Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) в “1С:Бухгалтерии 8” :: Электронный документооборот

Что обычно включает в себя настоящий упд: заполняем правильно

Составляют ее из двух частей, как уже говорилось выше. В печатном виде это будет обведено жирной рамочкой.

Чтобы бумага соответствовала требованиям и содержала следующие данные:

• наименование;
• название юрлица-составителя;
• дата, когда был составлен, и его номер;
• как отражается факт хозоперации;
• стоимость и объем объектов;
• подписи всех ответственных людей с их должностями, чтобы можно было быстро их идентифицировать;
• основание каждой сделки.

Обязательные строчки для документа, если он будет выступать в первом статусе:

• платежка, к которой его нужно составить;
• сумма акциза;
• ставка налога;
• код страны, в которой был произведен продукт;
• название государства кратко;
• номер декларации.

От цифры статуса будет зависеть дата и нумерация файла. Важно помнить, что ФНС предъявляет требования и проверяет порядок нумерации.

Что это за документ — упд, что с ним делать и его расшифровка

Так называется бумага, которая объединяет функционал счет-фактуры и первички. Налоговой службой закреплена рекомендованная форма, как должен выглядеть и что содержать такой бланк. Но стоит помнить, что это — рекомендуемый вид.

Каждая компания может видоизменить некоторые поля при условии, что все они будут содержаться на листе. Организация может модернизировать блоки, дополнив своей информацией, которую они считают необходимой.

Важно закрепить формат в учетной политике и каждый раз использовать одинаковый тип с такими строчками:

• наименование;
• дата составления;
• содержание;
• измеритель;
• лица, которые отвечают за правильную подготовку.

Форма, которая рекомендуется ФНС — одна из возможных при передаче продукции и имущественных прав. Определено, что некоторые реквизиты обязательны, но он не содержит исчерпывающего списка из значений, которые необходимо включить. Поэтому стороны могут фиксировать свои дополнительные имущественные права, вписывать операции.

Что собой представляет упд?

Сама аббревиатура УПД расшифровывается как «универсальный передаточный акт». Фактически, УПД — это особый счет-фактура, который отличается от других наличием дополнительных реквизитов и рядом отличительных черт. В частности, в него входят составляющие от:

Центр обучения «Клерка» приглашает на бесплатный вебинар о новшествах в ФСБУ и ПБУ — все самое важное обсудим с экспертом 5 октября. Записывайтесь.

Преимущество использования УПД в том, что этот документ может заменить собой одновременно несколько других. Используется в качестве первички, может являться законным основанием для определения объема вычетов по сделкам, а также — для признания конкретных расходов.

Единственным обязательным условием для начала использования УПД является фиксация этого факта в учетной документации компании. При этом начать применение документа можно абсолютно с любого момента, не нужно дожидаться какой-либо конкретной даты или окончания определенного периода.

Начало формирования

Пользоваться упрощенным передаточным документом реально с любого момента. Предприятию разрешается задействовать как ту форму, которая рекомендована ФНС, так и ту, что они создадут сами. Им разрешено спроектировать собственный вид при условии, что в нем будут все необходимые реквизиты.

В первую очередь следует привести ее в соответствие с форматом, по которому заполняется СФ. Затем нужно закрепить разработанный шаблон в учетной политике. А если имеющаяся рекомендованная налоговой не устраивает, то допускается полностью переработать ее.

УПД — это первичный документ, очередность и образец заполнения которого должен знать ответственный сотрудник. Какие положения необходимо помнить:

• кто составляет бумагу и в каком количестве экземпляров;
• как заполняются строки, кто и что должен указывать;
• в какие сроки следует проставлять значения для определенных полей;
• что нужно прописывать представителям покупателя и не трогать продавцам.

Предупреждать поставщиков, клиентов и других контрагентов необязательно, обычно они не против новой системы, никаких рисков для них это не несет, если все оформлено верно. Но им может оказаться сложно сразу заполнить первые бланки. Поэтому мы советуем уладить все вопросы заранее.

Есть один нюанс — печать каждая фирма проставляет по своему усмотрению, можно этого не делать. Важно только определиться и формировать все одинаково.

Можно также создавать все типовые отгрузочные документы и УПД через специальные торговые программы. С их помощью не только печатаются файлы на подпись принимающей стороне, но и организуется весь документооборот.

Как распечатать УПД?

Печатная форма бланка универсального передаточного документа за поставщика добавлена в программу 1С:Бухгалтерия 8 (базовая версия), начиная с версии 3.0.71. Распечатать УПД за поставщика можно из документов:

·        Поступление (накладные, акты)

Рис. 3 Печать УПД из документа «Поступление (накладные, акты)»

·        Поступление доп. расходов

Рис. 4 Печать УПД из документа «Поступление доп. расходов»

·        Возврат товаров от покупателя

Рис. 5 Печать УПД из документа «Возврат товаров от покупателя»

·        Выкуп предметов лизинга

Рис. 6 Печать УПД из документа «Выкуп предметов лизинга»

·        Отчет комиссионера о продажах (на сумму вознаграждения комиссионера)

Рис. 7 Печать УПД из документа «Отчет комиссионера о продажах»

·        Поступление НМА

Рис. 8 Печать УПД из документа «Поступление НМА»

·        Счет-фактура полученный

Рис. 9 Печать УПД из документа «Счет-фактура полученный»

В печатной форме УПД ФИО руководителя и главного бухгалтера контрагента необходимо внести в ручном режиме.

Для более старых версий конфигурации, чтобы не вносить изменения в программу, можно подключить внешнюю печатную форму. Делается это через раздел «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки».

Рис. 10 Путь к подключению внешней печатной формы в старых версиях решения 1С:Бухгалтерия предприятия

Ставим галочку напротив «Дополнительные отчеты и обработки» и переходим по одноименной ссылке справа от галки.

Рис. 11 Как перейти в раздел «Дополнительные отчеты и обработки» в старых версиях программы 1С:Бухгалтерия предприятия?

Нажимаем кнопку «Добавить из файла» и указываем файл.

Рис. 12 Добавление формы УПД из файла в старых версиях решения 1С:БУХ

В итоге, мы имеем возможность подключить дополнительную печатную форму. Но стоит учитывать, что функционал расширения может перестать работать при переходе на более новые платформы в связи с изменением разработчиками режима «Свойства основной конфигурации».

Новые версии программы позволяют упростить ведение документооборота. Вы можете самостоятельно выбрать для себя схему применения УПД в 1С 8.

Специалист компании «Кодерлайн»

Любовь Старыгина

Бухгалтерские, созданные в электронном формате документы, сокращенно упд

Этот формат имеет отличия от стандартного вида, он бывает:

• односторонним, в котором только один xml-файл, где есть подпись и информация о продавце;
• двусторонним, в этом случае внутри одного файла содержатся данные о продающей и покупающей стороне, их подписи.

Подписывают его лица, уполномоченные на это. Если разные люди отвечают за СФ и первичку, то строк будет несколько — по числу МОЛ.

Обязательно прописывать, какой статус имеет человек:

• сотрудник;
• работник организации, которая составляет файл продавца;
• член другой фирмы, при активации этого варианта следует вписать данные в поле «Основание полномочий»;
• уполномоченное физлицо.

Основные отличия между бумажной и электронной формами заключается в том, что второй тип имеет больше преимуществ и использовать его в современных реалиях намного удобнее.

Как минимум его проще отправлять клиенту — не придется тратить средства на курьеров или другие методы доставки. Скорость обмена значительно вырастает, не нужны расходники — бумага, краска для принтера, место для хранения. Ничего не теряется и процент ошибок близится к нулю.

Стоит интегрировать систему ЭДО, если организация планирует развиваться и наращивать продажи. Обратитесь в «Клеверенс», чтобы подобрать софт для выполнения и оптимизации ваших задач.

Как исправить ошибки в упд

Конечно, в процессе деятельности любой фирмы регулярно происходят спорные ситуации и случайности, из-за которых специалист пишет неправильно. Документ можно скорректировать, если это делать правильно. В таблице ниже мы приводим особенности исправлений.

Стоит помнить, что возможные помарки, описки, ошибки следует исследовать со стороны налоговой проверки. То есть недопустимо оставлять зачеркивания в полях, относящихся к информации о сторонах, сути сделки, содержании, ставке налога или его сумме.

Какие документы заменяет упд

УПД может заменить следующие виды документов:

• акт приема-передачи основных средств (ОС-1), выполненных работ (оказанных услуг);
• накладную на отпуск материалов М-15, ТОРГ-12;
• счет-фактуру.

Таким образом, один УПД может заменить целый комплект документации:

1. Накладная акт.
2. Накладная счет-фактура.
3. Акт счет-фактура.
4. Накладная счет-фактура акт счет-фактура.

УПД могут применять любые юрлица и ИП. Система налогообложения и форма собственности значения не имеют.

Сервис МойСклад — все, что нужно для учета и торговли. Документы легко заполнить онлайн, напечатать или отправить контрагентам прямо из сервиса.

Попробовать МойСклад бесплатно

Какие изменения стоит учесть в 2021?

Основная часть всех нюансов, связанных с особенностями составления и применения УПД, четко зафиксирована в письме ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.2021. Фактически, именно там закреплено, что форма заполнения данного документа является свободной. Есть рекомендованный вариант, но он не обязателен.

Однако есть один важный нюанс. Составляющей частью УПД является стандартный счет-фактура, который должен быть заполнен в соответствии со всеми нюансами и с учетом всех изменений. Как раз для счета-фактуры существует установленная форма, актуальность которой следует проверять. Именно поэтому в 2021 году при заполнении УПД стоит учесть некоторые изменения.

В связи с тем, что с 8 июля 2021 вводится система прослеживания товаров, обновлены формы счетов-фактур. Изменения начали действовать с 1 июля 2021 г. Появляются новые реквизиты, которые должны быть учтены при заполнении УПД точно так же, как и при заполнении обычного счета-фактуры.

Однако бояться изменений не стоит: реальное нововведение только одно. В счете-фактуре появляется строка 5а, которая называется «Документ об отгрузке N п/п». Соответствующее изменение стоит учесть при заполнении УПД. Но есть исключения: данное изменение касается исключительно плательщиков НДС, которые используют УПД со статусом «1».

Также к нововведениям можно отнести строку 8, которая появилась в счетах-фактурах и, соответственно, в УПД. В данной строке фиксируется идентификатор государственного контракта. Это изменение также актуально не для всех, а, соответственно, только для тех, кто работает с государственными контрактами с присвоенными идентификаторами.

Эти идентификаторы позволяют упростить процесс контроля отгрузки товаров и предоставления услуг, которые имеют отношение к средствам, полученным из федерального бюджета авансовых средств.

Они в индивидуальном порядке присваиваются госконтрактам, которые либо имеют отношение к работе с оборонным заказом, либо напрямую финансируются из бюджетных источников. Эти идентификаторы являются уникальными. Всем, кто не имеет никакого отношения к работе с госконтрактом, достаточно поставить прочерк в строке 8.

Особенности составления формы упд и заполнения документа

ФНС не устанавливает никаких жестких стандартов в отношении формы УПД. Любая компания может составить свой вариант, ориентируясь на предложенные стандарты и соблюдая нормы, касающиеся счетов-фактур (если в этом есть необходимость).

Можно по собственной инициативе вносить все необходимые блоки, чтобы максимально полно вести учет данных. Обязательным также является соблюдение таких норм:

Все остальные моменты носят исключительно рекомендательный характер. Безусловно, в документе в обязательном порядке должна быть зафиксирована базовая информация по типу его наименования, даты составления, подробного содержания, ответственных за заполнение лиц.

Одним из главных преимуществом УПД является его мультифункциональность, благодаря которой становится возможно регулировать по собственному усмотрению содержание документа. В него можно включать:

При фиксации информации о проводимых операциях следует ориентироваться на стандарт, который является типичным для счетов-фактур. Как правило, описание любой информации производится по подобному образцу:

Как правило, УПД включает в себя типичные для учетной документации блоки. Это позволяет любому бухгалтеру легко разобраться в специфике его заполнения, ориентируясь на предложенный налоговой образец, и понять целесообразность дополнения УПД какими-либо данными.

Получение от покупателя информации об оформляемой сделке

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель
по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры (УПД). Как уже было отмечено выше, в данном
случае наличие такого документа сторонами сделки не предусмотрено (рис. 1).

Кроме того, при реализации товаров и оказании услуги по доставке продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой
сделке (рис. 4).

Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.

После получения от оператора ЭДО информации покупателя об оформляемом факте хозяйственной жизни обмен электронным УПД будет завершен.

В документе “Реализация (акт, накладная)” и в документе “Счет-фактура выданный” в информационной строке появятся
статусы “ЭДО завершен” (рис. 30).

Рис. 30

В форме “Электронные документы” (Таблице состояния) будет отражена вся информация о состоянии и движении всех электронных
документов (рис. 31).

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (УПД (информация продавца), подтверждений, извещений, УПД (информации покупателя))
с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по соответствующей активной строке в форме списка.

Рис. 31

После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки (рис. 32).

Перейти в режим просмотра можно:

Рис. 32

Формирование, подписание и отправка упд

Если организация ООО “Одежда и обувь” по согласованию с контрагентом ООО “Стиль” применяет электронный УПД с функцией
счета-фактуры и первичного учетного документа (утв. приказом ФНС России от
24.03.2021 № ММВ-7-15/155@), то для оформления операций отгрузки товаров и оказания транспортных услуг, облагаемых НДС, ей необходимо
выполнить следующие настройки.

1. Если организация применяет по всем договорам со всеми контрагентами новый формат УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного
документа, то нужно в профиле настроек ЭДО (раздел Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами
– гиперссылка Профили настроек ЭДО) на закладке “Виды электронных документов” (рис. 1):

Рис. 1

2. Если организация в отношении одного контрагента выставляет отдельно первичные документы и счета-фактуры, а в отношении другого контрагента применяет УПД
в качестве счета-фактуры и первичного учетного документа, то ей необходимо выполнить соответствующие настройки по каждому конкретному
контрагенту в форме “Настройка ЭДО” (раздел Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с
контрагентами – гиперссылка Настройки ЭДО) (рис. 2):

• указать в поле “Контрагент” соответствующего контрагента из списка тех, кто присоединен к ЭДО;
• перейти в расширенный режим настройки, выполнив команду Включить расширенный режим настройки ЭДО из списка доступных команд,
  открываемого по кнопке Еще;
• далее на закладке “Исходящие электронные документы” выполнить настройки, как указано в п. 1. Автоматически эти настройки
  будут продублированы и для входящих электронных документов на закладке “Входящие электронные документы”.

Рис. 2

3. Если организация в отношении одного и того же контрагента по одним договорам выставляет отдельно первичные документы и счета-фактуры, а по другим договорам
применяет УПД в качестве счета-фактуры и первичного учетного документа, то ей необходимо выполнить соответствующие
настройки в форме “Настройка ЭДО” по данному контрагенту в разрезе каждого договора (раздел Администрирование – Обмен
электронными документами – подраздел Обмен с контрагентами – гиперссылка Настройки ЭДО) (рис. 3):

• указать в поле “Контрагент” соответствующего контрагента из списка тех, кто присоединен к ЭДО;
• указать в поле “Договор контрагента” соответствующий договор с этим контрагентом;
• перейти в расширенный режим настройки, выполнив команду Включить расширенный режим настройки ЭДО из списка доступных команд,
  открываемого по кнопке Еще;
• на закладке “Исходящие электронные документы” выполнить настройки, как указано в п. 1. Автоматически эти настройки будут
  продублированы и для входящих электронных документов на закладке “Входящие электронные документы”.

Рис. 3

Перед формированием УПД в электронной форме необходимо создать и провести документ учетной системы “Реализация (акт, накладная)”
(рис. 4), а также документ “Счет-фактура выданный” (рис. 7) (раздел Продажи – подраздел Продажи).

Поскольку по договору организация ООО “Одежда и обувь” с помощью УПД оформляет и операцию отгрузки товаров, и операцию оказания услуги
по доставке товаров покупателю (письмо ФНС России от 23.09.2021 № ЕД-4-15/17910),
то для одновременного отражения этих операций в программе целесообразно использовать документ учетной системы “Реализация (акт, накладная)”
с видом операции “Товары, услуги, комиссия” (рис. 4).

В этом случае на закладке “Товары” будет отражена операция отгрузки товаров покупателю, а на закладке “Услуги” – операция
оказания услуги по доставке товаров покупателю.

Рис. 4

Для того, чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно
оформить свершившиеся факты хозяйственной жизни, нужно последовательно перейти по гиперссылкам “Подписи” и “Доставка”
(рис. 4) и заполнить открывшиеся формы.

По гиперссылке “Подписи” документа учетной системы “Реализация (акт, накладная)” можно открыть дополнительное окно для указания
уточняющей информации об участниках операции с целью автоматического заполнения соответствующих строк УПД (рис. 5):

• в поле “Представитель” можно, при необходимости, указать сведения о лице, уполномоченном подписывать документ со стороны покупателя,
  а в полях “На основании”, “Доверенность №” и “от”, а также “Кто выдал” – основания его полномочий. Эти
  поля заполняются, как правило, при самовывозе товаров;
• в поле “Отпуск произвел” – сведения о лице, совершившем отгрузку товаров, для заполнения строки [10] УПД;
• в поле “Ответственный за оформление (для УПД)” – сведения о лице, ответственном за правильность оформления факта хозяйственной
  жизни (п. 6 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2021 № 402-ФЗ),
  для заполнения строки [13] УПД. Однако, в настоящий момент заполнять эти сведения нецелесообразно, так как программа автоматически укажет в
  качестве ответственного то лицо, которое будет подписывать этот электронный УПД по квалифицированному сертификату ключа проверки электронной подписи.

Рис. 5

По гиперссылке “Доставка” документа учетной системы “Реализация (акт, накладная)” можно открыть дополнительное
окно для указания:

• уточняющей информации о транспортировке груза (если указание таких сведений предусмотрено сторонами сделки и (или) целесообразно
  исходя из условий договора) для заполнения строки [9] УПД;
• сведений об иных документах, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД (например, о паспортах, сертификатах соответствия и
  т.п.), для заполнения строки [12] УПД.

При заполнении дополнительных сведений о доставке необходимо учитывать
следующее:

• если доставка товара осуществляется силами самого продавца, то при
  установленном флажке для значения “Перевозка автотранспортом” заполняются поля “Автомобиль”, “Водитель”, “Груз”,
  которые используются для формирования транспортной накладной.
  В этом случае в строке [9] УПД автоматически указываются реквизиты транспортной накладной, которые совпадают с номером и датой УПД.
  При необходимости внесения в строку [9] УПД иной
  дополнительной информации также заполняется поле “Сведения о транспортировке
  (для УПД)”;
• если доставка товара осуществляется силами стороннего перевозчика, то
  при простановке отметки “Другой” заполняются поля “Перевозчик” и “Сведение о транспортировке (для УПД)”.
  Эти сведения будут полностью
  перенесены в строку [9] УПД.

Поэтому при доставке товаров силами продавца следует проставить флажок для значения “Перевозка автотранспортом” и заполнить
сведения о марке и номере автомобиля, о водителе, а также, при необходимости, указать вид упаковки, массу нетто/брутто груза и т.д. (рис .6).

Рис. 6

До начала формирования электронного УПД в документе “Реализация (акт накладная)” гиперссылка в строке, отражающей текущее
состояние электронного обмена, будет содержать информацию “ЭДО не начат” (рис. 4)

Для создания счета-фактуры на отгруженные товары и транспортную услугу необходимо нажать на кнопку Выписать счет-фактуру
внизу документа “Реализация (акт, накладная)” (рис. 4). При этом автоматически создается документ
“Счет-фактура выданный”, а в форме документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру.

В новом проведенном документе “Счет-фактура выданный” (рис. 7), который можно открыть по гиперссылке, все поля будут заполнены
автоматически на основании данных документа “Реализация (акт, накладная)”:

• в строке “Документы-основания” будет стоять гиперссылка на соответствующий документ реализации;
• в поле “Код вида операции” будет указано значение “01”, которое соответствует отгрузке (передаче) товаров
  (работ, услуг), имущественных прав согласно Приложению
  к приказу ФНС России от 14.03.2021 № ММВ-7-3/136@;
• в строке “Сумма:” будет указано, что суммы для регистрации в журнале учета (“из них в журнале:”) равны нулю,
  так как с 01.01.2021 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени, (экспедиторами, застройщиками),
  не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
• в табличной части будут указаны реквизиты платежно-расчетного документа на поступившую сумму предоплаты (при ее наличии);
• в строке “Составлен” будет стоять отметка на значении “В электронном виде”;
• в поле “Выставлен (передан контрагенту)” до отправки электронного документа и получения подтверждения оператора будет
  отсутствовать дата выставления.

До начала формирования электронного УПД в документе “Cчет-фактура выданный” гиперссылка в строке, отражающей текущее состояние
электронного обмена, будет содержать информацию “Требуются действия с нашей стороны”.

Рис. 7

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного документа необходимо:

• открыть документ “Реализация (акт, накладная)” или документ “Счет-фактура выданный”;
• выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 8).

Рис. 8

Сформировать электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы “Электронные документы” (Таблицы
состояния) (рис. 9), которая открывается по гиперссылке строки стояния электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из
списка команд, открываемого по кнопке ЭДО документов “Реализация (акт, накладная)” или “Счет-фактура выданный”
(рис. 8).

Рис. 9

Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов “Текущие дела ЭДО” (раздел Администрирование –
подраздел Сервис или раздел Руководителю – подраздел Сервис, или раздел Продажи – подраздел Сервис),
выбрав соответствующий документ “Реализация (акт, накладная)” или “Счет-фактура выданный” из папки “Создать”
и выполнив команду Утвердить и подписать (рис. 10).

Перейти в список документов “Текущие дела ЭДО” можно из документа “Реализация (акт, накладная)”, выполнив команду
Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 8).

Рис. 10

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить
электронный документ из документа “Реализация (акт, накладная)” или документа “счет-фактура выданный”
(рис. 8)

или Утвердить и подписать из списка “Текущие дела ЭДО” (рис. 10)
программа подготовит подписанный электронный УПД для отправки. Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный
электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать электронный УПД можно по кнопке Подписать и отправить, выбрав соответствующий документ из папки “Подписать”
списка “Текущие дела ЭДО”, в которую сформированный электронный документ будет автоматически переложен (рис. 11).

Рис. 11

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы
“Документы на подпись”, в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел
Администрирование – подраздел Электронные документы – гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю –
подраздел Электронные документы – гиперссылка Документы на подпись).

Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 12).

Рис. 12

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть
список предназначенных для подписания документов “Документы на подпись по сертификату”. В списке можно выбрать и отметить флажком
определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 13).

Рис. 13

В случае, если необходимо только сформировать электронный УПД, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом
на подписание, то из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, следует выбрать команду Создать электронный документ
(рис. 8).

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование – гиперссылка Обмен электронными
документами) в разделе “Обмен с контрагентами” в строке “Отложенная отправка электронных документов” отсутствует флажок, то
подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 14).

Рис. 14

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться из папки “Отправить”
списка документов “Текущие дела ЭДО” по кнопке Отправить (рис. 15).

Рис. 15

Также отправить сформированный и подписанный электронный УПД можно:

• по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование – подраздел Сервис);
• из формы “Электронные документы” (Таблицы состояния) при выполнении команды Отправить в поле “Действия с нашей
  стороны” или команды Отправить и получить электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 16).

Рис. 16

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными
документами с контрагентами (раздел Администрирование – гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 17).

Рис. 17

Из формы “Электронные документы” (Таблицы состояния) (рис. 16) можно также:

• получить подробные сведения о движении электронного УПД и связанных с ним документов, а также о действиях, которые уже выполнены и должны
  быть выполнены в дальнейшем всеми участниками обмена;
• просмотреть содержимое электронного УПД, дважды щелкнув по активной строке (рис. 18).

Рис. 18

На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД можно получить информацию о статусах и подписях электронного документа
(рис. 19), а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Рис. 19

Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить электронный документ в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке
Еще, можно сохранить электронный УПД вместе с электронной подписью.

Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку
документов “На контроле” формы списка документов “Текущие дела ЭДО” (рис. 20).

Рис. 20

После отправки электронного УПД продавец ожидает:

После формирования, подписания и отправки УПД в документе “Реализация (акт, накладная)” в строке состояния будет содержаться
информация “Ожидается подтверждение отправки” (рис. 21).

Рис. 21

До получения подтверждения оператора ЭДО в документе “Счет-фактура выданный” будут отсутствовать флажок и дата
выставления в строке “Выставлен (передан контрагенту)”, а в информационной строке будет указано, что “Требуются
действия со стороны других участников” (рис. 22).

Рис. 22

В форме “Электронные документы” (Таблице состояния) в графе “Ожидаем от других участников” также будет указано,
что от других участников ожидаем “Подтверждения отправки” (рис. 23).

Рис. 23

Электронный упд

Организации и ИП, которые уже перешли на электронный документооборот (ЭДО) по собственной инициативе или обязаны его использовать по закону (реализация маркированных или прослеживаемых товаров), могут применять электронную форму УПД.

Электронный формат документа ФНС утвердила приказом от 08.04.2021 № ММВ-7-15/176@.

Электронные УПД бывают трех видов:

• счет-фактура;
• первичный документ;
• счет-фактура первичный документ.

МойСклад позволяет легко и просто обмениваться УПД через систему ЭДО.

Попробовать МойСклад