Требования к документации СМК

Основные требования

Система менеджмента качества предъявляет следующие требования к документации:

• системность ее ведения;
• функциональная полнота;
• объективность;
• возможность быстрой и простой идентификации;
• адресность;
• своевременная обновляемость.

Критерием правильного составления документа СМК является возможность обучения по нему новых работников, пришедших в компанию. Использование рабочих инструкций и зафиксированных процедур помогает разобраться во всех нюансах деятельности организации.

Документация системы менеджмента качества необходима для разработки, функционирования и последующей оптимизации СМК. В зависимости от вида документа в нем может содержаться информация о порядке выполнения тех или иных производственных процессов, а также общие требования к готовой продукции и подтверждение степени ее готовности.

Документация системы менеджмента качества разрабатывается с учетом законодательных, отраслевых и контрактных требований. При этом документационный пакет во многом зависит от:

• Размера предприятия;
• Сложности осуществляемых им производственных процессов;
• Уровня профессиональной подготовки персонала.

Документация может вестись в любой форме, удобной руководству предприятия. Ее основными функциями является хранение и передача информации, а также подтверждение соответствия.

Состав документации системы менеджмента качества (СМК), отвечающая нормативу ИСО 9001:2008, является ранжированной системой взаимосвязанных документов. Часть из них указана в стандарте, другая – подразумевается. Поэтому структура СМК состоит из «постоянной», определённой стандартом, и «переменной» составляющей, зависящей от конкретного учреждения.

«Постоянная» часть структуры документации СМК включает:

• работу в направлении качества;
• конечные результаты в сфере качества;
• инструкция по качеству;
• 6 непременных направлений деятельности комплекса качества;
• фиксации по качеству.

«Переменные» документы состоят из планов, карт процессов, рабочих инструкций, отчётов, договоров, нормативов и т. д. Но это почти вся документация организации.

Составление структуры документации СМК практичней основывать на имеющейся в учреждении системе документации, дополненной обязательными уровнями и документами, которые требует стандарт ИСО 9001:2008.

6 обязательных процедур СМК

С её помощью приводится в порядок система оборота документов учреждения, причём при её создании первостепенное внимание обращается на состав и движение документации, правила их обработки.

Управления фиксациями по качеству

Этот вид работы содержит в себе действия по систематизации всего объёма записей, которыми сопровождаются конкретные процессы, установление ответственности за процесс создания и хранения фиксацией по качеству.

Управление поправляющими действиями

К корректирующим действиям относятся мероприятия, цель которых заключается в устранении причин, приведших к несоответствию. При разработке алгоритма поправляющих действий обязательна установка ответственности за выполняемые мероприятия, время и алгоритм по их выполнению, разработка обязательных бланков документов для фиксации сведений.

Управление предупреждающими мероприятиями

Сложность этой процедуры является более высокой по сравнению с предыдущей. Она нуждается в применении способов прогнозирования и регулирования потенциально возможными процессами, например, содержит в себе алгоритмы воздействия на риски.

Внутренние аудиты

Проведение собственных проверок содержит в себе установление работников, отвечающих за эту работу (внутренние аудиторы), подготовку годовых планов контроля, разработку графиков их реализации и т. д.

Управление несоответствиями

Всем организациям СМК вменяет в обязанность следить за продукцией/услугами, не соответствующими требованиям к ним, устанавливать и держать их под контролем, чтобы предотвратить их случайное (неумышленное) использование или поставку.

Управленческие поступки вместе с соответствующей ответственностью и полномочиями по поводу, как использовать несоответствующую продукцию, должны определяться в документированном процессе. Такой процесс направлен на обеспечение аналогии процессов процедур и продукции/услуг требуемым условиям.

Для чего нужны документы?

Документация системы менеджмента применяется для правильного внедрения и сертификации СМК. Кроме того, ее ведение дает возможность сохранять информацию о деятельности организации – это помогает в сборе и дальнейшем анализе статистических данных. Только таким образом можно мониторить ситуацию на предприятии и принимать обоснованные решения, которые будут способствовать развитию компании.

Кроме того, некоторые виды документов (инструкции для персонала, различные руководства и пр.) необходимы для обучения новых сотрудников и снижения риска возникновения аварийных или нештатных ситуаций, что также крайне важно для организации.

Документация системы менеджмента качества (документы СМК)

Международные стандарты ИСО обязывают организации разрабатывать, документировать, внедрять  и поддерживать в рабочем состоянии систему менеджмента качества, а также постоянно  улучшать ее результативность.

Документированная система менеджмента как раз и составляет тот комплект документов СМК,  необходимый  для совершенствования организационной структуры управления и повышения ее эффективности.

Документация системы менеджмента качества должна включать в себя

• Сформулированные заявления о политике и целях в области качества;
• Руководство по качеству, в котором обозначена область применения, есть описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества;
• Документированные процедуры и записи;
• Документы, включая записи, определенные организацией как необходимые ей для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими.
• Документация системы менеджмента качества должна иметь определенную структуру и максимально соответствовать организации.  Документы системы менеджмента качества должны быть управляемыми, четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми, при этом документация СМК  может быть в любой форме и на любом носителе.

Объем и содержание документов СМК может отличаться в разных компаниях, и зависит:

• от размера организации и вида деятельности;
• от сложности и взаимодействия процессов;
• от компетентности персонала.

Основное назначение документов  системы менеджмента качества – обеспечить всех сотрудников организации едиными и согласованными инструкциями и положениями, гарантирующими качество выполняемой работы, соблюдение экологических и технологических норм. Система менеджмента развивается по мере развития организации.  С целью улучшения системы качества, документы системы менеджмента качества должны постоянно редактироваться.

Разработка документов СМК, отвечающих требованиям стандартов ИСО, предполагает наличие  у специалиста определенных знаний и навыков, если в штате Вашей компании в данный момент нет такого специалиста, мы можем предложить Вам разработку документации СМК качественно и в короткие сроки.

Все предлагаемые нами документы, стандарты и процедуры разрабатываются ведущими экспертами органа по сертификации таким образом, чтобы их можно было максимально быстро адаптировать и персонализировать под нужды конкретного предприятия.

Документы СМК предоставляются в электронной форме, в формате MS Word – а значит, Вы можете их менять или копировать неограниченное количество раз!

Из чего состоит документация?

При внедрении системы менеджмента качества разрабатываются следующие документы:

• Руководство для персонала;
• Описание используемых методик СМК;
• Документы, отражающие политику компании в отношении качества продукции;
• Технологическая документация;
• Руководящая документация, касающаяся производства;
• Программы и планы;
• Отчеты, протоколы и т.д.

Система менеджмента качества

СМК представляет собой одну из составляющих системы управления предприятием. Она призвана обеспечить стабильно высокое качество выпускаемого продукта или предоставляемой услуги. В задачу СМК входит повышение уровня удовлетворенности потребителя за счет мониторинга особенностей спроса. Кроме того, СМК позволяет эффективно использовать имеющиеся ресурсы, избегать возможных рисков и оптимизировать деятельность предприятия в целом.

Разработка документов

Разработка документации СМК – это трудоемкий и сложный процесс, который необходимо пройти для внедрения системы управления качеством. Для того чтобы работы прошли в самые сжатые сроки и результат соответствовал требованиям законодательства, их следует поручать лишь экспертам из центра сертификации.

Но при этом необходимо понимать, что к разработке документации также придется привлекать и сотрудников компании, обратившейся в центр. При этом участвовать в процессе будут работники всех рангов – как руководство организации, так и ее рядовые исполнители.

При разработке документа определяется состав процессов, формулируется, какие результаты ожидаются от их реализации, предлагаются меры для увеличения эффективности действия этих процессов. Эти меры предполагают распределение функций между подразделениями, детализацию их обязанностей и пр.

Куда обратиться?

Для разработки документации СМК вам стоит обратиться в наш центр по сертификации. Мы обладаем значительным опытом в предоставлении такого рода услуг, наши специалисты предложат вам оптимальные решения, благодаря которым внедрение системы менеджмента качества пройдет быстро и не потребует от руководства компании существенных усилий. Также они проведут тренинг с персоналом заказчика по документированию для того, чтобы в дальнейшем система управления качеством работала безукоризненно.

От клиента потребуется лишь содействие в вопросах, касающихся специфики его деятельности. Все остальные проблемы мы с легкостью решим сами.

Требование к ИСО 9001:2008

Отличия ИСО 9000 и ИСО 9001

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.