Доверенность для оформления нотификации – IFCG

Доверенность написал. что дальше?

В некоторых случаях подобные доверенности нужно удостоверять у нотариуса. Это требуется тогда, например, когда нужно получить документы для внесения изменений в государственные реестры или же заключается сделка, требующая нотариальной формы доверенности — лучше уточнить необходимость нотариального заверения непосредственно в нотариальной конторе.

Основные правила оформления доверенности на получение документов

Специально разработанного единого унифицированного бланка у такой доверенности нет – доверитель вправе написать ее в свободной форме. Крупные предприятия, как правило, пишут этот документ на фирменном бланке, но это не обязательно, для такого документа подойдет и обычный лист А4 формата.

Содержание документа точно должно отражать те действия, которые доверитель доверяет (извините за тавтологию) проводить своему представителю, а также сведения, касающиеся доверителя и персональные данные его представителя.

К заполнению доверенности нужно относиться очень внимательно, поскольку при несоблюдении некоторых норм, она может быть признана недействительной.

Допустимо ли при регистрации подписание декларации о соответствии электронной подписью по доверенности?

Как выбрать полномочия в доверенности

Для полноценной работы на площадках у организации должны быть все полномочия — Администратор, Уполномоченный специалист, Специалист с правом подписи. Укажите все полномочия в одном сертификате или распределите между разными сотрудниками (тогда нужен сертификат на каждого из них).

Примерное содержание полномочий (уточняйте в документации конкретных ЭТП):

1) Администратор организации Участника

• Управление учетными записями уполномоченных специалистов Участника и их полномочиями;
• Направление поручений на возврат средств с обеспечительного счета;
• Внесение изменений в сведения об организации Участника;
• Просмотр реестра пользователей Участника;
• Просмотр реестра заявок на регистрацию пользователей, поданных из открытой части пользователями;
• Просмотр реквизитов заявок на регистрацию пользователей;
• Утверждение заявок на регистрацию пользователей;
• Отклонение заявок на регистрацию пользователей;
• ­Блокировка пользователей;
• Возобновление работы пользователей;
• Регистрация пользователей без ЭЦП;
• Подача жалоб в контролирующий орган.

2) Уполномоченный специалист

• Направление поручений на возврат средств с обеспечительного счета;
• Подготовка и направление заявок на участие в электронных аукционах;
• Внесение изменений в данные о собственной учетной записи;
• Подготовка и направление запросов на разъяснение положений аукционной документации, итогов аукциона;
• Подача ценовых предложений;
• Подача жалоб в контролирующий орган;
• Подготовка госконтракта.

3) Специалист с правом подписи контракта

• Внесение изменений в данные о собственной учетной записи;
• Подготовка и направление запросов на разъяснение положений аукционной документации, итогов аукциона;
• Подписание и направление госконтракта;
• Подача жалоб в контролирующий орган;
• Подписание дополнительных соглашений.

* Обращаем внимание, что доверенность предоставляет право подписать Приложение № 2 (Заявление на выдачу сертификата) к договору только в поле «ЗАКАЗЧИК» («АБОНЕНТ»/«Лицензиат»). В поле «Субъект персональных данных» расписывается собственноручно то физическое лицо, чьи персональные данные будут занесены в сертификат.

** Дата выдачи доверенности должна быть не позднее даты договора, заявления или акта, подписанного уполномоченным лицом по этой доверенности.

Кто может оформить

Доверенность в простой письменной форме может выдать юридическое лицо или ИП при наличии печати. В остальных случаях доверенность должна быть оформлена у нотариуса.

Для выдачи сертификата потребуется оригинал или заверенная копия. Физические лица или организации/ИП без печати могут заверить копию только у нотариуса.

Кто может стать доверенным лицом

В качестве представителя доверитель может выбрать любого гражданина РФ, достигшего совершеннолетия.

Организации, как правило, доверяют такие действия своим сотрудникам – секретарям, кадровикам или специалистам бухгалтерских отделов, в зависимости от того, на получение каких именно документов выдается доверенность. Доверенность можно выдать как на одного представителя, так и сразу на нескольких. Кроме того, доверенность может носить единовременный характер, либо же действовать на протяжении определенного периода.

Иногда организации включают строку о возможности передоверия доверенности. Если такое право доверенному лицу предоставляется, то начальная доверенность должна быть обязательно удостоверена у нотариуса.

Легализация доверенности

Легализация документов — процедура придания иностранным документам юридической силы на территории другого государства.

Существует два способа легализации документов: апостиль и консульское заверение.

Апостиль — международная стандартизированная форма заполнения сведений о законности документа для предъявления на территории стран, признающих такую форму легализации.

Эта форма легализации признается официальными органами всех государств-участников Гаагской конвенции 1961 года. Заверять документ с помощью апостиля могут различные государственные учреждения: министерства, посольства, суды и пр.

Апостиль имеет стандартизированную форму (штамп) с заголовком на французском языке «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)». В целом процедура апостилирования едина для всех стран-членов Гаагской конвенции.

Консульская легализация — процедура, направленная на то, чтобы подтвердить, что исходящий документ, направленный за границу, соответствует законам страны, государственные органы которой выдали или составили данный документ.

Этот способ легализации применяется при документообороте с организациями, происходящими из стран, не являющихся участницами Гаагской конвенции 1961 года. Консульская легализация документов осуществляется консульскими отделами посольства Российской Федерации в стране изготовителя. Консульская легализация состоит из нескольких этапов:

• удостоверение подписи нотариуса в Министерстве иностранных дел страны производителя;
• удостоверение печати и подписи представителя Министерства иностранных дел в консульстве Российской Федерации в стране производителя товара.

Весь процесс может занимать от нескольких недель до месяца в зависимости от страны-изготовителя.

Написание доверенности на получение документов от юридического лица

Оформление доверенности не сложное, оно вполне стандартно с точки зрения делопроизводства.

• В начале документа пишется слово «доверенность». В строке чуть ниже указывается населенный пункт, в котором составляется документ, а также дата его заполнения (число, месяц (прописью), год).
• Затем в доверенность нужно вписать реквизиты юридического лица: полное наименование предприятия (с указанием его организационно-правовой формы) и ОГРН (эти сведения можно найти в регистрационных документах предприятия).
• Далее следует написать должность сотрудника, от лица которого составляется данный документ (обычно это директор или генеральный директор организации), его фамилию, имя, отчество (имя-отчество можно указать в виде инициалов), а также документ, на основании которого действует доверитель (как правило, в этой строке пишут «На основании Устава», реже «на основании Положения»).
• После этого вносятся персональные сведения, касающиеся представителя. Здесь указывается его фамилия, имя, отчество, паспортные данные (серия, номер, когда и кем выдан), место постоянной регистрации (по паспорту).
• И, наконец, указывается то, ради чего, собственно, и пишут доверенность: перечень документов, которые должен получить представитель доверителя, а также наименование учреждения, которое должно их выдать. Важно точно указывать наименование документов, чтобы у специалиста, их выдающего, не возникло сомнений и вопросов.

В предпоследней строке следует вписать дату, до которой доверенность является действительной.

Тут можно указать любые даты, по закону на данный момент длительность подобной доверенности может быть не ограничена.

После внесения вышеуказанной информации доверенное лицо ставит под документом свою подпись, которую удостоверяет руководитель предприятия-доверителя. Последний также расписывается под доверенностью и ставит печать организации (надо сказать, что с 2021 года юридические лица не обязаны использовать в своей деятельности печати и штампы, тем не менее, многие государственные и негосударственные учреждения чаще всего по-прежнему требует наличия оттиска на документах).

Нотариальное заверение

Доверенность должна быть заверена нотариально.

Неправильное нотариальное заверение — самая распространённая ошибка при оформлении Доверенности. На данном этапе у импортеров возникает больше всего сложностей. Связано это прежде всего с различиями порядка заверения в разных странах. У нотариусов в каждой стране есть свои шаблонные фразы, штампы для подобной процедуры, которые не всегда отвечают требованиям, установленным для Доверенности.

Нотариальный перевод доверенности

В России весь комплект документов (доверенность, нотариальное заверение, апостиль) должен быть переведен на русский язык с нотариальным заверением подписи переводчика. Органы, регистрирующие нотификации, внимательно проверяют соответствие текста переводчика оригинальному тексту доверенности. Поэтому перевод должен быть выполнен качественно, без опечаток, неточностей и вольных толкований терминов.

Порядок передоверия

Доверенности, выданные в порядке передоверия, может оформить только нотариус. Исключение составляет доверенность, выданная руководителем филиала или обособленного подразделения: её можно оформить в простой письменной форме и приложить копию исходной доверенности на руководителя филиала/ОП, в которой прописано право передоверять полномочия.

Текст доверенности

Доверенность составляется на официальном языке страны-изготовителя и/или английском языке и должна содержать:

• наименование производителя, адрес;
• полное имя представителя компании, имеющего право выдачи подобных доверенностей;
• наименование уполномоченного лица, которому производитель доверяет представлять свои интересы в государственных органах ЕАЭС, в частности ЦЛСЗ ФСБ, а также адрес местонахождения (для юридических лиц), паспортные данные (для физических лиц).

Из текста доверенности должно четко следовать, что ее получатель наделяется полномочиями, необходимыми для составления и регистрации нотификаций. Использование общих расплывчатых формулировок (“оформление документов”, “преставление интересов в органах ЕАЭС” и т.п.) чревато отказом в регистрации.