Порядок возобновления действия сертификатов
8.1. Возобновление действия сертификата после приостановления его действия по инициативе Организатора в случае непредставления информации об изменении реквизитов Участника или в случае непредставления бумажной копии сертификата осуществляется после получения Организатором соответствующих документов, оформленных в установленном порядке.
8.2. Возобновление действия сертификата после приостановления его действия по инициативе Участника на период длительного неисполнения Владельцем сертификата обязанностей, связанных с подписанием ЭД, осуществляется по письменному заявлению Владельца сертификата, в РЦР, где был выдан сертификат, заверенному подписью руководителя (или полномочного должностного лица) Участника и печатью Участника.
______________________________
* Съёмный носитель для записи ПО предоставляется Участником
** Формируется на этапе генерации ключей ЭП, используя ПО, переданное Участнику
Приложение № 1к Регламенту организации работыс сертификатами ключей проверкиэлектронных подписей
Заявление на получение в Уполномоченном удостоверяющем центре
Федерального казначейства сертификата ключа проверки электронной подписи
В связи с _____________________________________________________________,
предоставлением права использования ЭП, плановой сменой, изменением
реквизитов владельца или указать другую причину
прошу выдать сертификат ключа проверки электронной подписи (ЭП) для
работы со средством криптографической защиты информации (СКЗИ) КриптоПро
CSP участнику информационной системы:
Фамилия, имя, отчество
Организация
Полномочие Участника в
сфере размещения заказов
Полномочия Участника на
Официальном сайте ГМУ
Должность
Подразделение
Полномочия владельца*
ИНН
КПП
ОГРН
Код организации в сводном
перечне заказчиков
Код организации в реестре
организаций сектора
государственного управления
На основании ___________________________________________________________
(указать исх. № служебной записки, приказа о предоставлении
полномочий начальника Управления, руководителя)
______________________________________ от “___” _________ 20___ г. № ___
работнику предоставлены полномочия на эксплуатацию СКЗИ и использование
ЭП при электронном документообороте.
Алгоритм открытого ключа:
Распечатка значения ключа проверки ЭП пользователя:
Алгоритм подписи запроса:
Распечатка значения подписи запроса:
Сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с
ЭП будет иметь юридическое значение:
– недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею
электронного документа не имеющими юридической силы только на основании
того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с
использованием средств электронной подписи для автоматического создания
и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной
системе
Расширенное назначение сертификата ключа проверки ЭП:
– ЭП документа
Наименование средств ЭП, с которыми используется данный ключ проверки
ЭП:
– СКЗИ КриптоПро CSP
Назначение сертификата:**
– Сертификат предназначен для обмена электронными документами с
Общероссийским официальным сайтом(OID).
– Сертификат предназначен для обмена электронными документами с
Официальным сайтом ГМУ(OID).
– Сертификат предназначен для АРМ СЭД (OID).
– Сертификат предназначен для внутриведомственного документооборота
(OID).
Владелец ключей ЭП ___________________________________________
Подпись
“___” _________ 20___ г.
Директор (Руководитель) ___________________________________________
__________________/________________________
М.П. Подпись
“___” _________ 20___ г.
______________________________
* В данном поле указывается полный список полномочий пользователя (владельца сертификата ключа ЭП) в системах Федерального казначейства, в которых может использоваться данный сертификат
** Курсивом приведены примеры значений Назначения сертификата. Полный перечень возможных значений приведён в документе «Правила пользования единым универсальным сертификатом»
Приложение № 2к Регламенту организации работыс сертификатами ключей проверкиэлектронных подписей
Заявление на аннулирование (приостановление действия)
в Уполномоченном удостоверяющем центре Федерального казначейства
сертификата ключа проверки электронной подписи
В связи с ______________________________________________________________
увольнением, изменением реквизитов владельца, уходом в отпуск или
указать другую причину
прошу отозвать (приостановить действие) сертификат(а) ключа проверки
электронной подписи (сертификат).
Наименование организации (сокращенное/краткое): ________________________
Фамилия, Имя, Отчество: ________________________________________________
Должность: ____________________________________________________________
Отдел: ____________________________________________________________
Управление: ____________________________________________________________
Контактный телефон: ______________________________________________
Дата выдачи сертификата: ______________________________________________
Дата приостановления действия сертификата: _____________________________
Серийный номер: ______________________________________________
Владелец сертификата: ______________________ “___” _________ 20__ г.
Подпись
Руководитель организации: ______________________ “___” _________ 20__ г.
Подпись Расшифровка
МП “___” _________ 20__ г.
Iv. функции участников работ при подтверждении соответствия
7. Органы по сертификации:
определяют стоимость работ по подтверждению соответствия и выполняют работы по подтверждению соответствия на основании договора с заявителем на проведение сертификации;
обеспечивают предоставление заявителям на проведение сертификации информации о порядке проведения обязательной сертификации;
привлекают на договорной основе для проведения исследований (испытаний) и измерений аккредитованные испытательные лаборатории (центры);
осуществляют идентификацию и отбор образцов (проб) для целей обязательного подтверждения соответствия продукции и представляют их для проведения исследований (испытаний) и измерений в аккредитованные испытательные лаборатории или поручают осуществить такой отбор аккредитованным испытательным лабораториям (центрам);
в случае поступления в орган по сертификации обращения заявителя на регистрацию декларации о соответствии подготавливают заключение, на основании которого заявитель на регистрацию декларации о соответствии вправе принять декларацию о соответствии по результатам проведенных исследований (испытаний), измерений типовых образцов выпускаемой в обращение продукции и технической документации на такую продукцию;
осуществляют оценку производства в форме анализа состояния производства или оценки системы менеджмента качества (если это предусмотрено схемой сертификации);
выдают сертификаты соответствия заявителю на сертификацию и информируют об этом федеральный орган исполнительной власти, организующий формирование и ведение реестра выданных сертификатов соответствия и зарегистрированных деклараций о соответствии (далее – реестр сертификатов соответствия и деклараций о соответствии);
ведут реестр выданных ими сертификатов соответствия;
осуществляют инспекционный контроль, если инспекционный контроль предусмотрен схемой сертификации и (или) договором о проведении инспекционного контроля, а также в случае поступления от контрольного (надзорного) органа информации о претензиях к безопасности продукции или в случае, если поступившая информация ставит под сомнение результаты ранее принятого решения по сертификации продукции;
приостанавливают, возобновляют или прекращают действие выданных ими сертификатов соответствия и информируют об этом заявителя на сертификацию, федеральный орган исполнительной власти, организующий формирование и ведение реестра сертификатов соответствия и зарегистрированных деклараций о соответствии, и контрольные (надзорные) органы;
информируют соответствующие контрольные (надзорные) органы о продукции, поступившей на сертификацию, но не прошедшей ее.
Орган по сертификации несет ответственность за достоверность, полноту и объективность оценки документов, принятых в качестве доказательств обязательного подтверждения соответствия продукции установленным требованиям и послуживших основанием для принятия решения о подтверждении соответствия продукции в соответствии с законодательством Российской Федерации.
8. Испытательные лаборатории:
осуществляют отбор образцов (проб) продукции для целей сертификации по поручению органа по сертификации или для целей декларирования соответствия по поручению заявителя на регистрацию декларации о соответствии;
проводят исследования (испытания) и измерения продукции в пределах своей области аккредитации на условиях договоров с органами по сертификации или заявителями на регистрацию деклараций о соответствии;
оформляют результаты исследований (испытаний) и измерений и выдают протоколы (отчеты), содержащие результаты исследований (испытаний) и измерений.
Аккредитованная испытательная лаборатория (центр) несет ответственность за предоставление недостоверных или необъективных результатов исследований (испытаний) и измерений для целей обязательного подтверждения соответствия продукции в соответствии с законодательством Российской Федерации.
9. Заявители на проведение сертификации:
а) осуществляют идентификацию продукции и выбор схемы сертификации;
б) подают заявку на сертификацию продукции с прилагаемыми документами;
в) заключают договоры на выполнение работ по сертификации и проведению исследований (испытаний) и измерений;
г) предоставляют продукцию для проведения идентификации и отбора образцов (проб) для проведения исследований (испытаний) и измерений;
д) создают условия для проведения анализа состояния производства;
е) заключают договор о проведении инспекционного контроля сертифицированной продукции и при необходимости – договор о проведении исследований (испытаний) и измерений, создают условия для проведения органом по сертификации инспекционного контроля за сертифицированной продукцией (если инспекционный контроль предусмотрен схемой сертификации);
ж) формируют доказательственные материалы;
з) маркируют продукцию знаком обращения на рынке.
10. Заявитель на регистрацию декларации о соответствии:
обеспечивает формирование, анализ и хранение комплекта доказательственных материалов, послуживших основанием для принятия декларации о соответствии и подтверждающих соответствие продукции установленным требованиям;
проводит идентификацию и отбор образцов (проб) продукции либо поручает их проведение аккредитованной испытательной лаборатории или органу по сертификации;
выбирает аккредитованную испытательную лабораторию (центр), если это предусмотрено схемой декларирования;
обеспечивает проведение исследований (испытаний) и измерений;
обеспечивает проведение исследования типа продукции, если это предусмотрено схемой декларирования;
принимает декларацию о соответствии и обеспечивает ее регистрацию в реестре сертификатов соответствия и деклараций о соответствии в соответствии с порядком регистрации, приостановления, возобновления, прекращения действия деклараций о соответствии, признания их недействительными, установленном Правительством Российской Федерации;
маркирует продукцию знаком обращения на рынке.
Заявитель на проведение сертификации равно как и заявитель на регистрацию декларации о соответствии несут ответственность за выпуск в обращение продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия и не соответствующей установленным требованиям, за недостоверное декларирование продукции, за нарушение порядка маркирования продукции знаком обращения на рынке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Xvii. декларирование соответствия
74. Декларирование соответствия осуществляется по одной из следующих схем:
а) принятие декларации о соответствии на основании собственных доказательств;
б) принятие декларации о соответствии на основании доказательств, полученных с участием аккредитованной испытательной лаборатории и (или) органа по сертификации, и собственных доказательств заявителя на регистрацию декларации о соответствии (при наличии).
75. Декларирование соответствия осуществляется по схемам декларирования соответствия по национальному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р 54008-2021 “Оценка соответствия. Схемы декларирования соответствия”, если иное не установлено документами по стандартизации, предусмотренными приложением к настоящим Правилам.
76. Заявителем на регистрацию декларации о соответствии при декларировании соответствия продукции, выпускаемой серийно, является изготовитель (уполномоченное изготовителем лицо).
Заявителем на регистрацию декларации о соответствии при декларировании соответствия партии продукции или единичного изделия является изготовитель (уполномоченное изготовителем лицо), продавец (импортер).
77. В зависимости от примененной схемы декларирование соответствия включает в себя следующие последовательные действия:
а) выбор заявителем на регистрацию декларации о соответствии схемы декларирования соответствия;
б) формирование и анализ заявителем на регистрацию декларации о соответствии документов, подтверждающих соответствие продукции установленным требованиям;
в) проведение идентификации и (или) отбора образцов (проб) продукции, если это предусмотрено схемой декларирования соответствия;
г) осуществление изготовителем производственного контроля и принятие всех необходимых мер для того, чтобы процесс производства продукции обеспечивал ее соответствие установленным требованиям, если это предусмотрено схемой декларирования соответствия;
д) выбор заявителем на регистрацию декларации о соответствии аккредитованной испытательной лаборатории в случае, если применяются схемы декларирования соответствия, предусматривающие участие аккредитованной испытательной лаборатории;
е) проведение исследований (испытаний) и измерений продукции в зависимости от схемы декларирования соответствия по выбору заявителя на регистрацию декларации о соответствии в аккредитованной испытательной лаборатории (центре) или собственной испытательной лаборатории изготовителя;
ж) проведение исследования типа продукции, если это предусмотрено схемой декларирования соответствия;
з) принятие декларации о соответствии и ее регистрация в реестре сертификатов соответствия и деклараций о соответствии в порядке, установленном Правительством Российской Федерации;
и) обеспечение нанесения заявителем на регистрацию декларации о соответствии маркировки продукции знаком обращения на рынке в порядке, утверждаемом федеральным органом исполнительной власти по техническому регулированию;
к) формирование заявителем на регистрацию декларации о соответствии комплекта доказательственных материалов, послуживших основанием для принятия декларации о соответствии, подтверждающих соответствие продукции установленным требованиям, после завершения процедур обязательного подтверждения соответствия продукции в форме декларирования соответствия и их хранение.
78. Для принятия декларации о соответствии заявитель на регистрацию декларации о соответствии формирует комплект доказательственных материалов, включающий:
а) для продукции серийного производства:
копию технической документации (конструкторской, и (или) технологической, и (или) эксплуатационной документации, и (или) технических условий (описаний) на продукцию, содержащей основные параметры и характеристики продукции, а также ее описание, в целях оценки соответствия продукции установленным требованиям;
договор с изготовителем (в том числе с иностранным изготовителем), предусматривающий обеспечение соответствия поставляемой на территорию Российской Федерации продукции установленным требованиям и ответственность за несоответствие такой продукции указанным требованиям (для уполномоченного изготовителем лица) (в случаях, предусмотренных схемой декларирования соответствия);
сертификат соответствия системы менеджмента качества (в случаях, предусмотренных схемой декларирования соответствия) с указанием номера, даты, наименования органа по сертификации систем менеджмента, выдавшего сертификат соответствия системы менеджмента качества, уникального номера записи об аккредитации в реестре аккредитованных лиц;
сведения о регистрационном номере заявителя на регистрацию декларации о соответствии, присваиваемом при государственной регистрации юридического лица или физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;
протоколы исследований (испытаний), измерений с указанием номера, даты, наименования аккредитованной испытательной лаборатории, уникального номера записи об аккредитации в реестре аккредитованных лиц, а в случае, если это предусмотрено схемой декларирования соответствия, с указанием наименования собственной испытательной лаборатории изготовителя;
заключение органа по сертификации по результатам проведенных исследований (испытаний), измерений типовых образцов выпускаемой в обращение продукции и технической документации на такую продукцию (при наличии);
заключение органа по сертификации об исследовании типа продукции (в случаях, предусмотренных схемой декларирования соответствия) с указанием номера, даты, наименования органа по сертификации, уникального номера записи об аккредитации в реестре аккредитованных лиц;
иные документы по выбору заявителя на регистрацию декларации о соответствии, послужившие основанием для принятия декларации о соответствии (при наличии);
б) для партии продукции или единичного изделия:
копию контракта (договора поставки) и товаросопроводительные документы, идентифицирующие партию продукции или единичное изделие, в том числе размер;
копию технической документации (конструкторской, и (или) технологической, и (или) эксплуатационной документации, и (или) технических условий (описаний) на продукцию, содержащей основные параметры и характеристики продукции, а также ее описание, в целях оценки соответствия продукции установленным требованиям;
сведения об основном государственном регистрационном номере юридического лица или индивидуального предпринимателя (заявителя на регистрацию декларации);
протоколы исследований (испытаний), измерений с указанием номера, даты, наименования аккредитованной испытательной лаборатории, уникального номера записи об аккредитации в реестре аккредитованных лиц, а в случае, если это предусмотрено схемой декларирования соответствия, с указанием наименования собственной испытательной лаборатории изготовителя;
заключение органа по сертификации по результатам проведенных исследований (испытаний), измерений типовых образцов выпускаемой в обращение продукции и технической документации на данную продукцию (при наличии);
заключение органа по сертификации об исследовании типа продукции (в случаях, предусмотренных схемой декларирования соответствия) с указанием номера, даты, наименования органа по сертификации, уникального номера записи об аккредитации в реестре аккредитованных лиц;
иные документы по выбору заявителя на регистрацию декларации о соответствии, послужившие основанием для принятия декларации о соответствии (при наличии).
79. Документы, указанные в пункте 78 настоящих Правил, оформленные на иностранном языке, сопровождаются переводом на русский язык, заверенным подписью и печатью заявителя на регистрацию декларации о соответствии (для индивидуального предпринимателя при наличии печати) или усиленной квалифицированной электронной подписью.
80. Заявитель на регистрацию декларации о соответствии или по поручению заявителя на регистрацию декларации о соответствии аккредитованная испытательная лаборатория (центр) либо собственная испытательная лаборатория изготовителя проводят идентификацию и отбор образцов (проб) продукции в соответствии с разделом VIII настоящих Правил.
81. Исследования (испытания) и измерения отобранных образцов (проб) продукции или единичного изделия по выбору заявителя на регистрацию декларации о соответствии проводятся в аккредитованной испытательной лаборатории или собственной испытательной лаборатории изготовителя в соответствии с разделом VIII настоящих Правил.
82. При наличии положительных результатов декларирования соответствия, подтверждающих соответствие продукции установленным требованиям, заявитель на регистрацию декларации о соответствии принимает декларацию о соответствии на основании комплекта доказательственных материалов в соответствии с пунктом 78 настоящих Правил.
При этом доказательственные материалы, в том числе протоколы исследований (испытаний), измерений продукции, должны содержать информацию обо всех показателях (характеристиках), подтверждающих соответствие продукции, указанной в декларации о соответствии, установленным требованиям.
83. Заявитель на регистрацию декларации о соответствии оформляет декларацию о соответствии в соответствии с формой декларации о соответствии и составом сведений, содержащихся в декларациях о соответствии, утверждаемых федеральным органом исполнительной власти по техническому регулированию в соответствии со статьей 46 Федерального закона “О техническом регулировании”.
84. В целях регистрации декларации о соответствии заявитель на регистрацию декларации о соответствии передает в сервис регистрации деклараций о соответствии сведения, предусмотренные Правилами регистрации, приостановления, возобновления и прекращения действия деклараций о соответствии, признания их недействительными, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2021 г.
N 936 “О порядке регистрации, приостановления, возобновления и прекращения действия деклараций о соответствии, признания их недействительными и порядке приостановления, возобновления и прекращения действия сертификатов соответствия, признания их недействительными”.
85. Срок действия декларации о соответствии исчисляется со дня внесения сведений о декларации о соответствии в реестр сертификатов соответствия и деклараций о соответствии и составляет для серийно выпускаемой продукции не более 5 лет, если иное не установлено в национальном стандарте Российской Федерации, определяющем правила (порядок) декларирования конкретной продукции. Для партии продукции и единичного изделия:
если срок годности или срок службы не установлен, срок действия декларации о соответствии составляет 1 год;
если срок годности или срок службы установлен, срок действия декларации о соответствии устанавливается на срок годности (службы), но не более 5 лет.
86. Декларация о соответствии и комплект доказательственных материалов, указанные в пункте 82 настоящих Правил, хранятся у заявителя на регистрацию декларации о соответствии в течение 5 лет со дня окончания срока действия декларации о соответствии.
87. В случае если срок действия декларации о соответствии истек, заявитель на регистрацию декларации о соответствии обязан приостановить или прекратить реализацию продукции, за исключением продукции, выпущенной в обращение на территории Российской Федерации во время действия декларации о соответствии, в течение срока годности или срока службы продукции, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Представление копий документов в ответ на требования налоговых органов | такском
Истребование документов – наиболее распространенное мероприятие налогового контроля. Для налогоплательщика исполнение требования достаточно затратная процедура: необходимо найти оригиналы документов, изготовить копии, заверить, отправить их в налоговый орган.
Представлению копий документов по требованию налогового органа, а также изменениям в порядке представления документов на бумажном носителе посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.
Можно ли в ответ на требование представить подлинники документов?
Налоговым кодексом РФ не предусмотрено исполнение требования о представлении документов посредством выдачи подлинников документов.
Изъятие подлинников документов регламентируется статьей 94 НК РФ. Форма постановления о производстве изъятия документов и предметов утверждена приложением № 23 к приказу ФНС от 07.11.2021 № ММВ-7-2/628@.
Вместе с тем, если запрашиваемые документы представлены в виде оригиналов в установленный срок, то основания для привлечения налогоплательщика к ответственности за неисполнение требования отсутствуют.
Но исполнять требование подобным образом не нужно.
Из пункта 5 статьи 93 НК РФ следует, что документы, ранее представленные в налоговый орган в виде подлинников, должны быть возвращены проверяемому лицу. При этом НК РФ не содержит срока возврата таких документов.
После возврата подлинников налоговый орган вправе вновь их истребовать у налогоплательщика, так как запрет на повторное истребование документов в данном случае не применяется.
Что означает представление документов в виде заверенных копий?
Пункт 2 статьи 93 НК РФ включает следующие формы представления истребуемых документов:
— на бумажном носителе;
— в электронной форме, если они составлены по установленным ФНС форматам.
Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (подпункт 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2021 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2021 № 1185-ст).
Нотариальное удостоверение копий документов не требуется, если иное не предусмотрено законодательством.
Для процедуры заверения копий документов используются положения ГОСТ, что подтверждается судебной практикой (в частности, обзор судебной практики Верховного Суда за первый квартал 2021 года, утвержденный Президиумом Верховного Суда 20.06.2021).
В соответствии с приказом Росстандарта от 08.12.2021 № 2004-ст с 1 июля 2021 года введен в действие новый «ГОСТ Р 7.0.97-2021. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения ее соответствия (выписки из документа) подлиннику. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:
— слово «Верно»;
— наименование должности лица, заверившего копию;
— его собственноручную подпись;
— расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
— дату заверения копии (выписки из документа).
В ГОСТе сказано, что отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Как заверить документ, в котором больше одной страницы?
Изготовленную копию многостраничного документа целесообразно прошить, пронумеровать и заверить в целом. Для этого на оборотной стороне последнего листа помимо прочих реквизитов проставляется надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано _____ листов» (количество листов указывается словами).
Из копий заверенных документов можно сформировать подшивку. При этом должна сохраниться возможность свободного чтения текста документа, возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке.
Налогоплательщик мог получить налоговые претензии в случае, если была заверена подшивка, а не копия каждого документа. Поскольку только при заверении каждого отдельного документа его допустимо использовать в качестве подтверждения обстоятельств по делу о налоговом правонарушении (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).
Однако отметим, что Минфином было выпущено письмо от 29.10.2021 № 03-02-РЗ/62336, из которого, при желании, можно сделать вывод о допустимости представления документов в виде сшива документов.
Кроме того, есть примеры судебных актов, в которых признавалось, что действия налогоплательщика по своевременному представлению подшивки документов не образуют состава правонарушения, так как не являются отказом от представления документов (непредставления документов). Такой подход отражен в частности, в постановлении ФАС Центрального округа от 01.11.2021 по делу № А54-8663/2021, постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 24.08.2021 по делу № А75-10184/2021.
Что изменилось в порядке изготовления копий документов?
В 2021 году ФНС было наделено полномочием по утверждению требований к нумерации и сшиву листов документов, представляемых на бумажном носителе (пункт 2 статьи 93 НК РФ).
В настоящее время требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе, утверждены приложением № 18 к приказу ФНС от 07.11.2021 № ММВ-7-2/628@.
Приказ был опубликован 24.12.2021 на официальном интернет-портале правовой информации.
С учетом статьи 5 НК РФ требования к оформлению документов, представляемых в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий, подлежат применению с 25 января 2021 года.
Именно Требованиями, а не ГОСТом нужно руководствоваться при представлении копий документов в налоговые органы.
Как с указанной даты нужно представлять копии документов на бумажном носителе?
Требования предусматривают, что листы документов объединяются в том, объем которого не более 150 листов. При большем количестве листов формируется следующий том и так далее. Исключением является документ, содержащий более 150 листов. Такой документ составляет отдельный том (независимо от количества листов).
Каждый лист документа нумеруется сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.
Нужно ли заверять каждый отдельный документ?
В Требованиях говорится о том, что прошивается и заверяется каждый том документов, то есть заверять отдельно каждый документ в сшиве не нужно.
На оборотной стороне последнего листа (сшива) размещается наклейка, заклеивающая место связки нитей прошива. Заверительная надпись на этой наклейке включает должность лица в организации, личную подпись, ФИО, количество листов (цифрами и прописью), дату.
Нужно ли заверять копии документов печатью?
В Требованиях отсутствует указание на проставление печати на заверительной надписи.
Это объясняется, в том числе тем, что общество с ограниченной ответственностью вправе иметь печать (статья 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Обязанность общества использовать печать может быть предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.
Аналогичный подход отражен и в законе «Об акционерных обществах».
Положения Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, предметом регулирования которого является порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан, не могут рассматриваться в качестве обязанности общества иметь и использовать печать во взаимоотношениях с налоговыми органами.
Таким образом, если правом иметь печать общество не воспользовалось, то изготовление копий документов может проводиться без заверения их печатью.
Документы, представляемые в налоговые органы, с 7 апреля 2021 года принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них (письмо ФНС от 05.08.2021 № БС-4-17/13706).
Обязательно ли налогоплательщиком должно составляться сопроводительное письмо к представляемым документам?
Минфин рекомендовал представлять копии документов с сопроводительным письмом и описью представляемых документов (письмо от 07.08.2021 № 03-02-РЗ/39142).
Положения пункта 5 статьи 93 НК РФ в редакции Федерального закона от 03.08.2021 № 302-ФЗ фактически закрепили наличие письма налогоплательщика, которое сопровождает представление копий документов.
В требованиях, утвержденных приказом ФНС от 07.11.2021 № ММВ-7-2/628@, наличие сопроводительного письма указывается как обязательное условие. В таком письме указываются дата и номер требования о представлении документов, количество листов (с учетом всех томов).
Также в самом сопроводительном письме или в отдельной описи должны быть перечислены представляемые документы.
В наличии такого сопроводительного письма заинтересован сам налогоплательщик, поскольку оно позволит ему подтвердить первоначальное представление документов при получении требования об их повторном представлении.
А если копии будут не заверены?
Риск привлечения к ответственности существует, если налогоплательщик в нарушение требований законодательства, предписывающих представлять заверенные копии, представит незаверенную. В том числе, например, если заверит документ не личной подписью, а факсимиле. Заверенные таким образом документы не будут рассмотрены налоговым органом как надлежащие копии (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 19.01.2021 № Ф03-5752/2021).
В случае представления незаверенных копий налогоплательщик может столкнуться с тем, что налоговый орган составит акт об обнаруженном правонарушении, предусмотренном статьей 126 НК РФ, повторно запросит документы (особенно, если в представленных незаверенных копиях им найдены ошибки).
Как представляются копии документов на бумажном носителе?
Способами представления истребуемых документов являются личное представление, представление через представителя, направление документов по почте заказным письмом.
Налогоплательщику также рекомендуется сохранять доказательства представления документов (информации). Это может быть:
— расписка налогового органа в получении истребуемых документов по описи;
— почтовая документация в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи от 31.07.2021 № 234.
При представлении документов в электронной форме по ТКС таким документом является квитанция о приеме, подписанная электронной подписью должного лица налогового органа.
В случае истребования документов в ходе проверки, которая проводится на территории налогоплательщика, может ли налогоплательщик, изготовив копии, предоставить их в распоряжение налогового органа на своей территории?
Строго говоря, такого способа исполнения требования в НК РФ не содержится.
Судебная практика исходит из системного толкования статей 89 и 93 НК РФ: истребованные документы должны быть представлены по месту проведения проверки. Данное условие выполняется:
— при проведении проверки на территории налогоплательщика;
— при представлении документов по месту проведения проверки, где согласно статье 89 НК РФ должны находиться должностные лица налогового органа;
— при получении инспекцией письма налогоплательщика о готовности истребуемых документов.
При наличии этих обстоятельств обязанностью проверяемого лица является обеспечение для налогового органа возможности своевременного получения документов (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.02.2021 по делу № А29-4831/2021, постановление ФАС Московского округа от 05.06.2021 № А40-78313/12-91-433).
Но информирование налогового органа о подготовке копий документов и их нахождении на территории налогоплательщика не является надлежащим исполнением требования о представлении документов, если проверка приостановлена (определение Верховного Суда от 09.02.2021 № 304-КГ14-7880).
В письме ФНС от 07.08.2021 № ЕД-4-2/13892@ сказано, что в период приостановления проверки налогоплательщик должен представить документы в тот налоговый орган, который указан в требовании о представлении документов (информации).
Обязательно ли представлять на бумаге документы, которые были составлены в электронном виде?
Если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган по ТКС в порядке, установленном приказом ФНС от 17.02.2021 № ММВ-7-2/168@.
Когда истребуемый документ составлен в электронной форме не по установленным ФНС форматам, представление документа на бумажном носителе производится в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании оригинала документа электронной подписью.
Для каких документов утверждены форматы?
Возможность представления документов в xml-формате установлена для следующих документов:
— счет-фактура, корректировочный счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок, дополнительный лист книги покупок, книга продаж, дополнительный лист книги продаж (форматы утверждены приказами ФНС от 04.03.2021 № ММВ-7-6/93@, от 13.04.2021 № ММВ-7-15/189@, от 24.03.2021 № ММВ-7-15/155@);
— документ о передаче товаров при торговых операциях (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2021 № ММВ-7-10/551@);
— документ о передаче результатов работ, документ об оказании услуг (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2021 № ММВ-7-10/552@);
— акт приемки-сдачи работ (услуг), товарная накладная (ТОРГ-12), счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру.
В виде сканированных образов могут быть представлены:
— договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения);
— спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
— акт приемки-сдачи работ (услуг);
— счет-фактура, в том числе корректировочный;
— товарно-транспортная накладная;
— товарная накладная (ТОРГ-12);
— грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним.
В одном комплекте документов могут быть направлены как xml-файлы, так и скан-образы (письмо ФНС от 23.12.2021 № ЕД-4-15/24784).
Документы, представляемые в электронной форме по ТКС, должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.
Электронный документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами значительно расширен…
На практике прием документов в виде скан-образов по ТКС в электронной форме осуществлялся налоговой инспекцией с использованием типа документооборота «Обращение».
С 15 января 2021 года приказом ФНС от 27.12.2021 № ММВ-7-6/1096@ введен формат документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах (утвержден приказом ФНС от 18.01.2021 № ММВ-7-6/16@).
Данный формат обеспечивает направление в электронной форме документов как в виде xml-файлов, так и в виде скан-образов документов в ответ на требование налогового органа о представлении документов (письмо ФНС от 03.04.2021 № ЕД-4-15/6280@).
Код вида документа указывается в соответствии со Справочником, утвержденным приказом ФНС от 27.10.2021 № ММВ-7-6/583@.