7 неизбежных этапов при проведении закупок

Содержание
  1. Систематизация потребностей
  2. Составление договора
  3. Процесс управления закупками
  4. Оценка и выбор внешних поставщиков
  5. Выполнение требований
  6. Управление внешними поставщиками
  7. Тип и степень управления
  8. Информация, предоставляемая внешним поставщикам
  9. Управление закупками в 1С:ERP
  10. Администрирование договора
  11. Список задач, назначенных для контроля за выполнением условий договоров
  12. Подготовка документации
  13. Что можно добавить в качестве полезных комментариев?
  14. Работа с предложениями поставщиков
  15. Стоит еще отметить несколько моментов:
  16. Этап – завершение обязательств
  17. Закупочное управление
  18. Управление закупками
  19. Сопоставление предложение и выбор победителей
  20. Технологии процессного управления
  21. Задачи управления закупками
  22. Как достичь грамотной организации закупок?
  23. Шаг 1. Выявление потребности
  24. Шаг 2. Анализ запасов
  25. Шаг 3. Отбор поставщика
  26. Шаг 4. Обеспечение контроля над выполнением заказа
  27. Шаг 5. Приемка и проверка товара
  28. Шаг 6. Документальное сопровождение
  29. Часто встречающиеся ошибки при управлении закупками
  30. Ключевые аспекты для успешного функционирования
  31. Постановка задачи
  32. Уровень компетенции и численность персонала
  33. Техническое задание для подразделения закупок
  34. Денежная мотивация
  35. Сроки формирования отдела закупок
  36. Эффективные подходы и методы
  37. Приобретение товара в одной партии
  38. Получение товаров по мере необходимости

Систематизация потребностей

Этот этап еще называют планированием, но планирование — слишком широкое понятие.

Планирование играет важную роль в повышении эффективности закупок, однако сами способы планирования зависят от отрасли. Так, в торговле очень многое построено на верном прогнозировании потребительского спроса.

Систематизация потребностей звучит точнее, поскольку речь идет именно об универсальной процедуре сбора и систематизации данных о закупках. Основным инструментом такой систематизации являются либо заявка на проведение закупки, либо заказ поставщику.

Собирайте и оформляйте потребностей по единой стандартной процедуре в Comindware Управление закупками.

В нашем блоге уже размещена большая статья о планировании на основе заявок, поэтому отсылаем читателя к ней, а здесь проговорим лишь несколько неочевидных моментов:

Составление договора

Финальный текст договора складывает по формуле:

Условия закупщика + условия поставщика + результаты переговоров = условия договора.

Вообще данный этап чисто процедурный, он строится на взаимодействии различных отделов организации и контрагентов. Некоторые компании только из-за одного этого этапа пытаются целиком проводить закупки в системе электронного документооборота.

На то есть несколько объективных причин:

  • Снижение временных затрат на оформление документов
  • Уменьшение вероятности ошибок при составлении договора
  • Более простой контроль и отслеживание статуса договора

Несколько слов стоит сказать об ЭТП. ЭТП фактически выступают в роли провайдера ЭДО во время договорной работы. Это ускоряет подписание договора, делает процесс более прозрачным. Однако ЭТП не автоматизируют внутренний документооборот компании, что и вынуждает внедрять СЭД для автоматизации других этапов закупок, хотя логичней использовать SRM.

Стандартный элемент любой СЭД — электронная карточка договора

Процесс управления закупками

В целом, требования стандарта ИСО 9001:2015 не сильно меняют типовой процесс закупок. Состав функций управления закупками от реализации этих требований, также, не расширяется. Выполнение требований системы качества позволяет упорядочить деятельность по закупкам и гарантировать, что приобретаемые ресурсы будут соответствовать потребностям организации.

Все требования по управлению закупками представлены в стандарте ИСО 9001:2015 в разделе 8.4 Управление процессами, продукцией и услугами, поставляемыми внешними поставщиками.

Подраздел 8.4.1 Общие положения

Организация должна обеспечить соответствие процессов, продукции и услуг, поставляемых внешними поставщиками, требованиям.

Организация должна определять средства управления, применимые для процессов, продукции и услуг, поставляемых внешними поставщиками, в тех случаях, когда:

a) продукция и услуги от внешних поставщиков предназначены для включения их в состав продукции и услуг, предлагаемых самой организацией;

b) продукция и услуги поставляются внешними поставщиками напрямую потребителю(ям) от имени организации;

c) процесс или его часть выполняется внешним поставщиком в результате принятия решения организацией.

Оценка и выбор внешних поставщиков

Организация должна определить и применять критерии оценки, выбора, мониторинга результатов деятельности, а также повторной оценки внешних поставщиков, исходя из их способности выполнять процессы или поставлять продукцию и услуги в соответствии с требованиями. Организация должна регистрировать и сохранять документированную информацию об этих действиях и о любых необходимых действиях, вытекающих из оценок.

Выполнение требований

Чтобы выполнить требования данного раздела организация должна:

  • Определить критерии оценки и выбора внешних поставщиков.
  • Мониторить результаты деятельности внешних поставщиков.
  • Проводить повторную оценку внешних поставщиков при необходимости.

Управление внешними поставщиками

Тип и степень управления

Подраздел 8.4.2 стандарта гласит, что организация должна обеспечить, чтобы процессы, продукция и услуги, поставляемые внешними поставщиками, не оказывали негативного влияния на способность организации постоянно поставлять своим потребителям соответствующую продукцию и услуги.

Про сертификаты:  Контраварийная подготовка в Ростове‑на‑Дону: цены, отзывы и адреса

Для этого организация должна:

  • Обеспечить управление процессами, поставляемыми внешними поставщиками, в рамках системы менеджмента качества.
  • Определить средства управления для применения как в отношении внешнего поставщика, так и к поставляемым им результатам.
  • Оценить возможное влияние процессов внешних поставщиков на способность организации постоянно обеспечивать соответствие требованиям потребителей и применимым законодательным требованиям.

Информация, предоставляемая внешним поставщикам

Подраздел 8.4.3 гласит, что организация должна обеспечивать достаточность требований до их сообщения внешнему поставщику.

Организация должна предоставить внешним поставщикам информацию о:

  • Поставляемых процессах, продукции и услугах.
  • Персонале, включая необходимые меры подтверждения квалификации.
  • Взаимодействии внешнего поставщика с организацией.
  • Управлении и мониторинге результатов деятельности внешнего поставщика.
  • Деятельности по верификации или валидации, которые могут быть проведены на месте у внешнего поставщика.
Перечисленные действия должны выполняться регулярно при подготовке к заключению договора с каждым поставщиком. 
При необходимости, требования могут предъявляться к каждой поставке (например, когда поставщик осуществляет поставки отдельными партиями). 
Под поставкой подразумевается не только поставка продукции, но и выполнение работ, оказание услуг или исполнение процессов на аутсорсинге.

Стандарт не содержит специальных требований к документированию информации по закупкам, но это не означает, что от документирования следует отказываться. 
Требования могут быть представлены в проекте договора, технических спецификациях на закупку, наряд-заказе и т.п. документах.

## Работа с потребностями

Начнем с небольшого отступления. В учебниках для специалистов по закупочной логистике проведение закупок начинается с ответа на вопрос покупать или производить самому?. 
Это классика, но как быть с компаниями, которые фактически ничего не производят, кроме услуг? Речь о розничных торговых сетях — они продают услуги логистики, то есть услуги по доставке товаров от производителя до потребителя.

Наш пример показывает вариативность процесса закупок, который очень сильно отличается от компании к компании, однако можно найти и нечто общее.

В самом начале закупок нужно выявить потребности, ответив на следующие вопросы:

- Каков объем закупок на год?
- Как выглядит структура закупок?
- Какой оборот оборот материальных запасов (ТМЦ) обеспечивают закупки?

Вот пример вопросов, на которые должна ответить компания, прежде чем пойти к поставщикам. 
Вроде бы все очевидно, но дьявол в мелочах. Кто в компании отвечает за формирование потребностей? 
Отдел закупок? Начальники подразделений? Маркетинг? А может быть линейные менеджеры? 
Последнее, кстати, повсеместно встречается в торговле, где товаровед или заместитель директора магазина оформляет заказы поставщикам.

Все же перечислим общие для всех организаций правила работы с потребностями:

1. Определить нужды и планирование закупок.
2. Формирование заявок и запрос котировок.
3. Сравнение предложений и выбор поставщиков.

Дальше уже начинаются тонкости:

В российских компаниях работа с потребностями не всегда регламентирована — предполагается, что сотрудникам и так все ясно, но это ошибка. 
Качественная процедура выявления потребностей в некоторых случаях помогает сэкономить до 60% закупочного бюджета. 
Сумма огромная.

Так выглядит список потребностей, заведенных в системе Comindware Управление закупками

## Этап - Подготовка закупок

1. При оформлении заказов с помощью АРМов существует возможность учета остатков товаров на складах, уже заказанных ТМЦ и материалов, находящихся в резерве.
2. В момент формирования заказа поставщиков программа позволяет сделать автоматическим контроль исполнения условий поставки. 
3. Пункты условий закупки можно задать в справочниках договоров и соглашений с поставщиками.

Управление закупками в 1С:ERP

Оставшиеся правила закупки система держит под контролем, автоматически, при выборе их в заказе поставщику.

Администрирование договора

У многих компаний данный этап сводится к простой приемке товара или услуги. В идеале же процесс должен быть гораздо более детализированным вплоть до контроля отдельных пунктов договора.

Сюда же относятся способы оценки эффективности закупок — насколько результат соответствует заявленным потребностям и целям компании, а также что можно улучшить.

Список задач, назначенных для контроля за выполнением условий договоров

Подготовка документации

Классический комплект закупочной документации состоит из спецификации, извещения о закупке и проекта договора, при этом не один из указанных документов не является строго необходимым для каждой компании, если она не попадает под действие 44-ФЗ или 223-ФЗ.

Посмотрим внимательнее на состав закупочной документации:

  1. Спецификация
  2. Извещение о закупке
  3. Проект договора

Пример электронной формы для сбора закупочной документации

Что можно добавить в качестве полезных комментариев?

Отдельные процессы для подготовки технических заданий и готовые шаблоны документов для отдельных видов продукции — один из элементов категорийного менеджмента.

Про сертификаты:  Истек сертификат Let’s Encrypt. Что делать?

Работа с предложениями поставщиков

В данном разделе нет смысла подробно расписывать способы отбора предложений, так как на сайте опубликовано огромное количестве информации по основным способам определения поставщиков, развития SRM-инициатив и других полезных материалов. Перечислим лишь основные способы и формы:

  • Открытые конкурсы
  • Конкурсы с ограниченным участием
  • Запросы котировок

Стоит еще отметить несколько моментов:

  • Наличие SRM-инициатив
  • Контроль за выполнением условий договоров

Этап – завершение обязательств

Таким образом, программа автоматизации на базе 1С:ERP затрагивает все возможные сферы процесса закупки на всех ее этапах. Упрощает решение всех вопросов закупочных процедур, так как имеет легкий и доступный инструментарий, оптимизирующий управление и контроль над закупками для компаний с различными видами деятельности.

Закажите демонстрацию возможностей 1С:ERP по управлению закупками у наши специалистов.

Закупочное управление

Управление закупками — это комплекс мероприятий и стратегических решений, направленных на обеспечение поставки товаров, материалов и оборудования для производства продуктов и оказания услуг. Процесс включает в себя контроль за уровнем запасов, ценами на закупаемые товары и взаимоотношениями с поставщиками. Главной целью организации является обеспечение бесперебойной поставки необходимых ресурсов для продолжения производственного процесса.

Важность этой функции можно объяснить следующими ключевыми аспектами:

  • Контроль цен на товары и сырье
  • Оптимизация затрат
  • Улучшение взаимоотношений с поставщиками

1S: ERP

Управление закупками

Процесс включает в себя не только приобретение товаров и услуг, но и стратегическое планирование, оптимизацию расходов и обеспечение потребностей клиентов. Для обеспечения успеха в этой области необходимо придерживаться определенных принципов:

Соблюдение данных принципов помогает предприятиям создать более устойчивые и эффективные закупочные стратегии, что в свою очередь способствует прибыльности компании.

Сопоставление предложение и выбор победителей

Существует всего 2 способа сопоставления предложений:

Сопоставление по цене проводится в 3 случаях:

В случае многокритериального сопоставления все несколько сложнее, поскольку тут методов отбора будет огромное количество, но основных несколько:

Обзор формул, а также способы распределения удельного веса различных критериев при анализе предложений — это очень большая тема. Здесь только отметим несколько процедурных моментов.

И это не все способы: есть еще и вычисления в Excel-файле, данные ERP, исторические данные из SRM и многое другое.

Таблица показывает статусы, в которых сейчас находится все процедуры отбора поставщиков

Технологии процессного управления

Консультация по услугам 1С

Заявка на авторский надзор проектов

Заявка на услуги ЦКТП

Одной из важных задач современного менеджмента является построение эффективной организации, способной реализовать поставленные перед ней стратегические цели. Как подойти к решению этой задачи, с чего начать? Важнейшую помощь здесь может оказать процессный подход. В этой статье мы покажем, как он работает и почему полезен.

Задачи управления закупками

Управление закупками является важным звеном технологического процесса любой организации, а в вопросах обеспечения качества оно служит фундаментом эффективной работы. Чтобы добиться главной цели и обеспечить работу организации, управление закупками должно решать ряд задач.

Основными задачами управления закупками являются:

Решение задач управления закупками можно считать успешным, если в каждый момент времени организация располагает необходимым объемом ресурсов для осуществления своей деятельности.

Как достичь грамотной организации закупок?

Процесс требует строгого контроля и анализа каждого этапа.

Шаг 1. Выявление потребности

Это означает определение требований к товарам и услугам, которые необходимы для производства конечного продукта. На этом этапе важно учесть как количественные, так и качественные параметры. Тщательный анализ потребностей помогает избежать излишних расходов и нехватки ресурсов.

Шаг 2. Анализ запасов

Для грамотной организации закупок необходимо провести анализ имеющихся запасов. Обновите информацию о текущем наличии товаров и, при необходимости, определите количество, которое требуется закупить. Это способствует предотвращению избыточного производства.

Шаг 3. Отбор поставщика

Выберите тех, кто соответствует требованиям вашей компании. Важно учесть политику компании при выборе поставщика. Концентрация на одном поставщике может принести бонусы и скидки, однако существует риск срыва поставок. Поэтому следует разглядеть возможность работы с несколькими поставщиками.

Шаг 4. Обеспечение контроля над выполнением заказа

Автоматизация процесса оформления заказов помогает сократить временные затраты и улучшить эффективность функционирования отдела по закупкам. Необходимо обеспечивать непрерывный мониторинг соблюдения сроков и выполнения обязательств со стороны поставщиков. Эффективная система мониторинга заказов и платежей может существенно снизить риски и повысить эффективность процесса закупок.

Шаг 5. Приемка и проверка товара

После получения товара необходимо осуществить его осмотр. В случае бракованной продукции, следует предусмотреть процедуры возврата и замены в договоре с поставщиком. Важно правильно организовать хранение продуктов в складских помещениях, с учетом их характеристик и требований к сохранности.

Про сертификаты:  Разворачиваем школьный учебный портал на Moodle и BigBlueButton / Хабр

Шаг 6. Документальное сопровождение

Важной частью процесса закупок является документальное сопровождение. Это включает в себя оформление приходящих документов, произведение оплаты за товары, решение возможных споров с поставщиками. Правильное оформление всех необходимых документов способствует прозрачности процесса и снижает риски.

Неверные действия на любом этапе могут привести к нарушению бизнес-процессов и финансовым убыткам.

Вы можете заказать демонстрацию возможностей 1С:ERP по управлению закупками у наши специалистов.

Часто встречающиеся ошибки при управлении закупками

Одной из них является неактуальность новых подходов и методов к оптимизации управления. Многие компании придерживаются устаревших методов, что может замедлить процесс и повлиять на конкурентоспособность. Второй ошибкой является отсутствие мотивации для отдела закупок, а также отсутствие четкого разделения ответственности между отделами. Четвертой ошибкой является хаотичное осуществление закупок без четкого плана или участия других отделов. Это может увеличить затраты компании.

Ошибки также могут быть связаны с недостаточной квалификацией сотрудников в отделе закупок, а также отсутствием закупочной стратегии, что может повлиять на финансовые показатели. Длительное согласование контрактов или недостаточный уровень контроля руководства тоже может замедлить процесс закупок и повлиять на качество продукции.

Важно помнить, что этот перечень ошибок не исчерпывающий. Управление закупками требует постоянного обновления и оптимизации, а также внимательного контроля.

Ключевые аспекты для успешного функционирования

Отдел закупок, правильно организованный и функционирующий, способен оптимизировать процессы закупок, обеспечивать своевременное поступление товаров и материалов, а также снижать расходы. Ниже будут перечислены важные шаги, которые следует предпринять для эффективного функционирования отдела.

Постановка задачи

На первом этапе создания отдела закупок, генеральному директору предстоит сформулировать задачу, определить цели и направление деятельности отдела. Важно понять, сколько артикулов товаров компании имеется, сколько поставщиков задействовано, какие ассортиментные группы представлены, и каких темпов оборачиваемости необходимо достичь. Исходя из этих параметров, можно определить требуемое количество сотрудников.

Уровень компетенции и численность персонала

Конкретное число сотрудников зависит от объема поставщиков и специфики товаров. На одного менеджера по закупкам может приходиться до 7 поставщиков. Основные обязанности сотрудников отдела включают в себя контроль поставок, оптимизация складского учета, управление финансовыми взаимоотношениями с поставщиками, контроль выполнения договоров и реагирование на претензии. При подборе новых сотрудников, следует отдавать приоритет кандидатам с опытом в данной сфере, так как наличие у них наработанных контактов и связей может ускорить функционирование отдела.

Техническое задание для подразделения закупок

ТЗ представляет собой готовый закупочный план на определенный временной интервал. Этот план разрабатывается директором по закупкам на основе прогноза продаж и финансовых показателей, связанных с рентабельностью бизнеса. Такой план разрабатывается на год вперед, с разбивкой по кварталам и месяцам. Обязательно учитываются производители, товарные линейки. Готовый план должен быть согласован с генеральным директором, после этого он вступает в силу.

Денежная мотивация

Имеет существенное значение для активизации коммерческих показателей. Она включает в себя бонусную часть, административную премию и прочие вознаграждения. Доля бонусной части определятся качеством работы сотрудников, менеджеры получают бонусы за достижение целей, за которые они несут ответственность.

Сроки формирования отдела закупок

Создание отдела закупок по вышеуказанной схеме обычно занимает от 1,5 до 2 месяцев. Этот период включает в себя процесс набора требуемого персонала, создание стратегии управления и установление сотрудничества с отделом продаж. Следование данной методологии позволяет быстро достичь эффективной работы отдела.

Правильно организованный отдел способствует росту прибыли и конкурентоспособности компании на рынке.

Эффективные подходы и методы

Ниже будут рассмотрены основные методы организации закупок, а также их достоинства и недостатки.

Приобретение товара в одной партии

Такая закупка является привлекательным методом для компаний, желающих увеличить оборачиваемость капитала и снизить затраты на хранение.

Получение товаров по мере необходимости

Если компания хочет минимизировать долгосрочные обязательства и иметь возможность внесения в заказы изменений, то закупка материалов по мере необходимости — это подход, который следует рассмотреть.

Компании могут выбирать один из методов организации закупок или комбинировать их для достижения оптимальных результатов. Важно учитывать потребности компании, особенности рынка и доступные ресурсы при выборе метода.

Оцените статью
Мой сертификат
Добавить комментарий