Зачем нужен аудит бизнес процессов

Цели и методы аудита

Аудит организации проводится с целью оценки того, насколько правомерно отражаются в отчетах результаты различных финансовых операций. Такая проверка бухгалтерской отчетности компании осуществляется независимыми экспертами с выдачей заключения о ее достоверности.

Что такое аудиторские услуги

Аудиторские услуги включают в себя проверки и сопутствующие виды работ. Аудиторская проверка представляет собой целый комплекс мероприятий, включающий сбор, оценку, анализ аудиторских доказательств, а также выражение аудиторской оценки в виде заключения (в случае проведения обязательной проверки) либо подготовки отчета о достоверности данных, эффективности и корректности деятельности компании и выдачи рекомендаций по устранению возможных сложностей.

Необходимость в аудиторской проверке

Необходимость в аудиторской проверке может возникнуть после смены главного бухгалтера, при смене собственника предприятия либо состава его учредителей.

Виды аудита

Аудит может быть как обязательным, так и инициативным. Обязательный аудит компании должны проходить согласно законодательству РФ.

Критерии обязательного аудита

К примеру, к таким организациям относятся застройщики, госкорпорации, а также акционерные общества и компании, чья выручка за предыдущий год превысила 400 млн рублей.

Цель аудита

В случае проведения обязательного аудита основная цель аудиторской проверки – получение аудиторского заключения и предоставление его заинтересованным лицам, а также направление этого документа в контролирующие и надзорные органы.

Образец целей аудита

Когда аудит инициирован самой компанией, его проводят ради выполнения задач, поставленных руководством или собственником аудируемой организации.

Виды аудиторских проверок

В зависимости от проверяющей стороны аудит предприятия может быть внутренним, который проводится специалистами штатной аудиторской службы или штатным аудитором, если такой сотрудник имеется в наличии в данной организации, либо внешним, который осуществляется сторонними аудиторскими фирмами или отдельными специалистами-аудиторами по договору.

Типы аудита

Также различают комплексный аудит, подразумевающий проверку корректности составления финансовой документации и ведения расчетов за год, и выборочный, при котором эксперт анализирует отдельный участок либо документы за определенный период.

По типу проверки можно выделить:

• Внешний аудит
• Внутренний аудит
• Налоговый аудит
• Финансовый аудит

В зависимости от решаемых задач аудит подразделяется на:

• Операционный аудит
• Системный аудит
• Финансовый аудит
• Налоговый аудит

К общим видам аудиторских услуг относятся:

• Составление отчетности
• Проверка документации
• Ревизионный контроль

Также можно назвать виды аудиторских услуг, относящиеся к категории узкоспециализированных:

• Аудит персонала
• Аудит информационных технологий
• Аудит закупок

Методы аудита

В зависимости от поставленных целей и задач в рамках договоренностей с аудируемой компанией, эксперты собирают и исследуют показатели ее деятельности с помощью различных методов.

Также в процессе аудиторских проверок независимые эксперты используют такие приемы, как:

• Анализ финансовых отчетов
• Проверка документов и актов
• Интервьюирование сотрудников

Этапы аудиторской проверки

В завершение материала разберем, из каких этапов состоит проведение аудита:

1. Планирование аудита
2. Сбор информации и анализ
3. Проверка документации
4. Формирование отчета

Материал оказался полезным? Оставьте почту и мы пришлем его в формате .pdf

Что такое аудит бизнес-процессов?

Что такое аудит бизнес-процессов? Когда проводить аудит бизнес-процессов? Какие бывают виды бизнес-процессов? Как проводить аудит бизнес-процессов? Как цифровые инструменты могут помочь в аудите бизнес-процессов? Как проводить аудит бизнес-процессов в условиях возросших рисков? На что нужно обратить внимание в ходе аудита бизнес-процессов? Какие риски могут возникать при проведении аудита бизнес-процессов? По каким показателям определить эффективность аудита бизнес-процессов?

Согласно исследованию, в 2023 году в рамках внутреннего аудита российские компании основную долю времени уделяли именно операционным рискам – об этом сообщили 30% респондентов. При этом самыми популярными направлениями, где внутренний аудит принес наибольшую пользу для организации, стали повышение эффективности системы внутреннего контроля (48%), совершенствование или реинжиниринг бизнес-процессов (34%) и сокращение затрат (12%).

В данном материале мы рассмотрели, для чего современной компании нужен аудит бизнес-процессов, как и когда его проводить и по каким критериям можно судить о его эффективности.

Типы бизнес-процессов

Бизнес-процессы могут быть разделены на несколько типов:

1. Производственные процессы: производство продукта или предоставление услуг.
2. Продажи: процессы, связанные с продажей продукции или услуг компании.
3. Логистика: процессы, отвечающие за поставку продукции и управление складами.
4. Сервисная и гарантийная поддержка: процессы, обеспечивающие обслуживание клиентов и решение гарантийных вопросов.

Поддерживающие процессы

1. HR: процессы по управлению персоналом.
2. Маркетинг: процессы по продвижению продукции или услуг.
3. PR: процессы по работе с общественностью и репутацией компании.
4. Бухгалтерский учет: процессы по финансовому управлению.
5. Закупки: процессы по закупке необходимых ресурсов.
6. Юридическое сопровождение: процессы по юридическому обеспечению деятельности компании.
7. Обеспечение безопасности: процессы по обеспечению безопасности сотрудников и активов компании.

Управляющие процессы

1. Стратегические процессы: процессы, определяющие стратегию развития компании.
2. Тактические процессы: процессы, определяющие тактику достижения целей компании.
3. Операционные процессы: процессы, обеспечивающие повседневное управление компанией.

Постоянные процессы улучшения

1. Работа над улучшением удовлетворенности клиентов.
2. Повышение качества продукта.
3. Оптимизация производственных процессов.

Проведение аудита бизнес-процессов

Аудит бизнес-процессов включает в себя следующие шаги:

1. Определение целей аудита: установление основных целей и задач проверки бизнес-процессов.
2. Сбор информации: анализ документации, проведение интервью с сотрудниками, наблюдение за рабочим процессом.
3. Оценка эффективности: анализ полученной информации на предмет соответствия поставленным целям и задачам аудита.
4. Разработка рекомендаций: разработка предложений по оптимизации бизнес-процессов и улучшению их эффективности.
5. Подготовка отчета: подготовка отчета об аудите с описанием выявленных проблем и предложенных рекомендаций.

Эффективный аудит бизнес-процессов позволяет выявить проблемные места в деятельности компании и разработать план действий по их устранению и оптимизации.

Этапы внутренней проверки организации

Существует несколько этапов внутренней проверки организации:

Подготовительный этап

• Определение целей и разработка плана действий
• Выбор проблемных областей и определение задач
• Создание пошагового плана работы
• Определение источников информации и инструментов для ее сбора

Сбор информации

Анализ эффективности бизнес-процессов

Подготовка отчета и выработка рекомендаций

Аудит бизнес-процессов

Как правило, аудит проводится внутренними силами компании или с привлечением внешних консультантов. В случае привлечения внешних консультантов, важно участие экспертов со стороны заказчика, которые знают особенности работы внутри компании. Внешний консультант часто более мотивирован.

Аудит может проводиться различными методами, включая интервьюирование сотрудников, изучение документации, наблюдение за работой и анализ данных.

Как цифровые инструменты могут помочь в аудите бизнес-процессов?

Согласно исследованию, два года назад российские компании применяли различные цифровые инструменты для анализа данных и управления. Основные использованные инструменты были Microsoft Office (преимущественно Excel) и Power BI. Однако около половины респондентов не использовали специальное ПО для автоматизации аудита.

Современные цифровые инструменты могут значительно повысить качество проверки и анализа бизнес-процессов. Они позволяют использовать данные из системы бизнес-аналитики как триггер для аудита и лучше спланировать точечную проверку в компании. Цифровые инструменты также помогают собрать предварительную информацию перед началом аудита.

Как проводить аудит бизнес-процессов в условиях возросших рисков?

Советы:

1. Будьте внимательны к деталям и следите за изменениями
2. Используйте современные цифровые инструменты для анализа данных
3. Привлекайте экспертов для более полного понимания процессов
4. Регулярно обновляйте методы аудита и следите за тенденциями в области бизнес-аналитики

В определенных случаях, учитывая динамику изменений внешних экономических и геополитических факторов, некоторые эксперты рекомендуют скорректировать стандартные подходы к аудиту бизнес-процессов (анализ данных учета, сравнение фактического состояния с внутренними регламентами и т.д.). Это связано с тем, что слишком продолжительный «классический» анализ может привести к быстрой потере актуальности полученных данных и выводов.

Несколько практических советов, как оптимизировать аудит, провести его быстрее и более «точечно»

Проведение аудита бизнес-процессов может быть связано с определенными рисками. В большинстве случаев эти риски касаются персонала и отношения сотрудников к аудиту.

Это приводит к искажению результатов, что, в свою очередь, делает невозможным понять истинную суть проблемы и принять эффективное управленческое решение. Также эксперты выделяют риски, связанные с нарушением независимости внутренней аудиторской службы, что тоже приводит к недостоверным результатам проверки.

По каким показателям определить эффективность аудита бизнес-процессов?

Главные показатели эффективности аудита — результативные рекомендации, которые приводят к сокращению издержек, оптимизации управления или повышению качества продукции или услуг компании. Оценка эффективности проверки может строиться на различных показателях, например ROI (возврат инвестиций), выполнение плановых задач, уровень удовлетворенности сотрудников и клиентов.

Как отмечают эксперты, многие руководители пренебрегают качеством «ревизии» бизнес-процессов, зачастую проводя его лишь формально, что неизбежно приводит к снижению эффективности всей компании, которая лишается возможности объективно оценивать свою деятельность. Эффективный, «зрелый» аудит должен включать:

Проверка, включающая в себя указанные компоненты, поможет не только выявить главные «болевые точки», но и повысить эффективность тех или иных бизнес-процессов исходя из собранной информации. Например, даст возможность увидеть, насколько действия сотрудников отличаются от регламентов, сравнить различные подразделения компании и понять, на чем следует сфокусироваться для повышения эффективности и соответствия корпоративным стандартам.

Анализ эффективности всех процессов организации давно стал основой для устойчивого роста и развития компании в условиях постоянно меняющегося рынка и растущих требований клиентов. Поэтому проведение аудита бизнес-процессов следует рассматривать как неотъемлемую часть успешного управления компанией.

Аудит информационной безопасности – комплекс мер, направленных на анализ и оценку уровня защищённости IT-инфраструктуры бизнеса от угроз разного характера. Он играет важную роль в процессе разработки и оптимизации защиты ИТ-ландшафта и может затрагивать отдельные устройства, серверы, программное обеспечение.

Принято выделять внутренний и внешний аудит. Внутренний проводится систематически своими силами – в процессе участвуют сотрудники специального департамента компании. Внешний – специализированными сертифицированными компаниями, эксперты которых дают объективную компетентную оценку. Внутренние проверки ориентированы на самоконтроль, а внешние – на выявление несоответствий процессов ИБ нормам законодательных актов и международных практик.

Следование рекомендациям, разработанным по результатам внутреннего и внешнего аудитов, повышает уровень информационной безопасности предприятия, а значит обеспечивает непрерывность бизнес-процессов компании. Аудит ИБ позволяет исключить попытки взлома системы злоумышленниками и, соответственно, избежать финансовых потерь и нанесения ущерба репутации.

Когда необходим аудит информационной безопасности?

Внутренний аудит выявляет несоответствия и уязвимости в системе инфобезопасности внутри компании. Он «обнажает» недочёты в системе управления, которые становятся причиной утраты данных и материальных средств. Специалисты компании самостоятельно выявляют слабые звенья в системе и устраняют их.

Внешний аудит информационной безопасности даёт независимую оценку уровня защищённости и проводится, как правило, после инцидентов или для проверки соответствия законодательным нормам Российской Федерации. В частности, он решает следующие задачи:

По результатам аудита сертифицированные специалисты создают детальный отчёт, в котором описывают обнаруженные уязвимости и дают практические рекомендации по их устранению.

При каких обстоятельствах требуется?

Плановая внутренняя проверка — сложная многоэтапная процедура. Порядок и особенности проведения внутреннего аудита ИБ прописаны во внутренней документации предприятия. Проверка может проводиться каждый день или по предварительно разработанному плану департаментом информационной безопасности. В мероприятиях задействованы ключевые ресурсы отделов ИБ и руководителей аудируемых направлений.

Ежедневно процедуру выполняют инженеры, ответственные за использование ИТ-инфраструктуры, сотрудники департаментов ИБ, отдела защиты активов компании. Их задача – мониторить изменения параметров конфиденциальности, целостности и доступности информации. Каждый делает это в своей зоне ответственности и обязан вносить данные для исключения негативных последствий.

Внешний аудит является обязательным для предприятий финансовой сферы – банковских, кредитных и некредитных организаций, АО и государственных компаний, деятельность которых регулируется ФЗ №187 «О безопасности критической информационной инфраструктуры РФ».

Проверка по ФЗ №152 «О персональных данных» выявляет несоответствия процессов инфобезопасности бизнеса нормам и стандартам, прописанным на законодательном уровне. Предприятия, которые входят в национальную платёжную систему, проверяют инфосистемы и организационно-распорядительную документацию на соответствие нормам, регламентированным ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001. Он соответствует международному стандарту ISO/IEC 27001.

Внешний аудит также проводят, если:

Внешняя проверка информационной безопасности эффективна при условии его регулярного проведения. Она позволяет контролировать бизнес-процессы предприятия и создаёт фундамент для их модернизации согласно нормам закона и требованиям рынка.

Что входит в аудит ИБ?

Аудит безопасности инфосистем предприятия – это поэтапный процесс, который начинается с инициирования процедуры ответственными сотрудниками и завершается детальным отчётом. Собранную во время аудита информацию изучают и разрабатывают на ее основе практические рекомендации.

Запуск проверки системы информационной безопасности

Процедура инициирования требует решения таких организационных вопросов, как:

В инструкциях о проведении внутреннего аудита прописывают пункт, обязывающий сотрудников содействовать проверяющему.

Этап сбора сведений для аудита ИБ

Этап сбора информации для анализа — сложный и длительный, т.к. могут отсутствовать некоторые документы, и проверяющему нужно взаимодействовать с сотрудниками компании. Дать объективную оценку состояния ИБ на предприятии можно лишь при наличии следующих сведений:

Зная принципы работы информационной системы, аудитор может определить её потенциальные риски и предъявляемые к ней требования безопасности. Информация о структуре нужна, чтобы понять механизмы обеспечения безопасности на каждом уровне.

Анализ собранных сведений

Для анализа сведений применяют разные методы. При выборе учитывают подходы проверки:

По результатам анализа проверяющий разрабатывает рекомендации, в которых учитывает все особенности инфосистемы предприятия. Они являются конкретными, экономически обоснованными и доступными к реализации в каждом отдельном случае.

Практический анализ информационной безопасности предприятия

Проверка информационной безопасности – процедура, которая даёт оценку уровня защищённости IT-инфраструктуры на практике. Для этого специалисты в сфере информационной безопасности:

Оценка соответствия 152-ФЗ о персональных данных

Во время аудита на соответствие нормам ИБ, регулируемым федеральным законом «О персональных данных», специалист изучает регламенты, инструкции, положения и политики компании. Анализируются бизнес-процессы по работе с личными данными, меры организационного и технического характера по обеспечению их безопасности.

Аудит СУИБ

Аудит системы управления информационной безопасностью (СУИБ) проводится в соответствии с государственным стандартом Р ИСО/МЭК 27001 и учитывает особенности структуры и направлений работы компании. В процессе анализируются действующие алгоритмы безопасности:

Учитывая результаты анализа защищённости системы ИБ можно организовать её таким образом, чтобы максимально соответствовать действующим стандартам: GDPR (Общие правила защиты данных), ISO (Международная организация по стандартизации), PCI-DSS (Стандарт безопасности данных индустрии платёжных карт).

Внутренний аудит информационной безопасности

Внутренняя проверка ИБ – комплекс мероприятий, которые входят в IT-проверку. Её цель – обнаружить уязвимости, несоответствия и слабые места в системе безопасности бизнеса. Ряд мер внутреннего аудита осуществляется ежедневно специалистами компании, которые обязаны контролировать работу системы.

Внутренний аудит инфобезопасности проводится систематически и требует подготовки. Она заключается в предварительном согласовании процедуры. В процессе разрабатывают план, в котором по пунктам определяют весь процесс:

Способы проведения внутреннего аудита информационной безопасности: документальный, комбинированный, технический или в виде учений. На период проведения полномочия проверяющих могут быть расширены для проверки сотрудников или данных высокой степени защищённости.

Внутренний аудит определяет правильность организации процессов ИБ бизнеса. К примеру, выявляет учётные записи уволенных сотрудников. Незаблокированные записи позволяют им зайти в информационную систему компании и украсть конфиденциальные сведения.

Внутренний аудит позволяет:

Проводят внутренний аудит, как правило, специалисты, которые создавали IT-структуру компании. Предвзятое отношение к проверке отражается на результатах — в отчёте система информационной безопасности надёжно защищена, что не всегда соответствует действительности. Отсюда риск возникновения инцидентов с серьёзными последствиями в виде финансовых и репутационных потерь.

Регулярность проведения внутреннего аудита каждая компания определяет сама. Оптимальное решение – ежеквартальные проверки.

Внешний аудит ИБ

Внешний аудит информационной безопасности является независимым, а потому более эффективным, обеспечивающим объективную оценку. Его проводят специализированные компании, которые располагают соответствующей лицензией. При выборе аудитора учитывают опыт работы, деловую репутацию и базу клиентов. Их положительные отзывы – наилучшее подтверждение профессионализма. Так, «Онланта» руководствуется международными стандартами, методологией управления ИТ COBIT и библиотекой инфраструктуры ИТ ITIL, гарантирует заказчикам конфиденциальность информации и соответствие требованиям Федерального закона «О персональных данных». Соблюдение вышеперечисленных условий – must-have для любого аутсорсера, который предлагает услуги внешнего аудита ИБ.

Виды внешнего аудита инфобезопасности

Выделяют разные способы проведения внешнего аудита. В зависимости от потребностей предприятия и законодательных норм их задействуют по отдельности или одновременно. Выделяют:

Независимые аудиторы выявляют потенциальные риски утечек сведений и сбои в работе систем по защите данных, анализируют СУИБ на предмет устойчивости к кибератакам, в том числе при помощи их имитации. Таким образом проверяют:

Имитация атаки (pentest) – это взлом системы, исключающий повреждение информации или сбои в её функционировании. По сути, аудитор играет роль злоумышленника, который старается обойти систему защиты или взломать её. По результатам Pentest формируют отчёт, в котором перечисляют выявленные уязвимости и рекомендации по их устранению.

Цель такого подхода – дать оценку рискам взлома системы и прогноз последствий и потерь при успешности атаки. Тест – неотъемлемая составляющая внешнего аудита ИБ. Он необходим для того, чтобы определить время, оборудование, инструменты, количество и уровень подготовки взломщиков. Таким образом можно определить эффективность защиты системы ИБ бизнеса с точки зрения хакеров. В процессе выявляют участки, которым нужно уделить особое внимание, поскольку взлом может произойти через них.

Подготовка и проведение внешнего аудита ИБ

Этапы проведения внешнего аудита информационной безопасности бизнеса:

Внешний аудит рекомендуется проводить каждый год, но лучше – каждые полгода. Для того чтобы правильно определить срок, нужно учитывать задачи бизнеса и влияние инфобезопасности на его функционирование. Главная ценность внешнего аудита инфобезопасности заключается в том, что компания получает независимую комплексную объективную оценку состояния системы и её соответствия законодательным нормам.

Учитывая полученные рекомендации, можно улучшить качество, эффективность и стабильность работы IT-инфраструктуры, минимизировать риски, оптимизировать затраты на техподдержку и сделать выгодные инвестиции в развитие инфосистемы бизнеса. Систематические внешние проверки помогут установить, сохранить и поддерживать порядок в IT-инфраструктуре путём наименьших затрат.