Как зарегистрироваться в Мое дело в 2021 году и начать работать через личный кабинет

Что такое электронный документооборот

Это система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей. Используя ЭДО, вы мгновенно доставляете контрагентам и получаете от них первичку, договоры и письма, сдаёте налоговые отчёты, проводите платежи, подписываете документы с любого устройства, храните документы в электронном архиве и имеете доступ к ним с любого устройства.

Применять ЭДО можно для любой корреспонденции, требующей конфиденциальности, срочности и гарантированной доставки. Даже если ЭДО для вас необязателен, это очень удобно и экономит массу времени.

В некоторых случаях подключаться к ЭДО обязывает закон. Например, с 2021 года бухгалтерскую отчётность юридические лица сдают только в электронном виде. В некоторых случаях налоговую отчетность тоже можно сдать только в электронной форме, подробнее в этой статье.

Рано или поздно перейти на ЭДО придётся всем: Правительство РФ утвердило Концепцию развития ЭДО в хозяйственной деятельности. К концу 2024 года 70% товарных накладных и 95% счетов-фактур должны быть переведены в цифровую форму.

Веб-версия

Самый простой способ, т.к. при этом не нужно устанавливать ПО, а нужно лишь зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО. Вы заводите личный кабинет, регистрируете в нём сотрудников с правом согласования и подписания документов. Ответственный работник загружает документ на сайт, проводит через цепочку согласования, руководитель подписывает его своей ЭП и документ уходит контрагенту.

Если партнёр в системе не зарегистрирован, ему автоматически отправляется предложение присоединиться к ЭДО. 

Отправка одного документа обойдётся в 5-8 рублей.

Где получить электронную подпись

До конца 2021 года у организаций и предпринимателей есть выбор, где получить УКЭП.

1. В подразделениях ФНС РФ. Это бесплатно, но нужно купить токен — носитель информации. Его стоимость начинается примерно от 1,5-2 тыс. руб. УКЭП, полученная в ФНС, будет действовать 15 месяцев.
2. В коммерческих УЦ. Здесь нужно будет заплатить и за токен, и за создание самой подписи. В этом случае оформление УКЭП обойдется не менее, чем в 3-5 тыс. руб. Обычно коммерческие УЦ выдают ЭП на 12 месяцев.

Если коммерческий УЦ прошёл аккредитацию по новым правилам, то выданная им во втором полугодии 2021 года УКЭП будет работать до конца установленного срока действия, в том числе и после 1 января 2022 года.

Если же УЦ не прошел переаккредитацию, то он после 1 июля 2021 года не имеет права выдавать УКЭП юридическим лицам и предпринимателям. Если вы уже успели получить в таких УЦ электронную подпись до 1 июля 2021 года, имейте в виду, что с 1 января 2022 года она станет недействительной (письмо Минцифры от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604).

С 1 января 2022 года на имя ИП и организации УКЭП можно получить только у ФНС и её доверенных лиц.

Физические лица, как в 2021, так в 2022 году могут оформить УКЭП в любом аккредитованном коммерческом УЦ. Стоимость УКЭП на год для них — примерно от 1 до 2,5 тыс. руб. Там же можно получить электронную подпись на сотрудника организации, например, главбуха.

Этот порядок с доверенностями должен был заработать с 2022 года, но сейчас власти рассматривают отсрочку до 2023 года. Скорее всего, в течение 2022 года вариант с машиночитаемыми доверенностями будет применяться добровольно, а параллельно с этим аккредитованные центры продолжат выпускать электронные подписи на сотрудников компании с привязкой к организации.

Подробно о новых правилах аккредитации УЦ и получении ЭП с учётом всех изменений законодательства читайте в нашей статье.

Интернет-бухгалтерия «моё дело»: для вас и вашего бизнеса

Интернет-сервис «Моё дело» является мощным бухгалтерским комплексом, обладающим огромным функционалом.

Начинающие предприниматели пользуются в системе «Моё дело» бесплатным сервисом, позволяющим сформировать документы для регистрации своего бизнеса в кратчайшие сроки, абсолютно корректно и без каких-либо финансовых затрат!

В итоге Вы – обладатель документов, гарантирующих регистрацию уже с первой попытки!

Ваш бизнес уже работает? Тогда обязательно воспользуйтесь интернет-бухгалтерией «Моё дело»!

В чём преимущества сервиса? Система разработана для ведения полноценного учёта при работе на общей системе налогообложения (ОСНО), упрощённой системе налогообложения (УСН), едином налоге на вменённый доход (ЕНВД).

В интернет-бухгалтерии «Моё дело» Вы всегда быстро и точно производите расчёт налогов, страховых взносов, больничных, отпускных, пособий, зарплаты. Вы прямо через сервис перечисляете любые начисленные суммы благодаря интеграции с платёжными системами и банками!

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» гарантирует лёгкое и полноценное формирование любой отчётности (налоговой, бухгалтерской, статистической) на ЕНВД, УСН, ОСНО. Практически все отчётные формы заполняются в сервисе автоматически. Другими словами, в готовых документах не содержится ни одной ошибки и опечатки!

Каждый документ в системе формируется согласно действующим нормам и правилам. Это действительно так, ведь в системе содержится полная база актуальных бланков, нормативных и законодательных актов по бухучёту, налогообложению, трудовым отношениям.

Обновление базы происходит круглосуточно (каждый час). Это означает, что в Вашем распоряжении всегда только действующие бланки и только утверждённые законы, положения, распоряжения, приказы.

Вы больше не должны регулярно наведываться в ИФНС, ПФР, ФСС и простаивать в очередях, чтобы подать отчётные документы. Отныне никакой нервотрёпки! Вся сформированная отчётность теперь сразу отправляется в налоговую инспекцию, Росстат, ФСС, ПФР в электронной форме прямо через сервис!

Все сроки перечисления налоговых платежей и подачи отчётности известны Вам заблаговременно. Ваш Личный кабинет в сервисе «Моё дело» оборудован персональным налоговым календарём, который заранее информирует о приближающихся датах. Для Вашего удобства вся информация дублируется на телефон и электронный почтовый ящик.

Сложности, трудности – это неизбежные спутники в нашей работе. Их особенно много возникает в самом начале, когда бизнес только-только заработал. В то же время любые проблемы решаемы, особенно при наличии квалифицированной помощи.

Теперь у Вас есть такая помощь! Интернет-бухгалтерия «Моё дело» оказывает Вам круглосуточную экспертную поддержку по любым вопросам, связанным с бухучётом, налогообложением, расчётами с персоналом!

Вы хотите всегда точно и быстро рассчитывать любые платежи и вовремя их перечислять? Вы хотите легко и правильно составлять отчётность и своевременно её подавать? Вы хотите получать круглосуточные профессиональные консультации?

Тогда зарегистрируйтесь прямо сейчас в интернет-бухгалтерии «Моё дело» и бесплатно оцените все возможности системы!

Как выбрать оператора эдо

На сайте ФНС есть список операторов ЭДО федерального уровня, который постоянно актуализируют. При выборе оператора нужно обратить внимание на шесть основных параметров.

Как зарегистрироваться в моем деле?

Чтобы зарегистрироваться в Мое деле, нужно перейти на сайт сервиса и заполнить форму регистрации. Регистрация проходит в несколько этапов.

Сначала форма регистрации предложит вам заполнить нужные данные в три шага:

Шаг 1 – нажать на ссылку “Зарегистрироваться”

Шаг 2 – указать организационно-правовую форму и систему налогообложения

Шаг 3 – создать себе регистрационные данные и нажать на кнопку “Завершить регистрацию”

Как подключить отправку отчетности и сформировать эцп?

Для подключения к отправке отчетности недостаточно просто оплатить счет. В данном случае необходим ряд организационных и технологических действий, в результате которых для предпринимателя будет выпущен сертификат ключа электронной подписи. Без этого сертификата отправить отчет электронно невозможно.

Процедура подключения к отправке состоит из нескольких составляющих:

1. Заполнить необходимые для сертификата данные организации или ИП.
2. Оформить комплект документов.
3. Передать его в Мое дело (бумажные оригиналы).

Теперь рассмотрим, как это выполнить по шагам.

Шаг 1 – заполняем данные, необходимые для выпуска ключа. Для этого в личном кабинете нужно выбрать пункт “Реквизиты” и заполнить его:

Шаг 2 – заполняем специфические данные для отправки отчетности:

Здесь потребуется ввести данные налогового органа, в котором ООО или ИП состоит на учете, а также данные регистрации в ПФР и ФСС (только для работодателей).

На этапе “Телефон” нужно указать номер телефона для получения одноразовых паролей (они будут приходить при отправке любого отчета).

На этапе “Заявление” будет сформирован комплект документов для подключения – собственно Заявление и список документов, копии которых нужно заверить подписью и печатью и вместе с заявлением передать в Мое дело (почтой либо через партнеров в регионах).

На этапе “Соглашение” необходимо указать данные Соглашения об электронном документообороте с ПФР РФ. Это актуально только для работодателей. Сначала это соглашение нужно подписать с ПФР лично, а потом его данные (номер, дата и скан) подгрузить в Мое дело.

На этапе “Выпуск” будут отображаться данные сертификата ключа после его выпуска (это занимает около 4 дней после получения оригиналов документов).

Как работает эдо

Чтобы отправить электронный документ, нужно зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО или установить специальное программное обеспечение. Ещё понадобится квалифицированная электронная подпись — её можно оформить в инспекции ФНС или в любом аккредитованном удостоверяющем центре. 

Процесс обмена документами выглядит так.

1. Вы создаёте документ в любом формате (doc, xls, pdf), загружаете его в программу ЭДО или на веб-сайт.
2. Подписываете файл электронной подписью.
3. Отправляете контрагенту.
4. Адресат открывает документ, проверяет, и подписывает его своей электронной подписью.
5. Вы получаете уведомление о подписании и сам документ.

С этого момента документ имеет юридическую силу и ничем не отличается от заверенного бумажного аналога с синими печатями.  

Для обмена электронными документами к ЭДО должны быть подключены и отправитель, и получатель. 

Локальное программное обеспечение

У операторов ЭДО есть коробочные решения — программный продукт, который обеспечивает обмен документами не только с внешними, но и с внутренними пользователями посредством СЭД — системы электронного документооборота. Сервис ЭДО можно интегрировать с программами для бухгалтерского, складского и кадрового учёта.

СЭД позволяет автоматизировать движение документов внутри организации:

• организовывать совместный доступ к документам;
• формировать задания и планы;
• определять процедуры и маршруты согласования;
• сканировать и распознавать бумажные документы;
• обеспечивать безопасное хранение и структурирование баз документов;
• выстраивать иерархии процессов и делегировать задачи;
• контролировать сроки выполнения задач.

Стоимость лицензии на право пользования ПО зависит от запросов заказчика, и варьируется от 3 до 20 тысяч рублей за 1 пользователя. Кроме покупки лицензии нужно будет оплачивать техническое обслуживание и сопровождение работы системы. 

Отправка отчетности ип онлайн бесплатно через официальные сайты госорганов

Этот способ можно назвать условно бесплатным, потому что приобрести сертификат электронной подписи в удостоверяющем центре нужно будет в любом случае.

На сайтах ФНС, ПФР, ФСС, Росстата есть сервисы с подробными инструкциями, как загрузить и отправить отчетность. Там же указаны технические требования к компьютеру для работы с программой. С Пенсионным фондом нужно предварительно заключить соглашение об электронном документообороте.

Минус этого способа в том, что разные отчеты вы будете отправлять с разных площадок. Налоговые декларации – с сайта ФНС, отчеты по страхованию от несчастных случаев – с сайта ФСС и т.д. Информацию по всем сданным отчетам в одном месте вы не увидите.

Отправка через уполномоченного представителя

В этом случае оформляется доверенность от ИП на сдачу отчетности представителем, а тот в свою очередь отправляет за предпринимателя отчет, подписанный своей ЭЦП.

У такого сотрудничества есть два варианта:

Если заказывать только отправку отчета, такой вариант дешевле, чем приобретать для себя программное обеспечение и ЭЦП.

Простая электронная подпись (пэп)

Это обычный пароль, который только подтверждает личность создателя документа или пользователя сервиса. Например, пин-код банковской карты или пароль, который можно установить для открытия документа Word. Простая подпись не защищает документ от внесения в него изменений.

ПЭП можно использовать для документооборота внутри компании: передавать между подразделениями заявки, отчеты, служебные записки и другую необходимую информацию.

Для оформлении кадровых документов тоже в большинстве случаев допустимо использовать ПЭП. Исключения здесь только два — трудовой договор и договор о материальной ответственности, для которых необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Весь остальной кадровый документооборот можно вести с помощью ПЭП. Например, это могут быть заявления, объяснительные записки, распоряжения, приказы. Чтобы использовать ПЭП для кадровых документов, это правило нужно отразить в трудовом договоре, коллективном договоре или в другом внутреннем нормативном документе компании.

Также ПЭП можно применять и для документооборота с контрагентами. Здесь также есть исключение: электронные счета-фактуры следует подписывать только с помощью УКЭП. Но все остальные документы можно заверять и с помощью ПЭП. Это могут быть договоры, накладные, акты выполненных работ, письма.

Чтобы документ, подписанный с помощью ПЭП, имел юридическую силу, нужно заключить с каждым контрагентом соответствующее соглашение.

Соглашение с контрагентом, трудовой договор, или раздел внутреннего документа компании, посвященные ПЭП, должны включать в себя следующие положения.

Работа с несколькими организациями

В онлайн-сервисе Мое дело в одном личном кабинете можно подключить неограниченное количество ИП или компаний. Технически добавление новых компаний реализовано в пункте самого верхнего меню “Управление аккаунтом”:

Оплатить отправку отчетности и собрать комплект документов придется по каждой отдельно — речь ведь идет о ключах электронной подписи, которые формируются на руководителя конкретной организации.

Сдача отчетности ип с помощью специальных программ

Разные операторы электронного документооборота предлагают свои решения, требующие установки специального программного обеспечения на компьютер. Некоторые из них имеют онлайн-решение, позволяющее работать вне офиса.

Как правило, такое ПО имеет дополнительные возможности, такие как сверка с ФНС, ПФР, а иногда и формирование выписок из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Для отправки отчетности ИП в электронном виде с помощью таких программ нужна электронная подпись. Ее изготовление обычно входит в тарифный план оператора.

Система электронной отчётности

Задача организации системы подачи отчётности в электронном виде представляет собой три главных этапа. Расскажем детально о каждом из них.

Этап второй: получение электронной подписи

У каждого отчётного документа, который отправляется в контролирующий орган, в обязательном порядке должна быть электронная подпись.

Что такое электронная подпись? Это особый реквизит документа, удостоверяющий (с того момента, как он сформирован) отсутствие любых изменений в электронном документе. Электронная подпись также позволяет однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Как получить электронную подпись?

Сделать это можно:

• обратившись в специализированный удостоверяющий центр;
• приобретя программное обеспечение, используемое для отправки электронной отчётности;
• обратившись в фирму, которая специализируется на сдаче электронной отчётности.

В зависимости от способа получения электронной подписи различной является и сфера её использования. Она может применяться лишь для отправки отчётности, либо же с её помощью можно подписывать любые документы, которые в электронном виде передаются в ИФНС, ФСС, ПФР. Во втором случае речь идёт уже не просто об электронной подписи, но о квалифицированной электронной подписи.

Термин квалифицированной электронной подписи введён ст.5 Федерального закона №63-ФЗ от 6 апреля 2021 года (с изменениями на 1 июля 2021 года).

В случае представления отчётности по телекоммуникационным каналам связи используется квалифицированная электронная подпись согласно ст.80 Налогового кодекса РФ.

Для получения квалифицированной электронной подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи России. Все действующие в настоящее время удостоверяющие центры представлены на официальном интернет-ресурсе Минкомсвязи России (раздел «Аккредитация удостоверяющих центров»).

Электронный документ, имеющий квалифицированную электронную подпись, обладает юридическим статусом. Это означает, что он наделён равной юридической силой с бумажным документом, имеющим собственноручную подпись и печать.

Этап первый: выбор оператора связи

Оператор связи, или, по-другому, оператор электронного документооборота, – это организация, которая предоставляет услуги обмена открытыми и конфиденциальными данными между контролирующими органами и налогоплательщиками в рамках системы подачи отчётности (включая бухгалтерскую отчётность, налоговые декларации) в электронной форме посредством телекоммуникационных каналов связи.

Необходимо определиться с таким оператором связи и заключить с ним договор.

В свою очередь, каждый оператор электронного документооборота должен соответствовать установленным для данного вида деятельности требованиям. Он также должен обладать необходимыми технологиями, обеспечивающими представление отчётности по телекоммуникационным каналам связи. Кроме того, у такого оператора должен быть договор, заключённый с УФНС России по субъекту РФ.

Этап третий: покупка программного обеспечения

Вопрос о том, каким способом наиболее рационально и эффективно составлять и передавать отчётность, каждый владелец (руководитель) бизнеса вправе решать самостоятельно.

Необходимо отметить, что потребность интегрировать сервис отправки отчётности в программное обеспечение, с  помощью которого осуществляется повседневный бухгалтерский учёт, возрастает по мере увеличения масштаба бизнеса и численности персонала. При этом существует ряд специализированных программ, предназначенных лишь для отправки электронной отчётности.

Следует знать, что приобретаемое программное обеспечение должно соответствовать программному обеспечению, установленному в Вашей ИФНС. Кроме того, устанавливать его требуется на компьютер, имеющий интернет-соединение.

Требуемое программное обеспечение может предоставить оператор электронного документооборота.

Если передача налоговой отчётности производится через телекоммуникационные каналы связи, то день её подачи – это день отправки.

При отсутствии возможности установки программ, получения ключей подписи можно воспользоваться услугами фирмы, специализирующейся на подаче отчётности в электронном виде.

Нужно заметить, что речь идёт только об отправке отчётности в электронном виде. Если же Вам необходимо не только отправлять отчётность, но и вести полноценный текущий учёт всех хозяйственных операций, то используйте в работе интернет-бухгалтерию «Моё дело».

Итак, подача отчётности в электронном виде представляет собой задачу, посильную для любого предпринимателя и для любой организации. Как уже было отмечено, в определённых случаях подача электронной отчётности является обязательной процедурой. Подробный порядок отправки отчётности в электронном виде содержат официальные сайты контролирующих учреждений.

Электронная форма является в настоящее время наиболее эффективным, удобным и выгодным способом представления отчётности в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат. Учитывая устойчивую тенденцию развития этого направления, можно уверено предположить, что совсем скоро вся отчётность должна будет подаваться только в электронной форме.

Если Вы только планируете открыть бизнес, то обязательно изучите перечень вопросов, указанных в начале статьи. Освоив их, Вы избежите многих ошибок в дальнейшей работе. Далее необходимо сформировать пакет документов для регистрации ООО или ИП в налоговой инспекции.

У Вас уже есть работающий бизнес? Тогда наиболее эффективный вариант – использовать программное обеспечение для ведения учёта всех хозяйственных операций, позволяющее отправлять всю отчётность в электронном виде.

Сегодня есть идеальный вариант для начинающих предпринимателей сформировать полный пакет регистрационных документов быстро, корректно и совершенно бесплатно. Сегодня есть идеальный вариант и для тех, кто хочет вести полноценный учёт, формировать и вовремя подавать любую отчётность в электронном виде. В обоих случаях этот вариант один – сервис «Моё дело».

Этапы внедрения эдо

Чтобы просто отправлять отчёты и документы в электронном виде, нужно:

• выбрать оператора ЭДО;
• оформить электронную подпись;
• внести изменения в учётную политику;
• зарегистрироваться на сайте веб-версии программы ЭДО.

Чтобы внедрить полноценную систему электронного документооборота в компании, нужно подготовиться более основательно — определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов. Всё это прописывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. В качестве образца можно использовать наш типовой регламент и порядок электронного документооборота.