Что это за документ? ) в структурированном виде какие документы нужно оформлять при приемке

В этой статье покажем пошаговой алгоритм электронной приемки товаров, работ, услуг. Вместо громоздкой и запутанной процедуры в ЕИС увидите простую и наглядную интерактивную схему.

Электронная приемка в ЕИС

Для заказчиков — главных распорядителей бюджетных средств и подведомственных им учреждений из специального перечня условия об электронном актировании нужно включать в проекты контрактов, закупки по которым размещены в ЕИС начиная с 1 мая 2021 года. Перечень заказчиков определило Правительство распоряжением от 18.06.2021 № 1659-р (постановление от 28.04.2021 № 667).

С 1 января 2022 года для всех заказчиков электронная приемка продукции (товаров, работ, услуг) становится обязательной. Электронное актирование представляет собой формирование поставщиком и утверждение заказчиком документов о приемке товара, работ или услуг в электронном виде. Это норма установлена ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ, введенной Федеральным законом от 02.07.2021 № 360-ФЗ.

В ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ указано, что электронная приемка проводится при исполнении контрактов, заключенных по результатам проведения электронных процедур, закрытых электронных процедур (за исключением закрытых электронных процедур, проводимых в случае, предусмотренном п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона). Это правило не распространяется на закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), за исключением закупки у единственного поставщика в электронной форме по ч. 12 ст. 93 Закона до 3 млн. руб., так как эти контракты заключаются в электронной форме в Единой информационной системе (ЕИС).

Обязательно ли включать электронную приемку, если заказчик заключает контракт на внебюджетные средства?

Полагаем, что в контрактах с внебюджетными средствами федеральные заказчики могут не указывать положения об электронном актировании. В постановлении Правительства от 28.04.2021 № 667 не указаны нормы об источниках финансирования. Фраза «получатели средств федерального бюджета» не говорит о том, что только в контрактах с федеральными средствами нужна приемка через ЕИС. В постановлении указана категория заказчиков — федеральные заказчики. Также нет прямого указания, что эти правила применяются только для получателей лимитов (органы власти и казенные учреждения). Официальных разъяснений по данному вопросу пока нет.

Применять ли электронную приемку по контрактам с единственным поставщиком?

Нет, не применяйте. Исключение — малые закупки до 3 млн руб. по части 12 статьи 93 Закона. Электронную приемку проводят только по результатам электронных процедур, а закупки у едпоставщика — не электронные. Только закупки до 3 млн руб. по пунктам 4 и 5 статьи 93 Закона № 44-ФЗ относятся к электронным (ч. 12 ст. 93 Закона № 44-ФЗ).

Чтобы провести электронную приемку в ЕИС, заказчику нужно пройти восемь шагов, которые видите на схеме. Мы подробно расписали действия, которые нужно выполнить на каждом этапе. Нажмите на «шаг» — и перейдете в нужный раздел. Рисунки с подсказками помогут верно заполнить данные в ЕИС.

Как провести электронную приемку в ЕИС

Дайте сотруднику, который занимается приемкой в ЕИС, право работать с электронным документом. Зайдите в личный кабинет системы. Авторизуйтесь как Администратор организации с полномочием «Заказчик». В горизонтальном меню в разделе «Администрирование» выберите пункт «Пользователи организации».

Где искать пользователей организации?

Система откроет список пользователей. В контекстном меню нужного пользователя выберите пункт «Права доступа пользователя». Смотрите подсказки на рисунке.

Как настроить права доступа пользователя?

Система откроет страницу с несколькими блоками информации. Вам нужен блок «Работа с документами о приемке». Заполнить данные помогут подсказки на рисунке ниже.

Как настроить данные на вкладке «Работа с документами о приемке»?

Кто из сотрудников должен проводить электронную приемку в ЕИС, оформлять и подписывать УПД?

Человека, который проводит электронную приемку, определяет руководитель внутренним документом, например приказом. В приказе прописывают порядок, в котором взаимодействуют сотрудники, кто и за что отвечает. Руководитель наделяет полномочиями человека, который будет принимать от поставщиков УПД и прикреплять все документы в ЕИС. Ответственный подписывает документы своей электронной подписью либо использует подпись руководителя. Право использовать подпись руководителя также нужно прописать в приказе.Например, в приказе пропишите такую схему: ответственный принимает товар, проводит экспертизу, а специалист по закупкам подписывает документы в ЕИС. Если создаете комиссию, уточните, как подписывает электронный документ каждый ее член. Первый вариант — каждый человек из комиссии ставит свою электронную подпись. Второй вариант — ответственный сканирует решение приемочной комиссии, прикрепляет к УПД и подписывает своей ЭП.

Когда электронная приемка станет обязательной?

На данный момент применять электронную приемку необязательно. Но для заказчиков — главных распорядителей бюджетных средств и подведомственных им учреждений, конкретный список которых определило Правительство, условия об электронном актировании нужно включать в проекты контрактов, закупки по которым размещены в ЕИС начиная с 1 мая 2021 года (постановление от 28.04.2021 № 667).Федеральное казначейство рекомендует не ждать, когда электронное актирование станет обязанностью, и применять инструмент уже сейчас. Так заказчик заранее решит проблемы и найдет ответы на вопросы, которые могут возникнуть в результате приемки. Но пока заказчик и поставщик должны выразить добровольное согласие на электронную приемку. Принудить поставщика к электронному актированию нельзя, иначе нарушите нормы ГК.В переходный период стороны вправе пользоваться обычной бумажной приемкой. Заказчик вправе, как и прежде, прикреплять документы о приемке в ЕИС к завершенному контракту в формате pdf, docx, jpeg.

Нужно ли оформлять письменное согласие на электронную приемку с поставщиком?

Обязанности оформлять согласие в письменной форме нет. Когда электронная приемка станет обязанностью, согласие и вовсе не понадобится.Одни заказчики оформляют письменное согласие на электронную приемку. В соглашении пишут: «стороны выражают взаимное согласие на подписание документов о приемке с использованием ЕИС». Другим заказчикам достаточно устного согласия. Специалисты Казначейства в видеоконференциях разъясняли, что оба варианта законны.

Станет ли электронная приемка обязательной по Закону № 223-ФЗ?

Нет, не станет. В настоящее время в сфере действия Закона № 223-ФЗ такого проекта изменений нет.На Всероссийском совещании «Новые функциональные возможности версии 11.1 ЕИС в сфере закупок», которое прошло 23 марта 2021 года, XVI Всероссийский форум-выставка «ГОСЗАКАЗ», специалисты Казначейства сказали, что электронная приемка станет обязательной с 1 мая 2021 года, но только для Закона № 44-ФЗ.

Шаг 2. Откройте контрагенту доступ к электронной приемке в ЕИС

Чтобы открыть доступ к электронной приемке, зайдите в реестр контрактов. Найдите нужный контракт на этапе «Исполнение». В контекстном меню контракта выберите «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме». Пример — на рисунке ниже.

Как открыть контрагенту доступ к электронной приемке в ЕИС?

В личном кабинете ЕИС поставщик увидит, что по контракту возможно создать электронный акт и счет-фактуру.

Доступ открывайте отдельно по каждому контракту и только в переходный период. Когда электронное актирование станет обязанностью, открывать доступ не потребуется. Для всех контрактов будет доступна только электронная приемка. Исключение — контракты, которые заключили до изменений.

Должен ли заказчик проводить электронную приемку по контрактам с единственным поставщиком?

Нет, не должен. Исключение — малые закупки до 3 млн руб. Электронную приемку проводят только по результатам электронных процедур. Закупка у единственного поставщика — не электронная процедура. Только закупки до 3 млн руб. по пунктам 4 и 5 ст. 93 Закона № 44-ФЗ считают электронными.

При этом функционал ЕИС позволяет сделать электронный документ о приемке по всем контрактам, которые включают в реестр, в том числе по контрактам с единственным поставщиком. Заказчик и поставщик вправе воспользоваться данной возможностью.

Шаг 3. Проведите приемку результатов контракта

Примите товары, работы или услуги по обычной схеме. Например, поставщик привезет товар. Ответственный сотрудник должен проверить количество и принять продукцию по схеме, которую прописали в контракте.

Перед поставкой контрагент сформирует в ЕИС электронный документ приемки. Часть информации подтянется из контракта, часть — поставщик заполнит сам. В ЕИС есть возможность сформировать три вида документа:

1. Документ о приемке. Это аналог бумажного акта или товарной накладной.

2. Универсальный первичный документ, или УПД. Это документ сразу с двумя функциями — счета-фактуры и, например, акта или товарной накладной. Такой документ бухгалтерия вправе использовать при расчетах по НДС.

3. Счет-фактура. Это аналог бумажного счета-фактуры.

Электронное актирование проходит на базе универсального передаточного документа (УПД) по приказу ФНС № ММВ-7-15/820, а также на бизнес-процессе, который регламентирован приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.

Порядок устанавливает процедуры документооборота между участниками электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур, в том числе исправленных, корректировочных в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, которые могут содержать регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости, в случаях, предусмотренных пунктом 5 статьи 169 НК.

Поставщик не должен распечатывать электронный документ и привозить вместе с товаром, работами или услугами. Электронный документ заменяет бумажный. Составление счетов-фактур в электронной форме осуществляется по взаимному согласию сторон сделки, за исключением случаев, когда выставление счета-фактуры в электронной форме является обязательным в соответствии с требованиями статьи 169 НК.

Шаг 4. Получите электронный акт от контрагента в ЕИС

Чтобы подтвердить, что получили электронный документ от участника в ЕИС, сформируйте извещение о получении электронного акта. Зайдите в ЕИС в личный кабинет заказчика. Выберите вкладку «Реестры» и кликните на «Реестр документов об исполнении контракта».

Где в ЕИС искать электронные документы о приемке?

Система откроет список контрактов в виде таблицы. Найдите контракт со статусом «Ожидает подтверждения получения». С помощью контекстного меню подпишите и направьте поставщику извещение о получении электронного акта.

Как направить контрагенту извещение, что получили электронный документ?

Шаг 5. Проверьте документ о приемке в ЕИС

Зайдите в «Реестре документов об исполнении контрактов» по инструкции из Шага 4. На вкладке «Контракты» найдите нужный контракт. Выберите документ о приемке и нажмите кнопку «Рассмотреть». В документе о приемке проверьте поля, которые заполнил контрагент, а затем заполните свои. Соблюдайте сроки, которые прописали в контракте. Когда электронная приемка станет обязанностью, придется укладываться в предел — 20 дней.

Как в ЕИС проверить электронный документ от поставщика?

На вкладках, которые заполнил контрагент, увидите слово «просмотр». Это означает, что данные можно только посмотреть и нельзя отредактировать. Проверяйте вкладки из списка:

• общая информация;
• контрагенты;
• товары, работы, услуги;
• факт передачи товаров, работ, услуг;
• дополнительные документы поставщика (если поставщик прикрепил документы);
• подписанты поставщика.

Дальше действуйте в зависимости от того, нашли ли ошибки.

Что делать по результатам проверки УПД?

Чтобы отправить поставщику уведомление об уточнении, в контекстном меню документа о приемке нажмите «Сформировать уведомление об уточнении». Заполните окно, которое откроет система. Смотрите подсказки на рисунке ниже.

Как заполнить уведомление об уточнении?

Шаг 6. Заполните электронный документ в ЕИС

Результаты приемки оформляйте в электронном документе, который открыли по инструкции из Шага 5. Переходите на вкладку «Приемка товаров, работ, услуг». Действуйте в зависимости от того, какое решение приняли. У вас три варианта.

Заказчик полностью принял продукцию

Например, весь товар отвечает условиям контракта и претензий нет.

В поле «Итог приемки» выберите «Товары (работы, услуги) приняты без расхождений (претензий)». Заполнить строки вкладки помогут подсказки на рисунке ниже.

Как заполнить электронный акт при полной приемке?

К электронной форме можно прикрепить сканы бумажных документов. Например, документ о приемке, заключение экспертизы, товарную накладную.

Заказчик частично принял продукцию

Например, часть товара не того цвета. Заказчик принял подходящий товар, остальной — хочет обменять.

В поле «Итог приемки» из рисунка выше выберите «Товары (работы, услуги) приняты с расхождениями (претензией)». Система отобразит блок «Информация о расхождениях в приемке товаров, работ, услуг». Заполнить блок помогут подсказки на рисунке ниже.

Как заполнить электронный акт при частичной приемке?

К электронному документу прикрепите сканы бумажных документов, например акт о частичной приемке и мотивированный отказ от приемки.

После того как подпишете электронный документ, поставщик сформирует в ЕИС и направит заказчику корректировочный документ. В документ включат только товары, работы или услуги, которые принял заказчик. Проверьте и подпишите корректировочный документ, если не найдете ошибок.

Заказчик отказался принимать продукцию

Например, поставщик привез компьютеры с объемом оперативной памяти 16 ГБ вместо 32 ГБ.

В поле «Итог приемки», которое показали в первом варианте, выберите «Товары (работы, услуги) не приняты». Система отобразит блок «Информация о причинах отказа в приемке в соответствии с условиями контракта». Заполнить блок поможет рисунок с подсказками.

Как заполнить электронный акт об отказе в приемке?

Приложите к электронному документу скан бумажного варианта отказа, например заявление. Если поставщик решит, что отказ обоснованный, получите новый передаточный документ в ЕИС. Если отказ обжалуют, в Реестре документов об исполнении контракта увидите документ в статусе «Получено уведомление о намерении обжаловать отказ».

Счет-фактуру просто проверьте и примите к учету. Для этого в контекстном меню счета-фактуры нажмите «Сформировать извещение о принятии к учету». Затем подпишите извещение.

Шаг 7. Подпишите электронный документ и направьте поставщику

Заполните вкладку «Подписанты заказчика».

Если решили создать приемочную комиссию, все члены должны подписать документ о приемке. Если комиссии нет, документ подписывает только заказчик. В ЕИС реализовали две возможности — в зависимости от того, есть ли электронные подписи у людей из комиссии.

• Документ о приемке подписывает только заказчик. Комиссия есть, но у членов нет электронных подписей. Тогда можно приложить отсканированное и подписанное бумажное решение комиссии. Электронный документ в этом случае подписывает только заказчик. Какие действия выполнить, смотрите на видеоинструкции с сайта ЕИС.
• Документ о приемке подписывают все члены комиссии и заказчик. Комиссия есть, и у всех членов есть электронные подписи. Тогда все члены комиссии подписывают электронный документ о приемке. Прикладывать в этом случае скан бумажного решения необязательно.

Сначала документ подписывают все члены комиссии. Руководитель организации всегда подписывает документ последним. Если председатель приемочной комиссии и руководитель — один и тот же человек, он подписывает документ последним. Как работать в этой ситуации в ЕИС, смотрите на видеоинструкции с сайта ЕИС.

Шаг 8. Внесите сведения в реестр контрактов

Проект сведений об исполнении контракта для реестра контрактов система сформирует автоматически. Данные подтянутся из электронного приемочного документа. Это произойдет, когда все члены комиссии и заказчик подпишут документ о приемке. Если комиссию не создавали, достаточно только подписи заказчика.

Проект сведений об исполнении контракта нужно подписать. Для этого перейдите по гиперссылке, которую увидите в окне подписания документа о приемке. Ссылка ведет в реестр контрактов. Подпишите информацию и разместите в ЕИС. Поможет рисунок с подсказками ниже.

Как система направляет сведения в реестр контрактов?

Можно ли проводить электронную приемку по контрактам, в которых не предусмотрено электронное актирование?

В переходный период безопаснее проводить электронную приемку, только если предусмотрели возможность в контракте. По контрактам, где прописана только бумажная приемка, действуйте по старым правилам. Техническая возможность провести электронную приемку по таким контрактам в ЕИС есть. При этом в статье 95 Закона № 44-ФЗ нет основания вносить изменения в порядок приемки по контракту, то есть заключать допсоглашения.

Формулировки об электронной приемке есть в типовом контракте на поставку лекарственных препаратов, которую утвердил Минздрав. В документе прописали возможность и бумажной, и электронной приемки. Воспользуйтесь формулировками из контракта, когда будете составлять собственный проект.

Как подтверждают страну происхождения в электронном актировании?

Поставщик заполняет страну происхождения товара и прикладывает подтверждающий документ, например сертификат СТ-1, декларацию, заключение Минпромторга. Документ зависит от условий закупки.

Прикрепленный документ заказчик увидит, когда откроет электронный документ о приемке. Ищите вкладку «Дополнительные документы поставщика», как на рисунке.

Где искать документ со страной происхождения товара?

Как провести электронную приемку по типовому контракту из приказа № 15н, если в ЕАСУЗ нет данного функционала?

Оформляйте бумажные документы о приемке, если нет технической возможности электронного актирования. Включайте в контракт информацию об электронной приемке, но по факту используйте, если есть согласие поставщика и техническая возможность.

Электронная приемка пока не обязательна. У сторон есть право выбрать между бумажным и электронным документооборотом. Также электронное актирование возможно при наличии технической возможности в ЕАСУЗ. Если такой возможности нет, заказчик не сможет провести приемку электронно.

Если оформите бумажные документы, не нарушите условия типового контракта на лекарства из приказа Минздрава от 18.01.2021 № 15н. В контракте прописано два варианта приемки — через ЕИС и обычным способом на бумаге. Электронная приемка не указана как единственный способ. По факту приемки товара стороны подписывают либо акт приема-передачи, либо структурированный документ в ЕИС (п. 6.7 типового контракта).

Как вам статья?

Закажите бесплатную консультацию у нашего ведущего эксперта

С 2022 года ввели обязательное применение электронного актирования в ЕИС для электронных закупок по 44-ФЗ. В некоторых случаях электроприемка понадобится и для контрактов с единственным поставщиком.

Зачем ввели электронное актирование

В регламенте Единой информационной системы дается пояснение, что такое электронное актирование в ЕИС, — это формирование, отправление и обработка документов приемки с помощью функционала портала закупок. Передача актов в ЕИС упрощает работу не только для всех участников торгов, но и для контролирующих органов. Закупки становятся более прозрачными. Основные задачи:

• оптимизация госзакупок;
• совершенствование процесса согласования сдачи-приемки;
• контроль за сроками оплаты по контракту;
• уход от бумажного документооборота;
• идентичность сведений по контракту и фактическим поставкам;
• сбор статистической информации;
• уменьшение технических ошибок и функциональных нарушений.

Этот способ актирования позволяет быстрее подписывать документы заказа и получать обратную связь от контрагента. Отдельной инструкции, как настроить электронное актирование в ЕИС для заказчика, нет: функция электроприемки включается для каждого госконтракта отдельно. После этого переход на онлайн-документооборот через ЕИС происходит автоматически.

Когда используют электронное актирование

Электроприемку в ЕИС проводят при исполнении госконтрактов, которые заключили по результатам электронных процедур: как открытых, так и закрытых (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). А в 2022 году правительство и региональные органы исполнительной власти вправе самостоятельно определять случаи закупки у единственного поставщика (ч. 1, 2 ст. 15 46-ФЗ от 08.03.2022). Если стороны заключили соглашение по решению вышестоящих органов, то они тоже проводят электронное актирование (ч. 5 ст. 15 44-ФЗ).

Общий порядок, как в ЕИС подписать акт выполненных работ, таков: поставщик формирует и подписывает электронной подписью документацию о приемке, используя функционал Единой информационной системы. Это надо сделать в срок, установленный в контракте. В приемочном документе отражают обязательные сведения по нормам ФКС (п. 1 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Исполнитель прикладывает к акту все неотъемлемые документы, которые требуются в рамках конкретного заказа (п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Заказчик проверяет приемочную документацию и, если все в порядке, подписывает своей электронной подписью.

Вот пример, как прописать в контракте электронное актирование по 44-ФЗ в 2023 году.

Что делать поставщику

Вот пошаговая инструкция для поставщика по электронному актированию в ЕИС:

• Заходим в личный кабинет Единой информационной системы.
• Настраиваем права доступа для пользователя: просмотр контрактов, формирование актовых документов. Наличие доверенности на совершение действий от имени поставщика обязательно.
• Находим раздел «Исполнение».
• Выбираем контракт.
• Создаем первичный учетный документ (для этого есть специальное действие).
• Заполняем акт, подписываем ЭП и передаем заказчику.
• Поставляем товары, выполняем работы или оказываем услуги.

Находим контракт, по которому надо подписать документы.

Заполняем и подписываем акт.

Что делать заказчику

Стороны обязаны предусмотреть возможность электронного обмена документами в госконтракте или договоре. Общая инструкция по электронной приемке в ЕИС для заказчика:

• Авторизоваться в личном кабинете ЕИС.
• Найти раздел «Исполнение».
• Выбрать госконтракт и включить функцию «Предусмотреть формирование документов в электронной форме».

Исполнитель проводит поставку и формирует электродокумент о приемке в ЕИС. После этого заказчик принимает продукцию, подписывает акт о полной или частичной приемке или мотивированный отказ. Стороны определяют сроки электронного актирования в контракте.

Как только поставщик подписывает приемочную документацию и размещает в ЕИС, ее автоматически передают заказчику в течение 1 часа. Датой поступления документа о приемке является дата его размещения в ЕИС в часовой зоне заказчика (п. 3 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Организация-заказчик проверяет и подписывает электродокумент в срок, установленный контрактом. Но законодатели установили максимальный срок подписания — 20 рабочих дней: отправить документ позже нельзя.

Если отказываетесь от подписания акта, то подпишите и опубликуйте в ЕИС мотивированный отказ. Обязательно разъясните причины такого отказа (п. 4 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

А вот инструкция по электронному актированию в ЕИС для заказчика, если он создал приемочную комиссию:

• Члены комиссии в течение 20 рабочих дней после поступления приемочных документов подписывают их в ЕИС или формируют мотивированный отказ от подписания (п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Если в приемочной комиссии есть лица, которые не работают у заказчика, разрешается подписывать документы без использования усиленных электронных подписей и ЕИС. Если члены приемочной комиссии не использовали электронные подписи и Единую информационную систему, то заказчик прикрепляет отсканированные бумаги, которые подписала комиссия.
• Заказчик подписывает приемочный документ или мотивированный отказ и размещает его в ЕИС.

Приемочные документы или мотивированный отказ после подписания автоматически направляются поставщику. В случае отказа он вправе устранить нарушения и заново направить акт заказчику (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Дата приемки поставленных товаров, работ, услуг — это дата размещения в ЕИС приемочного документа, подписанного заказчиком (п. 8 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Есть случаи, когда приемочные документы не размещают в ЕИС (ч. 15 ст. 94 44-ФЗ):

• Если заключили госконтракт в результате закрытых закупок по п. 2, 3, 4, 6 и 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24 или соглашение с единственным поставщиком по п. 7, 24, 45, 52, 56 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ.
• Если заказчиками являются государственные органы по обороне, а закупки провели в условиях ограничительных мер (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ).
• Если проводили закупки, в которых предусмотрели неразмещение информации и документов на официальном сайте (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ).

Что делать, если заказчик не принял товар

Если заказчик направил мотивированный отказ, то необходимо исправить все нарушения. Законодательная ответственность за нарушения по электронному актированию пока не установлена: при допущенных ошибках необходимо повторно сформировать документы с учетом исправления. Направьте заказчику корректный акт и организуйте поставку заново. Если отказ немотивированный, то поставщик вправе обжаловать действия заказчика.

Другой вариант, когда продукция принята частично. Вот что требуется сделать поставщику:

• Открыть акт от заказчика. Его статус — «Товары приняты с расхождением (претензией)».
• Поставить товары с учетом всех исправлений.

Что делать, если товары не соответствуют условиям контракта

В случае поставки некачественной продукции или несоответствующих работ и услуг функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг позволяет отказаться от подписания приемочных документов. Отказ формируется следующим образом:

• Указывается основание для отказа — несоответствие условиям контракта.
• Прикрепляются сканы бумажного мотивированного отказа с подписями всех участников приемочной комиссии.
• Формы подписываются ЭЦП и передаются поставщику.
• При частичной приемке составляется список принятых и непринятых товаров.
• Оплату за недопоставленную продукцию переводят, ссылаясь на корректировочный акт.

Как внести исправления в акт

Порядок, как через ЕИС отправить акт выполненных работ с исправлениями, описан в ч. 14 ст. 93 44-ФЗ. Надо сформировать, подписать и отправить заказчику документ о приемке с учетом всех корректировок. Документацию подписывают уполномоченные лица поставщика и заказчика и после этого размещают в ЕИС.

Приемочную документацию подписывают только уполномоченные лица. Для этого необходимо назначить пользователю полномочие «Уполномоченное лицо» в личном кабинете, а затем установить права на подписание документов приемки в ЕИС (Письмо Казначейства № 95-09-11/10-640 от 28.12.2021).

Документы корректируют двумя способами (письмо Казначейства № 14-00-05/2543 от 08.02.2022):

• Вносят правки в первичную документацию. Но такой вариант возможен только для несущественных ошибок. Скорректировать неточности разрешают и до, и после подписания приемочной документации.
• Формируют корректировочный документ. Применяют, если надо изменить существенные условия — стоимость, количество. Корректировку делают при частичной приемке. Или при изменении стоимости контракта, заактированной раньше. Но изменение ранее заактированной стоимости проводят, только если стороны подписали допсоглашение, а информацию о таком соглашении включили в реестр контрактов. К примеру, если при исполнении контракта изменили регулируемые тарифы. В других ситуациях такое изменение надо подтверждать документом-основанием.

Как решить возникающие проблемы

Перечень часто возникающих проблем:

• не грузится личный кабинет;
• не открываются всплывающие окна;
• нет функций для формирования электронных форм;
• не срабатывает ЭЦП;
• неправильно отображается ИНН.

Такие нарушения выдает контроль при сохранении. Это не ошибки заказчика, а результат некорректной работы экспериментальной системы. Для исправления обращайтесь в техподдержку. Составьте заявку и подробно опишите возникшую проблему.

Ошибки возникают и из-за неправильных настроек АРМ в ЕИС. Попробуйте переустановить систему на ПК. Мастер установки есть на главной странице Единой информационной системы.

Если недоступны просмотр госконтракта и формирование приемочной документации, то это значит, что у исполнителя нет на это пользовательских прав или заказчик не применил функцию онлайн-документооборота.

Что изменилось в электроприемке с июля 2022 года

С 04.07.2022 работает новая версия ЕИС 12.2. Вот как доработали систему для электронного актирования:

• Появилась возможность формировать акты о приемке выполненной работы с учетом накопительного итога приемки по госконтрактам со специализацией «Строительство» и укрупненной сметой контракта. В личном кабинете поставщика ввели опцию для создания структурированной укрупненной сметы контракта. При подписании документа накопительным итогом доступна корректировка ранее заактированного объема выполненных работ в отчетном периоде, отдельно выставлять корректировочный документ о приемке не надо.
• Разработчики сделали автоматический переход к подписанию сведений об исполнении контракта по электродокументу без дополнительных действий для заказчика. Сведения подписывают и направляют на размещение через реестр контрактов.
• Доработали фильтр поиска в личном кабинете заказчика. Ищите приемочную документацию по предмету контракта, ФИО ответственного специалиста, который работает с контрактом или по документам на подписании у текущего пользователя. Ввели настройку списка специалистов заказчика, которые работают с госконтрактами: в личном кабинете ответственного пользователя такие соглашения отмечают символом «Звездочка».
• Расширили блок платежных реквизитов поставщика (если исполнитель из госсектора) для автоматизированного формирования распоряжений о совершении казначейского платежа. Добавили новые реквизиты: ОКТМО, КБК, номер лицевого счета в ТОФК или другом финансовом органе. Сведения заполняются автоматически в зависимости от типа счета — расчетный счет в банке, лицевой счет в ТОФК или лицевой счет в финансовом органе.
• Добавили возможность указания поставщиком вручную в приемочном документе идентификатора государственного контракта, если контракт финансируется из регионального или местного бюджета и подлежит казначейскому сопровождению.

Все изменения описаны в руководстве пользователя «Реестр документов об исполнении контракта (ЛК Заказчика)». Найдете его в разделе «База знаний»: переходите в «Контракты и договоры», затем в «Реестр документов об исполнении контракта». Поставщики проверяют руководство в разделе «Электронный документооборот в процессе исполнения государственных и муниципальных контрактов (ЛК Поставщика)». Переходите в «Базу знаний» и найдите «Документы о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

Информацию опубликовали и в открытом доступе в ЕИС — в разделе «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Электронное актирование в ЕИС» — «Руководство пользователя». А в «Часто задаваемых вопросах» в блоке «Электронное актирование» и в «Базе знаний» мобильного приложения ЕИС опубликованы статьи по работе с функционалом электронной приемки товаров, работ и услуг.

Об авторе этой статьи

Бухгалтер, эксперт проекта

Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Другие публикации автора

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:Заказчик самостоятельно определяет порядок приемки исполненного по контракту. При этом он может установить в контракте любые не противоречащие закону условия, за исключением тех случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами. В частности, по нашему мнению, заказчик может использовать при формировании проектов контрактов для осуществления закупок товаров, работ, услуг, в частности, условия типового контракта, утвержденного приказом Министерства здравоохранения РФ от 18.01.2021 N 15н, в той части, в которой это не противоречит действующей редакции Закона N 44-ФЗ, специфике закупаемых товаров, работ, услуг и фактическим условиям исполнения контракта.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТПилипенко Эльвира

Ответ прошел контроль качества

4 апреля 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-*(1) Например, аналогичный порядок приемки предусмотрен разделом 3 типового контракта на поставку продуктов питания (Приложение N 1 к приказу Минсельхоза России от 19.03.2020 N 140), разделом 6 типового контракта на поставку лекарственных препаратов для медицинского применения (Приложение N 1 к приказу Минздрава России от 18.01.2021 N 15н). По нашему мнению, указанный порядок не противоречит положениям Закона N 44-ФЗ в редакции, вступившей в силу с 1 января 2022 года.*(2) Подробно с информацией о работе с документами о приемке можно ознакомиться в материалах:- Руководство пользователя «Реестр документов об исполнении контракта (ЛК Заказчика)», размещенное в личном кабинете заказчика в разделе «База знаний — Контракты и договоры — Реестр документов об исполнении контракта»;- Руководство пользователя «Электронный документооборот в процессе исполнения государственных и муниципальных контрактов (ЛК Поставщика)», размещенное в личном кабинете участника закупок в разделе «База знаний — Документы о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме» на официальном сайте ЕИС в разделе «Документы — Материалы для работы в ЕИС — Электронное актирование в ЕИС».Также для ознакомления с функционалом по формированию и подписанию документов о приемке в ЕИС в сфере закупок Федеральным казначейством подготовлен обучающий видеоролик «Электронное актирование в ЕИС в сфере закупок. Обязательность применения с 01.01.2022» (смотрите письмо Межрегионального операционного УФК от 28 декабря 2021 г. N 95-09-11/10-640 «О применении электронного актирования с 01.01.2022»).

• Новости и аналитика
• Новости

Какие документы при электронной приемке нужно оформлять на бумаге?

9 марта 2023

Правовой режим денежных средств организаций бюджетной сферы имеет существенную специфику. Так, по общему правилу учреждения осуществляют операции с поступающими им средствами через лицевые счета, открываемые в ТОФК или региональном / муниципальном финоргане. Порядок санкционирования расходов, осуществляемых такими учреждениями, устанавливается соответствующим финорганом. При этом обязательным условием процедуры санкционирования расходов является подтверждение обязанности учреждения оплатить денежные обязательства, то есть предоставить финоргану по месту открытия лицевого счета документы, подтверждающие наличие денежного обязательства. Денежное обязательство – обязанность уплатить определенные денежные средства в соответствии с выполненными условиями гражданско-правовой сделки или в соответствии с положениями закона, иного правового акта, условиями договора или соглашения.

Документ о приемке в электронной форме является документом, подтверждающим возникновение денежного обязательства. Соответственно, независимо от типа учреждения, подтверждать возникновение денежного обязательства какими-либо «бумажными» документами при электронной приемке не нужно.

В соответствии с положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» к документу о приемке могут прилагаться документы, которые считаются его неотъемлемой частью. В случае, если информация, содержащаяся в прилагаемых документах, не соответствует информации, содержащейся в документе о приемке, приоритет имеет предусмотренная нормами Закона № 44-ФЗ информация, содержащаяся в документе о приемке.

Таким образом, контрагент вправе, но не обязан при формировании документа о приемке в ЕИС прикрепить к документу о приемке иные неструктурированные юридически значимые документы о приемке товаров, работ, услуг по форме, предусмотренной условиями контрактов, и подписать их электронной подписью. Контрактом может быть предусмотрено условие об оформлении документов, частично или полностью дублирующих содержание структурированного документа о приемке, сформированного в ЕИС, однако такие документы не будут иметь юридической силы: они носят исключительно информационный характер. Кроме того, при наличии подобных документов риск возникновения претензий со стороны ревизоров значительно увеличивается, поскольку возрастает риск указания в таких документах противоречивых сведений.

бухучет и отчетность,
бюджетная сфера,
военная служба,
госзакупки,
госсектор,
КВР,
КОСГУ,
мобилизация,
налог на прибыль,
налоги, сборы, взносы,
НДС,
НДФЛ,
НКО,
обязательства, сделки,
социальная сфера,
социальное обеспечение,
текущая ситуация,
физлица,
формы документов,
ДНР,
ЛНР,
Запорожская область,
Херсонская область

Новая реальность для учреждений-заказчиков

26 мая 2021

Для получателей средств федерального бюджета новыми нормами постановления Правительства РФ № 2050 об особенностях реализации закона о федеральном бюджете на 2021 год установлены обязательные условия об оплате, которые необходимо предусмотреть в государственных контрактах 2021 года на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг (Постановление Правительства РФ от 28 апреля 2021 г. № 667):

• условие о сроке оплаты в течение 10 рабочих дней с даты подписания заказчиком документа о приемке;
• условие об оплате по контрактам, исполнение которых приходится на декабрь 2021 года, в декабре 2021 года или в очередном финансовом году за счет лимитов следующего года в зависимости от даты поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг.

Более подробно о такой новации мы рассказывали ранее в новостной ленте.

Конечно, мы привыкли, что в качестве документа о приемке исполнения по контракту, как правило, выступает накладная, акт приемки-передачи товара, акт выполненных работ/ оказанных услуг, оформленные в печатном виде. Однако наряду с таким оформлением приемки в настоящее время Казначейством в ЕИС реализована процедура электронного актирования, когда документ о приемке товаров, работ или услуг формируется и подписывается электронной подписью в электронной форме посредством функциональных возможностей ЕИС Такой вариант формирования документов позволяет минимизировать бумажный документооборот и оптимизировать порядок взаимодействия заказчиков и исполнителей, в том числе, процесс оплаты.

Так вот еще одно новшество касается федеральных ГРБС как получателей средств федерального бюджета и подведомственных им ПБС. По закупкам, извещения об осуществлении которых размещены в ЕИС начиная с 1 мая 2021 года, в соответствии с новой нормой Постановления № 2050 заказчик обязан предусмотреть в контрактах положение о возможности формирования и подписания документов о приемке товаров, выполненной работы, оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта в форме электронного документа в ЕИС в сфере закупок.

Данное требование распространяется на федеральных ГРБС, которые будут включены в утвержденный Правительством РФ перечень, и подведомственных им ПБС. Однако на сегодняшний день такого реестра нет, а потому обязанность предусматривать в контрактах положение о возможности электронного актирования для федеральных заказчиков — ПБС пока откладывается до их включения в указанный правительственный перечень.

На что следует обратить внимание при электронном актировании?

• Условиями контракта должна быть предусмотрена именно возможность электронного актирования, иными словами заказчик предоставляет лишь право, но исполнитель контракта не обязан формировать электронные документы о приемке в ЕИС. Исполнитель контракта может воспользоваться предоставленной возможностью и сформировать в ЕИС электронный документ о приемке, или сформировать предусмотренные условиями контракта документы о приемке на бумажном носителе.
• Нет обязанности включать условие о возможности электронного актирования в контракты, заключенные с единственным поставщиком, поскольку извещение об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) согласно положениям Закона № 44-ФЗ не требуется.
• Электронный документ о приемке формируется в ЕИС исполнителем (поставщиком, подрядчиком), но качество его заполнения зависит от сведений, которые содержатся в реестре контрактов. Поэтому необходимо внимательней отнестись к формированию информации о предмете закупки, условных единицах и иных показателях, которые позволят сформировать исполнителю акт в электронном виде.
• Подписанные в ЕИС в сфере закупок документы о приемке принимаются к учету в качестве первичных учетных документов и являются основанием для оплаты. На основании сформированных и подписанных в ЕИС электронных документов о приемке предусмотрена возможность автоматического формирования сведения об исполнении контракта, сведения об исполнении денежного обязательства, а также распоряжения на оплату (заявки на кассовый расход, платежного поручения). Механизм электронного актирования позволит сократить трудозатраты по формированию таких документов — все будет формироваться в ЕИС на основании электронного акта, и заказчику останется лишь проверить и подписать сформированные документы электронной подписью. Причем форматы выгрузки документов из ЕИС в ГИС «Электронный бюджет» уже отработаны.
• Электронное актирование в ЕИС позволяет заказчику подписать документ приемки не только руководителем или уполномоченным лицом, но и приемочной комиссией. Для этого необходимо обеспечить сотрудников, которые входят в состав приемочной комиссии, электронными подписями, а также настроить в ЕИС права и полномочия подписантов и предоставить им доступ в ЕИС. Но, как и прежде, можно дополнительно прикрепить скан документа приемки, сформированного и подписанного приемочной комиссией на бумажном носителе, ведь зачастую к работе комиссии привлекаются сторонние лица, которые не являются работниками учреждения (к примеру, независимые эксперты), или формируются межведомственные комиссии по приемке. Такие привлеченные к работе приемочной комиссии лица не могут подписывать в ЕИС электронные документы.
• Датой приемки при электронном актировании является дата подписания в ЕИС руководителем или уполномоченным лицом заказчика сформированного электронного документа о приемке.
• В электронном акте предусмотрена возможность указать сведения о начислении неустоек (штрафов, пеней) в связи с ненадлежащим исполнением обязательств, что позволит сформировать денежное обязательство с учетом условия об удержании санкций из суммы причитающейся контрагенту оплаты стоимости товаров, работ или услуг.

На федеральные бюджетные и автономные учреждения, региональные и муниципальные организации бюджетной сферы норма об обязательном включении в условия контракта возможности электронного актирования не распространяется. Но все они могут воспользоваться таким способом формирования и подписания документов о приемке в ЕИС.

А начиная с 1 января 2022 года электронное актирование запланировано внедрить повсеместно и распространить на заказчиков всех уровней бюджетов независимо от типа учреждения.

Для всех поставщиков и заказчиков обязательно электронное актирование по 44-ФЗ с 2022 года. Документы о приемке товаров, работ или услуг формируют с использованием функционала Единой информационной системы. Для заказчика и поставщика разработали отдельные инструкции.