Электронная Подпись (ЭЦП) Для Систем ЭДО КЭП для ЭДО

Что такое электронная подпись

Электронная подпись гарантирует, что документ подписал владелец электронной подписи. А неквалифицированная и квалифицированная подписи покажут, изменился ли документ после подписания.

Что делать, если потеряли электронную подпись

Если вы потеряли ключ от подписи или его украли, сразу обратитесь в удостоверяющий центр или МФЦ, который выдавал вам сертификат. Центр отзовет ваш сертификат, чтобы его не могли использовать мошенники. Еще обязательно сообщите об этом контрагентам, чтобы они знали, что вашей утерянной подписью могут воспользоваться злоумышленники.

Восстановить утерянный сертификат или ключ ЭП невозможно. Нужно получать новый: собирать документы и идти в удостоверяющий центр.

Почему вы считаете, что журналы инструктажей по охране труда можно вести электронно и подписывать электронными подписями работников?

Где можно использовать электронную подпись

Если используется свд

В 1С:Документооборот есть уникальный функционал сервера внешнего документооборота, когда происходит автоматический обмен электронными документами с контрагентами, также использующими 1С:Документооборот, без промежуточных провайдеров и подключений.

Если в системе используется СВД и настроен обмен электронными документами между контрагентами с ЭП, при регистрации исходящего документа программа автоматически потребует подписать его ЭП. При поступлении входящего документа система автоматически проверит статус его ЭП.

Мы разобрали применение электронно-цифровой подписи с точки зрения пользователя 1С:Документооборот, но стоит отметить, что возможности использования ЭП не ограничиваются рамками определенной конфигурации. Юридически значимый документооборот с контрагентами и контролирующими органами, торги и прочие процессы, требующие большого количества подписей на большом количестве документов, сильно упрощаются благодаря применению ЭП.

Зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете.

Все эти операции призваны облегчить жизнь представителям бизнеса — экономить на документообороте, меньше бегать по инстанциям, получать государственные услуги удаленно и т. п.

О том, как еще обычный человек может использовать электронную подпись на практике, мы рассказывали в другой статье.

Как настроить эцп для использования в 1с:документооборот?

Для того чтобы настроить использование ЭП в 1С:Документооборот, в первую очередь активируем эту функцию в настройках системы. Для этого в разделе «Настройка и администрирование», в «Настройках программы», выбираем пункт «Общие настройки».

В «Общих» есть опциональные функции, включающие использование электронной подписи и шифрования. Рядом находится ссылка «Настройка для данных функций». Включаем нужные нам функции – подписание с помощью ЭП и шифрование с помощью сертификатов ЭП. Далее переходим в настройку этих функций.

На первой вкладке указаны подключенные к системе сертификаты. Здесь же можно ими управлять – подключать или удалять. На следующей вкладке можно подключить и настроить криптографическое программное обеспечение удостоверяющих центров, которые обслуживают вашу компанию.

Здесь же устанавливается признак проверки подписи и сертификатов на сервере, что дает возможность проверять статус ЭП пользователям, у которых не установлено криптографическое ПО. Внизу окна есть ссылка на сайт 1С:ИТС, где описаны все необходимые настройки и инструкции.

На следующей вкладке производится настройка вставки штампа ЭП в подписанный файл формата Word.

И на последней вкладке собраны дополнительные настройки подсистемы ЭП.

Как начать работать с квалифицированной электронной подписью

Чтобы начать работать с электронной подписью, необходимо подготовить свое рабочее место и приобрести сертификат подписи. Сертификат выдают быстро — в течение часа.

Еще для работы с квалифицированной подписью надо будет установить программу для криптозащиты информации (СКЗИ). Самые распространенные средства криптозащиты в России — это «Криптопро CSP», Signal-com CSP, «Лисси CSP», Vipnet CSP. Все они примерно одинаковые.

Какое конкретно СКЗИ потребуется и какие настройки будут нужны, вам скажут в удостоверяющем центре или МФЦ.

Как перевыпустить сертификат

Срок действия сертификата электронной подписи — год. Когда он подойдет к концу, выпустите новый сертификат. Для этого обратитесь с заявлением в удостоверяющий центр или МФЦ. Если в документах ничего не изменилось, нести их снова не нужно. Если какие-то документы поменялись, нужно принести оригиналы только этих документов.

Как подписать документ электронной подписью

Ваше СКЗИ добавляет в контекстное меню вашей операционной системы — Виндоус или Мак-ос — свой специальный раздел. Таким образом, можно подписать любой документ просто нажатием правой кнопки мыши. На сайте каждого СКЗИ можно найти подробную инструкцию, как подписывать документ.

Например, так работает процесс подписания с помощью программы «Крипто-АРМ»:

1. Кликните правой кнопкой мыши по документу.
2. Найдите пункт меню «Крипто-АРМ» и нажмите «Подписать».
3. После этого запускается мастер создания электронной подписи, который подробно объяснит все дальнейшие шаги.
4. В итоге рядом с документом появится новый файл документ.doc.sig — это и есть файл электронной подписи.

В результате документ становится недоступным для изменения, а рядом с ним в папке появится файл подписи в формате документ.doc.sig.

В «Гугл-докс» плагины для электронной подписи можно найти во вкладке «Дополнения».

Как приобрести подпись физическому лицу

Физическим лицам проще всего получить подпись в ближайшем МФЦ: рядом может не быть удостоверяющих центров, а МФЦ найдется всегда. Для этого надо записаться на прием и подготовить следующие документы:

1. Заявление на изготовление квалифицированного сертификата — шаблон дадут в МФЦ.
2. Паспорт.
3. СНИЛС.
4. Свидетельство о присвоении ИНН.

В Москве электронная подпись для граждан стоит 900—950 рублей. Вместе с носителем цена составит 1500—1600 Р. Отдельно носитель будет стоить от 1500 рублей. Эта цена отличается в зависимости от тарифа удостоверяющего центра и того, насколько защищенную подпись вы хотите использовать.

Как приобрести подпись юридическому лицу и ип

Юридические лица получают квалифицированные сертификаты подписи в удостоверяющем центре или МФЦ.

Как проверить подлинность подписи

Чтобы проверить подлинность подписи и неизменность документа, воспользуйтесь любым из бесплатных сервисов:

1. Портал «Криптопро».
2. Сайт госуслуг.
3. Сервис «Контур-крипто».

Как устроена эп

Файл электронной подписи генерирует специальная программа — средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Когда вы подпишете документ электронной подписью, эта программа просканирует документ. В итоге она создаст уникальное сочетание данных документа — хэш-сумму.

Сертификат закрытого ключа хранится у владельца на любом удобном носителе: на компьютере, внешнем диске или токене — специальной защищенной флешке, которую можно носить с собой. Еще подпись может быть на диске, смарт-карте, симке, в облачном хранилище и т. д.

Просмотреть подпись можно с помощью сертификата открытого ключа — электронного документа, в котором есть следующая информация:

1. Кто владеет подписью.
2. Какие у него полномочия.
3. Какая организация выдала подпись и какие у нее полномочия.

Программа СКЗИ проверяет хэш-сумму и сравнивает ее с содержанием документа. Если все совпало, документ не меняли и подпись цела. Несовпадения означают, что документ изменили после того, как подписали. Тогда подпись автоматически считается недействительной и документ теряет юридическую силу.

Когда не обойтись без квалифицированной эп

Такая подпись имеет квалифицированный сертификат ключа ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром (п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной ЭП (далее – УКЭП) равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, когда допускается исключительно бумажный документооборот. Закон запрещает участникам ЭДО ограничивать признание УКЭП (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 10 Закона № 63-ФЗ.

Как самый защищенный вид ЭП, квалифицированная подпись может использоваться наиболее широко. Сдерживающие факторы тут в основном финансовые: само оформление сертификата ключа УКЭП и ЭДО обычно не бесплатны, однако государство, будучи заинтересованным в стимулировании электронного документооборота, ввело уже множество правил в различных сферах, обязывающих организации и ИП переходить на применение УКЭП во взаимодействии как с органами власти и их партнерами, так и с контрагентами. Расширяются также и возможности электронного документооборота с применение УКЭП.

Приведем примеры ситуаций, где в случаях электронного взаимодействия с налоговыми органами обязательно использование именно квалифицированной ЭП:

— подача документов при государственной регистрации юридического лица или ИП (ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», Порядок взаимодействия с регистрирующим органом при направлении документов, необходимых для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в форме электронных документов, а также требований к формированию таких электронных документов, утв. Приказом ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-14/743@);

— представление бухгалтерской отчетности и аудиторского заключения в ГИР БО (п. 5 ст. 18 Федерального закона от 06.12.2021 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. п. 5, 9, 10 Порядка представления экземпляра составленной годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности и аудиторского заключения о ней в целях формирования государственного информационного ресурса бухгалтерской (финансовой) отчетности, утв. Приказом ФНС России от 13.11.2021 № ММВ-7-1/569@, Письмо ФНС России от 18.02.2020 № ВД-4-1/2844@);

— заверение истребуемых документов, представление заявлений (о постановке на учет, об уточнении платежа, о зачете или возврате переплаты по налогу и т.д.), уведомлений и сообщений в налоговые органы (п. 7 ст. 23, п. 7 ст. 45, п. п. 4, 6 ст. 78, п. 5 ст. 79, п. 5.1 ст. 84, п. 2 ст. 93, п. 6 ст. 176, п. 4 ст. 203, п. п. 1.1, 1.2 ст. 346.51, п. 6 ст.

416 НК РФ, Порядок направления и получения документов, предусмотренных НК РФ и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по ТКС, утв. Приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@, Письмо ФНС России от 24.05.2021 № ЕД-4-2/9885@).

Все большую популярность приобретают электронные счета-фактуры (УПД). Обмениваться ими по интернету НК РФ разрешает по соглашению сторон. Но тип ЭП выбирать нельзя – годится только УКЭП руководителя организации либо иных уполномоченных лиц (п. 1, п. 6 ст.

169 НК РФ, Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС с применением УКЭП, утв. Приказом Минфина России от 10.11.2021 № 174н, действует до 01.07.2021, с этой даты – утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н). Для большинства налогоплательщиков применение электронных счетов-фактур добровольно, однако для участников оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, и оборота импортных товаров, подлежащих прослеживаемости, альтернативы нет – им положен только ЭДО (п. 1.1, 1.2 ст.

С 1 июля 2021 года у налогоплательщиков появится еще одна интересная возможность для применения УКЭП, предусмотренная НК РФ: если декларация подается за подписью уполномоченного представителя налогоплательщика, то в налоговый орган можно будет вместе с такой декларацией передавать электронную доверенность, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя (п. 5 ст. 80 НК РФ).

Это очень хорошая новость для организаций, измученных нестыковками в коммуникации с проверяющими, и для самих налоговых органов, которым будет проще обрабатывать сведения о доверенностях. Аналогичные поправки будут внесены и в законодательство о персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования (для представления формы СЗВ-М уполномоченным лицом), а также об обязательном страховании от несчастных случае на производстве (в отношении формы 4-ФСС) (см. законопроект № 1115653-7).

Пользователи ККТ, желающие провести регистрационные действия с онлайн-кассой без визита в инспекцию, могут передавать необходимые заявления и сведения в налоговые органы в форме электронного документа, подписанного УКЭП, через кабинет контрольно-кассовой техники либо через ОФД (п. 10 ст. 4.

Кое-где не обойтись без УКЭП во внутреннем электронном документообороте организации (если он осуществляется), в частности:

— при ведении журнала путевых листов в электронном виде (п. 18 Приложения к Приказу Минтранса России от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»);

— при выдаче работнику сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1, ст. 84.1 ТК РФ);

— при заключении с дистанционными работниками в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования, а также при внесении изменений в эти документы и их расторжении путем обмена электронными документами (ст. 312.3 ТК РФ).

Развитие ЭДО в России – один из приоритетов государства. В качестве «пряника» для тех, кто сомневается получать ли УКЭП, законодатель с 1 января 2022 года возложил на ФНС России функции по бесплатному выпуску квалифицированной электронной подписи для юридических лиц (лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности)

, ИП и нотариусов (п. п. 1 и 3 части 1 ст. 17.2, ст. 17.3, п. 3.1 ст. 18 Закона № 63-ФЗ (в ред., действующей с 01.01.2022), п. 2 ст. 3 Федерального закона № 476-ФЗ, Письмо ФНС России от 15.02.2021 № ПА-2-24/264@), однако налоговая служба готова начать оказывать эту услугу досрочно – уже с 01.07.2021, как информирует официальный сайт ФНС России.

Только бумага

Несмотря на бурный рост ЭДО, есть сферы, где допустим только бумажный документооборот и требуется проставление только собственноручных подписей. Преимущественно это зона трудового законодательства, которое пока не столь прогрессивно, хотя эксперимент по внедрению электронного документооборота проводится.

В ТК РФ есть многочисленные нормы, обязывающие работодателя или работника оформлять некоторые связанные с трудом документы в письменном виде и/или знакомить с ними работников под роспись (см. ст. 19.1, 22, 57, 60.2, 62, 64, 65, 67, 68, 71, 72, 72.1, 72.

2, 73, 74, 76, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 84.1, 92, 94, 96, 99, 113, 117, 123, 124, 126, 127, 128, 131, 136, 142, 174, 180, 185.1, 188, 193, 196, 200, 222, 229, 232, 243, 244, 245, 247, 248, 259, 261, 262, 263, 280, 288, 290, 292, 296, 303, 306, 309, 319, 327.6, 332, 336.1, 336.2, 341.2, 342, 344, 348.2, 348.4, 348.6, 348.12, 349.1, 350, 351.5, 375, 377, 379 и 414 ТК РФ).

При отсутствии прямого запрета на ЭДО его можно применять в трудовых отношениях, хотя Минтруд России и Роструд почему-то придерживаются мнения, что в этих случаях будет уместно использование только УКЭП как со стороны работодателя, так и работника (см.

Письмо Минтруда России от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773, Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2021 г., утв. Рострудом).

Электронная подпись (эцп) для систем эдо кэп для эдо