДО, которое является приложением к основному договору.

Новости и аналитика Возможно ли в рамках исполнения договора гражданско-правового характера вести электронный и бумажный документооборот одновременно? Нужно ли заключать соглашение об электронном документообороте с контрагентом?

Возможно ли в рамках исполнения договора гражданско-правового характера вести электронный и бумажный документооборот одновременно? Нужно ли заключать соглашение об электронном документообороте с контрагентом?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Сторонами в соглашении об электронном документообороте может быть предусмотрено предоставление документов в рамках исполнения договора поставки как в электронной, так и в бумажной форме.

В случае использования сторонами договора простой электронной подписи, простое упоминание в договоре поставки об электронном документообороте является недостаточным, с контрагентом нужно заключать отдельное соглашение.

Согласно п. 2 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – Закон N 63-ФЗ) электронный документооборот с применением простой и неквалифицированной электронной подписи может быть организован организациями только при наличии между ними соглашения о порядке обмена электронными документами (смотрите письма ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372, N СД-4-3/8904 от 19.05.2016, N ПА-4-6/489 от 17.01.2014). Соглашение должно устанавливать порядок проверки электронной подписи, а также соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 63-ФЗ:

1. правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

2. обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность".

С учётом вышеуказанного полагаем, что в случае использования контрагентами простой электронной подписи простое упоминание в договоре поставки об электронном документообороте является недостаточным, с контрагентом нужно заключать отдельное соглашение.

Гражданское законодательство РФ не предусматривает обязательное ведение электронного документооборота между контрагентами и не содержит запрета на дублирование документов, составленных в электронной форме, на бумажных носителях.

Согласно ч. 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон N 402-ФЗ) в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В судебной практике встречается вывод о том, что закон не устанавливает каких-либо преимуществ для сторон в случае совершения ими сделки с использованием бумажных носителей или с помощью электронных документов; подобные действия лишь подтверждают соблюдение ими письменной формы сделки, а заключенный вне зависимости от способа составления документа договор правомерно порождает для сторон одни и те же права и обязанности по сделке (постановление Девятого ААС от 22.04.2021 N 09АП-19243/21).

С учетом положений п. 1 ст. 1, ст. 421 ГК РФ о свободе договора, по нашему мнению, соглашением об электронном документообороте может быть предусмотрено предоставление документов в рамках исполнения договора поставки как в электронной, так и в бумажной форме.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТПилипенко Эльвира

Ответ прошел контроль качества

5 сентября 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Банк экспертных заключений

Если у Вас появились вопросы в области бухгалтерского учета, налогообложения, права или кадров и Вам нужен ответ на основании законодательной базы с ссылками на первоисточники, смело обращайтесь к нам. Опытные специалисты практики подготовят ответ с обоснованием и выводами по Вашему вопросу.

Как прописать в договоре условие об электронном документообороте?

Для начала нужно согласовать, как вы будете обмениваться документами – через оператора или без него, указать инструмент обмена. Далее определитесь, какими документами вы хотите обмениваться. Это могут быть все документы по договору (при условии, что закон не обязывает оформлять их на бумаге) или конкретные (например, акты, дополнительные соглашения, заявки и т.д.). Также нужно определить формат документов и вид электронной подписи, которой вы будете их подписывать.

Учтите, что в электронном обмене некоторыми первичными документами (например, УПД или счетами-фактурами) существует специфика как в порядке обмена, так и в требованиях к самим документам, в частности к их формату.

Обоснование

Обратите внимание, в законодательстве могли произойти изменения. Мнение эксперта основано на положениях законодательства, действующего на дату подготовки консультации

Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс

Отправим материал Вам на почту

Следует ли включать условия об использовании электронного документооборота в договор с контрагентом?

Каким образом можно оформить в контракте с контрагентом использование ЭДО для обмена документами?

Существует несколько способов включения условия об использовании электронного документооборота в договор с контрагентом:

При этом нужно знать, что условие о применении электронного документооборота не является обязательным, так как электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы, подписанные собственноручно (согласно части 1 статьи 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

В соответствии с законодательством РФ, электронные документы могут быть использованы в любых взаимоотношениях, за исключением ситуаций, когда законодательством или соответствующими нормативными актами предусмотрено обязательное создание бумажного документа.

СБИС предлагает удобный и надежный электронный документооборот для работы с договорами и обмена документами с контрагентами и внутри организации.

Преимущества использования системы СБИС ЭДО:

Благодаря этим преимуществам, СБИС ЭДО является выгодным сервисом для организации электронного документооборота. А наши специалисты подберут для вас выгодные предложения, установят программное обеспечение, настроят рабочие места, окажут техническую поддержку 24/7. Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

ЭДО в общепите: выгода и необходимость

На текущий момент все больше заведений общепита осознают выгоду от внедрения ЭДО, измеряемую как в экономии человеко-часов, так и в живых деньгах за счет контроля закупочных цен. Рассказываем, про особенности внедрения ЭДО в общепите и основные преимущества его использования.

Товаросопроводительные документы: как обеспечить логистические процессы

Товаросопроводительные документы – это не просто бумажная работа, это основа для безупречной доставки товаров от отправителя к получателю. В нашей статье мы рассказываем, какие основные документы требуются для перевозок, что они содержат и как оптимизировать процесс обмена товаросопроводительными документами.

Кадровые и HR процессы: автоматизация подбора персонала

Как быстро найти своего работника, который вольется в команду и будет расти вместе с ней, как выделиться среди других работодателей отлаженными процессами работы с соискателями, как создать собственную базу кандидатов, отражающую все детали взаимодействия с ними, а также иметь под рукой удобный инструмент анализа работы персональщика? Ответ прост – автоматизировать работу кадровой службы.

Статьи по теме

Клиентов на постоянной поддержке

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки