Отказное письмо – что это такое и как оформить?

Что это за документ?

Отказное письмо о необязательной сертификации подтверждает тот факт, что товарная единица не подлежит оценке соответствия в той или иной системе сертификации. Оно оформляется в добровольном порядке, однако может потребоваться на таможне при импорте (если у сотрудника таможни возникнут трудности с идентификацией продукта) или при реализации (для предотвращения спорных ситуаций с надзорными органами и потребителями).

Таким образом, обязательно ли письмо, зависит от конкретной ситуации. Так, к примеру, известны случаи, когда частный предприниматель должен был предъявить данную бумагу руководству торгового центра, чтобы начать реализацию продукции в своем магазине.

Несмотря на то, что документ оформляется быстро, рекомендуется заранее позаботиться о том, чтобы он имелся в наличии. Желательно сделать достаточное количество копий, чтобы они хранились на торговых точках, в офисе компании, и их легко можно было предоставить по требованию.

Что это?

Документ, который подтверждает отсутствие требований закона об обязательной оценке соответствия продукции, выдается аккредитованными органами (центрами). Отказное письмо не имеет государственного бланка строгой отчетности, но составляется по установленной законодательством форме.

Какие документы необходимы, чтобы получить отказное письмо по сертификации?

Перечень документов для оформления:

• реквизиты организации-заявителя;
• заявление в сертификационный центр;
• наименование товаров с кодом ТН ВЭД;
• описание товаров, для которых требуется получение отказных писем;

Более редкие разновидности оп

• Регистрационное удостоверение Минздрава (ОП от Росздравнадзора) – ОП от Росздравнадзора призвано подтвердить, что изделия не будут эксплуатироваться в медицинских учреждениях или частной врачебной практике, а, следовательно, не нужно и удостоверение Минздравсоцразвития;
• Фитосанитарный сертификат (ОП от Россельхознадзора) – фитосанитарный сертификата требуется, если через таможенную границу предприниматель планирует транспортировать подкарантинную растительную продукцию (в основном, это овощи, фрукты, кофе, чай, растения, свежие пиломатериалы, деревянные поддоны). Если товар имеет растительное происхождение, однако не подлежит фитосанитарной проверке, составить ОП – очень хорошая идея, иначе может случиться простой груза на границе.

В россии отказные письма условно подразделены на две разновидности:

• для торговли;
• для таможенной госслужбы.

Виды документа

Наиболее распространенными разновидностями являются представленные в таблице.

Виды разрешительного документа

В зависимости от того, кому адресован документ, существует классификация разъяснительных писем:

• для торговли — обычно предъявляется потребителям или заказчикам, которые хотят удостовериться в отсутствии требований по обязательной сертификации;
• для таможни (отрицательное решение) — предназначено для таможенных организаций при импорте различных грузов в РФ (ЕАЭС).

Вопросы и ответы

Как получить в россии?

Для получения нужно обратиться в центр сертификации «АльфаГОСТ». Процедура представлена следующими этапами:

• Подача заявки в центр;
• Подготовка необходимой документации, ее предоставление экспертам;
• Проведение в органе по сертификации анализа, выявление отсутствия необходимости оценки качества;
• Выдача ОП.

Какая нужна документация

Если отказные письма необходимо субъекту хозяйствования для торговли, то органу по сертификации предоставляется:

• заявление;
• доказательства госрегистрации заявителя в качестве плательщика налогов, субъекта предпринимательства;
• наименования товарных единиц, относительно которых необходимо подготовить разъяснения, с указанием кодов ТНВЭД, ОКПД 2 (коды необязательны);
• детальное описание характеристик (например, маркировка, торговая марка, страна происхождения).

Если требует таможенная госслужба документ именно от ВНИИС, то нужна дополнительно и такая документация:

• договор (например, поставки, купли-продажи, контракт);
• инвойс, товарно-транспортные бумаги для неконтрактных поставок;
• акт таможенного досмотра (обязателен для б/у товара).

Если документы изначально составлены на иностранном языке, то они подаются вместе с переводом. Последний заверяется печатью заявителя.

Возникли затруднения с подготовкой документации? Наши квалифицированные сотрудники помогут справиться с проблемами, и собрать все документы в кратчайшее время.

Передать нашей компании материалы клиенты могут одним из способов:

Какие виды отказных писем существуют?

Вид документа зависит от отрасли и системы сертифицирования:

1.  Наиболее частым спросом среди производителей и импортеров пользуются отказные письма общей безопасности ГОСТ Р/ТР. В таких документах обычно ссылаются на самые распространенные акты законодательства Российской Федерации. Например: Постановление Правительства №982, Решение КТС №620, а также Технические регламенты Таможенного союза и Евразийского экономического союза.
2. Федеральным законом №123 установлен перечень продукции, которая подлежит проверке на пожарную безопасность. Часто производителям необходимо оформлять отказное письмо по пожаробезопасности. В этом случае документ будет выдан на основании Федерального закона, если продукции нет в этом перечне.
3. Помимо отказных писем существует и другой документ, по сути, имеющий то же значение – отрицательное решение по заявке. После подачи заявки на сертификацию, такая заявка и соответствующая документация и характеристики товаров анализируются сертификационным органом, а после этого выдается разъяснение, почему получен отказ в сертифицировании. Отрицательное решение выдается в том случае , если товар отсутствует в перечне продукции, которая подлежит обязательному сертифицированию. В документе необходимо указать ссылку на соответствующий нормативно-правовой акт. Такое решение может быть получено исключительно в аккредитованном по данному типу продукции сертификационном органе.
4. На некоторые типы продукции требуется оформление информационных документов, которые могут выдать только соответствующие государственные органы: Роспотребнадзор, Россельхознадзор, Росздрав, радиочастотный центр. Такие информационные письма можно получить только там, а не в других сертификационных органах.

Какой используется бланк?

При оформлении документа в него вписываются следующие сведения:

• Наименование организации-заказчика;
• Реквизиты компании (адрес предприятия, ОГРН, ИНН, номер телефона, факса, электронная почта);
• Порядковый номер документа;
• Указание стандартов, в соответствии с которыми сертифицируются схожие товары – как правило, указание последних редакций перечней ПП РФ №982 от 2009-го года, наименования Технических регламентов и ссылки на их приложения;
• Наименование изделий, коды ТН ВЭД и ОКПД2;
• Указание на то, что письмо носит информационный характер;
• Подпись руководителя компании, печать.

Составляется ОП на обычном бланке белого цвета. Формат бумаги – А4.

Кем оформляется отказной документ, сроки, стоимость

Отказные письма изготавливаются органами по сертификации либо же Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации (далее – ВНИИС).

Ранее сотрудниками таможенной госслужбы признавались исключительно письма, которые были выданы ВНИИС. В настоящее же время данный госорган принимает во внимание и документацию органов по сертификации.

Наша компания обеспечивает оперативную подготовку отказных писем. Вся процедура занимает один день.

По желанию клиента за это же время мы предоставим и документ ВНИИС. Стоимость услуг по изготовлению данной категории документов определяется индивидуально. Цена напрямую зависит от количества наименований товарных единиц, которые подлежат проверке.

Когда может потребоваться отказное письмо по сертификации?

Такой документ необходим:

• В случае экспортирования продукции: На таможне никто не поверит Вам на слово, что продукция не требует сертификата соответствия. Это нужно будет подтвердить соответствующим документом, отказным письмом, в котором будет прописано название товара, код ТН ВЭД и ссылка на сопроводительную документацию, в соответствии с которой товар ввозился в РФ.

На таможне необходимо иметь на руках всю необходимую документацию для проверки. Информационные письма обязательно проверят

• Если планируются крупные заказы: Не только тендеры и госзакупки требуют от производителя информационные письма. Даже при крупных поставках продукции в розничную сеть магазинов производитель должен предоставить документ, в котором будет документально подтверждено, что товары не нуждаются в обязательном сертифицировании

Кому необходимо?

Пояснительное письмо может понадобиться предпринимателю (изготовителю, продавцу) в различных ситуациях, оно позволяет избежать недопонимания с надзорными органами и обычными покупателями в спорных моментах.

Кому требуется?

Если речь идет о «таможенном» разъяснительном письме, то оно в большей степени необходимо импортерам. Если же вы продавец, оно тоже может потребоваться – чтобы предъявлять клиентам, арендодателям. Иногда оно требуется для заключения контракта с крупным ритейлером, торговым центром.

Кто выдаёт?

Такие письма составляются в аттестованных сертификационных органах и центрах. Очень важно, чтобы организация имела соответствующие полномочия на выдачу отказных писем, иначе последние могут быть признаны недействительными.

Кто уполномочен выдавать отказное письмо по сертификации

Любую официальную документацию, которая касается сферы сертифицирования, может выдавать исключительно аккредитованный сертификационный орган. Этот же орган и выдает информационные письма. Если организация имеет аккредитацию, то она имеет право оформлять законные документы, которые принимаются в любых органах.

Чтобы подготовить документы для получения документа, обратитесь к специалистам нашего УЦС и получите комплексную услугу по получению информационного  документа в кратчайшие сроки.

На какой срок составляется?

Как правило, срок действия не устанавливается – письмо действует до внесения изменений в законодательство относительно сертификации заявленного товара. Сведения об этом также вписываются в тело документа.

На сертификацию товара гост р

Документ устанавливает, что продукция не вошла в перечни Постановления Правительства РФ №982 от 1 декабря 2009-го года, что на нее не нужны сертификаты, декларации по государственным стандартам.

На технической регламент по пожарной безопасности

Если товар не подлежит пожарной проверке (в соответствии с отечественным ТР или по ТР ТС 043/2021), на него можно оформить «пожарное» ОП. Особенно актуально его получение для строительной продукции, оборудования.

Необходимые документы

В большинстве случаев достаточно предоставление таких документов:

• Точное наименование и описание продукции;
• Присвоенные товару коды ТН ВЭД и ОКПД2 (если они вам неизвестны, мы поможем вам в идентификации изделия);
• Наименование, реквизиты, ИНН, ОГРН компании-заказчика.

Чтобы получить ответы на интересующие вас вопросы, воспользоваться бесплатными консультационными услугами (узнать, сколько стоит, где и кто выдает ОП, посмотреть образец), обращайтесь в центр «АльфаГОСТ». У нас доступна выдача отказных писем в максимально сжатые сроки.

Нормативные акты для оформления документов

Выдача отказных писем в РФ не регулируется на данный момент никакими нормативными актами. Единственным официальным подзаконным актом является письмо от 05.10.2021 № ВС-10951/10 Минпромторга. В этом письме указывается, что заключения и разъяснения о том, относится ли товар к продукции, подлежащей обязательному сертифицированию, выдаются профильным Департаментом Минпромторга. В дальнейшем этими полномочиями были наделены аккредитованные сертификационные органы.

Перед выдачей информационного документа на продукцию специалисты должны сверить коды ОКПД2 и ТН ВЭД и сертификационные списки.

Пример информационного письма о том, что кухонные и столовые принадлежности не подлежат обязательному сертифицированию

Нюансы составления

Основной особенностью разъяснения является его бессрочность. Документ теряет силу только в следующих случаях:

• обновление действующего законодательства;
• изменение названия или реквизитов компании-заявителя;
• расширение линейки выпускаемых изделий.

Обязательное или добровольное оформление отказных писем

Для того, чтобы спокойно и без нервов ввозить и реализовывать свою продукцию, предпринимателю самому выгодно оформить информационный документ. При этом особенных трудностей в получении документов не возникнет , так как обязательных требований и условий для оформления отказного письма попросту нет.

Документ подготавливается в течение 1-го рабочего дня. Конечно, все зависит от того, предоставлена ли заказчиком информация в срок, а также прошла ли оплата. Иногда оформление затягивается и на несколько дней. Поэтому рекомендуем обратиться в УЦС заранее, до того как начнутся поставки и продажи продукции.

Отказное письмо представляет собой информационное письмо, содержащее ссылку на законодательство и информацию о товаре, поэтому определенного образца оформления подобного документа не существует. Поэтому также рекомендуется совместно с этим документом и оформление добровольного сертификата.

Срок действия прописывается в самом отказном письме. Если же срок действия не указан, то оптимальным будет ежегодно обновлять такие документы. Законодательство порой очень быстро меняется, поэтому информационный документ может потерять свою актуальность.

Чтобы оформить документ, оставьте заявку на нашем сайте, либо обратитесь к помощи онлайн-консультанта. Наши специалисты подскажут, какие документы Вам необходимы, подберут коды ОКПД2 и ТН ВЭД. Вы сможете обсудить все возникшие вопросы , начиная от оформления писем до цены и сроков. Чтобы связаться с нами, позвоните по телефону 7 (3412) 58-26-32

Отказное письмо по сертификации – цена и сроки оформления

Срок оформления обычно 1-2 рабочих дня. Обычно на срок изготовления документа влияет объем информации о продукции производителя.Цены на оформление информационного документа можно уточнить у онлайн-консультанта на сайте, либо позвонив по телефону (3412) 58-26-32

Оформление

Процесс составления строго регламентируется государственными органами. Важно соблюдать законодательные требования, чтобы не попасть под действие КоАП РФ.

Перечень необходимых документов

Для организации работы центра предпринимателю потребуется подготовить:

• заявку;
• название и характеристики товара;
• код ТН ВЭД;
• назначение, сырьевой состав изделий.

Письмо на сертификацию технического регламента тс

Цель документа — подтвердить возможность реализации товаров без обязательных разрешительных документов. Разъяснение данного вида гарантирует, что продукция не входит в сферу регулирования технических регламентов ЕАЭС и может распространяться без сертификатов и деклараций ТР ТС.

Письмо о сертификации гост р

В России действуют национальные стандарты ГОСТ. Перечень товаров, которые должны пройти проверку на соответствие отечественным нормативам, утвержден в ПП РФ №982. Отказной документ о сертификации ГОСТ Р гарантирует отсутствие конкретного изделия в данном списке.

При производстве, транспортировке продукции в пределах РФ или при экспортно-импортных операциях представители контрольно-надзорных органов могут затребовать разъяснение. Его наличие значительно экономит время при пересечении груза контрольных пунктов пропуска на территории нашей страны.

Письмо роспотребнадзора

Документ подтверждает отсутствие требований для обязательной государственной регистрации изделия. Это значит, что оно не входит в сферу контроля РКТС №299 и профильных техрегламентов, которые устанавливают необходимость проводить оценку соответствия продукции санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим нормам.

Получение отказных писем

О времени, месте выдачи отказных документов заявителей мы уведомляем заранее. Письма сертификационный орган изготавливаются на своих фирменных бланках. В них отражается такая информация:

• наименование органа по сертификации, его реквизиты;
• данные заявителя (наименование, реквизиты);
• регистрационный номер;
• дата изготовления;
• название документа;
• перечень товара, не подлежащего декларированию либо сертификации;
• ссылки на нормы законодательных актов, подтверждающих корректность таких выводов.

Письма подписываются руководителем, а затем заверяется печатью. Заказчики документ получить могут одним из способов:

• нарочно;
• курьерской доставкой;
• почтой.

Более подробно о возможности оформления отказного письма можно узнать у нашего консультанта по телефону 8 (800) 707-92-12или при личной встрече.
Мы с радостью разъясним все нюансы и поможем подобрать наиболее подходящий способ оформления для вашего случая!

Порядок проведения процедуры

Всю процедуру по выдаче отказных писем можно подразделить на такие этапы:

• сбор нужных материалов;
• передача бумаг специалистам нашей компании;
• рассмотрение материалов заказчика;
• изготовление, выдача отказного письма.

Благодаря оперативной работе сотрудников нашей организации заказчики проходят все этапы и получают желаемое письмо всего за день.

Предназначение отказных писем

Данная бумага не является обязательной.

Ее субъекты предпринимательской деятельности оформляют добровольно при возникновении неоднозначных моментов с таможенным госорганом, поставщиком, бизнес-партнерами в связи с тем, что продукция:

• имеет общепринятое наименование отличное от наименования, указанного в классификаторе, товарной номенклатуре и это затрудняет ее классификацию;
• относится к инновационным, имеет специфические свойства, а для ее корректной классификации нужно экспертное заключение;
• подпадает под исключение согласно положениям определенных технических регламентов;
• согласно наименованию подпадает под обязательную сертификацию, но на нее не распространяется нормы технического регламента из-за ее характеристик.

Отказные письма не являются подтверждением качества товара.

Однако подтвердить такую информацию можно путем прохождения добровольной сертификации.

По ее результатам заказчикам выдаются сертификаты, которые служат официальным доказательством качества продукции. 

Преимущества оформления

Несмотря на добровольный характер выдачи документа, в некоторых случаях без него сложно обойтись:

1. при реализации товара через торговые сети;
2. при возникновении разногласий с потребителями;
3. для быстрого прохождения таможенных процедур;
4. для устранения трудностей при трактовке законов, регулирующих оценку соответствия.

Сертификационные списки содержатся:

• в ТР ТС (с этими регламентами можно ознакомиться на официальном сайте ЕАЭС);
• в Постановлении Правительства РФ № 982 “Об утверждении единого перечня продукции, подлежащей сертифицированию…” (на сертифиирование и декларирование) ;
• в Постановлении Правительства РФ № 241 “Об утверждении списка продукции, которая… подлежит обязательному подтверждению соответствия…” (на сертификацию в сфере пожарной безопасности).

Если в указанных нормативных актах не содержатся сведения о сертифицировании определенной продукции, то на эту продукцию можно оформить информационное (отказное) письмо.

Если Вы хотите подробнее познакомиться с нюансами оформления отказных писем, наши специалисты «УСЦ» с удовольствием и бесплатно проконсультируют Вас по всем интересующим вопросам.

Сроки действия документов

Срок действия – 6 месяцев, либо до того момента пока не будут внесены корректировки в нормативный акт, на основании которого оно выдано. 

Сроки действия и стоимость

В большинстве случаев ОП (именно так сокращенно называют отказное письмо) не обладает сроком действия – в нем не проставляются даты завершения возможного использования. Однако, если в законодательство будут внесены соответствующие поправки (к примеру, товар начнет подлежать обязательной оценке соответствия, будет внесен в перечни ТР ТС или ГОСТ Р), то ОП перестанет быть действительным.

Сроки оформления и стоимость

Центр “АльфаГост” выдает документы в течение одного рабочего дня. Стоимость услуги — от 4 тысяч рублей (зависит от заявленной продукции и выбранной схемы).

Этапы составления

Оценка соответствия складывается из таких этапов:

• Обращение в аттестованный центр «Ростест Урал»;
• Предоставление бесплатной консультации от наших специалистов, идентификация товара;
• Подготовка пакета документации, его анализ;
• Выдача разрешения.

За более подробными сведениями, для проведения сертификации товаров, а также для заказа отказного письма любого типа обращайтесь в центр «Ростест Урал».