Сравнительный анализ международных стандартов управления проектами

Основные подходы к моделированию:

1. Функциональный подход:

• Ориентирован на функции и действия, которые происходят в рамках бизнес-процесса.
• Отражает порядок выполнения операций и взаимосвязь между ними.

2. Информационный подход:

• Уделяет внимание данным, которые используются в процессе.
• Позволяет оптимизировать работу с информацией и повысить эффективность процессов.

3. Процедурный подход:

• Описывает последовательность задач и действий, которые выполняются в рамках бизнес-процесса.
• Позволяет оптимизировать работу персонала и распределение ролей.

Эти подходы могут использоваться в комбинации или по отдельности, в зависимости от конкретной цели моделирования. Важно выбрать подход, который наилучшим образом отражает особенности и задачи конкретного бизнес-процесса.

Важно понимать, что моделирование бизнес-процессов — это необходимый этап перед оптимизацией и улучшением работы компании. Автоматизированные системы управления бизнес-процессами (BPM) могут значительно упростить процесс моделирования, делая его более наглядным и понятным для всех участников.

Разработка веб-сайта компании

Данный процесс описывает цель и необходимые ресурсы для его достижения. Здесь необходимо установить точки начала и конца процесса, а также определить влияющие факторы и ресурсы.

Точки процесса:

• Вход №1 (слева): ТЗ от клиента.
• Вход №2 (сверху): информация об условиях и ограничениях.
• Вход №3 (снизу): сотрудники агентства, работающие над созданием сайта.
• Выход (справа): заключение договора, создание и предложение сайта.

Процесс создания сайта компании

Моделирование бизнес-процесса

Моделирование бизнес-процесса важно для развития компании, но недостаточно. Важно также уметь строить коммуникации, повышать лояльность и продажи. Одним из способов обучения таким навыкам является курс CRM-продажи и CRM-маркетинг на платформе Edutoria.

Процессный подход

Процессный подход предполагает действия для достижения желаемого результата. Он позволяет детально разработать процесс и использует нотацию BPMN для наглядности. Пример схемы работы в интернет-магазине матрасов показывает основные действия менеджера по продажам.

Пример схемы работы в интернет-магазине матрасов

Начало моделирования

Перед тем, как начать моделирование бизнес-процессов, необходимо четко определить цели и желаемые показатели. Модель должна быть способна помочь достичь этих показателей и быть готовой к реализации.

Основные принципы

1. Использование реальных данных: все бизнес-процессы должны моделироваться на основе реальных и достоверных сведений. Чем точнее данные, тем эффективнее результат.

2. Многогранный подход: описание бизнес-процессов с разных сторон или в разных плоскостях поможет создать итоговую модель, отражающую все качества объекта.

3. Создание нескольких моделей: необходимо создать несколько моделей, каждая из которых будет отображать свою сторону, чтобы минимизировать ошибки и достичь результата.

Пример ментальной карты

Приведем пример простой ментальной карты для бизнес-процесса.

Цели моделирования

Моделирование бизнес-процессов помогает понять его элементы, управлять им, увеличивать эффективность и прозрачность работы, а также распределить ответственность между участниками процесса.

Среди целей моделирования:

• нормирование и создание правил для команды;
• управление, настройка и адаптация к изменениям;
• прозрачность и контроль;
• повышение эффективности;
• распределение ответственности.

Агрегирование в моделировании бизнес-процессов

Агрегирование – это объединение нескольких компонентов в одно целое. Этот принцип применяется и при моделировании бизнес-процессов: сложную систему следует строить из простых элементов (подсистем). При грамотном выборе блоков нижнего уровня можно легко изменять их с учетом требований без необходимости полностью перестраивать модель.

Простые компоненты и методы моделирования

В области анализа часто встречаются простые компоненты, чья структура ясна, поэтому их можно пропустить при моделировании. Тем не менее, их следует включить в модель в виде пустого блока, в котором указаны только важные входящие и исходящие потоки.

Существует много методов моделирования бизнес-процессов, среди которых можно выделить следующие:

1. IDEF: Семейство стандартов от IDEF0 до IDEF14. Каждый стандарт предлагает различные подходы к моделированию бизнес-процессов, используя графические схемы.

2. BPMN: Популярный метод, позволяющий шаг за шагом спроектировать процесс и отобразить его в виде схемы.

3. Сети Петри: Модель, изображаемая в виде графика, позволяет отследить процессы в динамике и понять последовательность действий.

Инструменты моделирования

Для оптимального моделирования бизнес-процессов рекомендуется использовать графические средства. Новичкам подойдут простые графические редакторы для создания интуитивно понятных моделей. Профессионалы могут воспользоваться специализированными программами для более сложных задач.

Практическое моделирование

Для моделирования бизнес-процессов можно использовать любой графический редактор, исходя из указанных выше примеров. При этом важно:

1. Задать первое и последнее событие процесса.
2. Отрисовать основные этапы в пределах заданных границ.
3. Добавить детали – события и/или действия исполнителя.

Чтобы учесть все детали, можно предварительно в отдельном файле зафиксировать все сведения о процессе, которые понадобятся, — кто исполнитель, какие основные действия нужно выполнить, ограничены ли сроки, какого результата нужно достичь, что требуется для реализации процесса и т. п.

Моделирование бизнес-процессов помогает оптимизировать деятельность компании, успешно развиваться и увеличивать прибыль. Но к этому процессу нельзя подходить поверхностно, а все создаваемые схемы должны быть понятны участникам процесса.

Заниматься моделированием самостоятельно можно тогда, когда бизнес небольшой и несложный. В противном случае есть смысл обратиться к профессионалу.

Если вы не знаете, с какого подхода начать, то начните с процессного. Он даст наиболее глубокую детализацию и поможет выработать чёткий алгоритм действий.

На самом деле ничего сверхсложного в моделировании нет: немного времени — и вы разберётесь в вопросе. Пробуйте, верьте в свои силы, и всё получится.

PMBOK — это свод профессиональных знаний о том, как управлять проектами. Переиздается справочник уже седьмой раз. PMBOK помогает систематизировать накопленный опыт. В документе можно найти информацию по разным подходам и инструментам в сфере проектного управления.

Вместе с экспертами «КСК ТЕХНОЛОГИИ» разбираемся, в чем особенности методологии PMBOK, для каких проектов это будет хорошим решением и почему седьмая версия методологии заметно отличается от шести предыдущих.

Что такое PMBOK

PMBOK или Project Management Body of Knowledge — документ, где собраны и детально описаны стандарты для проектного менеджмента. Первый свод знаний по управлению проектами выпустили в 1996 году. С тех пор периодически его дополняют актуальной информацией. PMBOK выпускает PMI, он же занимается обновлением базы. В основе методологии лежит процессная модель управления проектами.

Задачи, которые помогает решить PMBOK:

• Обучение и развитие. PMBOK — это свод знаний, которые можно применять для профессионального роста проектных менеджеров. Документ использует институт PMI для сертификации РМР.

• Сбор и хранение актуальной информации по управлению проектами. Термины, процессы, накопленный опыт — все это хранится в документе.

Хотя в 2021 году вышло седьмое издание, именно в шестой версии собрано больше всего инструментов. Поэтому рассматривать основные элементы и структуру методологи будем на примере шестого издания. А в завершении статьи поговорим о том, почему структура седьмого издания сильно изменилась.

Структура РМВОК

Методология управления проектами состоит из нескольких элементов.

Процессы

Всего в шестой версии описано 49 процессов. Этого более чем достаточно, чтобы выстроить управление ИТ проектом. Документ предлагает готовые алгоритмы для каждого процесса — что делать, в какой последовательности, каким будет результат.

Группы процессов

Для эффективного управления все процессы предлагается разделить на 5 групп (они же — этапы жизненного цикла проекта):

1. Инициация. Суть этого этапа — решение, какой проект будет запускаться в работу.

2. Планирование. Сюда входит оценка стоимости, формирование требований, оценка ресурсов.

3. Исполнение. Эту группу процессов нужно выполнить для получения конкретного результата. Например, для разработки продукта нужно собрать команду экспертов.

4. Мониторинг/контроль. Группа процессов для отслеживания прогресса в работе, обнаружения недочетов и внесения корректировок.

5. Закрытие. Это формальные процессы, связанные с завершением работ по проекту. К примеру, подготовка отчетности.

Рассмотренные выше группы процессов формируют этапы жизненного цикла проекта в той же последовательности. Некоторые этапы могут быть цикличны. Цикл, который они формируют, называют PDCA.

Области знаний

Есть десять областей знаний управления проектом, например, управление временем проекта, содержанием, затратами. Можно сказать, что более обтекаемое понятие «управление проектом» разобрали на отдельные и более понятные составляющие. В каждой из областей знаний есть четкое описание процессов.

В десять областей знаний входит управление:

1. Содержанием. Какие цели по проекту и какие требования к конечному результату.

2. Временем. Эта область управления связана с данными о расписании проекта (определение, графиков, сроков).

3. Ресурсами. Грамотное распределение обязанностей и управление ресурсами проекта.

4. Поставками. Область, включающая планирование закупок, поиск и договоренности с поставщиками.

5. Рисками. В эту область управления входит определение вероятных рисков, их анализ, создание стратегии реагирования, отслеживание рисков проекта.

6. Заинтересованными сторонами. Сюда входит обеспечение качественного общения между заказчиками/клиентом и командой проекта.

7. Коммуникациями. Обеспечение взаимодействия внутри команды, с подрядчиками и внешними экспертами.

8. Деньгами. Представление о финансовых транзакциях (разработка бюджета, контроль платежей).

9. Качеством. Определение четких критериев качества проекта, также отслеживание выполнения работ и их соответствие требованиям.

10. Интеграцией. Область знаний, предполагающая объединение доступных ресурсов и отдельных процессов для успешной его реализации.

Итак, мы рассмотрели стандарты PMBOK и разобрались, что методология рассматривает проект как набор процессов, но в последней версии 2021 года документ основывается не на процессах, а на 12 принципах — в этом заключается основное отличие последней редакции. Что еще нового — рассматриваем дальше.

Обновление методологии

В 2021 году PMI выпустил обновленное седьмое издание PMBOK, в основе которого находятся 12 принципов. Чем объясняются такие перемены? Процессный подход эффективен, но имеет свои сложности. Например, процессы бывают чрезмерно детализированными и поэтому их не всегда можно применить во всех сферах. Еще одна сложность — процессы бывают высокоуровневыми, а значит, более абстрактными и, опять же, сложно применимыми на практике. Поэтому в этот раз сместили акцент с процессного управления. Повлиять на это могли два изменения:

• В приоритете стоит ориентирование на клиента и его запросы.

• Появилось большое разнообразие подходов для реализации проектов.

Руководство, в основе которого находятся принципы, может быть более практичным, универсальным и полезным. Проектные команды могут сами решать, как те или иные принципы адаптировать под свою работу.

• Объединены стандарт ANSI и свод знаний по УП от PMI.

• Раздел «Модели, методы и артефакты» заметно расширился — появилось больше новых инструментов.

• Седьмая редакциям стала более гибкой — команда проекта может сама решать, какие инструменты использовать.

• Появилось 8 доменов эффективности проекта.

• Немного изменилась терминология — вместо областей знаний теперь используют домены:

  • Заинтересованные стороны.

  • Результаты.

  • Команда.

  • Неопределенность.

  • Жизненный цикл и подход к разработке.

  • Планирование.

  • Выполнение работы.

  • Измерение прогресса.

• Документ в седьмой редакции интегрирован с PMIstandards+™, где специалисты могут разобраться с особенностями использования разных инструментов и возможности их адаптации под потребности своих проектов.

Если резюмировать, то ключевой ценностью PMBOK 7 является то, что теперь project management не ограничен. Можно выбирать разные подходы, инструментов стало больше, есть как классические, так и гибкие практики.

Попробуйте КСК.Проекты прямо сейчас!

Бесплатный доступ ко всем возможностям сервиса на 14 дней

• Управление жизненным циклом продукта

• Управление проектами и задачами

• Портал системы – единое дисковое хранилище, чат, календарь событий

• Аналитика и контроль

• Доступ с любых устройств 24/7

Когда есть смысл использовать PMBOK

Методология действительно эффективная и представлена объемной базой инструментов, но подойдет такая модель управления не во всех случаях.

Проекты, которым подходит PMBOK:

• С высокой степенью определенности в основных требованиях. Сюда можно отнести классические проекты с треугольником — есть определенный бюджет, фиксированные объем работ, установленные и понятные сроки.

• Где очень высока цена ошибки. Если речь идет о репутации, серьезных деньгах или жизни людей, использовать гибкие подходы не стоит. А PMBOK как раз подойдет. Команда не сможет вносить изменения и результат будет таким, как и ожидается.

Проекты, для которых PMBOK — не лучший выбор:

• Без строгих рамок. Сюда можно отнести многие стартапы. Например, на старте есть только идея, пока нет четкого ТЗ, фиксированных требований, определенных дедлайнов. В таком случае эффективнее работать с гибкими методами — в процессе детали можно «докрутить».

• Продуктовых компаний. Предположим, компании нужно разработать ИТ-продукт, как мобильное приложение или стриминговый сервис. Обычно в таких случаях нет четких сроков завершения, так как ИТ-продукт нужно постоянно обновлять, дорабатывать и делать более конкурентным. В этом случае применение PMBOK только замедлит работу.

Конечно, такое деление условное и менеджер проекта, исходя из текущих обстоятельств, может решать, какая методология будет более эффективной в конкретном случае.

В завершении нашей статьи обсудим преимущества и недостатки такого подхода как PMBOK.

Плюсы и минусы PMBOK для управления проектами

Поскольку методология действительно эффективная и применима во многих отраслях, начнем с плюсов.

Преимущества методологии PMBOK:

• Четкая понятная структура. В документе информация четко структурирована и «разложена по полочкам». Если у менеджера есть опыт в управлении проектами, он легко сориентируется.

• Зная этот документ, можно легко изучить и другой популярный стандарт. К примеру, некоторые международные и национальные стандарты берут базовые идеи PMBOK за основу. Тот же российский ГОСТ 21500-2014 или международный IPMA схожи с ним почти на 80%.

• Накопленный опыт и лучшие практики. В документ включают только проверенные и действительно рабочие инструменты, авторы проверяют информацию и берут данные из надежных источников.

• Наличие обновлений. PMBOK не является документом, который один раз опубликовали и оставили нетронутым с 1996 года. Авторы регулярно обновляют его, внося актуальные методы и инструменты.

Как и любой подход, Project Management Body of Knowledge имеет свои минусы. Как мы рассмотрели выше, стандарты PMBOK не подойдут стартапам, где нет четких целей и задач. Кроме этого есть и другие минусы этого подхода.

• Новичкам будет сложно. Если менеджер не имеет достаточно опыта, на практике плохо знаком с процессами, ему будет непросто сориентироваться в документе. Нужно уметь правильно выбрать подходящий инструментарий из PMBOK для управления проектом, а затем грамотно адаптировать его.

• Освоить документ сложно. Это справочник с большим объемом, поэтому на изучение потребуется немало времени. Также важно понимать, что это просто свод профессиональных знаний, а не учебник, по которому можно учиться.

• Даже хорошо изучив PMBOK, без опыта не обойтись. Можно досконально изучить документ и получить сертификат PMP, но это не заменит реального опыта.

Итак, главный минус — подход не универсален, но частично этот недостаток скорректировали в новой редакции, где включено достаточно знаний о гибких подходах. Зато документ хорошо структурирован и практически всеобъемлющий, что позволяет использовать его как настольную книгу в работе над достаточно сложными проектами.

Решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Правильный выбор методологии — одна из важнейших ответственностей проектного менеджера. Кроме этого необходимо определиться с инструментами, которые помогут сделать управление проектами более эффективным.

Мы предлагаем готовое решение — «КСК.Проекты». Это полностью российская разработка на открытом ПО. Продукт состоит из нескольких модулей, которые полностью закрывают потребности проектной команды.

Инструмент создан для управления разными проектами в связке с продуктами, позволяет планировать и контролировать исполнение задач. В «КСК.Проекты» есть функционал для создания и управления планом, диаграмма Ганта и наглядная иерархическая структура. Доступны опции для контроля задач, управления ресурсами, хранения и обмена информацией, есть наглядные статусы и контрольные точки.

Мы предлагаем облачное, коробочное решение и бессрочную лицензию. Оставьте заявку на сайте, чтобы получить консультацию эксперта и определить, какой вариант подходит для проектного управления в контексте вашего бизнеса.

Стандарт управления проектом PMBOK 7

Стандарт управления проектом (The Standard for Project Management) идентифицирует принципы управления проектом, направляющие поведение и действия специалистов по проектам и прочих заинтересованных сторон, работающих над проектами или вовлеченных в них. Применяется вне зависимости от области и подхода к поставке (например, предиктивного, адаптивного или гибридного).

Основные термины

Конечный результат- окончательный результат или следствие процесса или проекта. Конечные результаты могут включать выходы и артефакты, но имеют более широкое назначение, фокусируясь на выгодах и ценности, ради поставки которых проект был предпринят.

Продукт – произведённый артефакт, который можно выразить количественно и который может являться как конечным объектом, так и компонентом.

Портфель – проекты, программы, вспомогательные портфели и операционная деятельность, управляемые как группа для достижения стратегических целей.

Проект – временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Временный характер проектов определяет существование начала и конца работы проекта или ее фазы. Проекты могут существовать самостоятельно или в составе программы или портфеля.

Управление проектом – приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Управление проектом означает направление работы проекта с целью поставки намеченных конечных результатов. Команды проектов могут достигать конечных результатов с помощью широкого ряда подходов (например, предиктивных, гибридных и адаптивных).

Руководитель проекта – лицо, назначенное исполняющей организацией руководить командой проекта и отвечающее за достижение целей проекта. Руководители проектов выполняют разнообразные функции, такие как фасилитация работы команды, которая поможет ей достичь конечных результатов, и управление процессами для поставки намеченных конечных результатов.

Команда проекта – группа лиц, которая выполняет работы проекта для достижения его целей.

Система поставки ценности – совокупность стратегических бизнес-операций, направленных на создание, обеспечение устойчивости и/или развитие организации. Портфели, программы, проекты, продукты и операции могут входить в состав системы организации для поставки ценности.

Ценность – значимость, важность или полезность чего-либо. Различные заинтересованные стороны воспринимают ценность по-своему. Заказчики могут определять ее как способность использовать конкретные свойства или функции продукта. Организации могут фокусироваться на бизнес-ценности, определяемой посредством финансовых метрик, например выгоды за вычетом затрат на их достижение. Общественная ценность может включать вклад в деятельность групп людей, сообществ или в окружающую среду.

Система поставки ценности

Проекты существуют внутри более широкой системы – организации (договорные отношения, организации, орган власти, тд). Организации создают ценность для заинтересованных сторон.

Например:

▶ создание нового продукта, услуги или результата, удовлетворяющих потребности заказчиков или конечных пользователей;

▶ создание положительного вклада в общество или окружающую среду;

▶ повышение эффективности, продуктивности, результативности или оперативности;

▶ обеспечение изменений, необходимых для способствования переходу организации в желаемое будущее состояние;

▶ поддержание выгод, реализованных предыдущими программами, проектами или бизнес-операциями.

Существуют различные компоненты, например портфели, программы, проекты, продукты и операции, которые могут по отдельности или вместе использоваться для создания ценности. Вместе такие компоненты образуют систему поставки ценности, согласованную со стратегией организации

Система поставки ценности является частью внутренней среды организации, на которую распространяются политики, процедуры, методологии, фреймворки, структуры руководства и т. д. Такая внутренняя среда существует внутри более широкой внешней среды, которая включает в себя экономику, конкурентную среду, законодательные ограничения и т. д.

Внутренняя среда– активы процессов, данных, знаний, защита и безопасность, инфраструктура, ПО, тп

Внешняя – ситуация на рынке, социальное и культурное влияние, исследования, отраслевые стандарты, тп

Система поставки ценности функционирует наиболее результативно, когда информация и обратная связь последовательно распределяются между всеми компонентами, сохраняя систему согласованной со стратегией и адаптированной к среде.

Система руководства функционирует параллельно с системой поставки ценности для обеспечения бесперебойных потоков работ, управления проблемами и поддержки принятия решений. Системы руководства обеспечивают фреймворк с функциями и процессами, направляющими операции. Фреймворк руководства может включать элементы надзора, контроля, оценки ценности, взаимной интеграции компонентов и возможностей принятия решений.

Функции, связанные с проектными

• Представление целей и обратной связи. Люди в данной функции предоставляют точки зрения, инсайты и четкие указания от заказчиков и конечных пользователей.

• Надзор и координация. Люди в данной функции помогают команде проекта в достижении целей проекта, обычно за счет организации работы проекта

• Фасилитация и поддержка. Данная работа подразумевает способствование участию, совместной работе и общему чувству ответственности за результат работы у членов команды проекта.

• Выполнение работы и предоставление инсайтов. Данная группа людей предоставляет знания, навыки и опыт, необходимые для производства продуктов и реализации конечных результатов проекта.

• Применение профессиональных знаний. Люди в данной функции предоставляют проекту знания, видение и экспертные знания по определенному предмету.

• Обеспечение бизнес-направления или инсайта. Данная функция подразумевает приоритезацию требований или элементов бэклога исходя из бизнес-ценности, зависимостей и технического или операционного риска.

• Обеспечение ресурсов и направления. Люди в данной функции продвигают проект и информируют команду проекта и более широкое сообщество заинтересованных сторон о видении, целях и ожиданиях организации.

• Обеспечение руководства. Люди, выполняющие функции руководства, одобряют и поддерживают рекомендации, предложенные командой проекта, и осуществляют мониторинг прогресса проекта в достижении желаемых конечных результатов.

Люди, выполняющие функции руководства, одобряют и поддерживают рекомендации, предложенные командой проекта, и осуществляют мониторинг прогресса проекта в достижении желаемых конечных результатов. Они обеспечивают связь между командами проектов и стратегическими или бизнес-целями, которые могут меняться по ходу исполнения проекта.

Принципы управления проектом

Ценности сообщества управления проектом- ответственность, уважение, справедливость, честность.

Ниже представлены 12 принципов управления проектом.

Руководство к Своду знаний по управлению проектом (Руководство PMBOK)

Руководство состоит из трех основных разделов:

• Домены исполнения проекта – 8 доменов, образующих интегрированную систему, цель которой обеспечить успешное осуществление проекта и поставку предусмотренных конечных результатов;

• Адаптация – что требуется адаптировать и как следует заниматься адаптацией отдельных проектов;

• Модели, методы и артефакты – иллюстрируют ряд возможностей, которые команда проекта может использовать для создания поставляемых результатов, организации работы.