Простая формула для эффективного управления

Планирование

После того, как проект и все его особенности были изучены, наступает фаза планирования. В этот момент определяются конкретные шаги и действия, необходимые для достижения поставленных целей.

В процессе планирования формируется более детальный план проекта, определяются ресурсы, сроки выполнения задач, а также устанавливаются критерии оценки успешности проекта.

Ключевые задачи на этой фазе включают в себя:

• Определение бизнес-требований для проекта
• Составление рабочего плана
• Оценка рисков и возможностей
• Определение бюджета и ресурсов

Реализация

После завершения планирования проект переходит к фазе реализации. На этом этапе выполняются все запланированные действия для достижения поставленных целей. Команда, ответственная за проект, активно работает над выполнением поставленных задач, учитывая все риски и возможности, выявленные на предыдущих этапах.

Фаза реализации включает в себя:

• Работу по плану проекта
• Контроль исполнения задач и управление качеством
• Коммуникацию и взаимодействие с заинтересованными сторонами
• Решение возникающих проблем и конфликтов

Мониторинг и контроль

После завершения реализации проекта, наступает фаза мониторинга и контроля. На этапе мониторинга оценивается выполнение плана проекта, выявляются отклонения от намеченной траектории, а также осуществляется контроль качества продукции или услуг, создаваемых в рамках проекта.

Ключевые задачи на фазе мониторинга и контроля:

• Оценка выполнения плана проекта
• Исправление отклонений и управление изменениями
• Обновление статусов и отчётов
• Управление рисками

Завершение

После успешного завершения всех предыдущих фаз проекта наступает его завершение. На этом этапе происходит передача результатов заказчику, анализ эффективности проекта, составление отчётов о выполненной работе и обучение персонала, если это необходимо.

Ключевые шаги при завершении проекта включают в себя:

• Формирование отчётов и документации
• Оценка эффективности проекта
• Отмечание достижений и уроков, извлеченных в процессе работы
• Подготовка и планирование следующих шагов

Жизненный цикл проекта – это неотъемлемая часть его управления. Понимание основных этапов и фаз поможет вам успешно планировать, реализовывать и завершать проекты, достигая поставленных целей.

В этот момент вы отвечаете на вопросы что?, зачем? и почему?, а не как?. Более точное видение проекта поможет эффективнее планировать его на следующем этапе жизненного цикла.

Что необходимо получить в результате:

Планирование

В этот период распределяются обязанности каждого участника, которые должны чётко понимать свою роль и свою зону ответственности, пишутся пошаговые инструкции членам команды.

Результатом этой фазы должен стать план — документ, который определяет охват задач, управление командой проекта, формы и время контроля, а также критерии оценивания проведённых работ.

Исполнение

Наконец, пришло время заняться делом. На третьем этапе вы переходите непосредственно к воплощению вашего плана в жизнь.

Ваши действия будут во многом зависеть от выбранной вами модели управления проектом, но всё равно вам в этот период придётся заниматься:

На выполнение этого этапа потребуется больше всего времени. Как раз в этот период вы увидите, насколько хорошо был составлен план, сможете ли вы выполнить все поставленные задачи, удержаться в рамках заложенного бюджета и соблюсти сроки. Именно на этом этапе вы или потерпите неудачу, или преуспеете.

Принятый заинтересованными сторонами результат, отвечающий требованиям, сформулированным на начальном этапе.

Контроль

Для большинства команд эта фаза начинается ещё на этапе инициации и длится в течение всего периода проведения работ.

Необходимо контролировать и при необходимости принимать корректирующие меры в отношении:

• Сроков выполнения задач
• Бюджета проекта
• Ресурсов команды

На протяжение всего цикла вы должны производить учёт времени, которое реально потратил на выполнение заданий каждый член команды. Так вы сможете корректировать нагрузку и эффективно использовать человеческий ресурс компании. Посмотрите обзор приложений для учета рабочего времени, чтобы упростить себе эту задачу.

Своевременный контроль позволяет быстро принять меры, если что-то вдруг пошло не по плану (а такое случается). Также менеджер может наделять функциями контроля и других членов команды, усиленный контроль не повредит общему делу.

Завершение

Это – завершающая фаза проекта. Все задачи выполнены, все цели достигнуты, решены все проблемы, возникшие во время работы. Пришло время подвести итоги и определить степень успеха или неудачи.

Вот список того, что необходимо сделать на этом этапе:

1. Оценить результаты проекта
2. Подготовить отчёт
3. Провести совещание по итогам проекта
4. Собрать обратную связь о работе команды
5. Дать рекомендации для будущих проектов

На этой стадии, пока впечатления ещё свежие, полезно провести обзорное совещание, чтобы обсудить сильные и слабые стороны работы команды на всех этапах, что пошло не так, как избежать промахов в будущем, а также определить, какие успехи были достигнуты.

Типы жизненных циклов проекта

Хотя стадии и фазы и этапы жизненного цикла проекта будут одинаковыми для всех команд, существуют различия в том, как именно эти стадии воплощаются в жизнь. Существуют разные типы ЖЦП, которые менеджер может использовать в зависимости от типа проекта, над которым он работает.

Вот пять наиболее распространенных типов ЖЦП:

Водопад (каскад)

Это наиболее традиционная и простая для понимания модель. Все работы выполняются в полном соответствии с планом с заранее определённым графиком, затратами и объёмом работ. Эта модель не предполагает гибкости, проект следует в линейной прогрессии через все пять этапов: инициирование, планирование, выполнение, контроль и завершение. Команда переходит к следующему этапу только после завершения предыдущего и выполняет каждый этап один раз.

Итеративная (повторяющаяся) модель

Эта модель отлично подходит в тех ситуациях, когда объем проекта неясен, но заказчик хочет получить лучшее решение. В конце каждого этапа ожидаются отзывы заказчика, которые и служат основой для следующего этапа, поэтому планирование осуществляется непрерывно на протяжении всего ЖЦП.

Инкрементная модель

При инкрементальной модели жизненного цикла проекта основная задача разбивается на несколько отдельных задач, каждая из которых состоит из линейного прохождения пяти фаз проекта до завершения. И каждая задача должна быть решена, прежде чем переходить к следующей. Это позволяет постепенно наращивать функциональные возможности и эффективность. Такая модель отлично подходит для масштабных проектов крупных компаний.

Адаптивная модель

Инкрементные элементы. Этот тип цикла не следует линейному прогрессу и наиболее открыт для изменений. Начальная фаза происходит только один раз, а стадии планирования, выполнения и контроля выполняются итерациями, обычно несколько раз. Адаптивные методы являются предпочтительными для быстро меняющейся среды, когда требования к проекту и его содержание сложно определить заранее.

Гибридная модель

Гибридная модель ЖЦП — комбинация любых других моделей, которые менеджер сочтёт подходящими для успеха своего проекта.

Программные решения – помощь в управлении проектами

Простые и небольшие проекты не требуют каких-то сложных технологий. Однако с масштабными проектами менеджеру придётся задействовать современные программные решения, если он хочет добиться максимально эффективного развития и результата.

Система Bitcop – надёжный помощник, который помогает повысить эффективность работы персонала на 30%. С этой программой вы сможете:

• Увеличить эффективность работы персонала на 30%
• Интегрироваться с внешними системами и приложениями
• Обеспечить надёжный контроль и учёт

Большой плюс системы Bitcop – возможность интеграции с внешними системами и приложениями, с которыми уже привыкли работать сотрудники. Программа позволяет охватить более 10 000 сотрудников, обеспечивая надёжный контроль и учёт. ПО постоянно развивается путем расширения функциональности и растет количество новых интеграций со сторонними системами.

Подведём итоги

Процесс выполнения проекта и воплощение его в жизнь

Процесс выполнения проекта и воплощение его в жизнь может показаться сложным и запутанным для менеджера, но всё становится проще, если выбрать правильную стратегию. Понимание принципов и структуры ЖЦП – это ключ к формированию правильной стратегии. Жизненные циклы проекта включают в себя все стадии роста: от подготовки к запуску проекта до его закрытия и сдачи. Конкретные этапы могут меняться от одного типа проекта к другому, в зависимости от того, о каком виде работы идёт речь.

Без логичных жизненных циклов проекта можно легко расслабиться и отвлечься на другие задачи. Соблюдение последовательности жизненного цикла проекта поможет поддерживать устойчивый темп и не отставать от поставленных сроков. Это и есть цель ЖЦП.

Необходимость понимания жизненного цикла проекта

Необходимо понимать, что жизненный цикл проекта – не панацея и не гарантия стопроцентного успеха. Это – основа, которая действует как система подсказок. По мере прохождения этапов вы будете знать, что вам делать дальше. Это позволяет быть уверенным, что ничто не будет упущено из виду. Это ориентир, который следует пересматривать, обновлять и уточнять по мере необходимости, чтобы со временем он стал точным представлением хода вашего проекта от идеи до завершения.

Что включает в себя жизненный цикл проекта?

Жизненный цикл проекта является последовательностью стадий, начиная от его инициации и заканчивая завершением. Он представляет четкую структуру и отражает последовательность действий на каждой стадии процесса. Оценка жизненного цикла позволяет оптимально распределять ресурсы и осуществлять управление рисками на каждой стадии для достижения поставленных целей проекта.

Кто участвует в жизненном цикле проекта?

В жизненном цикле проекта могут участвовать различные роли, такие как инициатор, менеджер проекта, специалисты и эксперты в различных областях, участники команды проекта и заинтересованные стороны. Каждая роль выполняет свои функции и вносит вклад в достижение проектных целей.

SDLC: жизненный цикл программного обеспечения

Чтобы разработать программное обеспечение, нужно использовать специальный алгоритм. Его называют SDLC (Software Development Life Cycle), или жизненный цикл ПО. Это своеобразная основа, которая делает процесс разработки последовательным и упрощает техническую поддержку масштабных IT-проектов.

Что такое SDLC

SDLC – это алгоритм создания IT-продукта, который состоит из 6 этапов и охватывает период с момента принятия решения о его разработке и заканчивается, когда ПО перестают использовать. Каждый этап опирается на результат предыдущего и дает пул необходимых указаний для выполнения последующего.

Его функции – регламентирование и формализация процесса разработки. Это важно при командной работе, когда задействуют десятки специалистов.

Модели жизненного цикла программного обеспечения

Привлекайте, конвертируйте и анализируйте ваших клиентов
Платформа омниканального маркетинга

Есть 5 моделей жизненного цикла программного обеспечения. Чаще используют каскадную, инкрементную и спиральную. V-образная и итеративная пользуются меньшим спросом в силу своей «неуниверсальности».

Каскадная

Это цикл последовательно сменяющих друг друга уровней этапов, идущих в определенной последовательности, которую нельзя менять. Каскадная модель позволяет строить относительно простые ПО, четкий список требований к которым можно сформулировать изначально.

Например, такая модель подойдет, если нужно создать усовершенствованную версию проекта или перенести готовый продукт на новую платформу.

Каскадная модель жизненного цикла ПО подходит для выполнения проектов, в которых задействовано несколько крупных команд разработчиков. Линейная структура упрощает управление и формализует взаимодействие участников.

Эта модель предполагает линейную последовательность действий, поэтапную обратную связь и контроль результатов. В процессе выполнения проекта создается несколько версий – инкрементов продукта.

Использование этой модели позволяет осуществлять последовательное финансирование дорогих проектов, находить дополнительные незапланированные ресурсы и внедрять продукт поэтапно, предлагая пользователям не готовую модель с массой неочевидных недостатков, а нечто вроде тестовых версий, которые можно постепенно усовершенствовать.

Инкрементную модель используют для разработки многокомпонентных систем. Чтобы ее реализовать, заказчик должен четко понимать, как должен выглядеть желаемый результат.

Спиральная

Модель объединяет в себе два процесса – проектирование и поэтапное прототипирование ПО для проверки жизнеспособности сложных и нестандартных технических решений. Основная задача – уменьшить риски, которые влияют на организацию жизненного цикла.

Каждый условный «виток спирали» соответствует представлению очередной рабочей версии. Такая схема позволяет объективно оценить реальность выполнения отдельных задач и качество работы над проектом в целом, а также исключить серьезные баги и функциональные недочеты.

Спиральная модель хорошо себя зарекомендовала при разработке инновационных систем или новой серии продукта. Он подходит для долгосрочные проектов, в ходе разработки которых возникает необходимость в представлении промежуточных версий или внесение изменений и новый требований в ТЗ.

V-образная

По сути, это та же каскадная модель, только более усовершенствованная. От прототипа она отличается тем, что тестирование проводят на каждом этапе. Это позволяет свести к минимуму количество ошибок в архитектуре программного обеспечения.

Основной минус – такой же, как и у классической каскадной модели – нет права на ошибку. Если на каком-то из этапов разработчики допустили недочет, его исправление окажется очень трудоемким и дорогим.

Применение V-модели оправдывает себя при разработке надежных и точных продуктов. Например, систем видеонаблюдения.

Преимущество этой модели в том, что она позволяет «ориентироваться на местности» – заранее определять закрытый список требований и составлять объемное техническое задание не нужно. Выявить актуальность и полезность продукта, а также возможные ошибки можно на этапе черновика.

Например, вы хотите создать планировщик задач для бизнеса. Вы схематично составляете список пожеланий к функционалу и интерфейсу продукта и ставите разработчикам задачу создать пробную версию, чтобы посмотреть, как это будет выглядеть.

Когда пробная версия готова, вы тестируете ее самостоятельно и предлагаете попробовать ее использовать друзьям, коллегам, партнерам – тем, чье мнение для вас авторитетно.

Допустим, что версия оправдала самые смелые ожидания – планировать дела на неделю в ней действительно удобно, все пользователи подтвердили, что с помощью вашего продукта стали работать эффективнее.

Вы понимаете, что продукт стоит того, чтобы его доработать, предложить более широкой аудитории и начать на нем зарабатывать деньги. И уже на этом этапе целесообразно писать подробное ТЗ для разработчиков, чтобы они устранили выявленные баги, добавили полезные функции, адаптировали продукт к требованиям рынка.

К недостаткам итеративной модели следует отнести сложности в использовании баз данных или серверов и невозможность спрогнозировать сроки и спланировать бюджет. Непонятно, как будет выглядеть готовый продукт и когда его можно будет запустить.

Такая разновидность жизненного цикла ПО подходит для разработки крупных эксклюзивных проектов с постоянно меняющимися требованиями.

Этапы разработки жизненного цикла ПО на примере каскадной модели

Выделяют 6 этапов реализации каскадной модели жизненного цикла ПО. Это основные шаги, которые применяют при планировании, разработке, тестировании и развертывании программного обеспечения.

Импровизировать и менять последовательность действий в данном алгоритме нельзя – это чревато последствиями: от неоправданного увеличения трудозатрат до серьезных сбоев в командной работе и финансовых потерь.

Согласованность и целесообразность всех действий в рамках разработки ПО обусловлена жесткой последовательностью этапов и их влиянием друг на друга.

Идея. Допустим, вы хотите открыть интернет-магазин одежды. Это и есть идея, для воплощения которой нужна команда специалистов: разработчик, дизайнер, оптимизатор, специалист по юзабилити, маркетолог, копирайтер.

Ограничиться тем, что вы соберете команду и сообщите ей, что вам нужен интернет-магазин, не получится. Сам замысел необходимо развернуть. Описать, что именно вы собираетесь продавать, для какой целевой аудитории, на какой территории; озвучить общие пожелания к дизайну, примерному количеству разделов.

Анализ и разработка требований. На этом этапе в процесс включаются тестировщики. Их основные задачи – собрать, проанализировать, систематизировать и задокументировать требования к создаваемому ПО. Тестировщики озвучивают свое видение продукта, корректируют процесс, выявляют возможные противоречия.

Если вы убеждены, что все участники команды правильно понимают задачи, и ясно представляете, как именно они будут реализовывать требования к ПО на практике (и что их точно можно реализовать), можно переходить к следующему этапу.

Проектирование. Этот этап нужен для того, чтобы ответить следующие вопросы:

После того, как будут сформулированы ответы, можно разрабатывать и предлагать конкретные проектные решения. Например, на этом этапе разрабатывается и утверждается дизайн сайта.

Чтобы сделать сайт привлекательным для пользователей и повысить конверсию, можно использовать виджеты Calltouch. Они позволят автоматизировать обработку обращений клиентов и облегчить работу менеджеров компании.

Увеличьте конверсию сайта на 30%

Программирование и разработка. К написанию кода можно приступать не ранее, чем будут утверждены требования к ПО и его дизайн. Круг задач четко очерчен и распределен – сисадмины работают над программным окружением, фронтенд-разработчики создают пользовательский интерфейс ресурса и формируют логику его взаимодействия с сервером.

Другие члены команды тем временем доводят до логического завершения дизайн, оптимизаторы составляют технические задания на тексты, копирайтеры готовят оптимизированный контент, контент-менеджер наполняет сайт товарами.

Тестирование. Тестирование – проверка готового к запуску сайта на всевозможные баги. Тестировщики досконально изучают ресурс, выявляют ошибки и передают информацию о них разработчикам в виде подробных отчетов. После устранения ошибок тестирование выполняется снова.

Этот цикл повторяется до тех пор, пока количество багов не станет минимальным или равным нулю. У каждого ресурса есть свой порог, после которого можно прекратить его тестировать.

Основная задача этапа – удостовериться, что продукт находится полностью в рабочем состоянии, и его можно запускать в работу.

Запуск, аналитика и сопровождение. Как только вы поймете, что в ПО не осталось серьезных дефектов и оно полностью готово к запуску, пришла пора официально выпустить готовый качественный программный продукт.

На данном этапе в процесс включается специалист по технической поддержке, который будет давать обратную связь пользователям, оказывать консультации, исправлять недочеты в соответствии с их пожеланиями и замечаниями.

Пользователи могут столкнуться с пострелизными багами и обратиться в техподдержку в нерабочее время. Чтобы не упустить ни одного обращения и показать клиентоориентированность компании, подключите обратный звонок Calltouch. Клиент оставит заявку, а система свяжет с ним специалиста, как только начнется рабочий день.

Увеличивайте количество обращений с сайта

Новым клиентам 50 минут бесплатно

Другая важная функция отдела технической поддержки – сбор, анализ и систематизация различных метрик – показателей того, как работает продукт в реальных условиях. Это лучший способ понять, насколько он соответствует ожиданиям.

Закрытие. Это завершающий этап жизненного цикла ПО. Он наступает, когда вы понимаете, что достигли при помощи вашего продукта всех поставленных целей и готовы его закрыть и перейти на новый уровень.

Коротко о главном

При выборе модели жизненного цикла ПО ориентируйтесь на особенности продукта, который вы хотите получить, и потребности целевой аудитории. Для реализации сложных многоступенчатых систем, простых продуктов и их новых версий подходят разные модели SDLC. Грамотно выбрав вид алгоритма, вы запустите действительно успешный продукт, который будет востребован у пользователей, и потратите разумное количество времени и денег на воплощение идеи.

Любой проект имеет начало, середину и конец — эти этапы называют жизненным циклом. Четкое понимание выделенных этапов помогает структурировать работу, минимизировать количество ошибок и быстрее достигать поставленных целей.

В статьей расскажем, какие существуют этапы у проекта, как их визуализировать и управлять проектами в Kaiten.

Что такое жизненный цикл проекта и из каких этапов он состоит

Жизненный цикл проекта (Project Life Cycle) — это последовательность этапов (фаз), которые проходит проект до полного его завершения и получения результата. Фазы жизненного цикла проекта включают в себя определенные задачи и подзадачи. Их выполнение двигает проект к достижению намеченных целей.

Количество этапов проекта может меняться, в зависимости от масштаба, специфики, условий реализации, но по методологии Института управления проектами выделяют 5 основных этапов:

1. Инициация. На этом этапе происходит:

Также инициация проекта включает в себя определение устава проекта и инструментов выполнения.

2. Планирование. Этап включает:

3. Исполнение. Этот этап предполагает:

4. Контроль. Здесь происходит:

Этот этап, как правило, стартует одновременно с этапом исполнения.

5. Завершение. На этом этапе осуществляется:

Если разбить проект на этапы, становится проще достигать целей в рамках установленного бюджета и сроков. Также это облегчает анализ результатов и оценку эффективности работы.

Этапы разработки проекта

Визуализация этапов жизненного цикла проекта в Kaiten

Kaiten — сервис управления проектами. Его инструменты помогают сделать работу над проектом наглядной и управляемой. Покажем это на примере проекта по изданию книги.

В издательстве каждая издаваемая книга — это отдельный проект. Все они проходят одинаковые основные этапы проекта, поэтому их можно собрать на одной доске, где каждая колонка будет отображать отдельный этап. Так вы сможете управлять рабочим процессом, контролируя сроки, ресурсы и другие детали сразу всех намеченных проектов.

Для инициации нового проекта добавляем его карточку на доску такого пространства.

Доска с портфелем проектов издательства

В карточке проекта указываем срок выполнения, ответственных, а также прописываем устав. Его смогут видеть все участники этого проекта и обращаться к нему в любое время.

Пример устава проекта в описании карточки

В самом общем виде шаблон устава проекта включает:

Устав важно согласовать с заинтересованными лицами и обеспечить доступ к нему всех участников проекта.

Планируя проект, нужно определить ряд задач со сроками выполнения и ответственными за результат. Задачи мы разместим на доске в отдельном пространстве проекта.

Чтобы визуализировать стадии проекта, используйте колонки.

Доска с примером этапов проекта и включенных в них задач

Карточка задачи внутри проекта со всей ключевой информацией по выполнению

Проекты и задачи можно связывать между собой при помощи системы родительских и дочерних карточек. Связи отображаются в обоих типах карточек.

Дочерние карточки отображаются в родительской в виде списка и наоборот. Кликнув, можно быстро перейти в нужную дочернюю карточку и не искать ее на досках разных пространств

В Kaiten вы также можете планировать сроки завершения этапов и трудозатраты при помощи диаграммы Ганта и модуля «Ресурсное планирование».

Диаграмма Ганта представляет все задачи по проекту в виде графика, на котором видны периоды их выполнения. Вы увидите протяженность каждой задачи во времени, а также трудозатраты всех задействованных в проекте сотрудников. Точно зная загруженность каждого участника, можно осуществлять управление командой более эффективно.

На диаграмме Ганта видно, сколько времени занимает запланированное и реальное выполнение задач. Блок модуля Ресурсного планирования подсчитывает, насколько загружены сотрудники в часах или количестве карточек. Красные ячейки — перегружен, зеленые— полная загрузка, белые — есть свободный ресурс

Задачи можно связывать между собой прямо на диаграмме, выстраивая последовательность их выполнения.

Связи между задачами отображаются в виде стрелочек. Они не разрываются и следуют за блоками задач, даже если вы их передвигаете по графику

Если задача связана с другими, вы всегда можете видеть предыдущую и следующую задачу в ее карточке.

Быстрый переход в карточки связанных задач осуществляется по клику

При помощи диаграммы Ганта можно оценить реальные затраты времени на проект. Для этого зафиксируйте базовый план выполнения проекта на определенный день, а затем сравните, насколько реальное положение дел отличается от запланированного.

Вы можете зафиксировать несколько базовых планов на диаграмме Ганта в разные моменты выполнения проекта и просматривать их в Kaiten любой момент

Если реальный ход работы не будет соответствовать намеченному плану, эти данные будут выделены красным цветом

Реализация проекта предполагает исполнение участниками поставленных задач. Во время этого процесса карточки двигаются по колонкам, пока не достигают колонки «Готово».

В пространстве со всеми проектами компании можно отслеживать прогресс по мере того, как происходит реализация проекта

Если сотрудники участвуют сразу в нескольких проектах, вы можете помочь команде оценивать их текущую загрузку.

Например, Андрей занимается версткой сразу нескольких книг. Создайте отдельное пространство с доской, объединяющей его задачи по всем текущим проектам. Затем отобразите доску на пространствах этих проектов. Так руководитель увидит реальное количество задач Андрея в любой момент и сможет корректировать его рабочую нагрузку.

Одну доску можно разместить на нескольких пространствах

Чтобы легко отличать задачи по разным проектам, разделите их на доске с помощью дорожек или меток в карточках.

Задачи одного сотрудника по нескольким проектам разнесены на две дорожки с одинаковыми колонками — этапами

Меткам можно устанавливать название проекта и свой цвет, а затем присваивать их нужным карточкам

Для удобной организации работы создавайте новые типы карточек. Для этого воспользуйтесь разделом «Администрирование».

При создании нового типа карточек можно настроить шаблон описания для задач этого типа с обязательными к заполнению полями.

Например, в задачах по корректуре должен быть указан срок выполнения. Создайте новый тип карточек «Корректура» и добавьте обязательное поле «Срок».

Дайте новому типу карточек свое название, иконку и цвет, чтобы легко отличать такие задачи от других

Если не заполнить обязательное поле, то карточка будет выделена желтым цветом.

Внутри уже созданных карточек тип нужно менять вручную. У новых задач он может устанавливаться по умолчанию, если вы укажете это в настройках доски.

Одновременно с исполнением проекта происходит контроль работы по всем установленным критериям. В этом помогают чек-листы. Чек-лист представляет собой список из подзадач, которые обязательно должны быть выполнены для перемещения карточки в следующую колонку.

Если это повторяющаяся задача, удобнее создать шаблонный чек-лист.

Создание чек-листа для задачи и шаблонного чек листа для этапа проекта

Прогресс закрытия чек-листа всегда виден в превью карточки и внутри нее.

Чек-листы помогают раскладывать сложные задачи на небольшие составляющие и не держать всё в голове.

Визуальное представление прогресса по шаблонному чек-листу видно в карточке задачи

Еще одна полезная функция Kaiten на данном этапе — Контроль сроков. Это диаграмма, представляющая в наглядном виде соотношение задач с разным статусом: завершенных, просроченных, в работе и др. Также она дает представление о загруженности сотрудников.

Чтобы увидеть диаграмму, кликните на кнопку «Отчеты» вверху пространства и выберите «Контроль сроков».

Отрегулируйте фильтр справа, чтобы увидеть данные за нужный период. Там же доступна фильтрация по ответственным, типу карточек, меткам

Чтобы лучше контролировать выполнение проекта, проводятся специальные встречи с его участниками. На них вы просматриваете доски и обращаете внимание команды на проблемы, блокировки и причины, чтобы вместе найти пути решения. Цель таких встреч — продвинуть проект к завершению.

Когда все задачи и этапы работы над проектом выполнены, проект считается завершенным. На этом этапе собираем отчет, чтобы представить его заинтересованным лицам и в дальнейшем проанализировать ход реализации проекта. Это поможет понять, что получилось, как было задумано, что пошло не по плану, а также найти причины ошибок, чтобы исправить их в будущем.

Отображайте в отчете нужные данные, группируя карточки по ответственным, типу или меткам, а также указывая необходимый период

Выводы

Раскладывая проект на этапы, вы сможете сделать работу над ним более управляемой. Точное следование этапам проекта позволяет не выбиваться из намеченных сроков и бюджета, минимизировать ошибки и не упускать важные детали. Чем удобнее организована визуализация этапов, тем проще оценить работу над проектом.

Чтобы визуализировать этапы реализации проекта и сделать работу прозрачной, используйте специальные инструменты для управления рабочими процессами. Kaiten — одно из таких решений. Благодаря ему команда всегда будет в курсе всей необходимой информации по проекту, а руководство сможет контролировать ход его выполнения и вовремя устранять возникающие сложности. Быстрое получение отчетов по нужным критериям упростит контроль трудозатрат, поможет проанализировать и устранить ошибки.

Каждая организация, будь то стартап или международная корпорация, заинтересована в успешной реализации проектов. И хотя для каждого из них требуется индивидуальный подход, все проекты имеют схожую структуру.

Иными словами, независимо от того, какая методология выбрана для управления проектом, у каждого из них всегда будет начало, середина и завершение. Это — жизненный цикл проекта.

Люди, не специализирующиеся на управлении проектами, могут думать, что вести его не так уж и сложно: достаточно договориться с клиентом, составить план и указать дедлайны. Однако, это не так просто, как кажется на первый взгляд.

Из нашей статьи вы узнаете, что такое жизненный цикл проекта и чем полезно деление проекта на этапы.

Что такое жизненный цикл проекта?

Жизненный цикл проекта — это последовательность этапов, через которые проходят проекты от инициации до завершения независимо от их специфики.

Четкое понимание этих фаз позволяет менеджерам и руководителям максимально эффективно контролировать проекты. Целью жизненного цикла является создание простой в использовании структуры для руководства и управления проектами.

Жизненный цикл проекта помогает:

Из каких же фаз состоит жизненный цикл проекта?

По данным Project Management Body of Knowledge, или PMBOK, жизненный цикл состоит из пяти фаз:

Как правило, этапы цикла идут последовательно, один за одним. Но бывает иначе. Если в ходе реализации появляются изменения, всегда можно вернуться на стадию планирования, чтобы скорректировать работу команды проекта в будущем.

Рассмотрим каждую фазу жизненного цикла в отдельности.

Инициация — это старт работы над концепцией, подготовка к ее планированию и реализации. Для начала определите, какая задача стоит перед командой и поможет ли ваша идея решить проблему. Если ответ положительный, приступайте к написанию концепции и экономического обоснования, а также к поиску партнеров.

Фаза инициации включает в себя множество обсуждений, исследований и анализов. На встречах с потенциальными партнерами постарайтесь выяснить, что для них важно, какие проекты они вели в прошлом и чего ожидают от будущих.

Задача этого этапа — определение общих целей, реализация которых приведет каждую из сторон к желаемому результату.

После достижения соглашений, необходимо зафиксировать основные тезисы и договоренности в уставе проекта. Устав — это формальный, довольно краткий документ, который описывает проект. Он является важной составляющей планирования, так как используется на протяжении всего жизненного цикла проекта и помогает решить все спорные моменты на протяжении рабочего процесса.

В уставе отражается следующая информация о проекте:

Когда документы подписаны и условия финально утверждены заинтересованными сторонами, начинается стадия планирования.

Теперь менеджер переходит к созданию подробного плана проекта (или дорожной карты), к которому каждый участник команды может обратиться на любом этапе рабочего процесса. В документе подробно изложены детали и цели, которые соответствуют ожиданиям сторон.

На этапе планирования менеджер разбивает рабочий процесс на мелкие задачи, создает команду, распределяет роли, чтобы, в том числе, успешно управлять командой, разрабатывает пошаговую последовательность выполнения задач и обозначает сроки. Чтобы задачи имели больше шансов на успех, важно убедиться, что для каждой из них хватает ресурсов.

Согласно исследованию (2022), 71% опрошенных организаций используют ПО для управления проектами, 20% доверяют собственным решениям для этих целей, а 12% применяют инструменты, не относящиеся к категории сервисов для управления проектами.

Уместно отметить, что диаграмма Ганта — отличный инструмент для создания дорожной карты и контроля над ней. Диаграммы идеально подходят для планирования и составления графиков и для дальнейшего отслеживания прогресса на всех фазах жизненного цикла.

С помощью диаграммы Ганта вы также сможете:

Когда готов календарный график, обозначены ключевые роли и зоны ответственности, выявлены возможные риски и пути их предотвращения, а бюджет спланирован, настает время для организационного совещания.

В ходе этой встречи менеджер представляет проект и его цели, обсуждает с командой важнейшие этапы плана, отвечает на вопросы, а также знакомит всех с инструментами, которые команда будет использовать в процессе работы. После общего собрания каждый из членов команды должен иметь четкое представление о проекте в целом, его этапах и их реализации.

Для этого после совещания рекомендуется дать участникам постоянный доступ к плану проекта. Так, члены команды смогут постоянно быть в курсе дел и изменений в ходе рабочего процесса.

Теперь, когда проект утвержден, команда сформирована и готова приступать к делу, рабочий процесс переходит к фазе исполнения.

Задача менеджера на этом этапе — проконтролировать синхронный запуск работы всех отделов и убедиться, что каждый выполняет свою задачу.

Эта фаза, как правило, совпадает с фазой инициации. Потому что для достижения поставленных целей и максимально успешного завершения проекта недостаточно только благополучно запустить рабочий процесс. Руководителю необходимо постоянно следить за тем, чтобы команда следовала первоначальному плану.

Поэтому в этой фазе жизненного цикла менеджер контролирует ресурсы и своевременное выполнение задач, координирует участников команды, оперативно вносит правки в план проекта в случае непредвиденных обстоятельств.

Изменения в плане на этой стадии — абсолютно нормальное явление. Гибкость в этом случае даже играет на руку. Ведь чем раньше выявлена проблема, тем быстрее она решится. И не забывайте, что все нововведения должны быть обязательно согласованы с клиентом.

Проводите промежуточные совещания с командой. На этих встречах менеджер собирает отзывы участников проекта о рабочем процессе, обсуждает нововведения и корректировки. Также совместные обсуждения спорных моментов часто приводят к новым, зачастую более эффективным решениям проблемных ситуаций.

Это последний этап, означающий официальное его окончание. Но не стоит сразу же умывать руки и переключаться на следующие задачи. Для того чтобы оставить приятное впечатление от профессионализма и работы команды, опытный менеджер:

Теперь проект официально завершен.

Онлайн инструмент для управления проектами

Управляйте проектами с помощью диаграммы Ганта.

Пример жизненного цикла проекта

Давайте подробнее рассмотрим все этапы жизненного цикла на примере планирования, организации и проведения музыкального фестиваля.

Так, на стадии инициации необходимо:

Когда партнеры найдены и документы подписаны, мы составляем уже более детальный план действий (фаза планирования). Для этого нужно:

Теперь, когда команда грядущего музыкального фестиваля ознакомилась с подробным планом, можно смело запускать рабочий процесс (фаза исполнения).

Начинаются активные подготовительные работы: поиск места проведения, переговоры с музыкантами, разработка визуала фестиваля, его анонсирование и так далее.

Далее команда переходит к работе на локации. Монтаж сцены, мониторов, звуковой аппаратуры. На территории проведения фестиваля появляются игровые зоны, зоны отдыха, фудкорты и многие другие развлечения.

Проходят генеральные репетиции, закупается вода, готовятся гримерки и пресс-зона. И вот, наконец, настает день мероприятия.

Все это время менеджер (или менеджеры) проекта контролируют каждую задачу, каждый рабочий процесс (фаза контроля). В случае форс-мажора менеджер оперативно решает проблемы, корректирует план, а изменения обсуждаются и согласовываются с командой на промежуточных встречах.

Фестиваль прошел, публика в восторге, сцена разобрана. Дело за малым: закрыть документацию и обсудить с командой результаты работы (этап завершения).

Теперь можно расслабиться и отпраздновать с коллегами очередной успешный кейс.

Заключение

Временами управление проектами кажется делом непосильным. Однако, разделение проекта на пять отдельных фаз, которые называются жизненным циклом проекта, поможет команде разумно расходовать время и ресурсы, что повышает шансы на успех проектов любой величины и сложности.

Любой проект имеет начало, середину и конец. Это и есть жизненный цикл — если обобщать. А вот конкретно:

Жизненный цикл — это последовательность этапов, через которые проходит любой проект. После окончания цикла появляется конкретный результат. Реализация проекта с помощью жизненного цикла помогает организованно достигать поставленных целей и структурировать весь процесс.

По методологии Института управления проектами (PMI) у каждого проекта есть пять основных этапов:

Если придерживаться их, проект получит повышенные шансы на успех. Можно минимизировать число ошибок, потратить меньше ресурсов, улучшить коммуникацию внутри команды и превратить хаос в порядок.