Соглашение об электронном документообороте с ПФР — Бухонлайн

Что нужно для электронного документооборота

Чтобы обмениваться с Пенсионным фондом электронными документами, страхователю понадобится:

1. Договор с оператором электронного документооборота (ЭДО; см. «Что такое электронный документооборот и как он работает»).
2. Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Что делать, если потеряли электронную подпись

Если вы потеряли ключ от подписи или его украли, сразу обратитесь в удостоверяющий центр или МФЦ, который выдавал вам сертификат. Центр отзовет ваш сертификат, чтобы его не могли использовать мошенники. Еще обязательно сообщите об этом контрагентам, чтобы они знали, что вашей утерянной подписью могут воспользоваться злоумышленники.

Восстановить утерянный сертификат или ключ ЭП невозможно. Нужно получать новый: собирать документы и идти в удостоверяющий центр.

Где можно использовать электронную подпись

Заявление о подключении к электронному документообороту пфр

Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом утвержден постановлением Правления ПФР от 11.03.20 № 178п. В нем говорится, что страхователь должен составить заявление на подключение.

В заявлении, в числе прочего, нужно указать следующую информацию:

• сведения о страхователе: регистрационный номер и наименование (либо ФИО); страховой номер индивидуального лицевого счета; ИНН и КПП; данные о представителе (если он будет сдавать отчеты);
• сведения об операторе ЭДО: регистрационный номер и наименование; адрес; телефон и email.

Бесплатно сдать отчетность во все контролирующие органы через оператора ЭДО

В течение двух рабочих дней фонд пришлет страхователю уведомление об удовлетворении заявления (или об отказе, если указаны неполные или ошибочные данные).

Как выбрать сертификат для подписи

Ниже расскажем, как подписывать отчетность в контролирующие органы сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС, или сертификатом физлица. 

Как настроить сертификат уц фнс

Если вы планируете работать в Экстерне с сертификатом УЦ ФНС, вам потребуется дополнительно приобрести:

1. Носитель, чтобы записать на него сертификат и ключи электронной подписи. 

• Если у вас есть Рутокен Лайт, выданный ранее при подключении к Экстерну, то сертификат УЦ ФНС можно записать на него. Общий размер Рутокен Лайт — 64 Кб, на него можно записать до 15 контейнеров с сертификатами. 
• Подойдут носители: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ и другие, которые соответствуют требованиям ФСБ или ФСТЭК. Сертификат соответствия ФСТЭК России для ключевого носителя, который необходим для получения сертификата в УЦ ФНС, можно запросить в вашем сервисном центре. 
• Обратите внимание, в некоторых регионах в инспекциях просят пустой токен. В таком случае скопируйте все контейнеры с сертификатами и ключами на любой другой носитель или компьютер, чтобы в дальнейшем вы смогли расшифровать свою отчетность или включить в Экстерне режим хранения расшифрованных документов. 
• Если токена нет, его нужно приобрести, обратившись в ваш сервисный центр. 

2. Лицензия СКЗИ КриптоПро CSP. 
   Лицензия нужна на каждое рабочее место, с которого в вашей организации будут работать с сертификатом УЦ ФНС. В Контуре можно купить лицензию КриптоПро на 12 месяцев или бессрочную. 

Как начать работать с квалифицированной электронной подписью

Чтобы начать работать с электронной подписью, необходимо подготовить свое рабочее место и приобрести сертификат подписи. Сертификат выдают быстро — в течение часа.

Еще для работы с квалифицированной подписью надо будет установить программу для криптозащиты информации (СКЗИ). Самые распространенные средства криптозащиты в России — это «Криптопро CSP», Signal-com CSP, «Лисси CSP», Vipnet CSP. Все они примерно одинаковые.

Какое конкретно СКЗИ потребуется и какие настройки будут нужны, вам скажут в удостоверяющем центре или МФЦ.

Как отозвать электронную доверенность

Электронную доверенность нужно отозвать, например, если физлицо уже не работает в обслуживающей бухгалтерии и не должно иметь полномочий подписывать документы за организацию. 

Отзыв электронной доверенности — формализованный документ, который надо подписать сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС. Формат отзыва доверенности пока не утвержден.Отозвать доверенность можно в «Реквизитах плательщика» в блоке доверенности.

Как отправить электронную доверенность в фнс

В Экстерне в «Реквизитах плательщика» в блоке «Подписание документов» можно будет выбрать сертификат физлица и затем нажать на кнопку «Добавить доверенность».  

Затем будут варианты: 

• «Заполнить» — появится окно, куда надо внести данные. 
• «Есть принятая электронная доверенность» — если раньше вы уже работали в другой системе отчетности с сертификатом физлица, можно просто ввести данные действующей электронной доверенности.

Руководитель сможет выдать права на отправку отчетности в конкретную ИФНС, а не во все сразу, но по умолчанию Экстерн будет считать, что доверенность действует во всех ИФНС.

Как перевыпустить сертификат

Срок действия сертификата электронной подписи — год. Когда он подойдет к концу, выпустите новый сертификат. Для этого обратитесь с заявлением в удостоверяющий центр или МФЦ. Если в документах ничего не изменилось, нести их снова не нужно. Если какие-то документы поменялись, нужно принести оригиналы только этих документов.

Как подписать документ электронной подписью

Ваше СКЗИ добавляет в контекстное меню вашей операционной системы — Виндоус или Мак-ос — свой специальный раздел. Таким образом, можно подписать любой документ просто нажатием правой кнопки мыши. На сайте каждого СКЗИ можно найти подробную инструкцию, как подписывать документ.

Например, так работает процесс подписания с помощью программы «Крипто-АРМ»:

1. Кликните правой кнопкой мыши по документу.
2. Найдите пункт меню «Крипто-АРМ» и нажмите «Подписать».
3. После этого запускается мастер создания электронной подписи, который подробно объяснит все дальнейшие шаги.
4. В итоге рядом с документом появится новый файл документ.doc.sig — это и есть файл электронной подписи.

В результате документ становится недоступным для изменения, а рядом с ним в папке появится файл подписи в формате документ.doc.sig.

В «Гугл-докс» плагины для электронной подписи можно найти во вкладке «Дополнения».

Как подписать и отправить электронную доверенность

Здесь может быть две ситуации. 

В «Реквизитах плательщика» будет отражаться, какого числа был отправлен запрос на подпись руководителю, а в списке организаций появится статус «Доверенность ожидает подписи».   

Когда руководитель подпишет доверенность по ссылке из полученного письма, вы увидите в «Реквизитах плательщика» изменившийся статус у доверенности и сможете отправить доверенность в ФНС. После этого нужно будет подождать ответ от ФНС.

Если от ФНС пришел отказ, вы сможете посмотреть причину отказа и переоформить доверенность.

Если ФНС приняла доверенность, вы сможете отчитываться за организацию, данные из доверенности будут подтягиваться в сообщение о представительстве, которое высылается вместе с отчетами и другими документами в ФНС. 

Как получить и потратить материнский (семейный) капитал

Право на получение материнского (семейного) капитала имеют:

Как приобрести подпись физическому лицу

Физическим лицам проще всего получить подпись в ближайшем МФЦ: рядом может не быть удостоверяющих центров, а МФЦ найдется всегда. Для этого надо записаться на прием и подготовить следующие документы:

1. Заявление на изготовление квалифицированного сертификата — шаблон дадут в МФЦ.
2. Паспорт.
3. СНИЛС.
4. Свидетельство о присвоении ИНН.

В Москве электронная подпись для граждан стоит 900—950 рублей. Вместе с носителем цена составит 1500—1600 Р. Отдельно носитель будет стоить от 1500 рублей. Эта цена отличается в зависимости от тарифа удостоверяющего центра и того, насколько защищенную подпись вы хотите использовать.

Как проверить подлинность подписи

Чтобы проверить подлинность подписи и неизменность документа, воспользуйтесь любым из бесплатных сервисов:

1. Портал «Криптопро».
2. Сайт госуслуг.
3. Сервис «Контур-крипто».

Как устроена эп

Файл электронной подписи генерирует специальная программа — средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Когда вы подпишете документ электронной подписью, эта программа просканирует документ. В итоге она создаст уникальное сочетание данных документа — хэш-сумму.

Сертификат закрытого ключа хранится у владельца на любом удобном носителе: на компьютере, внешнем диске или токене — специальной защищенной флешке, которую можно носить с собой. Еще подпись может быть на диске, смарт-карте, симке, в облачном хранилище и т. д.

Просмотреть подпись можно с помощью сертификата открытого ключа — электронного документа, в котором есть следующая информация:

1. Кто владеет подписью.
2. Какие у него полномочия.
3. Какая организация выдала подпись и какие у нее полномочия.

Программа СКЗИ проверяет хэш-сумму и сравнивает ее с содержанием документа. Если все совпало, документ не меняли и подпись цела. Несовпадения означают, что документ изменили после того, как подписали. Тогда подпись автоматически считается недействительной и документ теряет юридическую силу.

Многопользовательский режим работы в экстерне

Раньше, чтобы добавить пользователя в Экстерн, требовалось купить рабочее место и сертификат. В июле появилась возможность добавлять в Экстерн пользователей, не выпуская на них сертификат в процессе покупки, если у них уже будет сертификат физлица. Дело в том, что теперь при переходе в разные организации у сотрудника может оставаться на руках один и тот же сертификат физлица.

Как добавить в Экстерн нового пользователя (с сертификатом или без):

Общая информация

Право на материнский (семейный) капитал возникает при рождении (усыновлении) ребенка (детей), имеющего гражданство Российской Федерации, у следующих граждан РФ, независимо от места их жительства:

• женщин, родивших (усыновивших) второго ребенка начиная с 1 января 2007 года;
• женщин, родивших (усыновивших) третьего ребенка или последующих детей начиная с 1 января 2007 г., если ранее они не воспользовались правом на материнский капитал;
• мужчин, являющихся единственными усыновителями второго, третьего ребенка или последующих детей, которые ранее не воспользовались правом на материнский капитал, если решение суда об усыновлении вступило в законную силу начиная с 1 января 2007 года;
• женщин, родивших (усыновивших) первого ребенка начиная с 1 января 2020 года;
• мужчин, являющихся единственными усыновителями первого ребенка, ранее не воспользовавшихся правом на дополнительные меры государственной поддержки, если решение суда об усыновлении вступило в законную силу начиная с 1 января 2020 года.

Программа материнского капитала действует до конца 2026 года.

Особенности для страхователей 01 региона

Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.

Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:

Особенности для страхователей 02

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР:

• страхователям, которые сдают отчетность за себя, соглашение и заявление заключать не нужно. Номер и дату соглашения в Экстерне можно поставить любые;
• уполномоченным представителям, которые работают по доверенности, необходимы: заявление на подключение к электронному документообороту ОПФР, соглашение, доверенность.

Особенности для страхователей 24 региона

С 01.05.2021 не требуется лично предоставлять в ПФР соглашения и заявление (см. письмо).

Достаточно направить по ТКС регистрационную информацию в ПФР, в которой поля номер и дата соглашения можно оставить пустыми, они не обязательные.

Особенности для страхователей 26 региона

Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Ставропольского края нужно:

Особенности для страхователей 53 региона

Чтобы перейти на ЭДО с ПФР, выполните 4 шага:

Особенности для страхователей 55 региона

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:

1. Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
2. По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
3. Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
4. Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
5. Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.

Важно:

1. Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
2. Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.

Особенности для страхователей 66 региона

Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:

Особенности для страхователей 78 и 47 регионов

Регистрация новых организаций осуществляется по новой схеме.

Особенности перехода ип с двух рег.номеров на один

До 2021 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2021 года ИП присваивают один регистрационный номер.

С 03.05.2021 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий:

Особенности составления соглашения на эдо

Как мы упоминали выше, соглашение оформляется в бумажном виде. Оно необходимо, когда заявление на подключение тоже подано на бумаге. Если заявление направлено по ТКС, заполнять соглашение не нужно.

Чья подпись должна стоять на соглашении? Человека, который вправе подписывать отчетность в Пенсионный фонд, и на чье имя выпущен сертификат УКЭП. Чаще всего это руководитель компании. Иногда отчеты подписывает по доверенности другой сотрудник, например, главбух. В этом случае доверенность следует приложить к соглашению на ЭДО.

 Добавим, что в некоторых регионах введены свои особенности. Иногда нужно заключить допсоглашение, либо использовать бланк, разработанный специально для данного субъекта РФ, могут попросить заполнить несколько экземпляров соглашения и проч.

Чтобы выяснить все детали, нужно зайти на портал ПФР и в правом верхнем углу выбрать свой регион. Далее перейти в раздел «Информация для жителей региона», открыть вкладку «Страхователям». В ней найти соответствующие данные.

Отчетность в фнс, росстат

Чтобы отчитываться в ФНС и Росстат, вам нужно будет выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в реквизитах плательщика как сертификат для подписи (инструкция).

Отчетность в фсс

При отправке отчетности вы сможете выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в списке.

Если сотрудник будет отправлять документы с сертификатом физлица, ему необходимо, как и прежде, сначала зарегистрироваться на портале ФСС и передать в ФСС бумажную доверенность старого образца (инструкция).

Оформление юридических документов

На текущий момент для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС есть два основных способа: при помощи электронного заявления по форме ЗПЭД и, заполнив Соглашения вместе с Заявлением, предоставить документы лично ПФР. 

1. В связи с принятием Постановления Правления ПФР №178п от 11.03.2020 меняется Порядок подключения к электронному документообороту с ПФР:

• После отправки регистрационной информации можно отправлять любую отчётность/письма в ПФР.

При таком подключении Соглашение и Заявление предоставлять лично в территориальные Управления ПФР не требуется.

Плюсы сдачи отчетности в пфр через интернет

Перечислим основные преимущества:

• не нужно составлять, отвозить в фонд и хранить отчеты на бумаге;
• экономятся время и трудозатраты бухгалтера (в программе многие данные подставляются автоматически);
• при использовании для подготовки отчетов веб-сервиса (например, «Контур.Экстерн») все формы и алгоритмы проверки устанавливаются автоматически;
• отчет можно отправить в удобный момент и получить ответ в течение нескольких часов;
• если сделаны ошибки, их можно оперативно выявить и исправить.

Как видим, заключить соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом нужно не только тем, у кого численность застрахованных лиц составляет 25 и более человек. Организации и ИП с меньшим штатом сотрудников тоже выиграют благодаря ЭДО. Ведь они смогут дистанционно, без лишних хлопот, отправлять в фонд все необходимые отчеты. В частности, СЗВ-ТД, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Регионы, которые уже работают по этой схеме:

03 (Республика Бурятия);

14 (Республика Саха — Якутия);

18 (Удмуртская республика);

20 (Чеченская Республика);

23 (Краснодарский край);

24 (Красноярский край);

27 (Хабаровский край);

32 (Брянская область);

34 (Волгоградская область);

35 (Вологодская область);

36 (Воронежская область);

43 (Кировская область);

45 (Курганская область);

47 (Ленинградская область) *;

50 (Московская область);

58 (Пензенская область);

59 (Пермский край);

60 (Псковская область);

62 (Рязанская область);

63 (Самарская область);

64 (Саратовская область);

67 (Смоленская область);

69 (Тверская область);

71 (081-…) (Тульская область);

72 (Тюменская область);

77 (Москва);

78 (Санкт-Петербург) *;

86 (Ханты-Мансийский округ-Югра).

2. Необходимо заполнить заявление и подписать соглашение с Управлением ПФР (УПФР) по месту регистрации в качестве страхователя (в некоторых регионах требуется также заключить дополнительное соглашение).

Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР). Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника УПФР.

Примечание: отчётность в органы ПФР по ТКС передаётся в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчётности в ПФР. Обычно это руководитель организации. Если же Соглашение с УПФР и Заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного сотрудника), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности.

Какие данные указывать об Операторе и СКЗИ в заявлении о подключении к электронному документообороту

С 1 июля 2021 года

ФНС начала бесплатно выпускать сертификаты юрлиц и ИП. Это некопируемый сертификат на руководителя организации. При этом территориальные налоговые органы в пилотном режиме выдают сертификаты в большинстве регионов страны уже с конца апреля.

Узнайте, как получить сертификат для руководителя в УЦ ФНС, в пошаговой инструкции.

С 1 января 2022 года

С 1 января 2022 года вы можете выбрать один из вариантов, как работать: 

1. Продолжать работать в Экстерне с электронной подписью, которую вы получили в Контуре, до конца срока ее действия. 
2. Получить новую электронную подпись согласно изменениям 63-ФЗ. 

   Руководители юридических лиц и ИП смогут сделать это в удостоверяющем центре ФНС России (далее — УЦ ФНС) или доверенных удостоверяющих центрах. Банки — в удостоверяющем центре Центробанка, госструктуры — в удостоверяющем центре казначейства.

   Сотрудники организаций и уполномоченные лица будут получать сертификаты физических лиц для подписания личных и рабочих документов в УЦ, аккредитованных по новым правилам. Чтобы подписывать документы организации, дополнительно понадобится электронная доверенность. Электронная доверенность будет передаваться в ФНС через систему отчетности спецоператора, дублировать ее на бумаге не нужно.  

3. Также вы можете получить новую подпись, имея действующую подпись Контура. И та, и другая будут работать до конца срока своего действия.

Сертификаты, которые выдал контур, будут работать до конца срока своего действия

Сертификаты электронной подписи, выданные вам при подключении к Экстерну, будут работать до конца срока своего действия, в том числе в 2022 году. 

Менять действующую подпись Контура на электронную подпись ФНС к 1 января 2022 года необязательно. Получить подпись ФНС вы сможете, когда срок действия электронной подписи Контура закончится.

Согласно разъяснениям Минцифры, до конца срока своего действия будут работать сертификаты электронной подписи, выпущенные удостоверяющими центрами, которые аккредитованы по новым правилам 63-ФЗ. УЦ СКБ Контур и УЦ Сертум-Про получили такую аккредитацию, информация об этом опубликована на сайте Минцифры.

Система электронного документооборота пфр

Смотрите вебинар о последних изменениях

Подробно обо всех изменениях и нюансах работы с новыми сертификатами мы рассказали на вебинаре 24 июня. Смотрите запись по ссылке. 

Электронная подпись (эцп) для пенсионного фонда – получить кэп для сдачи отчетности в пфр

Электронные доверенности

С 1 января 2022 года сотрудники организаций, у которых закончится действие их сертификата сотрудника, будут получать сертификаты физлиц. В таком сертификате не указывается организация, только Ф.И.О. сотрудника. Чтобы представлять организацию и подписывать от ее имени документы, сотруднику нужна будет электронная доверенность.

Электронные доверенности для отчетности в фнс

Электронная доверенность подтверждает, что физлицо имеет полномочия сдавать за организацию какие-либо документы в ФНС. Она должна быть подписана действующим сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС или аккредитованным удостоверяющим центром, например УЦ Контура.

Электронная доверенность заменит текущую бумажную доверенность с подписью руководителя. 

Формат электронной доверенности представителя налогоплательщика для отправки документов в ФНС прописан в проекте приказа. Однако вся новая схема работы — с переходом на сертификаты физлиц и электронные доверенности — станет обязательной с 1 января или позднее — точная дата пока официально не утверждена.