Структурированный путь к успеху

Качество и планирование

Качество — емкая, сложная и универсальная категория, имеющая множество особенностей и различных аспектов. На современном уровне развития понятие качество рассматривается как комплексная составляющая, включающая в себя качество конечного продукта, качество управления, качество поставки или работ, качество жизнедеятельности людей (сотрудников) и общества в целом.

Для достижения глобальных и повседневных целей важно грамотно планировать свое время и правильно распределять задачи. Разберем, как сделать это максимально эффективно, не потеряться в рутине и не бояться объемной работы.

Планирование времени

Планирование — это метод эффективного распределения времени для качественного выполнения различных задач. Зачастую бывает так, что дела и дедлайны накапливаются как снежный ком, а времени и сил остается все меньше. Как результат, мы получаем либо сгоревшие сроки, либо нервный срыв, либо все это сразу. Для избежания плачевных результатов работы существуют такие инструменты как тайм-менеджмент, целеполагание и планирование.

Основные виды планирования

Поскольку метод планирования имеет широкий спектр применения, к каждой жизненной сфере подходит свой вид.

Планирование по необходимости

Этот вид в свою очередь делится на:

По времени исполнения задач

Здесь важны сроки, в рамках которых строится план. Может содержать план на день, неделю, месяц, квартал. Самый распространенный вид, так как применяется и в повседневной жизни, и на предприятии. Обычно рассчитывается на срок от одного года до пяти лет.

По содержанию плана

Под этим подразумеваются тактическое, стратегическое и процессное планирование.

Основа организации систем менеджмента качества

Для эффективного управления качеством необходимо учитывать три основных аспекта: планирование времени, определение приоритетов и организацию процессов. Каждый из этих элементов играет ключевую роль в обеспечении успешной реализации задач и достижении целей.

Система менеджмента качества

Системы менеджмента качества приводятся в движение требованиями потребителя организации. Потребителям необходима продукция (услуга), характеристики которой удовлетворяли бы их потребности и ожидания. Потребности и ожидания потребителей постоянно изменяются, из-за чего организации испытывают давление, создаваемое конкурентной средой (рынком) и техническим прогрессом.

Для поддержания постоянной удовлетворенности потребителя организации должны постоянно совершенствовать свою продукцию и свои процессы. Менеджмент качества организации, как один из инструментов менеджмента, дает уверенность высшему руководству самой организации и ее потребителям, что организация способна поставлять продукцию, полностью соответствующую требованиям (необходимого качества, в необходимом количестве за установленный период времени, затратив на это установленные ресурсы).

Принципы менеджмента качества

Система менеджмента качества основана на восьми принципах менеджмента качества:

1. Ориентация на потребителя
2. Лидерство
3. Вовлечение сотрудников
4. Процессный подход
5. Подход к управлению системами
6. Непрерывное улучшение
7. Фактический подход к принятию решений
8. Взаимовыгодные отношения с поставщиками

Что такое менеджмент качества?

Менеджмент качества (quality management) — это скоординированная и взаимосвязанная деятельность по управлению, выстроенная таким образом, чтобы обеспечить надежную и бесперебойную работу организации. Менеджмент качества – это деятельность, направленная на планирование, целеполагание, обеспечение, контроль, улучшение качества продукции и услуг, производимых конкретным предприятием.

Управление организацией, применительно к качеству, означает, что вся деятельность подчиняется установленным целям по качеству, и для достижения этих целей в организации разработана система планов, есть необходимые ресурсы, выполняются действия по достижению поставленных целей.

Компоненты менеджмента качества

Основная цель менеджмента качества — достижение долгосрочного успеха путем максимального удовлетворения запросов потребителей, сотрудников, владельцев и общества; соответствие результатов процессов компании потребностям потребителей, организации и общества. Менеджмент качества включает в себя четыре основных составляющих:

• Контроль качества
• Обеспечение качества
• Планирование качества

Улучшение качества в менеджменте

Улучшение качества заключается в реализации действий, за счет которых можно повысить возможности организации выполнить требования, предъявляемые к объекту. Под понятием объект менеджмент качества рассматривает продукцию, процессы, систему управления и организацию в целом.

Менеджмент качества

Менеджмент качества представляет собой достаточно большой и объемный раздел прикладной науки, который содержит философию, теорию и практические методы.

Современные системы менеджмента качества базируются на принципах TQM (Total Quality Management — Всеобщее управление качеством). Различные части системы менеджмента организации могут быть интегрированы в единую систему менеджмента качества, что увеличивает эффективность использования ресурсов и создает синергетический эффект в достижении общих бизнес-целей.

Элементы менеджмента качества

Согласно современным взглядам, менеджмент качества на предприятии предполагает наличие ряда элементов:

• Глоссарий качества: План качества

План качества

План качества – это документ или несколько документов, которые определяют стандарты качества, методы, ресурсы, спецификации и последовательность действий. Планы качества должны регламентировать:

• Контроль качества продукции
• Пути достижения требуемого результата
• Применяемые стандарты и протоколы

Пример плана качества

План качества производственной компании, обрабатывающей металлические детали, включает:

• Процедуры производственного процесса
• Стандарты качества
• Допуски измерений
• Стандарты материалов

Рабочие заказы

Информация, относящаяся к конкретному клиенту, может быть прописана в отдельных рабочих заказах (командировочных). В них указываются режимы станка, тесты, инспекции, обработка, упаковка и доставка.

План контроля качества

План контроля качества определяет допуски продукции, параметры испытаний и условия приемки. Базовый подход аналогичен для различных организаций.

Таким образом, менеджмент качества играет важную роль в современных организациях, обеспечивая выполнение требований качества продукции и удовлетворение потребностей клиентов.

Как написать план качества

Специалисты Менделеев Тест Групп готовы оказать содействие в написании плана качества вашей компании.

Планы обеспечения качества или контроля качества оценивают и / или модифицируют процедуры организации, чтобы гарантировать желаемые результаты. Планы контроля качества часто рассматриваются как набор инструкций, обязательных к выполнению. Они документируют процедуры планирования, реализации и оценки проекта, а также любые мероприятия по обеспечению или контролю качества.

Важность структурированного плана

Некоторые области могут быть более детализированными, чем другие, в зависимости от потребностей проекта, процесса или организации. Важно отметить, что каждый план уникален, что обусловлено потребностями организации. Однако планы контроля качества всегда должны иметь структуру, позволяющую вносить коррективы. Это дает возможность сотрудникам давать информацию о том, как повысить эффективность и качество. Кроме того, план должен периодически пересматриваться другими, в том числе заинтересованными сторонами, для обеспечения его объективности.

Состав плана качества

Документация и развертывание плана качества

Планы качества являются результатом как развернутой стратегической политики в этом направлении (касающейся организационных стратегических планов), так и конкретных правовых норм, отраслевых стандартов, стратегий, руководящих принципов и передовых методов, нужных для удовлетворения потребностей клиентов.

Планы качества разрабатываются и используются в ходе разработки стратегии компании. Они становятся руководством для каждой отрасли или отдела. Где это уместно, можно разрабатывать и внедрять планы качества на рабочем уровне.

Завершение производства

После завершения производства или формирования предложения оформление планов может быть дополнено проверочной документацией, диаграммами статистического контроля процесса (SPC), а также копиями отгрузочных актов и сертификатами, требуемыми заказчиком. При этом планы преобразуются из документации в записи. В компьютеризированной системе они транслируются на интерактивные компьютерные экраны, доступ к которым осуществляется через операторов и в контрольных точках. Внутренне на этих мониторах фиксируются данные, когда операторы, инспекторы, отправители и прочий персонал делает соответствующие пометы.

Использование в корпоративном плане качества

Исчерпывающий набор матриц, разработанный в процессе развертывания функции качества (QFD), может выполнять роль составляющей корпоративного плана качества. Целью QFD является сбор и развитие потребностей и требований клиентов.

Фиксация плана (ов) качества нацелена на многопрофильное использование, например:

В общем смысле качественным проектом считается тот, который выполнен в соответствии с требованиями заказчика, завершен в срок и по затратам не превышает заложенный лимит. Но алгоритмы управления качеством проекта (УКП) направлены не только на результат, но и на само ведение проекта. Когда команда работает слаженно, все задачи выполняются в срок, а ответственность распределена верно, то и результат, как правило, соответствует ожиданиям. В статье расскажем, какие стадии включает схема управления качеством проекта.

Критерии качества проекта

Согласно PMBoK, своду знания по управлению проектами, цель проекта — удовлетворение всех его заинтересованных лиц, то есть не только заказчика, но и исполнителя. Эта цель может быть достигнута только посредством использования методов УКП.

Шаблон матрицы заинтересованных сторон

Подготовили для вас таблицу, которая поможет составить матрицу заинтересованных сторон.

Чтобы понять, какие методы управления качеством проекта нужно использовать, важно определиться с критериями качественности. Говорить что проект ведется качественно, можно, когда:

Для достижения этих критериев в компании должна быть организована служба качества, внедрена система по УКП, прописаны стандарты и технологии контроля.

Стандартные процедуры для достижения высокого качества проекта

Управление качеством включает в себя ряд процедур, которые должны быть выполнены в рамках каждого проекта. Можно выделить 6 основных стандартных действий:

Еще одна стандартная процедура для повышения качества — обсуждение хода проекта и его результатов. Нужно оценить затраченные ресурсы, проблемные места, внести предложения по улучшению командной работы. Для этого, например, в гибких методологиях устраивают ретроспективы — обзор прошедшего периода исполнителями.

https://youtube.com/watch?v=HCx7msRXLNo%3Ffeature%3Doembed

Принципы TQM для реализации качественного проекта

Система управления Total Quality Management (TQM) – японский подход к управлению компаниями, который получил мировую известность. Цель этой философии менеджмента — постоянное улучшение качества всех рабочих процессов.

Ключевыми принципами этой системы управления бизнеса являются:

Практически все эти критерии вошли в международный стандарт по системам менеджмента качества ISO 9000, а также они закреплены в российском ГОСТ Р ИСО-9000.

Схема УКП по PMBoK

В PMI PMBoK вошли признанные во всем мире критерии УКП по системе TQM. Но появились также дополнительные критерии, в частности:

Общая схема подразумевает три процесса, которые входят в план управления качеством проекта:

Эти три процесса не всегда идут последовательно, они могут замыкаться и повторяться, когда в план вносятся корректировки.

Последовательность этапов управления качеством проекта

Стандартные стадии по УКП включают:

В этой статье мы опираемся на международные стандарты ISO, критерии качества TQM и свод знаний PMBoK. Эти рекомендации приняты во всем мире и используются повсеместно. Они не раз доказали, что управление качеством проекта помогает получить качественный результат — продукт или услугу.

Подпишитесь, чтобы раз в неделю получать статьи о финансах, продажах и управлении проектами.

Критерии оценки эффективности системы менеджмента качества

Оценка эффективности систем менеджмента качества, как и любых системных преобразований в деятельности организации, является весьма непростой задачей. Хотя улучшения в результате регуляризации деятельности реально (а не формально) поставленной системы менеджмента качества должны быть ощутимы качественно, системный эффект трудно измерим количественно.

Поэтому отцы менеджмента качества скептически относились к этим попыткам: «Тот, кто намеревается оценить в денежном выражении все выгоды, которые будут год за годом нарастать в компании в результате постановки новой модели управления, вводит себя в заблуждение. Он должен знать еще до того, как он начнет эту программу, что сможет количественно описать только тривиальную часть этих выгод!» (Э. Деминг).

Зачастую используются следующие количественные (измеримые) оценки:

Помимо количественных результатов, важны и качественные, к которым можно отнести следующие:

История развития менеджмента качества

Интерес к менеджменту качества возник со становлением массового промышленного производства. С конца XIX века и до сегодняшнего времени менеджмент качества прошел несколько этапов, которые связаны с развитием определенных технологий производства. Эти этапы не имеют четко выделенных границ. Более правильным будет говорить о перекрывающихся этапах, т.к. развитие и становление тех или иных методов управления и технологий производства не начинается и не заканчивается в один момент.

На первом этапе менеджмент качества уделял наибольшее внимание контролю параметров и характеристик изделий. Этот этап приходится на конец XIX — начало XX века. Он характеризуется пристальным вниманием к продукту и выявлению проблем в продукте. В этот период на заводах появляются развитые и большие службы контроля качества, которые занимаются проверкой каждого изделия. Контроль, как правило, осуществляется в конце производственного цикла и требует привлечения специально подготовленных инспекторов.

Второй этап относится примерно к периоду 20-50-х годов XX века. Этот этап называют «этапом контроля процессов» или «управления процессами». Менеджмент качества переносит акцент с продукта на производственные процессы. Такой переход стал возможен за счет разработки статистических методов контроля процессов и контрольных карт. В результате удалось значительно снизить затраты на контроль и повысить качество изделий.

Третий этап своего развития менеджмент качества прошел в период с 50-х до начала 80-х годов XX века. В значительной степени переход связан с усилиями, которые предпринимались японскими компаниями для повышения конкуренции своей продукции. Этот этап можно назвать «этапом повышения качества» или «гарантии качества». В этот период менеджмент качества основное внимание фокусирует на улучшении подсистем предприятия в комплексе – производственные процессы, процессы управления, процессы обеспечения, управления персоналом, закупок, продаж, сбыта продукции и пр.

Четвертый этап начал формироваться примерно в конце 60-х — начале 70-х годов XX века. Он связан с акцентированием внимания на наиболее важных для потребителя характеристиках изделия. В этот период значительно возрастает конкуренция между производителями. Менеджмент качества наибольшее внимание стал уделять планированию качества, поэтому этот этап можно назвать «этапом планирования качества».

Топ самых популярных методов планирования

Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.

В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:

Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.

Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.

Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.

Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.

Метод Парето

Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.

Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.

Метод OKR

Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.

Фикс-тайм методы

Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.

Метод декомпозиции

Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.

Элементы системы менеджмента качества

Система менеджмента качества — это система процедур, правил, информации, ресурсов, людей и т.д. взаимодействующих в рамках организации для установления и достижения целей в области качества.

Согласно современным взглядам система менеджмента качества подразумевает наличие ряда элементов, позволяющих реализовать менеджмент качества в полном объеме. К этим элементам относятся:

Архитектура системы менеджмента качества и конкретные способы реализации ее элементов в конкретной организации зависят от ее масштаба, профиля, структуры, культуры, стиля управления, целей и других факторов. Тем не менее мы можем говорить о сформировавшейся на сегодняшний день обобщенной модели системы менеджмента качества, которая и нашла отражение в серии международных стандартов ISO 9000.

Прикладные направления менеджмента качества

На современном этапе развития менеджмент качества обладает большой теоретической базой, которая вбирает в себя элементы многих наук. Однако с момента появления и по сегодняшний день менеджмент качества остается прикладной наукой. Его главная задача — спланировать, создать и обеспечить качественный результат (продукцию, систему управления, процессы, инфраструктуру, среду обитания и пр.). Решение этой задачи обеспечивается за счет создания прикладных систем, которые внедряются и работают в различных компаниях.

Наиболее известными и популярными системами, которые менеджмент качества включает в себя на сегодняшний день, являются:

Это далеко не весь список методик и систем, которые разработаны и применяются в менеджменте качества. В настоящее время происходит формирование новых концепций и методов по управлению качеством. Да и само понятие «качество» становится все более и более многогранным.

Простые советы по планированию

Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.

Введите планирование в привычку

Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.