Отказное письмо и когда оно оформляется

Когда возникает необходимость оформления отказного письма?

В данном случае отказное письмо правильно называть экспертной оценкой, и необходимость ее проведения возникает в ряде случаев:

1. Если общепринятое название товара не сходится с названием в классификаторе ОКПД2 или ТНВЭД.
2. Если товар инновационный и обладает новыми характеристиками и требует оценки на отнесение в группы согласно ОКПД2 и ТНВЭД.
3. Если область применения продукции отличается от стандартного формата.
4. Если продукция относится к исключениям согласно техрегламентам, которые не являются очевидными и нуждаются в экспертизе.
5. Если техрегламент или национальные (межгосударственные) стандарты, устанавливающие обязательные требования к товару, не распространяются на определённые виды продукции, попадающие под общее определение (и код ОКПД2, ТНВЭД), включенные в соответствующий перечень.
6. Если продукция нуждается в сертификации, но по параметрам не входит зону влияния техрегламента, национального (межгосударственного) стандарта, устанавливающих требования к ней.

Кто выдает?

Официальное разъяснение выдают уполномоченные Органы по сертификации. Продукция и ее безопасность проверяется на соответствие положениям Технических регламентов,  Постановления Правительства РФ от 01.12.2009 г. № 982 и Решения Комиссии Таможенного союза от 07.04.2021 г. № 620.

Для предоставления на таможенном контроле отказное письмо оформляется согласно утвержденному порядку ввоза (Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 25.12.2021 г. № 294).

Важный момент! Орган сертификации должен быть аккредитован в той области товаров, в которой запрашивается письменное разъяснение.

Обращаться с заявлением могут торгующие фирмы, индивидуальные предприниматели, таможенные организации, органы исполнительной и судебной власти.

В содержании отказного письма указывается:

— наименование продукции;—  идентификационные параметры;— могут быть отражены коды ОКПД2 или код ТНВЭД;— другие технические сведения (если они требуются).

Какие документы нужно предоставить соискателю?

Для оформления потребуется подготовить следующие сведения:

— заявление-запрос на имя руководителя Органа по сертификации;— реквизиты фирмы (ИНН, ОГРН, КПП и др.);— техническое описание продукции;— код ОКПД2 или код ТНВЭД;— контракт или инвойс (перечень товаров) при необходимости.

Список документов может быть иным в зависимости от вида и количества продукции. Например, для таможни дополнительно потребуются:

— упаковочные листы, если инвойс не может идентифицировать поставку или его нет в инвойсе;— заключение ТПП или акт таможенного досмотра (если товар заявляется, как б/у);— удостоверения о признании продукции гуманитарной помощью;— разрешения на проведение соответствующих клинических испытаний;— сертификаты соответствия на конечный продукт, если ввозимый товар является запчастью);— регистрационные удостоверения Минздравсоцразвития (если товар относится к тест-системам, группе иммунобиологических препаратов или диагностикумов);— свидетельство о госрегистрации, а также экспертные заключения (если товар относится к БАДам или пищевым добавкам);— иные необходимые сведения.

Все бумаги должны быть подписаны и заверены печатью организации-соискателя.

Состав бланка

В законодательстве нет утвержденного образца отказного письма. Оно составляется в свободной форме, характерной для каждого аккредитованного ведомства. Важно только чтобы бланк не расходился с нормами делопроизводства и делового документооборота.

Однако есть и обязательные пункты, которые должны быть отражены в письме:

• наименование инстанции, выдающей бланк, ее контакты;
• название организации-соискателя;
• исходящий номер письма и дата оформления;
• текст, в котором говорится, что в отношении указанного в заявлении товара не применяется сертификация и декларирование.

Важный момент! Держателем отказного письма может быть только одно юридическое лицо.

В одном документе можно указать любой список товара.

После оформления документ должен быть занесен в регистрационный журнал ведомства, которое его выдало.

Название «Отказное письмо» может не использоваться аккредитованным органом. Вместо него бланк может носить названия «Справка», «Информационное письмо», «Разъяснение»

Направить бланк получателю можно несколькими способами:

• лично в руки (при посещении Органа по сертификации лично соискателем);
• по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
• через курьерскую службу.

Образец № 1:

 Образец № 2: Образец № 2:Образец № 3:

Обязательно ли получать отказное письмо?

Как было отмечено в начале статьи, документ носит разъяснительный характер. Следовательно, его оформление не является обязательным условием для организации.

Если продукция не нуждается в обязательной сертификации или декларировании, то и на таможне не должно возникнуть никаких проблем. Таможенные органы не станут требовать регламентирующие бумаги.

Представители бизнеса по своей инициативе могут получить письмо. Легче показать надзорным органам и покупателям официальную бумагу, чем устно ссылаться на нормы закона. В результате экономится значительное количество времени и сил.

Так как иметь отказное письмо – не обязанность, а право, то никто не может требовать его у организации. Однако, если такое условие прописано в договоре между сторонами, его необходимо соблюсти, чтобы в дальнейшем не возникало разногласий.

Стоимость услуги

За выдачу официального разъяснения аккредитованные ведомства взимают плату. Сумма зависит от величины списка продукции, в отношении которой требуется отказ, и колеблется в районе 3-х тыс. руб. Оформляется в течение недели.

Для таможни

Процесс выдачи отказных писем несущественно отличается от общих правил. Но есть один важный нюанс – нужно учитывать дополнительные ограничения на импорт, особенности расчета пошлин для продукции из отдельных стран. Для этого может потребоваться сертификат страны происхождения.

Если будут подтверждены дополнительные ограничения на импорт, об этом может быть указано в отказном письме. Например, ввиду карантинных или санкционных мер для ввоза через границу может требоваться специальное разрешение Минпромторга, Минэкономразвития, других ведомств. Поэтому выдача отказных писем для таможни займет на 1-2 дня больше, чем при обычной проверке.

Для торговли

Для внутреннего оборота ключевое значение имеет проверка по национальному классификатору ОКПД2. Порядок оформления отказных писем для торговли не отличается от общих правил. Выданный документ можно предъявить контрагентам, покупателям, заказчикам по госзакупкам и тендерам.

Для чего нужно отказное (разъяснительное) письмо?

Отказное (разъяснительное) письмо это:

• официальное подтверждает, что продукция/товары не входят в перечень продукции, для которой необходимо проведение обязательной сертификации или декларирование;
• возможность беспрепятственной реализации продукции/товара;
• защита от штрафных санкций и конфликтных ситуаций с надзорными органами.

Как получить отказное письмо

Как и сертификаты, отказные письма могут получить юридические лица и предприниматели, зарегистрированные в странах Таможенного союза. От имени иностранных брендов, поставляющих продукцию в государства ТС, документ могут получить импортеры. Использовать отказное письмо можно на территории всех стран-участниц Таможенного союза.

Какие документы нужны для получения отказного (разъяснительного) письма?

Для того, чтобы оформить Отказное письмо, заявителю нужно собрать и представить следующие документы:

• запрос на получение Отказного (разъяснительного) письма;
• сведения о заявителе (реквизиты, учредительные документы, ИНН, ОГРН);
• наименование и область применения продукции, изделия, перечень модификаций (включая типы и модели);
• краткое описание и технические характеристики продукции;
• коды ТН ВЭД, коды ОКПД 2;
• нормативно-техническая документация (ГОСТы, ТУ, СТО, паспорта, инструкции, регламенты);
• контракт на поставку, инвойсы, спецификации, ГТД и данные об изготовителях.

Какие документы нужны для торговли на маркетплейс?

Надо сразу оговориться, что список необходимых бумаг и деклараций для маркетплейсов зависит от конкретной торговой площадки. Тем не менее безопасность и качество продукции, которую вы собираетесь реализовывать на маркетплейс, необходимо будет подтвердить. И это не прихоть, а вполне законное требование государства.

Кто может оформлять отказные письма

Официальные документы в сфере сертификации могут выдавать органы и центры, имеющие аккредитацию Росстандарта. В этих же организациях можно получить и отказное письмо. Наличие аккредитации позволяет оформить легальный документ, который обязаны принять любые органы.

Для подготовки документов на получение отказных писем можно воспользоваться услугами сторонних организаций. Специалисты компании Смарт Вэй оказывают полный комплекс услуг по сопровождению сертификации, помогут быстро получить информационное (отказное) письмо.

На какую продукцию можно получить информационное (отказное) письмо

Получить отказное письмо можно на любые виды товаров, не указанные в сертификационных перечнях. На практике, редко возникают проблемы при ввозе и продаже наиболее распространенной продукции, которую регулярно пропускают через таможню или проверяют в магазинах.

Однако в отношении редко встречающихся или вообще уникальных товаров на таможне или в магазине наверняка потребуются сертификат или декларация. Без отказного письма процесс доказывания своей правоты может затянуться на несколько дней или недель, что повлечет убытки для предпринимателя.

Нормативные акты для оформления отказных писем

В России нет нормативных актов, регулирующих порядок выдачи отказных писем. Единственный официальный подзаконный акт был издан Минпромторгом. В письме от 05.10.2021 № ВС-10951/10 было указано, что выдача заключений и разъяснений по вопросам отнесения продукции к сертификационным спискам входит в полномочия профильного Департамента Минпромторга. Впоследствии эти полномочия были переданы органам и центрам, аккредитованным в Росстандарте.

Чтобы выдать отказное (информационное) письмо, специалисты сверяют признаки товара, его коды ОКПД2 и ТН ВЭД с сертификационными списками. Эти списки содержатся:

Если продукция не подпадет под сертификацию по указанным нормативным актам, на нее можно получить отказное письмо. Подробнее об этих нюансах вы можете узнать у экспертов компании Смарт Вэй.

Образец и пример отказного письма

Так как единой формы отказного письма не утверждено, содержание документа может незначительно отличаться для разных видов продукции. Предлагаем ознакомиться с примерами писем, полученных специалистами компании Смарт Вэй при оказании услуг клиентам.

Пример 1. На данном примере отказное письмо на оборудование и материалы, не подлежащие сертификации.

Пример 2. На данном примере отказное письмо на изделия легкой промышленности, не подпадающие под сертификацию.

Обязательное или добровольное оформление отказных писем

В получении информационных (отказных) писем заинтересован сам предприниматель, чтобы устранить проблемы при ввозе и реализации товаров. Обязательных требований об оформлении этого документа нет. Так как процесс подготовки письма занимает всего несколько дней, лучше получить его до начала поставок и продажи.

Отказное письмо для маркетплейса, сертификат или декларация?

Конкретная продукция требует индивидуального подхода — уж очень путанно законодатель определил методы и способы идентификации разрешительных бумаг. Мы уже писали несколько развернутых статей на смежные темы, которые в данной ситуации могут быть полезны:

В случае с маркетплейсами у вас попросят декларацию соответствия или сертификат, которые можно получить через регистрацию в системах ГОСТ Р и/или ЕАЭС. Но повторим, что тип бумаги зависит от многих факторов. Для упрощения понимания: первый документ будет действовать только на территории РФ, а второй в рамках экономического союза.

Отказной сертификат

В дополнение к отказному письму можно получить добровольный сертификат на продукцию. Его выдают после оценки соответствия по независимым добровольным системам сертификации (СДС). Выдача добровольных сертификатов в системе ГОСТ Р была прекращена с января 2020 года. В системе технического регулирования добровольные сертификаты никогда не выдавались.

Добровольный сертификат можно получить даже на ту продукцию, для которой не нужен обязательный разрешительный документ. Поэтому его часто заказываются вместе с отказным письмом для импорта и продажи товаров.

Преимущества аттэк

Центр АТТЭК – это команда профессионалов, которые знакомы со всеми тонкостями сертификационного законодательства. Наши эксперты точно знают, в каких случаях требуется оформить отказное письмо на продукцию, и как это делается. Мы гарантируем своим клиентам оперативное оформление ОП и конкурентоспособную цену.

Преимущества нашей компании

Сотрудничество с компанией Смарт Вэй – это всегда гарантия качества, выгодные цены, быстрое оформление любых документов в сфере сертификации. Мы займемся получением отказных писем сразу после подачи заявки и заключения договора. Наши преимущества:

• знание всех нюансов сертификации и декларирования ГОСТ и по регламентам ТС;
• большой выбор дополнительных услуг в сфере сертификации и лицензирования;
• гарантия качества, строгое соблюдение сроков по договору.

Уточнить условия сотрудничества и получить индивидуальное коммерческое предложение можно по телефонам, указанным на сайте, через электронную почту.

С чего начать: какие документы нужны для маркетплейса?

Вопреки расхожим рекомендациям и вашему дикому желанию подсчитывать виртуальные миллионы прибыли, успокойтесь и подумайте. Между намерением продавать на торговой площадке и выбором билетов для зимовки на Багамах пройдет достаточно времени. И при здоровом и адекватном подходе, вы даже сможете уехать туда отдыхать, а не бежать от коллекторов. Но исключительно при грамотном построении отношений с маркетплейсом.

Если вы только планируете вести бизнес, то схема для вас может выглядеть так:

1. Решаем для себя, чем хотим заниматься: производство или просто реализация.
2. Определяемся, что именно продаем или изготовляем.
3. Обретаем юридический статус — регистрация в качестве самозанятого, индивидуального предпринимателя или общества с ограниченной ответственностью.
4. Выбираем систему налогообложения и регистрируемся в фондах.
5. Нанимаем персонал (если есть необходимость ищем другие ресурсы).
6. Начинаем работу с маркетплейсом — готовим список документов и подбираем товар.
7. Получаем сертификат от поставщика для маркетплейса, отказное письмо, оформляем декларацию.
8. Изучаем площадку, ввод ассортимента, штрихкоды, маркировку, доставку и т.д.

Для тех, кто просто задался вопросом выхода на маркетплейс, то пункты 6–8 из списка выше.

Сроки и стоимость оформления отказных писем

Стандартный срок проверки документов и оформления отказного письма не превышает 1-3 дней. Этот срок может увеличиваться, если для проверки потребуются дополнительные документы, либо специалисты будут уточнять страну происхождения товара. При сопровождении наших специалистов вы получите письмо в максимально сжатые сроки, сможете быстро устранить проблемы при ввозе и реализации продукции. Уточнить расценки на оформление отказных писем для ваших товаров можно по телефонам, указанным на сайте.

Стоимость оформления

Обычно услуга по составлению ОП предоставляется аккредитованными сертификационными центрами на платной основе. Поскольку получение отказного письма инициируется заявителем, оформление осуществляется за его счет. Стоимость подготовки действующим законодательством не регулируется.

Стоимость ОП зависит от нескольких основных факторов:

• количество наименований продукции, для которых требуется оформление документов;
• сложность товара;
• число нормативных документов, действие которых распространяется на этот продукт.

В любом случае цена подготовки такого документа обычно очень демократична, особенно в сравнении со сложностями, которые может повлечь за собой его отсутствие.

Товары, подлежащие сертификации

Готовьтесь проходить процедуру сертифицирования, если вы планируете реализовывать следующие виды продукции:

• одежда (взрослая и детская), обувь, кожгалантерея;
• текстиль для дома и постельные принадлежности;
• игрушки для детей;
• пищевые добавки и продукты питания;
• мебель для дома и офиса;
• парфюмерия и косметика;
• электроника, бытовая и компьютерная техника;
• изделия для индивидуальной защиты;
• средства и товары для пожаротушения;
• оборудование для обустройства и строительства детских площадок.

Определять самостоятельно, продаете вы товар, подлежащий сертификации или нет, не стоит. По причине того, что большую роль играют материалы, которые используются в производстве. Именно они влияют на категорию разрешительного документа и его получение или отсутствие такой необходимости.

Этапы процедуры по оформлению отказного (разъяснительного) письма

Процедура оформления Отказного (разъяснительного) письма состоит из таких этапов:

• обращение заказчика в ЦС «Рустест-М»;
• проведение нашими специалистами бесплатной консультации;
• предоставление необходимых документов и сведений;
• подача заявки и копий регистрационной документации заявителя;
• заключение договора и оплата наших услуг;
• принятие решения органом по сертификации об отсутствии необходимости сертификации/декларирования продукции;
• оформление Отказного (разъяснительного) письма;
• проверка, корректировка (при необходимости) и согласование заявителем макетов (черновиков) документов;
• после утверждения макетов (черновиков) документов, оформление оригиналов;
• выдача заявителю зарегистрированного Отказного (разъяснительного) письма и отчетные бухгалтерские документы;
• доставка оригиналов документов до заказчика курьерской службой или заказным письмом «Почтой России».

Выводы

Информационное (отказное) письмо оформляется для подтверждения, что товар не включен в обязательные сертификационные списки. Обычно этот документ нужен для таможенных и иных контролирующих органов, для контрагентов, чтобы устранить сомнения в необходимости сертификации или декларирования.

Помощь в получении отказных писем окажут специалисты компании Смарт Вэй. По всем интересующим вопросам в сфере сертификации вы получите бесплатную консультацию.