Понимайте наконец различие между процессом и процедурой

Мы разобрали с Вами основные типы , но есть еще одно ключевое направление – бизнес-процессы. Если орг. структура – скелет организации, то бизнес-процессы – центральная нервная система с заложенными рефлексами.

Возможно Вам кажется это все скучным, но на нашей практике есть одно простое правило – нет ничего хуже аргументов это и так понятно, это слишком просто. Они ничего хорошего не предвещают. Эти тезисы – предвестники хаоса, запущенных проблем.

В целом в жизни встречается 2 крайности процессного управления – хаос и бюрократия.

Ниже – краткая презентация, а также запись вебинара для предпринимателей

Основные подходы к описанию бизнес-процессов

Прежде чем прогрузиться в вопрос а как описывать, сначала давайте ответим на вопрос: А что такое бизнес-процессы?.

Бизнес-процесс – определенный алгоритм взаимосвязанных действий людей и ИТ-систем, который направлен на преобразование сырья в продукт или результат.

Например, бизнес-процесс закупки примерно включает следующие стадии: получение заявки – поиск поставщиков – сбор предложений – поставка материалов – передача заказчику. Но каждый этап также разбирается на отдельные бизнес-процессы. Поэтому надо понимать, что описание бизнес-процессов практически бесконечная задача, Вам необходимо будет выбрать уровень детализации, на котором скажете все, хватит. И чем ниже уровень компетенций команды, тем детализированее нужно описание. Ну или надо обучать команду, но тогда нужно будет расти и вам, как руководителю. Умные кадры не потерпят обращения как с дураками.

Условно существует несколько подходов к описанию бизнес-процессов:

Диаграммы цепочки добавленной ценности (VAD – value added chain diagram)

Подход, который позволяет описать на самом верхнем уровне ключевые направления деятельности компании и подразделений, показать взаимосвязи между ними. Здесь фокус на графическом отображении бизнес-процессов, создающих ценность для клиента.

То есть это некая мастер модель всей компании, чтобы дать понимание всей команде, как их работа влияет на всю компанию.

Правила построения модели процесса добавленной стоимости (VAD)

Подход к описанию бизнес-процессов, являющийся инструментом в бережливом производстве. Название отражает всю суть подхода, который фокусируется на:

1. Определение заказчика бизнес-процесса;
2. Описание итогового продукта (выхода), который нужен заказчику;
3. 5-7 ключевых операций бизнес-процесса;
4. Определение необходимых ресурсов (входов) для бизнес-процесса;
5. Определение поставщиков этих ресурсов.

Событийная цепочка процессов (EPC – event-driven process chain)

Данный подход описывает бизнес-процессы в виде отдельных этапов/шагов процесса и событий, которые инициируют эти шаги, то есть получается структура событие – функция – событие. Этот подход хорошо подходит для стандартизации бизнес-процессов и анализа потока документов и необходимой информации в рамках всего бизнес-процесса.

Основные элементы описания:

Подход BPMN 2.0 (Модель и Нотации бизнес-процессов 2.0)

В отличии от предыдущего подхода, где начало было слева и финиш справа, здесь все стартует сверху и идет вниз.

Плюс подхода – возможность потом создать понятный регламент в виде текста или таблицы. Эта нотация довольно распространена, особенно в крупных организациях. Так как с одной стороны и стандартизует описание, а с другой стороны достаточно гибкая. Например, ее часто используют для настройки.

Flow Charting (нотации Процесс и Процедура)

Нотации Flowchart используются для представления алгоритма выполнения процесса и позволяют задать причинно-следственные связи и временную последовательность выполнения действий процесса. Нотации поддерживают декомпозицию на подпроцессы.

Различие между нотациями Процесс и Процедура в том, что дополнительно к графическим символам, применяемым в нотации Процесс, в нотации Процедура используются дорожки (Swim Lanes), обозначающие орг. единицы – исполнителей действий процесса. Это позволяет повысить наглядность диаграммы.

Approach IDEF (Интегрированный Язык Определения)

— целое семейство методологий семейства (Интегрированное Компьютерное Производство). Исходно это семейство нотаций и методов моделирования разработаны для ВВС США, чтобы описывать рабочие процессы и проводить внедрение ИТ-систем. И если Вы общаетесь с ИТ-интеграторами или планируете проводить автоматизацию бизнес-процессов через ИТ-системы, то столкнетесь именно с этим подходом. Но естественно, если Вам удобно будет работать с этим подходом в повседневном режиме, то можно использовать ее и для других сценариев.

К семейству IDEFотносятся следующие стандарты:

UML (Унифицированный Язык Моделирования)

Унифицированный язык моделирования (UML) – еще один подход моделирования процессов, который активно используется в ИТ. Это система обозначений, которую можно применять для объектно-ориентированного анализа и проектирования. Его можно использовать для визуализации, спецификации, конструирования и документирования программных систем.

В языке UML есть 12 диаграмм, обуславливающих статистическую, поведенческую и физическую деятельность компонентов систем. Наиболее доступные и актуальные в настоящее время:

VSM (Отображение Потока Значения)

Один из инструментов , наряду с ТакжеValue Streams являются основополагающим компонентом SAFe® (Scaled Agile Framework®) и бывают двух типов: разработческие (Development Value Stream, DVS) и операционные (Operational Value Stream, OVS).

Value Stream Mapping

Value Stream Mapping – это инструмент, который визуализирует процесс превращения сырья в готовую продукцию, отпускаемую потребителям. Его объекты – материальные и информационные потоки ресурсов, а также время.

Создание Value Stream Mapping

Создание Value Stream Mapping делится на три блока:

Упрощенный алгоритм работы:

1. Выбор процесса для систематизации потока ценности (подготовительный)
2. Символы Value Stream Mapping
3. Определение границ процесса
4. Шаги процесса
5. Добавление информационных потоков на карту
6. Добавление данных о каждом шаге процесса
7. Подсчет запасов
8. Добавление хронологии процесса — Timeline
9. Карта будущего состояния
10. План для внедрения улучшений

Выгоды для бизнеса от работы с процессами

Какую же выгоду получает бизнес, от работы с процессами?

Если вы дочитали эту статью, то вероятнее всего у вас в голове вопрос: А какую нотацию то выбрать? Какая лучше? Ответ довольно простой – никакая. Нужно выбирать нотацию под задачу и команду. Главный критерий – чтобы было понятно. Нужно понять, кто будет пользоваться вашей схемой, каков уровень компетенций этих людей.

Ошибки при создании Value Stream Mapping

Наиболее типовая ошибка – рисование огромных карт. Выбирайте кусок так, чтобы он помещался на 1 экран или лист А4. Думайте о том, кто будет работать с этим описанием, он должен понимать описание. Поэтому можно и отступать от строгих нотаций.

Примеры описаний работы с процессами

• Пример описания работы с браком
• Адаптация нотации Процесс

Распечатка процессов

Если распечатать процесс на 100 страницах, люди попросту запутаются. В наш век цифры многое всё ещё приходится печатать, ведь кто-то до сих пор плохо воспринимает мониторы, это надо учитывать.

Использование различных нотаций

Для задач бизнес-анализа и глубокого погружения необходимо использовать BPMN 2.0 или EPC, для проектирования ИТ-систем – IDEF.

Культура в компании

Думайте о том, какая культура в вашей компании. Преимущество стартапов ‒ в высокой гибкости и нацеленности на результат. При этом из-за тотального отказа от формализации возникают и большие проблемы с эффективностью. В больших компаниях, наоборот, стоит проблема излишней бюрократизации, которая убивает производительность.

Кроме того, чем Вы более зрелая организация, чем больше можете выделить ресурсы, тем более сложную комбинацию нотаций и более детализированное описание можете использовать. Если Вы небольшая команда, где ограничены ресурсы, и изменения довольно частые, то Вы просто утоните в этих описаниях

Итоговый список рекомендаций:

1. Проекты и процессы часто сравниваются в контексте выбора лучшего способа выполнения задач и достижения поставленных целей. Как проекты, так и процессы важны для ведения и совершенствования бизнеса.

2. В зависимости от конечного результата, который вы пытаетесь достичь, один из данных способов управления может подойти больше, чем другой.

В этой статье мы объясним разницу между процессным и проектным подходом и покажем некоторые из доступных решений для улучшения управления бизнесом.

Например, компания хочет внедрить новое кросс-функциональное программное обеспечение, которое будет более безопасным и повысит общую производительность. Цель – добиться стопроцентного внедрения менее чем за четыре месяца. В этом случае логичнее использовать проектный подход, ведь результатом будет являться уникальный продукт, а сами работы по разработке и внедрению будут единовременными и ограничены временем и бюджетом.

В другом случае супервайзер отмечает, что торговые представители не успевают заниматься привлечением новых клиентов. Однако до этого момента у супервайзера было мало данных, чтобы определить, вызвано ли это нехваткой персонала или отсутствием правильного подхода к планированию рабочего графика. В этом случае улучшение процесса, с помощью которого торговые представители распределят свое время и будут планировать задачи, дало бы лучшие результаты, чем реализация проекта.

Что такое проект?

Проект – это набор задач, которые необходимо выполнить для достижения определенной цели.

Проект обычно имеет три ключевых аспекта:

• При реализации проекта цель состоит в том, чтобы внести изменения, обычно радикальные, и внедрить указанные изменения в повседневные процессы компании.
• Проект должен быть реализован в определенные сроки и в рамках определенного бюджета.
• Проект – это совместная работа по разработке уникального продукта, услуги или цели. Это попытка создать что-то нестандартное, чего нельзя достичь в рамках операционной деятельности.

Управление проектами – это область планирования и организации деятельности, которая имеет ограниченные сроки завершения и конкретные цели. Руководитель проекта отвечает за вовлечение команды и распределение задач, мониторинг ресурсов и координацию их использования для достижения определенных целей.

Что такое процесс?

Процесс – это ранее установленная процедура, которая разделена на этапы и повторяется для достижения заданных целей. Процесс определяется циклами. Подобно проекту, процесс также имеет начало, середину и конец, однако этот цикл повторяется, и длительность процесса определяется длительностью его операций.

Процессы присутствуют во многих коммерческих операциях, выполняемых каждый день. Примером может служить найм нового сотрудника, оплата счетов-фактур, закупка материалов и пр. Эти действия повторяющиеся и не приводят к созданию какого-то уникального продукта или услуги для компании.

Управление процессами – это деятельность, направленная на улучшение деятельности организации и повышение эффективности за счет оптимизации рабочих процессов. Системный подход к управлению процессами позволяет стандартизировать процессы, сделать их более гибкими, а также находить возможности для автоматизации.

Преимущества каждого подхода

Чтобы понять ценность каждого типа управления, давайте рассмотрим преимущества проектного подхода.

Как улучшить управление проектами

Существует несколько методов для улучшения управление проектами в компании:

1. Используйте программное обеспечение для управления проектами

Использование программного обеспечения для управления проектами позволит улучшить координацию и отслеживать ход выполнения проекта в режиме реального времени. А также улучшить обмен информацией между командами, что, в свою очередь, облегчит командную работу и обеспечит большую организованность и производительность.

2. Проводите периодические встречи

Проведение регулярных встреч способствует обмену идеями, которые могут внести существенный вклад в проект, а также позволит всем членам команды сосредоточиться на своих сферах ответственности.

3. Используйте эффективные коммуникативные навыки

Развитие коммуникативных навыков необходимо любому руководителю и менеджеру проектов. Грамотная коммуникация может помочь избежать различных проблем в общении и недопонимания, а также помочь с делегированием задач.

4. Консолидация и стандартизация отчетности

Регулярные отчеты помогут координировать ход реализации проекта и позволят предотвратить незапланированное увеличение бюджета, срывы сроков и ошибки.

Как улучшить управление процессами

Когда бизнес растет, его процессы усложняются, и между подразделениями происходит интенсивный обмен данными. Ожидания клиентов становятся более разнообразными, а взаимодействие с компанией – более частым. В результате необходимо принять определенные меры, чтобы улучшать и совершенствовать процессы в компании.

В первую очередь, администрировать и оптимизировать рабочие процессы, чтобы повысить общую эффективность и производительность организации, необходимо в специальном программном обеспечении для управления бизнес-процессами (BPMS).

Функционал BPMS, например, в , позволит реализовать практику процессного управления в компании, а также автоматизировать и улучшить процессы:

1. Разработка карт процессов

Визуальное документирование процесса облегчает его понимание и дает полную картину того, как работает процесс.

Как разработать карты процессов и как можно использовать моделирование процессов для оптимизации бизнес-операций в SILA Union, мы рассказали в этой

Чтобы выявить проблемы в процессе, поговорите с вовлеченными сотрудниками о любых ограничениях и сложностях, с которыми они сталкиваются, и предложениях по их устранению. Точно так же важно установить первопричину проблемы и должным образом устранить ее.

В SILA Union доступны различные инструменты анализа бизнес-процессов, о которых мы рассказали

Как только проблемы будут выявлены, необходимо найти соответствующие решения. Здесь решающее значение имеет качество обслуживания клиентов и удовлетворение их ожиданий, поэтому никакие изменения не должны влиять на них негативно. Также важно учитывать любые дополнительные ресурсы, которые могут понадобиться для реализации изменений.

Все про оптимизацию бизнес-процессов с практическими примерами в SILA Union вы можете узнать в этой

Первым шагом в реализации является обеспечение того, чтобы команда была осведомлена о проблемах, решениях и изменениях, которые необходимо внести в процесс. Таким образом, корректировки могут быть внесены успешно и с участием каждого участника процесса.

При внедрении изменений в процесс могут возникнуть непредвиденные ошибки. В результате вы должны отслеживать изменения, чтобы убедиться, что они работают так, как задумано. В случае непредсказуемого результата следует повторить предыдущие шаги.

Как правильно осуществлять мониторинг процессов, чтобы измерять их производительность и вовремя обнаруживать проблемные места и возможности для оптимизации, мы рассказали в этом

Управление как проектами, так и процессами может помочь вам повысить эффективность управления. Кроме того, любой проект может превратиться в процесс. Например, если проект интеграции сотрудников, который проводился только один раз, становится ежемесячным мероприятием – запускается процесс. Теперь вы сможете разработать автоматизированный процесс с помощью опыта, полученного в ходе проекта.

Таким образом, любой уникальный проект может стать повторяющимся процессом. И любой проект состоит из процессов, так как реализация проекта будет осуществляться по одному и тому же циклу, состоящему из определенных процессов – планирования, исполнения, контроля и пр.

Итого, процессный и проектный подход не исключают друг друга, а дополняют, однако их эффективность зависит от грамотного использования в тех или иных ситуациях и целей компании.

8. brix8x Сейчас в теме

Я в своей работе использую подход "Все на свете функции". Это удобно, когда идут вложенные функции и ты можешь получить всю цепочку этих вызовов. ============================================================­====

В случае ошибки мы получаем что-то вроде: "Внешняя: Описание ошибки для Внешняя: суперВнутр: Описание ошибки для суперВнутр" ============================================================­====

Защита от идиотизма состоит в том, что функции, возвращающие булево и не могущие (теоретически) привести к ошибке можно использовать привычным способом, например, ЭтоКорректнаяДата(вхДата).

Имея такой набор правил, я могу создать шаблон и сделать его стандартом и, в будущем, проверить следование этому стандарту.

Этот подход прекрасно работает и на VB, и на VBSctipt. Я бы и дальше использовал этот подход, но он дал "сбой" на языке Jcript :-(. В функции на JScript нельзя передать по ссылке переменные обычного типа (число, дата), т.о. если внутри фукнции изменяется несколько переменных обычного типа, я не смогу работать в том, стиле, который только что описал.

Склоняюсь к мысли, что либо придется отказаться от JScript, либо для него придумать другой стиль.

Есть стиль, который можно попробовать адаптировать: 1. Все на свете функции, но возвращаемые значения только через Возврат 2. Если их много, что через возвращаемый массив 3. Если есть ошибка, то первый элемент массива – неопределено, а второй – текстовое описание ошибки.

Но тут я опять возвращаюсь к "старой натоптанной дорожке", может чего не вижу?