Возмещение расходов на охрану труда за счет средств сфр

Обеспечение охраны труда — удовольствие не из дешевых. Часто проведение мероприятий по охране труда влетают работодателю в копеечку. В связи с этим, естественным желанием руководителя является вернуть потраченные средства, хотя бы частично.

Кэшбэк за охрану труда

Возврат денег за охрану труда в законодательстве называется финансовым обеспечением предупредительных мер.

Если коротко, принцип возврата состоит в том, что работодатель вносит деньги на соцстраховку работников в Социальный фонд, а СФР за счет собственных средств возмещает работодателю потраченные на охрану труда финансы.

На первый взгляд все просто, но есть несколько важных моментов:

• Из суммы страховки рассчитываются расходы на оплату больничных травмированным или профессионально заболевшим работникам, а также их лечебного отпуска, включая проезд к месту лечения.
• Однако всю сумму страховочных взносов вернуть нельзя — работодатель может рассчитывать лишь на 20% от всей суммы страховых платежей, которые были уплачены за прошлый год. При этом, есть возможность увеличить процент страхового кэшбэка до 30%, если работодатель за свой счет организовал санаторно-курортное лечение для работников предпенсионного возраста.

Кроме ограничений в сумме, есть ограничения по количеству мероприятий, за выполнение которых можно оформить возврат.

За что можно вернуть деньги?

Перечень процедур обеспечения безопасного труда, за которые можно вернуть деньги, утвержден приказом Минтруда № 467 н. К такому перечню относится:

Если работодатель потратил деньги на выполнение хотя бы одного мероприятия, то можно рассчитывать на возврат части средств. Однако нужно правильно оформить все документы и следовать порядку их подачи в СФР.

Порядок оформления возврата средств по охране труда

Чтобы инициировать процесс возврата потраченных денежных средств работодателю нужно написать и направить в СФР заявление об этом. Срок — до 1 августа.

Вместе с заявлением нужно направить:

• Справку о количестве работников на момент подачи заявления.
• Сканы полисов обязательного пенсионного страхования.
• Справку из налоговой об отсутствии задолженности по уплате налогов и сборов.

Документы можно подавать как на бумаге, так и в электронном виде.

Шаг 2. Обосновать возврат

Денежное обеспечение превентивных процедур нужно обязательно обосновать.

Для этого необходимо дополнительно направить в Фонд документы (оригиналы или копии) перечисленные в п. 6 приказа № 467н.

Шаг 3. Ожидать решения СФР об оформлении возврата

После рассмотрения документов СФР либо оформляет возврат денег либо отказывает в этом. Сроки принятия решения следующие:

• При положительном результате — в течение 15 рабочих дней.
• При отрицательном результате — в течение 10 рабочих дней.

Шаг 4. Получить решение СФР

После принятия, решение СФР принимает документальный вид в виде приказа, который в течение 3 рабочих дней направляется заявителю. Если фонд откажет, то в приказе будут указаны причины отказа.

Отказать социальный фонд может ограниченному ряду причин.

Шаг 5. Получить возврат средств

После того как работодатель исполнит все обозначенные в плане мероприятия, необходимо обратиться в СФР с заявлением о возврате потраченных средств.

Вместе с заявлением надо приложить документы, свидетельствующие о финансовых затратах. Срок – не позднее 15 декабря.

Фонд проверяет все принятые документы и в течение 5 рабочих дней производит перечисляет средства по указанным банковским реквизитам. Такой процесс оформления возврата части потраченных денег работодателя по охране труда является еще и определенной стимуляцией работодателей для выполнения своих обязанностей в области охраны труда.

Какие затраты может возместить СФР

Государство обязано стимулировать добросовестных работодателей сокращать травматизм, для этого уже давно действует механизм финансового обеспечения расходов. Работодатели обязаны производить отчисления в Социальный фонд России (новый фонд, образованный после слияния ПФР и ФСС) на предупредительные меры, указанные в пункте 3 Правил финансового обеспечения, утвержденные приказом Минтруда от 14 июля 2021 г. № 467н (далее – правила).

К таким мерам относятся:

• Организация мероприятий по охране труда и обучению работников;
• Приобретение индивидуальных средств защиты;
• Проведение медицинских осмотров работников;
• Ремонт и техническое обслуживание оборудования.

Вы не сможете получить возмещение средств в том случае, если:

• Издержки связаны с непредупредительными мерами в области охраны труда;
• Произошло нарушение правил предоставления документов.

От чего зависит сумма возмещения средств на охрану труда

Обязательным условием для финансового обеспечения предупредительных мер является отсутствие долгов по взносам, непогашенные штрафы в СФР.

Чтобы узнать, на какую сумму можно рассчитывать, возьмите в бухгалтерии сумму страховых взносов, оплаченных в прошлом году на социальное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

Получается, что, если вы не отправляли в санаторий своих работников, посчитайте от полученной суммы 20%. Если же санаторий все же состоялся, вы можете рассчитывать уже на 30% от суммы уплаченных взносов. Как видите, разница существенная, в полтора раза.

Это заявление нужно для того, чтобы уведомить СФР о том, что вы собираетесь потратить определенную сумму на расходы по охране труда. Это – ваши планы, ваши намерения. Вы уведомляете государство о том, что хотели бы потратить и затем получить в СФР обратно свои деньги на мероприятия по охране труда.

Бланк заявления на финансовое обеспечение утвержден в приложении № 3 к Приказу ФСС РФ от 07.05.2019 № 237. Срок подачи – до 1 августа текущего календарного года.

При подаче заявления на финансовое обеспечение достаточно предъявить в СФР:

План финансового обеспечения предупредительных мер

Все заявления должны быть подписаны руководителем и главбухом, если есть печать, ее нужно поставить. Доверенность составляет юрист предприятия. Самое главное на этом этапе — не тянуть время. Если бюджет фонда будет израсходован, ваша организация может получить отказ в финансировании.

Как составить план финансового обеспечения предупредительных мер

План финансового обеспечения является обязательным документом для получения финансового обеспечения предупредительных мер. Бланк такого плана является приложением к приказу Минтруда России от 14 июля 2021 № 467н.

Подать заявление с приложениями можно несколькими способами.

Если фонд сочтет возможным разрешить вам проведение мероприятий, которые вы указали в заявлении на финансовое обеспечение, об этом подготовят соответствующий приказ. Без такого приказа СФР вы не сможете в дальнейшем подать заявление на возмещение средств. Еще раз просим вас не тянуть с подачей заявления на финансировании. Если вы подадите заявление в июле, и получите приказ в конце месяца, у вас не останется времени подготовить пакет документов для заявления об обеспечении.

Удобно воспользоваться подачей заявления через госуслуги.

Когда подавать заявление на возмещение средств на ОТ из СФР

Заявление о возмещении произведенных расходов нужно представить в фонд не позднее 15.12.2023 года. Бланк заявления приведен в Приложении № 14 к приказу ФСС от 4 февраля 2021 г. № 26. Необходимо постоянно проверять актуальность документов, чтобы на момент подачи заявления не подать в фонд просроченные. В этом случае могут отказать в приеме.

Какие документы специалисту по ОТ подготовить и подать в СФР

Нужно предоставить в фонд документы, подтверждающие расходы. Их перечень можете посмотреть здесь.

У вас не примут ни одно заявление, если у вас не будет доверенности. Образец заявления мы привели здесь.

Каждое завершенное мероприятие по ОТ должно подтверждаться платежными поручениями, актами приемки выполненных работ, предоставлением иных подтверждающих документов, например, наличие аккредитации у обучающих организаций, аттестата у лаборатории для инструментальных замеров, заключений Минпромторга о происхождении продукции, копии сертификатов и деклараций для СИЗ.

Если мероприятие было проведено в 2023 году, но акт приемки выполненных работ и платежное поручение было получено в 2024 году, получить возмещение не удастся. Необходимо заверить копии документов.

Лайфхак от эксперта. Мы советуем вначале принести на личный прием документы без подписи руководства. Инспектор СФР проверит правильность их составления, даст необходимые рекомендации. Все это возможно только в том случае, если вы придете в фонд заблаговременно.

Документов много, но, если начать заранее, можно существенно помочь себе в дальнейшем. Чем чаще вы будете возмещать деньги из СФР, тем проще вам будет как получать деньги, так и отчитываться по ним.

При выборе мероприятий для возмещения стоит обратить внимание на их релевантность и необходимость. Важно, чтобы они были направлены на улучшение условий труда и снижение травматизма среди работников. Прежде чем приступать к проведению мероприятий, необходимо уточнить их перечень и допустимость компенсации в СФР.

Популярными мероприятиями, которые часто компенсируют из СФР, являются:

• Проведение медицинских осмотров работников для выявления профессиональных рисков.
• Проведение обучения и тренингов по охране труда для сотрудников.
• Покупка средств индивидуальной защиты для персонала.
• Анализ и улучшение условий рабочего места.
• Снижение вредного воздействия на здоровье работников.

Как оформить заявление на компенсацию

Для получения возмещения из СФР необходимо подготовить заявление и приложить ряд документов, подтверждающих проведенные мероприятия. Обязательным условием является предоставление отчета о выполненных мероприятиях и их стоимости. Документы должны быть поданы в соответствующие органы в установленные сроки.

В чем могут быть причины отказа

Существует несколько причин, по которым работодателю могут отказать в компенсации из СФР. Некоторые из них включают:

• Несоответствие проведенных мероприятий правилам компенсации.
• Непредоставление необходимых документов или их неполное оформление.
• Исчерпание бюджета на компенсацию на момент обращения.

На что можно потратить полученные деньги

Деньги, полученные в качестве компенсации из СФР, должны быть направлены на улучшение условий труда и безопасности на предприятии. Они могут использоваться для закупки средств индивидуальной защиты, проведения обучения сотрудников, улучшения рабочих мест и других мероприятий, направленных на предотвращение травм и профзаболеваний.

Полученные от СФР (ранее ФСС) средства нельзя просто положить на счет или потратить, скажем, на зарплаты сотрудникам – их можно пустить только на мероприятия по охране труда. После того, как станет ясна сумма возврата, следует определить эти мероприятия, например:

Программы из пунктов 2 и 3 должны включать:

Полный перечень мер приведен в Правилах.

Можно выбрать одну или несколько мер, в зависимости от суммы возврата. Главное условие: меры должны быть реализованы в течение текущего года и отчет о них должен быть представлен в СФР не позднее 15 декабря текущего года. Т.е. в каком году подали заявку на возврат средств и получили их на расчетный счет, в том же году проводите мероприятия и в том же году отчитываетесь по ним обратно в СФР.

Как получить одобрение СФР на возврат средств

Когда вы определились с суммами и мероприятиями, вам нужно получить подтверждение от фонда, что он готов вернуть деньги. Для этого подайте заявление в СФР (бывший ФСС) до 1 августа текущего года – до того, как вы реализуете свои планы и отчитаетесь по ним.

К заявлению нужно приложить план финансового обеспечения, перечень мероприятий и другие документы – список зависит от выбранных мер. Подать заявление можно в электронном виде через Госуслуги, а также на бумажном носителе лично или по почте. Подавать лично можно в клиентском офисе СФР, территориальном отделении СФР или МФЦ).

Не откладывайте подачу заявления на последний момент, так как средства СФР могут закончиться раньше, чем вы успеете их забрать. Также фонд может потребовать исправить или дополнить ваши документы, если найдет в них ошибки или противоречия – на это тоже лучше заложить время.

Как компенсировать разные виды мероприятий

Приказ №467н детально описывает, какие условия и процедуры необходимы для получения компенсации за каждую меру профилактики. В этой статье мы не будем повторять его содержание, а поделимся своим опытом и советами специалистов фонда, которые помогут избежать ошибок и ускорить возврат средств.

Для получения средств от СФР (ранее ФСС) необходимо предоставить фонду список работников, которые прошли медицинские осмотры и имеют право на компенсацию. Если среди них есть лица, которые не подпадают под эту категорию, их нужно выделить в отдельный список.

Кроме того, СФР проверяет соответствие бухгалтерских документов и плана финансового обеспечения. Если обнаружат расхождения, акты оказания услуг нужно будет дополнить детализацией, в которой указать фамилии работников и стоимость их медицинских осмотров. Эту информацию можно получить у медицинского центра, который проводил осмотры.

Покупка средств индивидуальной защиты (СИЗ)

В этой ситуации одно из требований — указывать должности работников по типовым нормам, а не по штатному расписанию. Это упростит проверку и сравнение данных со стороны СФР.

Некоторые территориальные отделения ФСС могут потребовать фотографии коробок и упаковок, в которых была доставлена обувь, поэтому лучше сохранять их до получения компенсаций.

Стоимость СИЗ в отчетных документах должна быть указана с учетом НДС, который может составлять 10% или 20% в зависимости от товара.

И, наконец, будьте аккуратны с артикулами продукции. Они должны точно совпадать во всех документах (счетах, актах и т.д.), в сертификате и в заключении Минпромторга.

Внешнее обучение по ОТ

Если вы решили пустить средства СФР на заказ обучения по ОТ у внешнего подрядчика, помните, что не все категории работников подпадают под эту льготу. Т.е. не все категории сотрудников можно обучить за счет СФР. Перед заказом внимательно изучите все условия и нюансы.

Выбирайте надежную обучающую организацию. На рынке есть много недобросовестных учебных центров, которые не могут гарантировать юридическую силу своих сертификатов, поэтому лучше заранее запросить у подрядчика их аккредитацию и лицензию на ведение образовательной деятельности.

Чтобы компенсировать средства за проведенную СОУТ или потратить возмещенные из СФР деньги на эту процедуру, нужно внимательно выбирать подрядчика. Экспертная организация, которая будет проводить СОУТ, по закону обязана иметь не менее пяти сертифицированных экспертов, а также собственную лабораторию, аккредитованную на проведение необходимых исследований и измерений.

Организация инструктажей и обучения по ОТ

Речь идет о различных средствах и технике, которые помогают организовать обучение по ОТ: обучающие программы, приложения и пособия, специализированный софт для учета травматизма, а также компьютеры, экраны, проекторы, микрофоны и другое оборудование для обучающего класса. Все это тоже можно приобретать на средства, компенсированные из СФР.

Например, у EcoStandard group есть комплексное решение в сфере ОТ: информационные стойки с доступом к EcoStandart Soft.

Такое решение будет полезно любой организации, но особенно пригодится там, где у сотрудников нет компьютеров на рабочих местах – например, у рабочих на производстве. Информационные стойки в таком случае станут удобным способом провести таким сотрудникам разные виды инструктажей.

Как скоро СФР ответит на заявление

Скорость рассмотрения заявления зависит от того, сколько страховых взносов было уплачено за предыдущий год: для сумм менее 10 тыс. рублей срок рассмотрение составляет 10 рабочих дней с момента получения документов, а для сумм более 10 тыс. рублей – 18 рабочих дней.

После рассмотрения заявления СФР (бывший ФСС) оформляет соответствующий приказ, подписывает его и в течение трех рабочих дней после подписания направляет заявителю. В случае отказа фонд обязан указать его причину.

Иногда запрошенная сумма оказывается избыточной. Об этом необходимо сообщить СФР до 10 октября текущего года (см. п.18 Правил), чтобы избежать штрафов.

Почему СФР может отказать

Существует всего четыре причины, по которым фонд может законно отказать в компенсации средств:

Если отказ связан с недостаточностью документов, страхователь может исправить ситуацию и подать заявку заново, но не позже 1 августа текущего года.

В других случаях отказ незаконен и может быть оспорен страхователем в вышестоящем органе Фонда или в суде по установленному порядку (согласно п.15 Правил).

Как отчитываться по профилактическим мероприятиям

Следует своевременно информировать фонд о том, как использовались компенсированные средства. Отправлять в СФР (бывший ФСС) отчеты о реализованных мерах необходимо раз в квартал. Для этих документов могут быть установлены разные требования в разных регионах, поэтому следует заранее узнать у представителя СФР, какой формат им нужен. Обычно к отчету прилагается форма-4 СФР, где указываются плановые и фактические расходы на профилактику.

После завершения всех запланированных мероприятий следует обратиться в СФР с заявлением о компенсации и предоставить документы, подтверждающие расходы. Сроки для этих документов могут быть разными в разных отделениях СФР, поэтому следует заблаговременно уточнить их у сотрудника Фонда.

В статье найдете пошаговый алгоритм и полезные подсказки от эксперта ЦОКО№1, как оформить возврат средств из СФР (Социального фонда России) за мероприятия по охране труда . Расскажем, как изменился порядок возмещения после объединения ПФР и ФСС, разберем типичные ошибки, дадим готовые образцы документов.

Работодатель имеет возможность вернуть часть средств, затраченных на улучшение условий труда, из Социального фонда России. Для этого необходимо сначала уведомить фонд о своем намерении потратить определенную сумму, а затем – после получения приказа Фонда о разрешении, отчитаться о том, что средства фонда были потрачены только на согласованные мероприятия.

СФР (Социального фонда России) — это новый фонд, который начал работать с 1 января 2023 года. Фактически, это ведомство, которое появилось после объединения привычных нам ПФР и ФСС, чтобы эффективнее распределять бюджет России. На сегодняшний день более 100 услуг СФР уже доступны на Госуслугах.

Основной нормативный правовой акт, которым нужно руководствоваться для возмещения расходов на предупредительные меры — Правила финансового обеспечения, утвержденные Приказом Минтруда России от 14.07.2021 № 467н. В пункте 3 этого документа указано, на что можно потратить деньги, полученные из фонда:

а) проведение специальной оценки условий труда;

б) реализация мероприятий по приведению уровней воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на рабочих местах в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда;

в) обучение по охране труда и (или) обучение безопасным методам и приемам выполнения работ повышенной опасности, в том числе горных работ, а также действиям в случае аварии или инцидента на опасном производственном объекте с отрывом от работы следующих категорий работников:

г) приобретение работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, средств индивидуальной защиты, изготовленных на территории государств — членов Евразийского экономического союза, в соответствии с типовыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты (далее соответственно — СИЗ, типовые нормы) и (или) на основании результатов проведения специальной оценки условий труда, а также смывающих и (или) обезвреживающих средств;

д) санаторно-курортное лечение работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами (исключая размещение в номерах высшей категории);

е) проведение обязательных периодических медицинских осмотров (обследований) работников;

ж) обеспечение лечебно-профилактическим питанием (далее — ЛПП) работников, для которых указанное питание предусмотрено перечнем отдельных видов работ, при выполнении которых работникам предоставляется бесплатно по установленным нормам лечебно-профилактическое питание, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 16 мая 2022 г. № 298н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 30 мая 2022 г., регистрационный № 68627) (далее — Перечень отдельных видов работ);

з) приобретение страхователями, работники которых проходят обязательные предсменные (послесменные) и (или) предрейсовые (послерейсовые) медицинские осмотры, медицинских изделий для количественного определения алкоголя в выдыхаемом воздухе, а также для определения наличия психоактивных веществ в моче, зарегистрированных в установленном порядке;

и) приобретение страхователями, осуществляющими пассажирские и грузовые перевозки, приборов контроля за режимом труда и отдыха водителей (тахографов);

к) приобретение страхователями аптечек для оказания первой помощи;

л) приобретение отдельных приборов, устройств, оборудования и (или) комплексов (систем) приборов, устройств, оборудования, непосредственно предназначенных для обеспечения безопасности работников и (или) контроля за безопасным ведением работ в рамках технологических процессов, в том числе на подземных работах;

м) приобретение отдельных приборов, устройств, оборудования, в том числе компьютерных тренажеров, программного обеспечения, видеофильмов и (или) комплексов (систем) приборов, устройств, оборудования, непосредственно обеспечивающих проведение обучения по вопросам безопасного ведения работ, в том числе горных работ, и действиям в случае аварии или инцидента на опасном производственном объекте и (или) дистанционную видео- и аудиофиксацию инструктажей, обучения и иных форм подготовки работников по безопасному производству работ, а также хранение результатов такой фиксации;

н) санаторно-курортное лечение работников не ранее чем за пять лет до достижения ими возраста, дающего право на назначение страховой пенсии по старости в соответствии с пенсионным законодательством Российской Федерации (исключая размещение в номерах высшей категории);

о) приобретение отдельных приборов, устройств, оборудования и (или) комплексов (систем) приборов, устройств, оборудования, сервисов, систем, непосредственно предназначенных для мониторинга на рабочем месте состояния здоровья работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами;

п) приобретение приборов, устройств, оборудования (приборы, устройства, оборудование стран-членов Евразийского экономического союза, при отсутствии отечественных аналогов — импортных приборов, устройств, оборудования при условии включения соответствующих мероприятий в отраслевые планы импортозамещения), обеспечивающих безопасное ведение горных работ, в рамках модернизации основных производств, в соответствии с перечнем рекомендуемых приборов, устройств, оборудования (приборы, устройства, оборудование стран-членов Евразийского экономического союза, при отсутствии отечественных аналогов — импортных приборов, устройств, оборудования при условии включения соответствующих мероприятий в отраслевые планы импортозамещения), обеспечивающих безопасное ведение горных работ, в рамках модернизации основных производств, утверждаемым Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации;

р) обеспечение бесплатной выдачей молока или других равноценных пищевых продуктов работников, занятых на рабочих местах с вредными условиями труда, установленными по результатам специальной оценки условий труда, при наличии вредных производственных факторов в соответствии с Перечнем вредных производственных факторов на рабочих местах с вредными условиями труда, установленными по результатам специальной оценки условий труда, при наличии которых занятым на таких рабочих местах работникам выдаются бесплатно по установленным нормам молоко или другие равноценные пищевые продукты, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 12 мая 2022 г. № 291н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 30 мая 2022 г., регистрационный № 68624) (далее — Перечень вредных производственных факторов).

Лайфхак. Вспомните, как нас учили читать кредитные договоры, мелкий шрифт. Вот и вы обязательно откройте пункт 3 в актуальной версии этого приказа, чтобы видеть ссылки, при этом вспомните, какие страны входят в ЕАЭС, какие приборы указаны в Перечне импортозамещения, и какие гостиничные номера относятся к высшей категории.

Пример №1. Откройте подпункт «п». В нем есть ссылка на перечень рекомендуемых приборов, утвержденных Минтрудом России.

Перейдя по ссылке, вы попадаете в перечень рекомендуемых приборов в рамках импортозамещения, утвержденных приказом Минтруда России от 23 июня 2022 г. № 373. Например, вы закупили чудесные импортные газоанализаторы, но деньги вам в СФР не возместят, потому что газоанализаторы можно было приобрести в странах ЕАЭС, в рамках импортозамещения.

Не получится получить деньги из СФР если приобретаемые СИЗ были изготовлены не в странах, входящих в ЕАЭС, к которым относятся Россия, Казахстан, Армения, Беларусь, Кыргызстан. Например, вы купили в командировке прозрачную защитную каску, изготовленную в Турции. Турция не входит в ЕАЭС, и каска, даже такая красивая, не может быть надета на ваших объектах, или на объектах подрядчика. Место ей — на вашей даче.

Страны, входящие в Евразийское экономическое сообщество

Пример №2. Вы не сможете получить возмещение средств в том случае, если санаторно-курортное лечение работников, в том числе предпенсионеров, происходило в номерах высшей категории. К ним относятся номера, перечисленные в пункте 6 Положения о классификации гостиниц, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 18 ноября 2020 г. № 1860 — «сюит», «апартамент», «люкс», «джуниор сюит».

На какую сумму возмещения может рассчитывать компания

Работодатель планирует расходы на охрану труда за счет собственных средств. Для этого он составляет План мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, разработанного по результатам спецоценки. На основе этого плана, узнав сумму, на которую он может рассчитывать из Фонда, работодатель составляет План финансового обеспечения предупредительных мер. Затем работодатель относит заявление в Фонд вместе с документами, которые подтверждают намерения о расходовании средств. Чтобы вы ничего не забыли, повесьте на стену схему «Финансовое обеспечение предупредительных мер».

Важно! Если организация имеет непогашенную задолженность по уплате взносов, штрафов, пени на дату подачи заявления в СФР, в приеме заявления откажут.

Пошаговый алгоритм: финансовое обеспечение предупредительных мер

Шаг 1 Расчет суммы возмещения и планирование затрат

Шаг 2 Подача заявления на финансовое обеспечение в СФР — до 1 августа

Шаг 3 Получение согласования от Социального фонда России

Шаг 4 Приобретение необходимого для охраны труда за счет компании

Шаг 5 Подача заявления в СФР на возмещение с актами и платежными поручениями — до 15 декабря

Шаг 6 Получение средств от Социального фонда России

Шаг 7 Отчет Фонду о целевом расходовании средств

Сроки издания приказа о финансовом обеспечении зависят от того, к какой категории относится работодатель:

Сумма начисленных страховых взносов в прошлом году Сроки издания приказа о финансовом обеспечении предупредительных мер или об отказе

до 25 000,0 тыс. рублей включительно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления и полного комплекта документов

свыше 25 000,0 тыс. рублей включительно в течение 15 рабочих дней после согласования проекта решения с Фондом

Чтобы понять, на какую сумму возмещения средств может рассчитывать компания, нужно запросить в бухгалтерии сумму страховых взносов, оплаченных в прошлом году на соцстрахование от несчастных случаев и профзаболеваний.

разместил на федеральном портале проектов НПА проект приказа, которым планируют изменить Правила, утв. приказом Минтруда РФ от 14.07.2021 № 467н. Если документ примут, то работодатели смогут подавать заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер в территориальный орган СФР не до 1 августа, как сейчас, а до 15 ноября. А заявление в СФР о желании использовать средства бюджета — до 1 июня.

Когда Социальный фонд России откажет в возмещении средств

После того, как СФР примет от вас заявление на возмещение, проверит предоставленные документы, сотрудники фонда принимают решение о финансовом обеспечении, или отказывают в нем. Отрицательное решение может быть, если:

Рекомендация от эксперта. Специалистам по охране труда лучше подавать заявление в фонд не 29 июля, а намного раньше, например, в июне. Для этого мероприятия по охране труда, которые вы хотите возместить в СФР, запланируйте не на август или декабрь, а на январь-июнь. В этой ситуации у вас будет время для того, чтобы переделать документы, исправить ошибки и подать заявление заново. Только в том случае, если деньги фонда были уже распределены, можно оставить попытки, но извлечь из этого урок: не тянуть!

Как составить заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер

Бланк заявления на финансовое обеспечение утвержден в приложении № 3 к Приказу ФСС РФ от 07.05.2019 № 237. Срок подачи — до 1 августа текущего календарного года. При подаче заявления на финансовое обеспечение достаточно предъявить в СФР заявление с приложениями о финансовом обеспечении, доверенность лица, который будет подавать в фонд такое заявление, а также договоры на затраты по охране труда.

Образец заявления в СФР о финансовом обеспечении предупредительных мер

Образец плана финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами в 2023 году

Способы подачи документов на возмещение средств из СФР:

➤ Личный прием. Распечатайте документы и принесите их в территориальный орган СФР по месту регистрации компании.

➤ Почтовое отправление. Распечатайте документы и направьте их в территориальный орган СФР по месту регистрации. Сопроводите письмо описью и отправьте с уведомлением. Так вы сможете подтвердить факт и дату отправления.

➤ Через Единый портал госуслуг. Документы отправьте в электронной форме.

➤ Через МФЦ.

Заявление о возмещении произведенных расходов нужно представить в фонд не позднее 15 декабря 2023 года. Бланк заявления приведен в Приложении № 14 к приказу ФСС от 4 февраля 2021 г. № 26. Проверьте актуальность этого бланка на момент подачи заявления на возмещение. К заявлению нужно приложить документы, которые подтверждают их целевое назначение. Тут тоже нужно быть внимательными!

Пример из практики В 2023 году я подала заявление на закупку СИЗ, и когда подавала заявление на возмещение, оказалось, что одни из приобретенных перчаток имели декларацию соответствия, срок которой истекал за день до платежного поручения — 14 июня. Получается, что мы закупили СИЗ, и на момент выдачи их работнику декларация уже была просроченной. Это прямо противоречило абзацу 1 в 221 статье ТК РФ. Поскольку у меня было время — еще только 14 июня, я подождала получения поставщиком новой декларации, и уже тогда успешно подала заявление. Вот так невнимательное отношение к документам заставило меня два раза ездить в фонд, перепечатывать документы. И тогда я сделала еще один вывод: сперва нужно отнести неподписанные документы в фонд, чтобы инспектор их посмотрел, и когда получите отмашку, что все в порядке, подписывайте оригиналы документов у руководителя. Так можно прослыть работником, который не совершает ошибок, и возмещает деньги в фонде с первого раза.

Специалисту по охране труда нужно подготовить и предоставить в СФР документы, подтверждающие запланированные и согласованные с фондом мероприятия. Чтобы вы смогли подготовить все необходимые документы, наши эксперты подготовили сводную таблицу. Она поможет вам ничего не забыть.

После того, как деньги переведут на счет работодателя, по ним нужно будет отчитаться. Для этого используют форму, которая была рекомендована ФСС в своем письме от 05.08.2020 № 02-09-11/12-05-19094. Форма очень простая, экселевский файл на двух листах. При подаче отчета подайте два экземпляра. На одном поставят штамп, и вернут вам. Храните все документы, которые вы передаете в Фонд, если будет проверка, вы должны будете предъявить оригиналы всех документов, которые вы уже предоставили в копиях.

СФР ответил на вопрос, по какой форме заявлять в СФР о возмещении расходов на предупредительные меры.

Пунктом 17 Правил финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами (утв. Приказом Минтруда России от 14 июля 2021 г. № 467н) предусмотрено обращение страхователя в территориальный орган Фонда по месту регистрации с заявлением о возмещении произведённых расходов на оплату предупредительных мер.

Просим сообщить каким нормативным актом утверждена форма Заявления на 2023 год.

Департамент правовой и международной деятельности СФР, рассмотрев обращение компании от 17.08.2023, разъяснил в письме от 8 сентября 2023 г. № 09-20/155048, что форма заявления не утверждена нормативным правовым актом. Рекомендуемая форма заявления о возмещении в 2023 году произведённых расходов на предупредительные меры размещена на официальном сайте СФР в разделе «Дополнительная информация» подразделе «Формы отчётности, бланки» подразделе «Документы, необходимые для рассмотрения вопроса о финансировании предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний работников»

Добавим, что указанная в письме и размещённая на сайте форма заявления о ФОПМ на самом деле приведена в приложении к Административному регламенту предоставления Фондом социального страхования Российской Федерации государственной услуги по принятию решения о финансовом обеспечении предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, утверждённому приказом ФСС Российской Федерации от 7 мая 2019 г. № 23.

Этот Административный регламент является действующим нормативным правовым актом и применять его можно до конца 2023 года.

На этом всё.

Каждая компания ежемесячно перечисляет в Фонд социального страхования определенный процент от фонда заработной платы организации. Это деньги аккумулируются на счетах Фонда и идут на компенсационные выплаты при несчастных случаях на производстве или при выявлении профессиональных заболеваний. Количество отчисляемых средств в Фонд Социального Страхования зависит от наличия (количества) вредных и опасных факторов в организации (ВФ и ОФ соответственно), т.е. в зависимости от «опасности» работ в ФСС могут поступать средства от 0,2 % до 8,5% (максимально возможный % отчислений) отчислений от фонда заработной платы. Ниже приведена небольшая визуальная схема данного механизма.

Если на производстве количество страховых случаев велико, и эта сумма в течение года расходуется практически полностью, то для «офисных» компаний она практически полностью остается в ФСС РФ. Согласно приказу Минтруда России от 14.07.2021 N 467н (ред. от 31.05.2022) (далее — Приказ № 467н) «Об утверждении Правил финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами», работодатель имеет право вернуть до 20% от оставшейся в Фонде суммы, направив их на финансовое обеспечение предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами. Для крупных компаний суммы возмещений из ФСС РФ могут исчисляться миллионами. Но чтобы так сэкономить, важно вовремя и правильно оформить все необходимые документы и знать, на что можно потратить эти средства.

Как вернуть средства из ФСС

Ключевые шаги, которые необходимо предпринять работодателю для компенсации средств, израсходованных на обязательные выплаты:

Очень важным аспектом возмещения средств является срок подачи документов. Документы на возмещение средств ф ФСС подаются до 31 июля текущего года, далее прием документов заканчивается.

Очень важно начать готовить пакет документов заблаговременно (даже если Ваши мероприятия назначены на конец года – проведение медицинского осмотра или специальной оценки условий труда) и подать его как можно раньше – например мае-июне. Данное действие обусловлено возможностью сбора дополнительных документов для ФСС и в этом случае у Вас будет время для их предоставления.

Большинство работодателей предполагает, что начислять пособия они должны, только после поступления средств от соцстраха. Ошибочно их мнение или нет?

Сроки выплат

Периоды выплат сотрудникам различных видов пособий на основании подтверждающих документов регламентируются федеральным законодательством и производятся:

Это обязательные выплаты, которые производятся работодателем независимо от перечислений в ФСС. Отсутствие или несвоевременная выплата данных пособий влечет за собой начисление процентов в размере 1/300 ставки рефинансирования центрального банка РФ от общей суммы пособия за ежедневную просрочку, которые не возмещаются Фондом.

Более того, в соответствии с ч.1 ст.5.27 КоАП РФ такая халатность может обернуться для работодателя штрафными санкциями и проверками инспекционных органов.

Согласно приказу Минтруда России от 14.07.2021 N 467н (ред. от 31.05.2022), работодатель имеет право вернуть до 20% от оставшейся в фонде суммы.

Документальные подробности

Что представляют собой основные документы, подающиеся работодателем для возврата денег из ФСС:

Дополнительная документация

Помимо основных документов соцстрах может затребовать дополнительные сведения:

Формы заявлений для зачета и компенсации денежных средств

Приказом ФСС № 49 от 17.02.2015 утверждено семь форм заявлений по зачету и возмещению денежных средств (от 21-ФСС по 27-ФСС), каждая из которых заполняется на конкретный вид начислений, включая:

Нововведение в 2017 – справка-расчет

На основании приказа Минтруда РФ работодатели, претендующие на возврат денежных средств из ФСС, с 1 января 2017 года будут обязаны, наряду со стандартным пакетом документов предоставлять справку-расчет. Нововведение связано с передачей налоговым органам контроля над страховыми выплатами.