Сложности увольнения

Увольнение сотрудника за прогул

Отсутствие сотрудников на рабочем месте длительное время без уважительных причин является одним из видов прогула. Поэтому теоретически такого работника можно уволить (по пп. а п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК): за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности.

Но применить увольнение по этому основанию можно, если физически возможно соблюсти процедуру привлечения к дисциплинарному взысканию. В частности, запросить и получить объяснение работника (и подтвердить получение им запроса).

Если работник потерялся, применить к нему дисциплинарное взыскание нельзя, так как работодатель фактически не может выполнить процедуру, установленную законодательством. При этом неважно, находится сотрудник на территории России или нет.

В отдельных случаях суды признавали увольнение работника за прогул законным, если работодатель подтверждал, что тот получил запрос на предоставление объяснения, но его не предоставил. Однако:

1. Практика по таким решениям слишком малочисленна. В подавляющем большинстве такие решения отменяют на уровне кассационной инстанции.

2. Сам работник не должен отрицать в суде, что получил такой запроса и уважительные причины прогула отсутствуют.

Узнайте, как определить дату увольнения.

Увольнение такого сотрудника практически в 100 случаев ведет к восстановлению его на работе. Конечно, если он обратится в суд в течение процессуальных сроков.

Последствия восстановления сотрудника на работе

Как минимизировать риски при увольнении потеряшки за прогул

1. Работник выходит на связь и предоставил письменные объяснения причин своего отсутствия, которые работодатель признал неуважительными.
2. В трудовом договоре работника указан почтовый адрес для обмена официальными запросами, и в случае спора он не отрицает их получения.
3. Работник подтверждает отсутствие уважительных причин прогула
4. С работником применяют электронное взаимодействие (закреплено в локальных актах, в трудовом договоре).
5. Были факты нарушений в предшествующей трудовой деятельности работника.
6. Работодатель при вынесении дисциплинарного взыскания учел тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он был совершен, а также предшествующее поведение работника, его отношение к труду.

Примечание: в остальных случаях шансы работодателя отстоять свое право на увольнение отсутствующего работника – маловероятны.

Настоятельно не рекомендуем применять дисциплинарное взыскание в виде прогула к работникам, которые не выходят на связь.

Важные условия для признания прогула

Прогулы на работе: что это такое и как избежать проблем

В судебной практике известны случаи, когда прогульщики выигрывали судебные процессы по причине неправильно оформленного и документально не подтвержденного факта прогула и восстанавливались на работе. Вот почему работодатель должен тщательным образом оформить все документы, связанные с прогулом. При этом не стоит делать это задним числом. Как показывает практика, такие факты доказуемы и суд встанет на сторону сотрудника, допустившего прогулы.

Случаи прогула

Когда не считается прогулом:

• Если за сотрудником не закреплено рабочее место документально и он находился на территории организации.
• Если сотрудника не было ровно 4 часа.

Что считается прогулом:

Все отсутствия на рабочем месте без уважительных причин, согласно Трудовому Кодексу РФ.

Документальное подтверждение

• Каждое отсутствие должно быть подтверждено оправдательными документами: больничным листом, вызовом в суд или на дознание, справкой из медицинского учреждения и другими.
• Увольнение беременной женщины, допустившей прогул, незаконно.

Защита от проблем

• Каждый прогул должен быть документально зафиксирован.
• При обращении в суд без документального подтверждения, суд будет склоняться на сторону работника.

Что считается уважительными причинами отсутствия

Руководство предприятия самостоятельно оценивает уважительность причины отсутствия на работе. Примеры уважительных причин: болезнь, смерть близких, стихийные бедствия, ДТП, жилищные проблемы.

Запомните, каждое отсутствие должно быть подтверждено документально: больничным листом, справкой и т.д.

Важно!

Если сотрудник заранее в устной форме предупредил руководителя о своем отсутствии на работе, прогулом это считаться не будет. Особенно когда данный факт смогут подтвердить другие работники предприятия — непосредственные свидетели.

Прогулы сотрудников могут создать проблемы в деятельности организации, в том числе финансовые. К примеру, сбой в производственном процессе предприятия, функционирующего по непрерывному циклу, неподписанный договор на крупную коммерческую сделку, в результате которой предприятие могло увеличить объем выручки, и т. д.

Ошибки при применении дисциплинарного взыскания

Иногда работодатели совершают ошибки при применении дисциплинарного взыскания. Благодаря им сотрудник может обжаловать решение в судебном порядке, если с ним поступили несправедливо. Например, как мы уже указывали выше, словосочетание строгий выговор законом как дисциплинарное взыскание не предусмотрено, а значит в соответствующем приказе такой формулировки быть не должно: есть просто выговор.

Среди самых распространенных ошибок можно отметить следующие:

Как оформить увольнение сотрудника на удаленной работе

Расторгнуть трудовой договор

Удобнее всего это сделать с помощью системы электронного документооборота. Для обмена документами работодателю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику будет достаточно усиленной неквалифицированной подписи.

Издать приказ об увольнении

Оформить приказ об увольнении сотрудника придется на бумаге, даже если в компании используют КЭДО. В течение трех рабочих дней с даты его издания копию приказа на бумажном носителе нужно направить сотруднику по почте с уведомлением о вручении.

Ознакомить сотрудника с приказом

С приказом об увольнении сотрудника нужно ознакомить под подпись. Порядок ознакомления зависит от того, есть ли у этого работника ЭЦП. Если такой подписи нет, важно, чтобы сотрудник поставил живую подпись на заверенной копии приказа, которую работодатель направит ему по почте. Эту копию сотрудник должен выслать обратно.

Если у работника есть ЭЦП и документооборот между сотрудником и организацией ведется в электронном виде, то приказ об увольнении можно подписать электронной подписью и направить сотруднику для ознакомления в электронной форме. После ознакомления сотрудник подписывает документ своей ЭЦП и таким же образом направляет документ обратно.

Провести оформление и обмен документов удобно через кадровый электронный документооборот (КЭДО) — на это понадобится всего пара минут.

Всё готово для быстрого старта

Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований – мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе.

Получение пакета ЛНА по КЭДО

Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе.

Отправка документов об увольнении

Если документы об увольнении направлены работнику по КЭДО, работодателю будет достаточно направить работнику заверенную копию приказа об увольнении по почте заказным письмом с уведомлением в течение трех рабочих дней с даты издания приказа.

Внесение изменений в кадровые документы сотрудника

По запросу сотрудника в его трудовую книжку нужно сделать запись об увольнении и указать статью-основание увольнения. Без такого запроса в этом нет необходимости. А вот в сведения о трудовой деятельности информацию об увольнении дистанционного сотрудника внести придется — в этой части исключений не предусмотрено. Сделать это нужно в день расторжения трудового договора.

Отправка сотруднику необходимого комплекта документов

При увольнении дистанционному сотруднику нужно направить тот же комплект документов, что и при увольнении обычных работников: сведения о трудовой деятельности, расчетный лист, справку о страховых взносах и т.д.

Важные изменения с 1 января 2023 года

С 1 января 2023 года появились новые формы отчетности, в связи с чем изменился и комплект документов. Подробный сравнительный разбор и удобную памятку мы привели в другой статье.

За что можно наказать сотрудника, а за что – нет

По закону работодатель сам решает, какие меры дисциплинарной ответственности примет по отношению к работнику и в каких случаях. Но применение дисциплинарного взыскания законно лишь в ситуациях, если правила, которые сотрудник нарушил, зафиксированы в трудовом договоре или ином документе.

Например, в трудовом договоре указано, что у сотрудников есть получасовой обеденный перерыв. Работник ушел на обед в 13:00, после чего начальник заявил, что обед начинается в 14:00. Поскольку документально время перерыва не закреплено, наказывать работника нельзя.

Применение дисциплинарного взыскания

Меры дисциплинарного взыскания применимы, если работник нарушил регламент, указанный в:

• трудовом законодательстве;
• локальных нормативных актах.

Наказать сотрудника можно только за невыполнение обязанностей, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами, – подтверждает Василий Плешков. За то, что не закреплено в каком либо локальном акте работодателя, применить дисциплинарное взыскание нельзя. Кроме того, работник должен быть ознакомлен с таким актом. В этой ситуации принцип незнание закона не освобождает от ответственности не работает. Хотя случаи, когда работодатель пытается доказать сотруднику обратное, бывают. Но в судебном порядке все исправляется.

Еще один нюанс: все документы имеют силу только в том случае, если работник поставил свою подпись. К примеру, недавно принятому на работу сотруднику на почту пришел электронный документ – положение о дресс-коде, его попросили с ним ознакомиться. Дисциплинарное взыскание работнику из-за несоответствующего внешнего вида не может применяться, т.к. его подписи на документе нет.

Проще говоря, дисциплинарная ответственность может наступить при выполнении двух условий:

Что же касается самих внутренних правил компании, их разрабатывает работодатель, иногда привлекая на помощь сотрудников.

Каким должно быть рабочее место в офисе

Классическое РМ в офисе: стол с тумбой и кресло, на столе – компьютер, телефон, лотки для документов, органайзер для письменных принадлежностей. Все это может размещаться в отдельном кабинете или в общей комнате (так называемый Open Space – офис открытого типа). Закон не ставит работодателей в жесткие рамки по организации офиса, но все же должны соблюдаться определенные нормы.

Общие требования к организации рабочего места устанавливает Минтруд (приказ от 29.10.2021 № 774н). При выполнении своих функций сотрудник должен находиться в устойчивом положении, иметь хороший обзор и возможность менять позу, свободно двигаться, легко дотягиваться до органов управления техникой и безопасно выполнять свои функции. В целом, суть общих правил сводится к следующему: РМ должно вписываться в требования охраны труда. Но какой-либо конкретики в приказе № 774н нет.

Специальных документов с параметрами идеального РМ в офисах тоже нет. Отдельный СанПиН с требованиями к рабочему месту отменили в 2021 году.

Но в любом помещении, в том числе в офисе, должны соблюдаться общие нормы безопасной среды обитания. Они приведены в СанПиН 1.2.3685-21. Кое-что есть в СП 2.2.3670-20, СП 2.4.3648-20. Кроме того, по работе с дисплеями есть ГОСТ 50923-96, устанавливающий эргономические требования к рабочему месту. Правда, речь о технике с дисплеями на электронно-лучевых трубках, а они уже давно не применяются. Но за неимением ничего более подходящего можно ориентироваться на этот ГОСТ. Мы собрали параметры рабочего места из этих документов в следующей таблице.

Таблица. Некоторые параметры безопасного рабочего места в офисе

Площадь на одно рабочее местоНе менее 4,5 кв. метра

Высота рабочей поверхности столаЕсли не регулируется, то 725 мм, если регулируется, то 680-800 мм.

Размеры рабочей поверхностиГлубина не менее 600 (но лучше 800) мм, ширина не менее 1200 (но лучше) 1600 мм

Площадь сидения стула (кресла)400 мм х 400 мм и более

Высота – от 400 мм до 550 мм, угол наклона – от 15% вперед до 5% назад

Параметры спинки сиденияОпорная поверхность – примерно 300 мм, ширина – не менее 380 мм, радиус кривизны – не менее 400 мм

Угол наклона – 0-30 градусов, расстояние спинки от переднего края сидения – 260-400 мм

Длина не менее 250 мм, ширина – 50-70 мм

Минимальный размер экрана компьютераИнтерактивная доска – 65 / 165,1 Монитор ПК, ноутбука – 15,6 / 39,6 Ноутбук – 14,0 / 35,6 Планшет – 10,5 / 26,6

Коэффициент естественной освещенности (верхнее или комбинированное освещение)зал ПК – 3,5

Искусственная освещенность (комбинированное освещение)зал ПК – 500 люкс

Лето – 23-25°C Зима – 22-24°C

Скорость движения воздуха

Относительная влажность воздуха15-75 %, оптимально 40-60%

Максимальный уровень звукаВ дневное время (7:00-23:00) – 55 дБ;в ночное (23:00-7:00) – 45 дБ

Еще при организации рабочих мест важно соблюсти требования пожарной безопасности, прописанные в Техническом регламенте от 22.07.2008 № 123-ФЗ. В офисе должны быть огнетушители, системы пожаротушения и оповещения о пожаре. Если в помещении работает более 50 человек, нужно повесить план эвакуации.

Алгоритм применения дисциплинарного взыскания

Применить дисциплинарное взыскание – это не просто на словах отчитать сотрудника или пригрозить увольнением. Существует порядок действий, которому нужно следовать, чтобы дисциплинарное взыскание ТК РФ соответствовало в полной мере.

Зафиксировать нарушение

Со слов третьих лиц или просто потому, что работодателю показалось, что работник совершил оплошность, нарушение не считается таковым.

Выговор замечание или увольнение применимы, если есть основание, которое зафиксировано:

Для фиксации нарушения нужно оформить документ – служебную записку, докладную, акт или решение внутренней комиссии. Форма документа свободная, но обязательно должны быть указаны ФИО и должность провинившегося, отдел, дата и время совершения проступка, список свидетелей (при наличии) и их подписи.

Запросить с работника объяснительную

Чтобы работник написал объяснительную, работодатель должен направить запрос подчиненному. В нем указываются:

В течение минимум двух дней работник обязан объяснить причины случившегося в объяснительной. Она пишется в свободной форме. Сотрудник должен, указав дату, время, свои ФИО и должность, подробно описать произошедшее и его причины.

В конце документа обязательно ставится дата и подпись.

Как доказать прогул работника

Основная сложность при документальном оформлении прогула работника состоит в том, чтобы доказать неуважительность причины его отсутствия на рабочем месте. В некоторых случаях работник не может поставить руководителя в известность о своем отсутствии на работе по объективным причинам. К примеру, произошла аварийная ситуация на дороге, сотрудника неожиданно госпитализировали в реанимацию и т. д.

ВАЖНО! Не нужно сразу же в день прогула готовить приказ об увольнении или дисциплинарном взыскании. Главное — зафиксировать факт отсутствия человека на его рабочем месте в присутствии нескольких свидетелей.

Для этого отдел кадров должен составить акт об отсутствии сотрудника в произвольной форме на бланке компании. Он подписывается свидетелями, которые могут подтвердить ситуацию. Помимо этого, в акте следует указать место составления, дату и обязательно точное время, Ф. И. О. сотрудника, составившего данный документ, а также свидетелей.

После составления акта и до выяснения причин отсутствия потенциального прогульщика на рабочем месте (если оно есть) в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 и Т-13 проставляется отметка «НН» (неявка по невыясненным причинам). В дальнейшем, если сотрудник представит оправдательные документы, отметка «НН» исправляется, к примеру, на «Б» (больничный лист). При отсутствии у работника таких документов проставляется «ПР» (прогул).

Когда сотрудник появится на рабочем месте, с него следует в обязательном порядке взять объяснительную в письменной форме о причинах прогула (при отсутствии оправдательных документов). Известны случаи, когда уволенный за прогул работник подал на своего работодателя исковое заявление в суд о незаконном увольнении и выиграл судебный процесс.

Почему же увольнение может быть признано незаконным, если факт прогула был доказан? Сотрудник может сослаться на последний абзац ст. 192 ТК РФ и тот факт, что работодатель даже не поинтересовался причинами прогула и не оценил тяжесть проступка и обстоятельства его совершения.

ВАЖНО! В случае прогула обязательно требуйте с работника письменное объяснение.

Но бывают случаи, когда работники отказываются давать пояснение о причинах прогула в письменной форме. Тогда работодателю следует выдать работнику под роспись уведомление о необходимости представить объяснительную. В документе нужно указать количество дней, в течение которых работник должен пояснить свое отсутствие. Это 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ).

Если работник отказался получать уведомление или не представил объяснительную по истечении установленного времени, это также следует зафиксировать актом в присутствии свидетелей.

Документальное оформление прогула

Независимо от «вида» санкции применение дисциплинарного взыскания необходимо правильно документально оформить. Для этого, во-первых, надо составить акт или иной документ, чтобы зафиксировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте. И во-вторых, установить причину его отсутствия. Поскольку работник может не выйти на работу и по уважительной причине. Тогда оснований для применения взыскания у работодателя не будет. Чтобы выяснить причину отсутствия на рабочем месте, оформляют требование о представлении пояснений.

Кстати, если работник отсутствовал не в связи с болезнью и не потому, что исполнял государственные или общественные обязанности (ст. 170, 165 ТК РФ), то насколько уважительной была причина неявки на работу, обычно решает работодатель. Некоторые спорные случаи уже были рассмотрены в суде. Так, если работник подал заявление своему работодателю на отпуск за свой счет в связи с рождением ребенка, а работодатель в отпуск его не пустил, то при невыходе на работу новоиспеченного родителя применять санкции к нему нельзя. Поскольку право на такой отпуск продолжительностью до 5 календарных дней закреплено законодательно (ст. 128 ТК РФ). И работодатель должен был оформить отпуск без содержания (п. 13 Обзора практики рассмотрения судами дел по спорам, связанным с прекращением трудового договора по инициативе работодателя, утв. Президиумом ВС РФ 09.12.2020).

Если прогула работник будет уволен, а затем решит обратиться в суд с целью восстановления на работе, то акт об отсутствии на рабочем месте послужит доказательством его неявки в соответствующий рабочий день. Но для увольнения одного акта точно не хватит.

Форма акта отсутствия работника на рабочем месте приведена ниже.

Дисциплинарное взыскание за прогул

Процедура привлечения к дисциплинарному взысканию состоит из нескольких этапов. Рассмотрим, как вынести дисциплинарное взыскание за прогул и какой вариант действий выбрать работодателю, чтобы исполнить требования законодательства и учесть позиции судебной практики для максимальной защиты компании от рисков.

Как документировать период отсутствия. Отсутствие сотрудника должно быть отмечено в табеле учета рабочего времени. При применении унифицированной формы Т-12, Т-13, пока причины невыхода работника неизвестны, нужно проставлять код «НН». После истребования объяснений и признания отсутствия прогулом, внесите изменения в табель, поставив код «Прогул».

Дополнительно можно (но не обязательно) оформить и иные документы. Среди них:

докладные (служебные) записки руководителя;

акты об отсутствии;

служебные записки от ответственного должностного лица о том, что были попытки связаться с работником по телефону, почте и т.д.

Составить документы об отсутствии на рабочем месте поможет консультант по трудовому праву.

Как истребовать письменные объяснения (ст. 193 ТК РФ). При отсутствии работника на очном рабочем месте есть два варианта действий:

Вариант № 1: ожидать фактического выхода сотрудника на работу, не предпринимая каких-то действий, кроме табелирования.

Вариант № 2: направить заказным письмом уведомление о необходимости предоставить объяснения. Сделать это нужно по всем известным работодателю адресам (указанному в трудовом договоре, по регистрации, по фактическому проживанию).

Выясните, как уволить за прогул .

Включайте в трудовой договор почтовые адреса для обмена между сторонами официальными письменными извещениями. Это оптимальный вариант доказать в суде корректность адреса, по которому работнику отправили официальное уведомление о предоставлении объяснений.

Чтобы избежать обвинений со стороны сотрудника в том, что работодатель нарушил процедуру вынесения дисциплинарного взыскания, так как не запрашивал объяснений, организуйте процесс подтверждения факта запросов. Докажите, что являетесь добросовестным работодателем. Например, такой запрос можно отправить несколько раз.

Варианты действий работодателя в зависимости от того, даны объяснения или нет

Письменные объяснения даны 1) Провести их анализ и установить, по каким причинам отсутствовал работник: уважительным или неуважительным (прогул). 2) Издать приказ о вынесении дисциплинарного взыскания (при неуважительных). Сделать это не позднее, чем в течение: шести месяцев с момента самого отсутствия на работе; месяца после признания отсутствия по неуважительным причинам (прогулом). 3) С приказом работника ознакомить под роспись (ст. 193 ТК РФ). 4) При отсутствии сотрудника на работе (если не применяется КЭДО), также отправить ему приказ по всем возможным адресам и оформлять акт об отказе или отсутствии ознакомления. 5) Далее процедура увольнения – стандартная Признание, что работодатель нарушил процедуру ознакомления работника с приказом о вынесении дисциплинарного взыскания. Например, не доказал отказ работника от ознакомления или то, что приказ для ознакомления был им получен

Письменные объяснения не даны Способ № 1: через какое-то время отправить очередной запрос, не предпринимая дополнительно других действий. После длительного периода при необходимости издать приказ о снятии работника с табелирования до выяснения обстоятельств отсутствия на работу (рекомендуется не раньше, чем через год отсутствия). Способ № 2: оформить акт об отсутствии объяснений и издать приказ о применении дисциплинарного взыскания за прогул. Обратите внимание, что применить этого варианта можно, только если: человек с вами контактирует, например, по телефону или вы видите его активность в социальных сетях (то есть он жив и здоров); вы можете доказать, что работник получил ваш запрос на предоставление объяснений. По текущей судебной практике суды принимают решение о невозможности применить дисциплинарное взыскание в связи с недостаточными доказательствами отсутствия сотрудника на работе по неуважительным причинам. Этот вариант для работодателя рискован при любом количестве и качестве доказательств прогула

Что еще учесть при увольнении за прогул. Даже при фактическом отсутствии сотрудника и соблюдении всех процедур суд может восстановить сотрудника на работе, если работодатель не учел:

Если к работнику ранее не применяли дисциплинарные взыскания, он добросовестно выполнял обязанности (работодатель периодически его премировал), то даже при наличии проступка работодатель должен это учесть и не увольнять с первого раза. Например, применить дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора (ст. 192 ТК РФ). Следовательно, даже при безусловных доказательствах проступка гарантировать, что сотрудника не восстановят на работе, нельзя. Судебная практика в подавляющем большинстве случаев в таких спорах встает на сторону работника.

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 (ред. от 24.11.2015) «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (извлечение):

Учитывая это, а также принимая во внимание, что суд, являющийся органом по разрешению индивидуальных трудовых споров, в силу части 1 статьи 195 ГПК РФ должен вынести законное и обоснованное решение, обстоятельством, имеющим значение для правильного рассмотрения дел об оспаривании дисциплинарного взыскания или о восстановлении на работе и подлежащим доказыванию работодателем, является соблюдение им при применении к работнику дисциплинарного взыскания вытекающих из статей 1, 2, 15, 17, 18, 19, 54 и 55 Конституции РФ и признаваемых Российской Федерацией как правовым государством общих принципов юридической, а следовательно и дисциплинарной, ответственности, таких, как справедливость, равенство, соразмерность, законность, вина, гуманизм.

В этих целях работодателю необходимо представить доказательства, свидетельствующие не только о том, что работник совершил дисциплинарный проступок, но и о том, что при наложении взыскания учитывались тяжесть этого проступка и обстоятельства, при которых он был совершен (часть пятая статьи 192 ТК РФ), а также предшествующее поведение работника, его отношение к труду.

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» (извлечение):

С учетом положения пункта 2 статьи 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, осуществляющему предпринимательскую деятельность в качестве индивидуального предпринимателя (далее – индивидуальный предприниматель), или юридическому лицу, направляется по адресу, указанному соответственно в едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей или в едином государственном реестре юридических лиц либо по адресу, указанному самим индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом.

При этом необходимо учитывать, что гражданин, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо несут риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресам, перечисленным в абзацах первом и втором настоящего пункта, а также риск отсутствия по указанным адресам своего представителя. Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий (пункт 1 статьи 20 ГК РФ). Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу.

Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, управляющий партнер Компании «Митрофанова и Партнеры».

конфликта поможет снизить репутационные, управленческие и материальные риски. Обратитесь к команде наших . Так вы снимите нагрузку с внутренних сотрудников и получите возможность оптимизировать кадровые документы для последующих споров.

Что делать, если работник не выходит на связь

Если сотрудник не выходит с вами на связь, крайне важно:

1. Корректно вести табель учета рабочего времени.

2. Не выплачивать сотруднику заработную плату.

3. По возможности связаться с ним, документируя такие попытки.

4. Не ставить сотруднику задач и не осуществлять иных процедур, присущих для нормального рабочего процесса в трудовых отношениях.

5. Не отключать его от корпоративной сети, чтобы он мог контактировать с руководителем (с учетом особенностей доступа к информации).

Кроме того, если сотрудник работает с доступом к персональным данным, дополнительно:

Как снять дисциплинарное взыскание

Дисциплинарное взыскание – мера предупреждения или наказания сотрудника, который допустил ошибку на работе. Но это не означает, что теперь он всегда под прицелом работодателя или будет всегда и во всем виноват.

Дисциплинарное взыскание снимается:

Если сотрудник хочет мирно договориться с начальником о снятии дисциплинарного взыскания, на его имя необходимо отправить ходатайство. Оно заполняется в произвольной форме, но обязательно нужно указать, по какой причине работодатель должен снять взыскание (как правило, используется формулировка «исправился», «более не нарушал правила» и «не нарушает дисциплину»).

Автором ходатайства может быть как сам сотрудник, так и вышестоящее руководство – например, начальник структурного подразделения.

Если работодатель принимает решение снять взыскание, выпускается соответствующий приказ с указанием ФИО, должности и отдела сотрудника, основания и датой снятия.

Чтобы отстоять свои нарушенные по мнению сотрудника права, можно обратиться в трудовую инспекцию или суд. У работника на это есть 3 месяца при несогласии с выговором или замечанием и всего 1 месяц, если его уволили.

Задача сотрудника в этом случае – доказать, что работодатель обошелся с ним несправедливо. Представители инстанции будут выяснять обстоятельства случившегося и соответствие всем формальностям вплоть до срока применения наказания.

Вносятся ли замечания в трудовую книжку

«Замечания и выговоры в трудовую книжку не вносятся, – подчеркивает юрист Василий Плешков. – Единственное дисциплинарное взыскание, которое туда вносится, – это увольнение».

Сроки применения дисциплинарного взыскания

Сроки применения дисциплинарного взыскания регламентируются 193 ст. ТК РФ. По закону работодатель ограничен во времени, когда может наказать сотрудника. Пример: секретарь систематически опаздывала, регулярно ошибалась в отчетах, забывала вовремя подготовить документы, но начальник относился к этому лояльно. Год спустя сотрудница совершила грубую ошибку в документах, из-за чего репутация компании серьезно пошатнулась.

Работодатель решил, что нужно наказать секретаря по всей строгости за все проступки сразу. Но по закону он может применить дисциплинарное взыскание только за последнюю ошибку – неверно составленный документ.

Итак, 193 статья ТК РФ устанавливает следующие сроки дисциплинарного взыскания:

Пример: Каждый месяц 25 числа работодатель просматривает камеры видеонаблюдения и выявляет нарушения сотрудников. После длительной болезни он вернулся в офис и 25 октября пересмотрел все записи за время своего отсутствия. Если он обнаружит какое-либо нарушение, дисциплинарное взыскание за обнаруженный проступок применяется не позднее 25 ноября.

Пример: Начальник 10 апреля снял показания с системы электронных пропусков и узнал, что 20 февраля сотрудник опоздал на работу. Меры можно предпринять до 20 августа.

Пример: В организации 1 февраля 2023 года прошла служебная проверка, которая показала, что 25.01.2022 бухгалтер неверно начислила зарплату сотрудникам. Наказать бухгалтера за дисциплинарное нарушение можно до 25.01.2024.

Если сотрудник дал взятку должностному лицу 5 апреля 2023 года, наказать его можно до 5 апреля 2026 года.

Наш эксперт

Василий Плешков

Расторгнуть трудовой договор можно на общих основаниях, предусмотренных ТК РФ для всех работников: по инициативе работника, по соглашению сторон или по инициативе работодателя. Остановимся на вариантах, когда в случае с дистанционной работой могут возникнуть сложности.

Уволить удаленного сотрудника за прогул можно в случае, если для него формат дистанционной работы временный. Это значит, что периодически он должен появляться в офисе, например, приезжать на совещания.

Если работник без уважительной причины не явится в офис в назначенный день, это можно расценить как прогул. В остальных случаях будет сложно доказать факт, что сотрудник не приступил к работе — его рабочее место находится вне контроля работодателя и не обязано быть стационарным.

Увольнение за работу в нетрезвом состоянии

По общему правилу сотрудника могут уволить за работу в нетрезвом виде. Работать на удаленке в состоянии алкогольного опьянения также нельзя — это следует из разъяснений Верховного Суда РФ. Суд указал на то, что находиться в состоянии опьянения нельзя в месте выполнения трудовых обязанностей. Логично предположить: то, что дистанционный сотрудник сам определяет такое место, не дает ему права работать в нетрезвом виде.

Главная сложность в том, чтобы установить и доказать факт опьянения сотрудника на удаленке. Работодатель может использовать для этого показания свидетелей, например, составить акт и собрать подписи всех участников видео-созвона.

Важно: запросить с помощью электронного документооборота показания других сотрудников и потребовать объяснений от провинившегося можно только в случае, если это закреплено в правилах внутреннего трудового распорядка кадрового электронного документооборота, и у работников есть электронные подписи.

Выпустить приказ о дисциплинарном взыскании

После того, как руководитель ознакомился с объяснительной, он решает, есть ли вина сотрудника в произошедшем. В некоторых случаях выговор как дисциплинарное взыскание не применяется, руководитель просто ограничивается устным замечанием, сняв с подчиненного вину.

Если же ответственность возлагается на сотрудника, работодателю необходимо подготовить приказ о дисциплинарном взыскании (в рамках ТК РФ 193 ст.).

В документе должна содержаться следующая информация:

Примерная форма приказа – ниже.

Работник должен ознакомиться с приказом в течение трех рабочих дней.

Как проверять соискателей и нанимать благонадежный персонал

Работодателям так же сложно найти хорошего сотрудника, как соискателям – идеальное место работы. Чтобы снизить риск ошибки найма, HR-специалисты проводят собеседования и дают тестовые задания, в компаниях предусмотрены испытательный срок и различные системы оценки как кандидатов, так и действующих работников.

Многое о работнике может сказать его трудовая книжка и рекомендации предыдущих работодателей. Например, если он перебегает с места на место каждый месяц, стоит задуматься, нужен ли такой ненадежный сотрудник в штате.

Но, как это обычно бывает, работодателю проще попросить сотрудника написать заявление об увольнении по собственному желанию в обмен на хорошую рекомендацию, чем заниматься подготовкой приказов. Поэтому на новом месте работы ни работодателю, ни специалисту по подбору персонала не всегда удается точно оценить честность, надежность и ответственность соискателя.

Получить полную картину о личности потенциального работника можно при помощи сервиса проверки сотрудников. Готовый отчет о соискателе можно получить всего за 3 минуты онлайн.

В нем содержится подробная информация о человеке, например:

Пользоваться сервисом можно как с компьютера, так и со смартфона. Наши специалисты помогут вам собрать индивидуальный пакет проверок, которые потребуются для принятия взвешенного решения по кандидатам.

Оставьте заявку на демо-доступ, чтобы оценить наполнение отчетов или получите несколько тестовых бесплатных проверок – так вы убедитесь в достоверности данных, которые предоставляет сервис.

Будьте уверены в своем коллективе!

Документальное оформление прогула работника

Итак, мы разобрались, в каких случаях отсутствие сотрудника на рабочем месте считается прогулом и как его доказать. А как оформить прогул работника и его последствия документально?

Окончательное решение о наказании работника за прогул принимает сам работодатель. Сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул в виде:

В таком приказе необходимо отразить следующие моменты:

Для того чтобы при необходимости наказать работника за прогул, работодатель должен при приеме на работу ознакомить его с трудовыми обязанностями (трудовым договором, должностной инструкцией) и правилами внутреннего трудового распорядка под личную роспись. Тогда после вынесения решения об увольнении или дисциплинарном взыскании, в случае если сотрудник обратится в суд, будет больше шансов, что правосудие встанет на сторону работодателя.

Что будет, если нарушать правила организации РМ

Если не обеспечить каждому сотруднику нормальные условия работы, то при проведении СОУТ могут быть выявлены вредные и опасные производственные факторы. Они будут негативно влиять на человека, снижать производительность и эффективность труда. Вред придется компенсировать, а СОУТ проводить снова – раз в 5 лет.

Если же не провести спецоценку условий на РМ, можно поплатиться деньгами. В КоАП есть статья 5.27.1, которой предусмотрены штрафы:

Итак, вредными и опасными могут быть условия труда не только на производстве или в экстремальных условиях. Офисные работники тоже могут подвергаться влиянию негативных факторов. Например, если в помещении плохая вентиляция, слишком холодно / жарко, недостаточно света, маленькие столы, неудобные стулья, не хватает пространства и так далее. Все это нужно учитывать при выборе офисного помещения и при оснащении рабочих мест.

Виды дисциплинарных взысканий

Согласно 192 ст. ТК РФ, допустимы лишь 3 дисциплинарные меры:

Все прочие виды наказаний, включая штрафы, не предусмотрены Трудовым кодексом, поэтому считаются незаконными, и сотрудник имеет право обжаловать их в суде.

Замечание

Замечание – самое безобидное наказание. Оно применяется при однократном или незначительном нарушении дисциплины работником, например, при небольшом опоздании, несоблюдении дресс-кода или несвоевременной сдаче какого-либо документа.

Выговор

Выговор – это более строгое наказание. Оно следует за серьезным проступком работника, повлекшим ущерб или потери для работодателя. Выговор оформляется при нарушении трудового распорядка организации или ненадлежащее исполнение обязанностей сотрудником.

Выговор работнику работодатель назначает по своему усмотрению, например, за ошибку в важном отчете, срыв сделки из-за отсутствия специалиста на совещании, дезинформирование клиента, регулярные опоздания и связанное с этим невыполнение обязанностей и пр.

Иногда можно встретить формулировку «строгий выговор», которая подразумевает, что при повторном аналогичном нарушении последует увольнение. По закону такой формулировки нет, но сотрудник должен знать, что повторное нарушение правила, за которое он уже получал выговор, может привести к потере работы.

Увольнение как дисциплинарное взыскание применяется за грубые ошибки или регулярное нарушение внутреннего регламента компании. Это, например, разглашение коммерческой тайны, работа «мимо кассы», появление на работе в нетрезвом виде, прогул или опоздание на полдня, мошенничество или воровство на рабочем месте и пр.

Что понимают под рабочим местом

Суть термина «рабочее место» (РМ) определена в ст. 209 ТК РФ. Это «территория, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя». То есть это оснащенная необходимым оборудованием зона, в которой человек выполняет свои трудовые функции. Если говорить об офисе, то это участок помещения с необходимой мебелью и техникой.

Рабочим местом признается и часть общего пространства, где работники выполняют свои трудовые функции (п. 15 Информации от Минтруда «Типовые вопросы и ответы»). То есть конкретный стол и стул за каждым из них допустимо не закреплять.

Нужно ли прописывать в документах параметры РМ каждого сотрудника? Можно, но обязанности такой у работодателя нет. Закон требует указать в трудовом договоре место работы человека, однако это не то же самое, что его рабочее место. Согласно позиции Верховного Суда РФ, местом работы считается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная компания, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение. Об этом сказано в Обзоре судебной практики, утвержденном Президиумом ВС РФ 26.02.2014.

На практике в трудовых договорах обычно прописывают место работы так: ООО «Дельта», г.Тверь. А вот рабочее место указать проблематично, так как обычно это арендованный офис. Ведь компания может снять другое помещение, и тогда придется заключать с работником дополнительное соглашение.

Но все же работодатель вправе добавить описание рабочего места в трудовой договор, если считает это целесообразным. Например, можно написать так:

Примечание. Если работник отсутствовал на рабочем месте более 4 часов без уважительной причины, работодатель вправе уволить его за прогул. Уволенный может обратиться в суд и потребовать восстановления. Но добиться этого будет сложнее, если в документах описано непосредственное РМ. И чем подробнее его описание, тем лучше для работодателя. Например, можно указать, что определенные зоны офиса (кухня или комната отдыха) не относятся к рабочему месту. Таким образом работодатели защищаются от прогульщиков.