Как получить от клиента согласие на эдо

## Что такое ЭДО

В современном бизнес-мире, особенно в условиях активно развивающихся информационных технологий, электронный документооборот (ЭДО) становится все более популярным и востребованным инструментом. Разбираемся, как закрепить дополнительное условие в договоре об ЭДО, если изначально контрагенты не планировали переходить на цифру.

Законодательство в области перехода на электронный документооборот регулируется. Это процесс обмена цифровыми документами между участниками бизнес-сообщества, который ускоряет и оптимизирует документооборот.

### Что такое ЭДО

В соответствии с пунктом 1 статьи 6 закона № 63-ФЗ, информация в цифровой форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается документом, равнозначным бумаге, подписанной собственноручно.

### Простая и неквалифицированная подпись

С простой и неквалифицированной подписью сложнее. При отсутствии КЭП контрагенты могут направлять друг другу письма и счета по электронной почте, но такая переписка имеет правовой силы только с соглашения сторон.

### Как заключить соглашение об ЭДО

Следовательно, контрагентам необходимо договориться о переходе на ЭДО либо сразу при подписании договора, либо позднее, заключив дополнительное соглашение.

### Подготовка к переходу

Компании, хотящие перейти на электронное подписание документов, часто задаются вопросами. Расскажем, как подготовиться к переходу на электронное подписание и рассмотрим перечисленные вопросы.

### Что такое соглашение об ЭДО и зачем оно нужно

Главное отличие простой электронной подписи от других видов — ПЭП может быть определена как некоторые действия со стороны клиента, но только при наличии соответствующего соглашения между участниками подписания.

В соответствии с пунктом 2 статьи 160 ГК РФ, использование при подписании простой или неквалифицированной электронной подписи допускается только по соглашению контрагентов.

Переход на электронный документооборот: как сделать подпись юридически значимой

— Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее — нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее — соглашения между участниками электронного взаимодействия).

Таким образом, чтобы документы, подписанные ПЭП, были легитимны и равносильны подписанным собственноручной подписью, первым шагом необходимо подписать соглашение о переходе на ЭДО. В соглашении клиент подтверждает свое согласие на обмен электронными документами и электронное подписание документов ПЭП.

Подписание соглашения о переходе на ЭДО

Соглашение о переходе на ЭДО — это письменная договоренность, которую вы с клиентом подписываете один раз, до начала процесса электронного подписания. Важно указать в соглашении достоверные и актуальные данные клиента, так как оно обеспечивает юридическую значимость электронной подписи клиента на всех последующих документах. Другими словами, важно убедиться, что что данные, которые будут зафиксированы в электронной подписи (ФИО, номер телефона и другая персональная информация), соответствуют действительности и на самом деле принадлежат клиенту.

Рекомендуем провести очную идентификацию клиента, чтобы снизить риски обращения о не совершении действий по подписанию соглашения и других документов. Для наиболее полной идентификации рекомендуем запросить у клиента и указать в соглашении следующие сведения о клиенте:

• Минимальный набор данных для соглашения об обмене электронными документами с использованием программы Безбумажный офис F.Doc: ФИО и номер телефона, который будет использоваться для подписания документов в F.Doc.

Юристы F.Doc подготовили типовые формы соглашений, в которых учтены все перечисленные рекомендации и требования законодательства. Вы можете использовать эти формы либо разработать собственные.

Проведение идентификации клиента

Законодательство не требует очную идентификацию клиента в обязательном порядке. Если вы хотите начать подписывать документы с клиентом, с которым сотрудничали ранее и уже проверяли его реквизиты, то проводить дополнительную идентификацию не нужно. Также вы можете идентифицировать клиентов дистанционно, например, запросив скан документа, удостоверяющего личность, по электронной почте.

Необходимость заключения соглашения

Разберемся, нужно ли оформлять соглашение, если вы устно договорились с контрагентом о ведении ЭДО.

Юристы рекомендуют подтверждать соглашением условия, которые не регламентированы законом или нормативно-правовым актом. Если закон описывает все ключевые аспекты электронного обмена документами, нет необходимости подписывать отдельное соглашение.

Использование электронного документооборота: что стоит знать

Если в законе нет четкого регламента взаимодействия в отношении электронных документов, советуем закрепить его процесс в соглашении перехода на ЭДО с вашими контрагентами.

Подтверждение действительности документов

При проверке первичных учетных документов, которые N 402-ФЗ (ст. 9, п. 5) допускает вести в электронном виде, налоговые инспекторы имеют право запросить у вас такое соглашение для подтверждения действительности первичной документации.

Основные положения соглашения

В соглашении опишите основные вопросы обмена электронными документами. Рассмотрим, что необходимо зафиксировать в соглашении.

Включение положений в соглашение

В соглашение об использовании электронного документооборота включите разделы, в которых договоритесь с контрагентом, какой формат документов и какой вид электронной подписи будете использовать и как будете хранить документы.

• Перечислите форматы электронных документов
• Договоритесь о способе прикрепления электронной подписи к документу

Форматы документов

Форматы счетов-фактур и учетных первичных документов утверждены законом и органами власти. О форматах остальных документов договоритесь со второй стороной.

Виды электронной подписи

Определите, какой вид электронной подписи будет использоваться:

1. Простая электронная подпись
2. Неквалифицированная электронная подпись
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись

Простая электронная подпись

Факт формирования простой электронной подписи подтверждают используемые подписывающим лицом коды, пароли или иные средства. Личность подписанта при ПЭП не идентифицируется.

Неквалифицированная электронная подпись

Информация, преобразованная криптографическими методами (хешированием). Владелец неквалифицированной ЭП получает уникальный ключ. Этот ключ и специализированное ПО позволяют определить владельца подписи и отследить сделанные им изменения в документе после подписания.

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Равносильна подписи и печати на бумажном документе. Получают такую подпись в аккредитованном государством центре сертификации. Там изготовят и выдадут квалифицированный сертификат — специальный ключ, который однозначно соответствует конкретному владельцу УКЭП.

Заключение

Чтобы избежать спорных ситуаций, установите правила, в каких случаях при обмене документами с контрагентом применяете простую электронную подпись, когда усиленную неквалифицированную подпись, а когда УКЭП.

Хранение и защита электронных документов

При хранении документов на электронных носителях каждые 5 лет проводят ревизию и перезаписывают файлы на новый носитель, чтобы избежать их порчи. Сервера с базами данных электронных документов должны находиться на территории РФ. Информация должна быть защищена от утечки и проникновения.

Внесение изменений в документы

В этом же разделе закрепите порядок внесения изменений в документы. Изменения должны быть согласованы обеими сторонами: обязательно письменное подтверждение всех подписантов документа. То же касается обновления версий документов — они должны быть письменно согласованы подписантами. При внесении изменений укажите дату. Так вам будет проще ориентироваться в истории обновлений документа.

Копии документов в случае чрезвычайной ситуации

Еще договоритесь с контрагентом о том, что он сделает для вас копии документов, если из-за чрезвычайной ситуации ваши файлы будут утрачены. И наоборот, вы предоставите копии документов, если вторая сторона потеряет файлы в связи с непредвиденными обстоятельствами.

Образец соглашения об ЭДО между контрагентами

Законодательство не зафиксировало бланк соглашения о переходе на электронный обмен и не утвердило четкий порядок его заполнения. Контрагенты сами разрабатывают и согласовывают шаблон документа, который удовлетворит обе стороны.

Мы предлагаем использовать один из вариантов соглашений.

Подписание соглашения с клиентом

Соглашение об ЭДО между контрагентами можно подписать двумя способами. Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Поскольку соглашение об обмене электронными документами определяет последствия его заключения для гражданских правоотношений сторон, к нему применимы общие правила ГК РФ о форме и способе заключения договора.

В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ, договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством различных видов связи.

Таким образом, использование электронной подписи при заключении договора путем обмена электронными документами может свидетельствовать о соблюдении письменной формы договора.

Требований о заключении соглашения об обмене электронными документами только на бумажном носителе закон не содержит. Поэтому соглашение может быть заключено сторонами, в частности путем обмена электронными документами, подписанными электронной подписью.

Соглашение можно подписывать с помощью ПЭП прямо в сервисе F.Doc. Главное — подписать соглашение самым первым документом, так как оно наделяет юридической силой все последующие.

F.Doc умеет самостоятельно контролировать наличие подписанного ПЭП соглашения у клиента.

Рекомендуем подписывать соглашение электронно при личном присутствии клиента в офисе, чтобы снизить риск обращения клиента о несовершении действий по подписанию соглашения.

Преимущество электронного подписания соглашения: вам не потребуется обеспечивать передачу и хранение бумажного документа, и оно всегда будет доступно как вам, так и клиенту.

Можете как составить соглашение отдельным документом, так и включить необходимые пункты соглашения об использовании ПЭП в другой документ. Например:

После заключения соглашения вы на законном основании перейдете с клиентом на электронный обмен документами. А организовать процесс ЭДО вам поможет Безбумажный офис F.Doc.

Соглашение об электронном документообороте

С помощью Битрикс24 Подпись можно подписывать электронные документы с контрагентами. Перед началом использования Подписи обязательно заключить соглашение об обмене электронными документами.

Соглашение регламентирует обмен электронными документами в Битрикс24 Подпись. В нем прописаны условия, при которых простая электронная подпись признается равнозначной собственноручной подписи.

Все термины и определения в соглашении об обмене электронными документами используются в соответствии с законодательством и условиями использования Битрикс24 Подпись.

Условия использования Битрикс24 Подпись

Законодательство Российской Федерации об электронной подписи

Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011г. ФЗ 63-ФЗ

Законодательство Республики Беларусь об электронной подписи

Документ, подписанный с помощью Битрикс24 Подпись, имеет юридическую значимость, но не все документы можно подписывать электронной цифровой подписью. Проконсультируйтесь с юристами перед подписанием.

Обязательно сохраните соглашение, после того как его подпишут обе стороны. Без соглашения подписанные в Битрикс24 Подпись документы не будут иметь юридическую силу.

Это не то, что я ищу

Написано очень сложно и непонятно

Есть устаревшая информация

Слишком коротко, мне не хватает информации

Мне не нравится, как это работает

Как составить дополнительное соглашение на электронный документооборот

При составлении письменного согласия о цифровом документообороте (либо как приложения к основному договору, либо в качестве отдельного соглашения) допускается использовать образцы или шаблоны перехода на ЭДО, предоставляемые специализированными сервисами. Но важно помнить, что каждая организация имеет особенности и потребности, поэтому рекомендуется адаптировать образец внедрения электронного документооборота к собственным требованиям и условиям.

Предлагаем использовать следующий образец соглашения о переходе на ЭДО, которое является приложением к основному договору.

Порядок перехода на ЭДО

Как мы отметили в предыдущем разделе, при использовании простой или неквалифицированной подписи перейти на ЭДО (т. е. цифровое взаимодействие) допускается только при наличии согласия контрагентов. Соответственно, если одна сторона такого согласия не дает, то переход невозможен.

Согласие о переходе на ЭДО является соглашением, которое определяет условия и порядок взаимодействия сторон при использовании цифровых документов. Оно регулирует взаимоотношения контрагентов, их обязанности и права, условия безопасности и конфиденциальности обмена информацией.

ЭДО с применением простой и неквалифицированной подписи, согласно пункту 2 статьи 6 закона № 63-ФЗ, организуется только при наличии между контрагентами письменного согласия о порядке обмена электронными документами (письма ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 № СД-4-3/8904, от 17.01.2014 № ПА-4-6/489).

Если файлы подписываются неквалифицированной электронной подписью, то чтобы признать их равнозначными документам на бумажных носителях, необходимо предусматривать в соглашении порядок проверки этой ЭП (письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372).

Если файлы подписываются простой электронной подписью, то в пунктах соглашения необходимо отразить следующее:

Кроме того, в пункты соглашения о переходе на ЭДО обычно включается следующее:

Особое внимание в соглашении следует уделить закреплению сведений о техническом обеспечении передачи информации (через какого оператора осуществляется ЭДО).

Например, при формировании этого условия предлагаем использовать образец формулировки пунктов для дополнительного соглашения, подготовленный нашими специалистами.

Извлечения из Согласия о переходе на ЭДО

Дата обновления: 09.01.2024

Номер карточки: SD0000738

Видеоинструкция

В типовых решениях поддерживается автоматический способ обработки входящих электронных документов. Если номенклатура контрагента сопоставлена или в электронном документе содержатся услуги, система по умолчанию самостоятельно создаёт документы учётной системы на основании данных входящего электронного документа.

Для изменения способа обработки входящих электронных документов, пользователю необходимо открыть действующую настройку ЭДО со своим контрагентом.

В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку электронных документов 1.6, это можно сделать, перейдя в раздел Справочники – Контрагенты. В открывшемся списке необходимо выбрать контрагента, с которым требуется установить определенный способ обработки входящих электронных документов, нажать ЭДО – Настройки отражения в учёте.

Затем двойным щелчком левой кнопки мыши открыть настройку с контрагентом, по которой необходимо изменить способ обработки входящего электронного документа.

Стандартными настройками предусмотрен автоматический способ отражения в учётной системе с указанием вида документа.

Способ обработки документов учёта задаётся в разрезе видов входящих электронных документов. Если пользователю не требуется автоматически создавать документ учётной системы, то в настройках отражения в учёте, напротив соответствующего вида документа, нужно установить одно из подходящих значений:

При нажатии «Заполнить по шаблону», пользователю доступен выбор рекомендуемого способа обработки электронных документов.

Если все документы учетной системы обрабатываются вручную, то следует использовать соответствующий шаблон «Все вручную».

Ручной способ обработки позволяет связать входящий электронный документ с уже созданным документом информационной базы. Для этого в разделе «Входящие» рабочего места Текущие дела ЭДО необходимо нажать на ссылку «Создать документы».

В открывшемся окне имеется возможность создать документ учётной системы на основании данных входящего электронного документа, а также подобрать ранее созданный.

Если документ учёта был сформирован вручную, необходимо нажать «Подобрать» и в открывшемся списке выбрать соответствующий документ.

При нажатии кнопки «Перезаполнить текущий», документ учётной системы будет перезаполнен данными входящего электронного документа.

Создать или подобрать документ учётной системы также можно из формы просмотра электронного документа, используя соответствующие ссылки.

На основании входящего неформализованного документа (например: pdf, word, excel, jpg и др.) создать документ учёта можно только в ручном режиме, а затем выполнить его подбор.

*** В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку электронных документов 1.1, для изменения способа обработки входящего электронного документа необходимо перейти в раздел Сервис – Обмен электронными документами – Настройки ЭДО.

Затем открыть настройку, по которой необходимо изменить способ отражения в учёте и перейти на вкладку «Входящие электронные документы».