Возврат неиспользованных средств и какие операции по возврату излишне перечисленных средств

Вернуть средства на расчетный счет может потребоваться в трех случаях: допущены ошибки при перечислении денег, нарушены условия договора, возврат денег из кассы. Рассмотрим эти ситуации подробнее.

Возврат излишне перечисленных денежных средств – проводки в этом случае будут иметь свою особую корреспонденцию. О том, как правильно учесть такие средства у их плательщика и у получателя, читайте в нашем материале.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса — довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете?

Вернуть деньги

Если в аккаунте есть балансы по типам услуг, то перед тем, как подать заявление на возврат, переведите все основные средства на основной баланс.

Вернуть неиспользованные деньги при расторжении договора​

Для возврата неиспользованных денег с баланса отправьте заявление на возврат денег по форме, опубликованной на сайте.

К заявлению необходимо приложить:

• для физических лиц ― копию паспорта;
• для юридических лиц ― копию доверенности, если заявление подписывает не генеральный директор.

При возврате остатка денег, внесенных банковской картой, может быть дополнительно запрошена копия выписки из банка по карте, подтверждающая операцию оплаты.

Возврат осуществляется в течение 5 рабочих дней с момента получения документов. Если для проведения платежа банком потребуются дополнительные сведения или документы, мы свяжемся с вами через тикет-систему. Срок осуществления возврата в таком случае будет перенесен и будет исчисляться с момента предоставления запрошенных документов.

Вернуть платеж по банковской карте​

Данный вид возврата доступен только для аккаунтов, оформленных на физические лица.

Для частичного возврата или отмены целого платежа на карту создайте тикет и укажите:

• платежную систему, через которую производился платеж;
• сумму возврата (RUB);

В случае оформления частичного возврата сумма к возврату не должна превышать сумму по осуществленной транзакции.

Вернуть платеж по карте для юридических лиц​

Для возврата платежа заполните заявление по следующему шаблону:

К заявлению приложите копию доверенности, если заявление подписывает не генеральный директор.

При заполнении заявления в графе Номер транзакции укажите номер из квитанции, полученной от процессингового центра Your Payments.

Если письмо с квитанцией утеряно, обратитесь в службу поддержки процессингового центра Your Payments.

Мы произведем отмену вашего платежа через процессинговый центр.

Возврат платежа по карте можно сделать не позднее 6 месяцев со дня осуществления платежа. Карта, с которой осуществлялась оплата, должна быть действительна на момент возврата. Срок зачисления денег на карту будет зависеть от банка-эмитента.
Если карта уже не действует, то возврат необходимо будет осуществлять по стандартной процедуре.

Перечислить деньги третьим лицам​

Возврат денег третьим лицам по просьбе заказчика не осуществляется. Деньги возвращаются лицу, с которым заключен договор (владельцу аккаунта). Исключением являются случаи реорганизации или ликвидации юридического лица, в рамках которых права и обязанности владельца аккаунта могут передаваться третьим лицам в силу закона и/или на основании юридически значимых документов.

Возврат денежных средств путем предъявления претензии

В соответствии со ст. 123 «Устава железнодорожного транспорта Российской Федерации», претензии к перевозчику могут быть предъявлены в течение шести месяцев со дня наступления событий, послуживших основаниями для предъявления претензий.

1. За неиспользованные электронные билеты, приобретенные через Интернет:

Перечисление денежных средств за возврат неиспользованных электронных билетов с электронной регистрацией производится:

– менее чем за 1 час до отправления поезда с первоначальной станции отправления поезда и не более 20 минут после отправления поезда со станции отправления пассажира;

– более 3 часов после отправления поезда со станции отправления пассажира, но не позднее сроков, установленных нормативными документами;

– в случае возврата электронных билетов с электронной регистрацией при предъявлении доверенности, уполномоченным лицом;

– в иных случаях предусмотренных нормативными документами.

В соответствии с пунктом 88 Правил перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа железнодорожным транспортом при возврате неиспользованных электронных билетов взимается сбор за оформление возврата.

Претензии рассматривает филиал, формирования поезда.

Право на предъявление претензий, возникших при оказании услуг по перевозке пассажиров, багажа имеет:

– физическое лицо, достигшее совершеннолетия, персональные данные которого указаны в электронном билете;

– физическое лицо, представляющее по доверенности интересы пассажира либо отправителя багажа;

– физическое лицо, являющееся законным представителем (родителем, опекуном, попечителем, усыновителем) пассажира.

Документы необходимые для подачи претензии:

– заявление (претензия). Претензия поданная физическим лицом, должна содержать:

1) персональные данные заявителя с указанием контактного номера телефона. Если пассажир несовершеннолетний заявление должно быть от имени законного представителя (родителя, попечителя, опекуна, усыновителя) с приложением копии документа подтверждающего право на предъявление претензии (свидетельство о рождении и т.д.).

2) адрес с указанием почтового индекса;

3) описание обстоятельств, послуживших основанием для предъявления претензии;

4) способ перечисления денежных средств в случае удовлетворения заявленных требований: почтовым переводом с указанием адреса и индекса либо банковский счет с указанием номера лицевого счета заявителя и банковских реквизитов (наименование банка, ИНН, КПП, БИК, корреспондентский счет, расчетный счет, № банковской карты, Ф.И.О, получателя);

5) перечень прилагаемых документов;

6) дата, подпись заявителя с расшифровкой.

– оригинал проездного документа (билета) ) или контрольный купон электронного билета из личного кабинета, распечатанный на бумаге формата А4;

– вспомогательный документ с информацией о возврате места и возврата денежных средств, в претензионном порядке;

– надлежаще оформленная доверенность и документ, удостоверяющий личность уполномоченного лица в случае возврата электронных билетов с электронной регистрацией лицом, фамилия которого не указана в электронном билете.

2. За неиспользованные групповые проездные документы:

Возврат денежных средств за неиспользованные проездные документы (билеты) для проезда организованных групп детей (школьников) и их сопровождающих, приобретенные по групповым заявкам за наличный расчет, производится по предъявлении в билетную кассу возврата руководителем группы письменного заявления с указанием места жительства и номера документа, удостоверяющего его личность.

В остальных случаях возврат денежных средств за проездные документы (билеты) для проезда организованных групп пассажиров (детей, школьников), приобретенные по групповой заявке по безналичному расчету или за наличный расчет (кроме детей и школьников), производится в претензионном порядке при предъявлении следующих документов:

– письма организации, с указанием причины возврата проездных документов, количества сдаваемых мест, полных реквизитов банка (наименования банка, расчетного счета, корреспондентского счета, КПП, ИНН, БИК), номера лицевого счета;

– доверенности, заверенной руководителем организации, в случае возврата проездных документов лицом, фамилия которого не указана в проездном документе (билете);

– оригинала проездного документа (билета);

– вспомогательный документ с информацией о возврате места.

Подать претензию можно при возврате проездных документов в билетной кассе или направить по адресу: 195027, г. Санкт-Петербург, улица Магнитогорская, д. 23, корп. 1, лит А, каб. 408, Северо-Западное железнодорожное агентство – структурное подразделение Северо-Западного филиала АО «Федеральная пассажирская компания».

3. За неиспользованные проездные документы, восстановленные взамен испорченных, утраченных проездных документов:

По восстановленным вследствие утраты (порчи) проездным документам возврат денег производится перевозчиком при наличии на проездном документе отметки о времени обращения пассажира в билетную кассу с заявлением о возврате билета. Возврат денег по восстановленным вследствие утраты проездным документам производится после прибытия поезда, в который был оформлен проездной документ, на станцию назначения и подтверждения факта несовершения поездки в претензионном порядке.

Перечень документов, необходимых для рассмотрения претензии:

– заявление (претензия). Претензия, поданная физическим лицом, должна содержать:

• персональные данные заявителя с указанием контактного номера телефона. Если пассажир несовершеннолетний заявление должно быть от имени законного представителя (родителя, попечителя, опекуна, усыновителя) с приложением копии документа подтверждающего право на предъявление претензии (свидетельство о рождении и т.д.).
• адрес с указанием почтового индекса;
• описание обстоятельств, послуживших основанием для предъявления претензии;
• способ перечисления денежных средств в случае удовлетворения заявленных требований: почтовым переводом с указанием адреса и индекса либо банковский счет с указанием номера лицевого счета заявителя и банковских реквизитов (наименование банка, ИНН, КПП, БИК, корреспондентский счет, расчетный счет, № банковской карты. Ф.И.О, получателя);
• перечень прилагаемых документов;
• дата, подпись заявителя с расшифровкой.

– оригинал проездного документа (билета);

– вспомогательный документ с информацией о возврате места в претензионном порядке;

4. За неиспользованные или частично неиспользованные проездные документы вследствие болезни пассажира в случае отказа от продолжения поездки после остановки в пути следования:

При проезде в поездах дальнего следования пассажир имеет право продлевать срок действия проездного документа (билета) в случае болезни в пути следования на время болезни, подтвержденной документами лечебного учреждения, возобновлять действие проездного документа (билета) на другой поезд при условии доплаты стоимости плацкарты вследствие опоздания на поезд в течение 5 суток с момента отправления поезда, на который приобретен проездной документ (билет), или получать обратно стоимость проезда за вычетом стоимости плацкарты за непроследованное расстояние в случае отказа от поездки.

– оригинал проездного документа (билета) или контрольный купон электронного билета из личного кабинета, распечатанный на бумаге формата А4;

– вспомогательный документ, подтверждающий возврат места (при выплате денег за неиспользованный/частично неиспользованный проездной документ);

– документ из лечебного учреждения (если операция возврата произведена вследствие болезни пассажира, то к заявлению обязательно прикладывается копия документа из лечебного учреждения с указанием даты начала и окончания болезни);

– акт начальника поезда о снятии пассажира с поезда в следствии болезненного состояния.

Образец заявления на возврат денежных средств за неиспользованные проездные документы

Выплата денежной компенсации путем предъявления претензии

1. В случае задержки отправления поезда или за опоздание поезда на железнодорожную станцию назначения:

В случаях задержки отправления поезда или его опоздания на железнодорожную станцию назначения, за исключением перевозок в пригородном сообщении, пассажир вправе в течение 45 дней предъявить претензию об уплате штрафа, при условии предъявления проездного документа.

Уплата штрафа производится перевозчиком в размере 3% стоимости проезда за каждый полный час задержки, но не более чем в размере стоимости проезда. При этом задержка отправления или опоздания поезда менее чем на 1 час в расчёт не принимается.

Уплата пассажиру штрафа по бесплатным проездным документам не производится, а по проездным документам (билетам), оформленным со скидкой, производится исходя из уплаченной стоимости проезда.

Пассажир также вправе потребовать возмещения иных причиненных ему убытков в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Претензии, рассматривает филиал, формировавший пассажирский поезд и указанный в проездном документе.

• персональные данные заявителя с указанием контактного номера телефона. Если пассажир несовершеннолетний заявление должно быть от имени законного представителя (родителя, попечителя, опекуна, усыновителя) с приложением копии документа подтверждающего право на предъявление претензии (свидетельство о рождении и т.д.).
• адрес с указанием почтового индекса;
• описание обстоятельств, послуживших основанием для предъявления претензии;
• способ перечисления денежных средств в случае удовлетворения заявленных требований: почтовым переводом с указанием адреса и индекса либо банковский счет с указанием номера лицевого счета заявителя и банковских реквизитов (наименование банка, ИНН, КПП, БИК, корреспондентский счет, расчетный счет, № банковской карты, Ф.И.О, получателя);
• перечень прилагаемых документов;
• дата, подпись заявителя с расшифровкой.

Образец заявления на выплату штрафа за опозднание поезда дальнего следования

2. В случае опоздания скоростного поезда «Невский экспресс»:

При опоздании скоростного поезда «Невский экспресс» на станцию назначения пассажира, расположенную на территории РФ, установлена выплата денежной компенсации в следующих размерах:

– за опоздание от 30 до 60 минут (включительно) – 25% стоимости проезда (билет и плацкарта);

– за опоздание от 61 до 120 минут (включительно) – 50% стоимости проезда (билет и плацкарта);

– за опоздание более 121 минуты 100% стоимости проезда (билет и плацкарта).

Выплата денежной компенсации пассажирам за опоздание скоростного поезда «Невский экспресс» производится только по проездным документам, оформленным в билетных кассах на территории РФ.

Выплата денежной компенсации пассажирам за опоздание скоростного поезда «Невский экспресс» не производится, если опоздание произошло вследствие обстоятельств непреодолимой силы, устранения угрожающей жизни или здоровью пассажиров неисправности технических транспортных средств, возникшей не по вине ОАО «РЖД» и (или) АО «ФПК», либо вследствие иных не зависящих от ОАО «РЖД» и (или) АО «ФПК» обстоятельств.

В претензии необходимо указать:

ФИО (полностью), серию и номер паспорта, дату его выдачи, наименование органа выдавшего паспорт, дату и место рождения, адрес регистрации по месту жительства (с указанием индекса), гражданство, государство проживания, номер телефона, адрес электронной почты, ИНН пассажира, в случае согласия включения дохода ребенка (иждивенца), детей (иждивенцев) в виде денежной компенсации в доход законного уполномоченного представителя – его (их) ФИО (полностью) и дату рождения, а также номер поезда, вагона, места, дату отправления, номер проездного документа или электронного билета, адрес или расчетный счет с банковскими реквизитами и номер банковской карты для перечисления денежной компенсации за опоздание поезда.

Заполненную претензию и проездной документ (в том числе электронный) пассажир может передать проводнику в поезде или направить в структурное подразделение Северо-Западного филиала АО «ФПК» следующими способами:

– лично в г. Москва – старшему билетному кассиру Ленинградского вокзала;

– лично в г. Санкт-Петербург – старшему билетному кассиру Московского, Ладожского, Финляндского, Витебского вокзалов;

– лично или по почте в отдел по претензионной работе Северо-Западного железнодорожного агентства по адресу: 195027 г. Санкт-Петербург, улица Магнитогорская, д. 23, корп. 1, лит А, каб. 408. Режим работы отдела по претензионной работе: пн., вт., ср., чт.- с 08:30 до 17:30, пт. – с 08:30 до 16:30, обеденный перерыв – с 12:30 до 13:30. По возникшим вопросам с отделом по претензионной работе можно связаться по телефонам (812)436-01-49, (812)436-01-15.

Сумма компенсаций, выплачиваемая пассажирам за опоздание скоростных поездов сверх норм, установленных законодательством Российской Федерации, подлежит обложению НДФЛ (налог на доходы физических лиц).

Образец заявления на выплату компенсации при опоздании скоростного поезда «Невский экспресс»

3. В случае опоздания скоростных поездов АО «ФПК»

За опоздание скоростных поездов АО «ФПК» на станцию назначения пассажира, расположенную на территории Российской Федерации, установлена выплата денежной компенсации в следующих размерах:

– за опоздание от 30 до 60 минут (включительно) – 25 % стоимости проезда (билет и плацкарта);

– за опоздание от 61 до 120 минут (включительно) – 50 % стоимости проезда (билет и плацкарта);

– за опоздание более 121 минуты – 100 % стоимости проезда (билет и плацкарта).

выплата денежной компенсации пассажирам за опоздание скоростных поездов АО «ФПК» производится только по проездным документам, оформленным на веб-ресурсах, в билетных кассах и транзакционных терминалах самообслуживания на территории Российской Федерации;

Выплата денежной компенсации пассажирам за опоздание скоростных поездов АО «ФПК» на станцию назначения пассажира, расположенную на территории Российской Федерации не осуществляется, если опоздание произошло вследствие обстоятельств непреодолимой силы, неисправности технических транспортных средств, возникшей не по вине ОАО «РЖД» и (или) АО «ФПК», либо иных не зависящих от ОАО «РЖД» и (или) АО «ФПК» обстоятельств.

В претензии необходимо указать: ФИО (полностью), серию и номер паспорта, дату его выдачи, наименование органа, выдавшего паспорт, дату и место рождения, адрес регистрации по месту жительства (с указанием индекса), гражданство, номер телефона, адрес электронной почты, государство проживания, в случае согласия включения дохода ребенка (иждивенца) или детей (иждивенцев) в виде денежной компенсации в доход законного уполномоченного представителя – его фамилию, имя, отчество (полностью) и дату рождения, а также номер поезда, вагона, места, дату отправления, номер проездного билета, адрес фактического проживания, расчетный счет с банковскими реквизитами, номер банковской карты для перечисления денежной компенсации за опоздание поезда.

Претензия и проездной документ (в том числе электронный) через начальника поезда или пассажиром передается в филиал формирования поезда.

Образец заявления на выплату компенсации при опоздании скоростных поездов АО «ФПК»

Подать претензию при возврате проездных документов на поезда формирования Северо-Западного филиала можно в билетной кассе или направить по адресу: 195027 г. Санкт-Петербург, улица Магнитогорская, д. 23, корп. 1, лит А, каб. 408. Северо-Западное железнодорожное агентство.

Консультационную помощь по возврату денежных средств в претензионном порядке можно получить по телефону 8(812)436-01-15, (812)436-01-49.

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее количества рабочих дней, утвержденных в организации, с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 требование о сдаче отчета в течение 3 рабочих дней отменено.

Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

Пример такого документа вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Проводки при возврате от контрагента ошибочно перечисленного платежа

У плательщика сумма, переведенная не тому контрагенту или перечисленная в большем объеме, тоже попадает на счет 76: Дт 76 Кт 51 (52) или Дт 76 Кт 60 (если исправить проводку, сделанную по платежному поручению, уже нельзя).

Возврат неверно перечисленных денежных средств от контрагента в проводках выразится как Дт 51 (52) Кт 76. По валютному платежу здесь также потребуется учесть курсовую разницу, величина которой будет отнесена либо в дебет, либо в кредит счета 91 (Дт 91 Кт 76 или Дт 76 Кт 91).

Если же в отношении ошибочного платежа принимается решение о зачете его в счет оплаты поставки в рамках уже существующих с контрагентом взаимоотношений, то платеж, учтенный на счете 60, за счет внутренней проводки просто поменяет аналитику. При этом возникнет возможность учета НДС в вычетах как по авансовой оплате, так и по поставке.

Варианты ошибок, требующих возврата денег, и их последствия

В отношениях между контрагентами возможны ошибки в перечислении денежных средств, связанные:

• с неверным выбором контрагента при формировании платежного поручения;
• указанием неправильной суммы оплаты;
• отражением в назначении платежа реквизитов несуществующего во взаимоотношениях документа.

Подобные ошибки могут быть выявлены любой из сторон, но потребуют обязательного письменного выражения инициативы плательщика средств на совершение действий, осуществляемых в связи с их исправлением.

В ряде ситуаций ошибка может быть исправлена путем корректировки назначения платежа, если, например, между контрагентами существуют взаимоотношения поставщик — покупатель, в счет которых может быть учтена ошибочно переведенная сумма (или платеж с неверно указанным назначением).

Образец письма контрагенту об уточнении или изменении назначения платежа вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Исправление через корректировку платежа не может быть применено, если с получателем средств отсутствуют актуальные соглашения о взаимодействии.

Вне зависимости от того, по какой причине платеж сочтен сделанным безосновательно, учет его как у плательщика, так и у получателя осуществляется по одним и тем же алгоритмам с учетом того, что для этих двух сторон проводки при возврате ошибочно перечисленных денежных средств окажутся зеркальными.

Поскольку ошибочные перечисления, подлежащие возврату, не имеют связи с расчетами, выполняемыми между поставщиками и покупателями, НДС по ним не выделяется ни к оплате, ни в вычетах. Однако если расчеты ведутся в валюте, то могут возникать относимые в доходы/расходы курсовые разницы. Получателю средств при их возврате в назначении платежа в платежном документе следует отразить информацию о том, что этим платежом осуществляется возврат ошибочно перечисленных ему денежных средств, и дать ссылку на реквизиты документа, в котором плательщик выразил просьбу вернуть ему деньги.

Если же ошибка исправляется путем учета переведенной суммы в счет оплаты по другому договору поставки, то учитываться она будет в обычном для взаимоотношений поставщик — покупатель порядке с осуществлением необходимых операций по НДС.

Если вам нужно вернуть покупателю деньги из кассы, сначала посмотрите, что говорят о возврате эксперты КонсультантПлюс:

Если у вас нет доступа к правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Выплата денежной компенсации путем предъявления претензии

– заявление пассажира, (если пассажир несовершеннолетний заявление должно быть от имени законного представителя (родителя, попечителя, опекуна, усыновителя) с приложением копии документа подтверждающего право на предъявление претензии (свидетельство о рождении и т.д.), в котором необходимо указать: причину предъявления претензии, Ф.И.О. полностью, домашний адрес (в т.ч. почтовый индекс), контактный телефон, банковские реквизиты для перечисления денежных средств на расчетный счет.

– справка о задержке или опоздании поезда, выдаваемая в справочном бюро вокзала.

– вспомогательный документ, подтверждающий возврат места (при выплате денег за неиспользованный проездной документ).

Образец заявления на выплату штрафа за опоздание поезда дальнего следования

2. В случае опоздания скоростных поездов АО «ФПК»:

Подать претензию при возврате проездных документов на поезда формирования Московского филиала можно в билетной кассе или направить по адресу: 107140, г. Москва, Комсомольская пл., д. 4а, стр. 2, Московское железнодорожное агентство.

Неверно адресованные деньги поступили на расчетный счет

У получателя средств, на расчетный счет которого ошибочно поступили деньги, проводка, отражающая поступление неидентифицируемых средств, будет сделана в момент привязки платежного документа к счетам бухучета.

Относится подобная сумма в дебет счета 76, и делается это проводкой Дт 76 Кт 51 (52).

Соответственно, при возврате ошибочного платежа на расчетный счет контрагента проводка окажется обратной: Дт 51 (52) Кт 76. Курсовая разница при возврате валюты отразится проводкой Дт 91 Кт 76 или Дт 76 Кт 91.

Если же в отношении отраженного как ошибочный платежа возникнет решение об учете его в счет оплаты за будущую или уже состоявшуюся продажу товаров (выполнение работ, оказание услуг), то на основании письменной информации, полученной от плательщика, будет сделана запись Дт 62 Кт 76 с вытекающими отсюда последствиями в отношении НДС.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Возврат денежных средств путем предъявления претензии

– заявление пассажира (доверенного лица) фамилия, которого указана в электронном билете, (если пассажир несовершеннолетний заявление должно быть от имени законного представителя (родителя, попечителя, опекуна, усыновителя) с приложением копии документа подтверждающего право на предъявление претензии (свидетельство о рождении и т.д.), в котором необходимо указать: причину предъявления претензии, Ф.И.О. полностью, домашний адрес (в т.ч. почтовый индекс), контактный телефон, банковские реквизиты для перечисления денежных средств на расчетный счет.

– оригинал проездного документа (билета) (при наличии);

Подать претензию можно при возврате проездных документов в билетной кассе или направить по адресу: 107140, г. Москва, Комсомольская пл., д. 4а, стр. 2, Московское железнодорожное агентство.

– документ из лечебного учреждения.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

• Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
• Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
• Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
• Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Деньги перечислены ошибочно

Такое может произойти, если неверно заполнены реквизиты получателя в платежном поручении. Например, указан один поставщик вместо другого. Компания или ИП, которые получили деньги по ошибке, не смогут оставить их себе: гражданское законодательство приравнивает подобное к незаконному обогащению (ст. 1102 ГК РФ).

О том, что произошла ошибка, может сообщить контрагент, который не получил оплату. Или бухгалтерия организации − владелец счета обнаружит это в выписке банка, когда будет отражать операции в учете. После того, как ошибка найдена, получателю денег необходимо отправить письмо о возврате средств на расчетный счет. К письму следует приложить копию платежки с отметкой банка об исполнении.

Письмо о возврате можно написать в произвольной форме, но в нем обязательно должны быть такие составляющие:

• данные для точной идентификации операции − дата, номер платежного поручения, сумма, назначение платежа;
• банковские реквизиты для возврата денег;
• предупреждение об ответственности в случае невозврата.

Обнаруженная ошибка должна отразиться в учете: задолженность нужно перенести на компанию или ИП, которым по ошибке отправлены деньги. После возврата денег на расчетный счет бухгалтер сделает корректировки.

Пример письма о возврате денежных средств:

Если получатель, которому деньги перечислены по ошибке, не вернет их, придется обратиться в суд. Письмо послужит доказательством того, что владелец счета принимал необходимые меры для возврата денег.

Поставщик нарушил условия договора

Нестыковки в поставках могут возникнуть разные:

• товар ненадлежащего качества;
• объем поставки не соответствует указанному в документах;
• работы не выполнены в полном объеме.

Но суть рабочей ситуации всегда одинакова: покупатель (заказчик) должен заплатить поставщику (исполнителю) меньше, чем изначально установлено договором. И если предоплата сделана в размере 100 %, деньги следует вернуть.

В договоре может быть не прописано, как оформлять документы в случае, если нарушены условия сделки. Тогда можно использовать такой алгоритм:

• Если есть расхождения по количеству товаров, нужно внести исправления в накладную. Составить акт о расхождении по количеству и качеству в произвольной форме или используя форму ТОРГ-2. Если качество соответствует договору, достаточно акта.
• Указать в акте выполненных работ объем, который принят, и новую сумму.
• Уведомить продавца официальным письмом и приложить исправленный акт по материалам, товарам, работам, услугам.
• Согласовать с поставщиком уменьшение стоимости сделки, возврат части предоплаты или зачет этой суммы при следующих оплатах товаров, работ, услуг.

Если сделка разовая, то выбора у продавца нет, он должен перечислить деньги покупателю. Если же продавец отказывается признать, что нарушил договор или не собирается возвращать деньги, оформляется претензия на его имя. В суд нужно обратиться только после того, как варианты с досудебным урегулированием исчерпаны. Иначе судьи могут отказать в рассмотрении исков. На практике должнику бывает проще и дешевле согласиться с претензией и урегулировать задолженность, чем проходить через судебные инстанции.

Совет! Возврат денег на расчетный счет — процедура несложная, если получатели и поставщики решают вопрос в досудебном порядке. Рекомендуется держать платежи под контролем и проверять выписку банка ежедневно. При заключении договоров фиксируйте порядок документального оформления на случай нарушения условий.

Возврат средств на расчетный счет из кассы

Даже если организация применяет безналичные расчеты с поставщиками и покупателями, она может получать деньги в кассу. И в таком случае возврат также не исключен. К примеру, неиспользованных наличных, полученных из банка на различные выплаты —, зарплаты, стипендии, пособия. Или подотчетных сумм.

Для возврата на расчетный счет кассир или другой уполномоченный сотрудник передают деньги инкассаторам либо отвозят в банк. Поступление денег из кассы на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером на имя кассира или того работника, который передавал деньги инкассаторам либо отвозил в банк.

При подготовке к инкассации кассир должен собрать наличные в сумку, заполнить и приложить к ней ведомость, накладную и квитанцию. Инкассатор, получив деньги, расписывается на квитанции и ставит оттиск штампа.

Текст подготовила Елена Галичевская, эксперт «СКБ Контур»

Как правильно отчитаться, если сотрудник расплатился корпоративной картой

Как уволить работников во время эпидемии и не нарушить закон

Как вести себя с контрагентом, который вам должен: 5 стадий

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

• Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
• Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».

Итоги

Все действия с платежом, перечисленным контрагенту по ошибке, совершаются при наличии письменного указания об их сути со стороны плательщика. При этом средства могут быть зачтены в счет расчетов по имеющимся взаимоотношениям. В учете и у получателя, и у плательщика сумму ошибочного платежа отражают на счете 76. В корреспонденции с этим счетом у обеих сторон будет показано движение денежных средств по возврату: Дт 76 Кт 51 (52) — у возвращающей стороны, Дт 51 (52) Кт 76 — у получателя возвращаемых средств. Налоговых последствий возврат ошибочного платежа не имеет.

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.