Рекомендуем также ознакомиться с материалами:- Шестакова Е.В. Договоры в электронной форме: правовые риски и судебная практика. – “Право Доступа”, 2020;- Вопрос: Возможно ли подписание сторонами договоров с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи путём обмена документами через электронную почту, а не через оператора электронного документооборота? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2020 г.);- Подписание соглашения об ЭДО (Е.Е. Каравайкина, журнал “Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 9, сентябрь 2020 г.);- Вопрос: При переходе на электронный документооборот с контрагентами какие документы должны быть оформлены внутри организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2021 г.);- Вопрос: Необходимость наличия соглашения между контрагентами при использовании электронной цифровой подписи (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2021 г.);- Вопрос: Нужно ли подписывать какое-либо соглашение для обмена юридически значимыми документами через ЭДО или достаточно принять приглашение в системе ЭДО (типа Диадок)? Нужно ли в договоры включать формулировку про ЭДО или достаточно закона про ЭЦП? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.).
Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТАндреева Людмила
Ответ прошел контроль качества
30 сентября 2021 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Для перехода на электронный документооборот с контрагентом организации необходимо: закрепить в учетной политике правила электронного документооборота, а также хранения электронных документов; определить перечень лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов; заключить соглашения с контрагентами об обмене документами в электронном виде (при использовании простой или неквалифицированной электронной подписи). Перечень лиц, которые будут использовать электронную подпись, а также требования соблюдения конфиденциальности необходимо закрепить в локальном акте организации (например в приложении к учетной политике или приказе).
Переход на электронный документооборот
В соответствии с п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон N 402-ФЗ) первичные учетные документы можно составлять на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Основные правила работы с электронными документами определены в Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон N 63-ФЗ).
Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ). Виды электронных подписей установлены ст. 5 Закона N 63-ФЗ:
- простая электронная подпись;
- усиленная электронная подпись (которая подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную).
По общему правилу вид используемой электронной подписи определяется участниками электронного документооборота по собственному усмотрению (п. 1 ст. 4 Закона N 63-ФЗ).
При этом необходимо иметь в виду, что сфера применения простой и неквалифицированной электронной подписи ограничена п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, в силу которого документ, подписанный одной из таких электронных подписей, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если это прямо предусмотрено:
- законодательством или
- соглашением между участниками электронного взаимодействия.
В то время как для применения квалифицированной электронной подписи единственным ограничением является требование законодательства о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Так, в силу положений НК РФ при оформлении электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности) необходимо применять только квалифицированную электронную подпись.
В то же время при оформлении первичных учетных документов в электронном виде организации (ИП) могут использовать любой вид электронной подписи. Объясняется это тем, что согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны устанавливаться федеральными стандартами бухгалтерского учета. Но до настоящего времени такой стандарт пока не принят. Поэтому при оформлении первичных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ (письмо Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456).
При подписании каких документов (для целей налогового и бухгалтерского учета) должен использоваться тот или иной вид подписи; подробнее можно ознакомиться в таблице.
Электронный документооборот (ЭДО) с применением простой и неквалифицированной электронной подписи согласно п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ может быть организован организациями только при наличии между ними соглашения о порядке обмена электронными документами. Указанное соглашение должно устанавливать порядок проверки электронной подписи, а также соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 63-ФЗ (письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372).
Использование же сервиса “Диадок” (компания “СБК Контур”) изначально подразумевает применение пользователями только усиленных квалифицированных электронных подписей. Таким образом, при организации электронного документооборота с контрагентом через данную систему заключение соглашения об ЭДО не требуется: документы будут иметь юридическую силу и без этого (смотрите материал: Вопрос: Электронный документооборот (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2022 г.)).
Правила обмена электронными документами в учетной политике
При переходе на ЭДО с контрагентами организации необходимо закрепить в учетной политике основные правила электронного взаимодействия, определив:
- виды применяемых электронных подписей и порядок их использования;
- документы, при подписании которых будет использоваться электронная подпись;
- порядок хранения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи.
В Книге “Учетная политика организаций на 2020 год” (под ред. Л.В. Чистяковой). – ИД “ГроссМедиа”: РОСБУХ, 2019 г. приведен такой пример записи в Учетной политике:
- Для подтверждения фактов хозяйственной жизни используются унифицированные формы документов, перечень которых приведен в приложении 1 к настоящему Приказу об утверждении учетной политики.
- Все первичные документы составляются в электронном виде.
- Все первичные учетные документы подписываются усиленной квалифицированной подписью.
- Обмен электронными документами с контрагентами производится через оператора электронного документооборота.
- Первичные учетные документы хранятся совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи данных документов сертификатом ключа подписи в течение пяти лет.
- Электронный обмен товарными накладными по форме ТОРГ-12 и актами приемки-сдачи работ (услуг) производится в форматах, утвержденных приказами ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551, от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552.
- По требованию налоговой инспекции первичные документы представляются в следующем виде:
- накладные по форме ТОРГ-12 и акты приемки-сдачи работ (услуг) – в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
- все остальные первичные документы – на бумаге в виде заверенных копий.
Каких-либо особенностей ведения бухгалтерского учета при электронном документообороте между контрагентами законодательством не установлено.
Порядок хранения электронных документов
Таким образом, по общему правилу документы, ранее полученные от контрагента или направленные контрагенту в электронном виде, распечатывать и хранить на бумажном носителе не нужно, равно как и обмениваться с контрагентом документами на бумажном носителе.
Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта, за исключением случаев, если иное установлено бюджетным законодательством РФ (ст. 7 Закона N 402-ФЗ). При этом законодательство не ограничивает право субъекта определять, в каком виде он будет хранить первичные документы в течение установленного законодательством срока. Так, в письме Минфина России от 27.05.2022 N 02-07-10/50875 указывается: субъектом учета самостоятельно устанавливается порядок хранения электронных документов, в том числе первичных (сводных) учетных электронных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, с учетом требования законодательства к организации хранения электронных документов.
Какого-либо отдельного нормативного акта, регламентирующего порядок хранения электронных документов, на сегодняшний день не существует. Минфин России рекомендует в этом случае руководствоваться:
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее – Правила N 526);
- ФСБУ 27/2021 “Документы и документооборот в бухгалтерском учете” (далее – ФСБУ 27/2021).
Согласно п. 24 ФСБУ 27/2021 документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.
Таким образом, хранить в электронном виде можно только документы, изначально составленные и (или) поступившие в электронном виде (смотрите письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693).
Обязательными условиями хранения электронных документов являются (п. 2.30 Правил N 526):
- наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов: один – основной, другой – рабочий. Хранить их нужно на разных физических устройствах (например магнитные, оптические, магнитооптические накопители, карты флеш-памяти или иные подобные носители);
- наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния. Иными словами, вместе с электронными документами хранятся и файлы ключей электронной подписи, которыми они были подписаны, а также соответствующее программное обеспечение, позволяющее открыть эти файлы и идентифицировать владельца сертификата ключа электронной подписи;
- обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (режимы хранения электронных документов также прописаны в Правилах).
Из п. 4.34 Правил N 526 следует, что электронные документы передаются в архив организации на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях (которые представляются в двух идентичных экземплярах). В этом же пункте Правил N 526 указаны основные процедуры работы с документами.
Как варианты, хранение первичных (сводных) электронных документов, принятых к учету, может осуществляться:
- в сетевой папке (или локальном электронном архиве на жестком диске локального ПК);
- с применением специализированного программного продукта для электронного документооборота;
- в облачном архиве (в том числе в облачном архиве оператора ЭДО) и др.
Архив электронных документом может храниться на сервере с применением программных средств (жестких дисках), а также на компакт-дисках, флеш-накопителях в целях сохранения информации и обеспечения режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации. Способ хранения следует указать в учетной политике (смотрите Вопрос: На каких электронных носителях могут храниться первичные учетные документы, регистры учета? (журнал “Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 12, декабрь 2019 г.)).
Не реже одного раза в пять лет необходимо производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов (п. 2.40 Правил N 526).
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829).
Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и в отношении документации, формируемой на бумажных носителях, но не менее пяти лет после отчетного года.
Представление электронных документов
Истребуемые документы (информация) могут быть представлены проверяемым лицом в налоговый орган следующими способами (п. 2 ст. 93 и абзац 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ):
- на бумажном носителе – лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом;
- в электронной форме – по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ (письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315)*(1).
Налоговые органы вправе ознакомиться и могут запросить электронные подлинники первичных документов, составленных в электронной форме (п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 1 письма ФНС России от 01.08.2019 N АС-4-15/1521, письмо Минфина России от 29.06.2018 N 03-03-06/1/45251).
Порядок представления организацией электронных документов в иные государственные органы регламентируется отдельными нормативными документами.
- Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
- Примерная форма положения об электронном документообороте в организации (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
- Примерная форма приказа о наделении правом электронной подписи электронных документов (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
- Примерная форма соглашения об обмене электронными документами (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
- Энциклопедия решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения;
- Энциклопедия решений. Хранение первичных и отчетных документов в электронном виде;
- Энциклопедия решений. Передача электронных документов в архив;
- Вопрос: Нужно ли подписывать какое-либо соглашение для обмена юридически значимыми документами через ЭДО, или достаточно принять приглашение в системе ЭДО (типа “Диадок”)? Нужно ли в договоры включать формулировку про ЭДО, или достаточно закона про ЭЦП? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.)
- Вопрос: Обязательные положения соглашения об электронном документообороте в соответствии с законодательством (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2021 г.);
- Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами (ФНС России, июнь 2021 г.);
- Вопрос: Общество перешло на электронный обмен документами, в том числе на электронное подписание договорных документов с применением квалифицированной электронной подписи. Обязано ли общество заключать дополнительные соглашения к каждому действующему договору или оно вправе заключить соглашение об электронном обмене документами с каждым контрагентом? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2019 г.)
- Вопрос: Между организациями заключены гражданско-правовые договоры. Возможно ли подписание спецификаций и дополнительных соглашений, первичных документов с использованием квалифицированной электронной подписи, если данная форма заключения документов не предусмотрена условиями заключенных договоров? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.)
Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТаудитор, член Ассоциации “Содружество” Иванкова Ольга
27 января 2023 г.
*(1) Отметим, что на электронных накопителях или по электронной почте представление документов не предусмотрено положениями НК РФ (письмо Минфина России от 26.10.2011 N 03-02-07/1-375).
*(2) Добавим, что в электронной форме в налоговый орган могут быть представлены и документы, составленные на бумажном носителе – в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным Федеральной налоговой службой, по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика (письмо Минфина России от 26.05.2017 N 03-02-07/1/32462).
Соглашение об обмене электронными документами
Дата обновления: 22.02.2023
Номер карточки: SD0055663
При использовании усиленной квалифицированной подписи заключение соглашения об обмене не требуется. Если стороны выразят обоюдное желание подготовить такой документ, они могут это сделать. Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к конкретному договору.
В соглашении можно указать:
- вид используемой электронной подписи;
- вид документов, используемых при обмене;
- порядок и последовательность подписания электронных документов, если они не установлены законодательством;
- действия сторон в случае непринятия другой стороной документа по техническим причинам;
- условия взаимодействия участников с удостоверяющим центром (аккредитованным удостоверяющим центром);
Образец: Соглашение об обмене электронными документами
В решениях «1С» имеется возможность сформировать и отправить типовое соглашение об обмене электронными документами непосредственно из программы. Для этого требуется перейти в настройку отправки документов с интересующим контрагентом и выполнить команду “ЭДО – Сформировать соглашение по шаблону”.
В адрес контрагента будет сформирован произвольный электронный документ с видом «Соглашение об ЭДО» и запросом ответной подписи. Все необходимые данные будут заполнены автоматически, пользователю остаётся лишь выполнить команду «Подписать и отправить».
- Инструкции по учету в программах 1С
- 1С:Бухгалтерия 8 в примерах
- Электронный документооборот
- Настройка обмена электронными документами
- Соглашение об обмене электронными документами
Из нашей статьи вы узнаете:
Разбираемся, зачем нужно соглашение об электронном документообороте и как прописать ЭДО в договоре.
Зачем нужен договор об ЭДО
Соглашение (регламент) об электронном документообороте обязательно — без него ЭДО между контрагентами не будет иметь юридической силы. Регламент оформляют как приложение к другому договору.
Как перейти на ЭДО с контрагентами
Перед тем как прописать правила ЭДО в договоре, контрагенты договариваются о них в письме.
Что указывают в письме:
- какую пользу принесёт переход на ЭДО;
- какими документами стороны хотят обмениваться в электронном виде;
- как будет внедряться СЭД.
В регламенте об ЭДО обязательно прописывают, по пунктам, порядок применения цифровой подписи. Основание — ФЗ-№ 63 и ФЗ-№ 402.
Квалифицированной подписью подписывают счёта-фактуры, акты приёма-сдачи, универсальные передаточные документы (Приказ Министерства финансов № 174). Документы внутри организации можно подписывать неквалифицированной подписью.
Какие ещё разделы прописывают в соглашении:
- предмет и цель соглашения;
- порядок работы с электронной подписью;
- ссылки на законы об ЭДО;
- нюансы работы с оператором;
- кто отвечает за составление, передачу и подписание документов;
- условия обмена документами;
- порядок разрешения споров;
- сроки действия договорённости;
- порядок внесения изменений в регламент;
- реквизиты и подписи сторон.
После подписания регламента ЭДО компании заключают договоры с операторами электронного документооборота. Причём двум контрагентам необязательно пользоваться одним оператором — сервисы ЭДО работают друг с другом через роуминг.
Чтобы наладить ЭДО с партнёрами в «Астрал.ЭДО / 1С-ЭДО» достаточно отправить контрагенту приглашение через 1С. Система интегрирована в «1С:Предприятие» — сотрудникам не придётся учиться работать с новой программой. Чтобы подключиться к системе «Астрал», оставьте заявку, и региональный представитель компании свяжется с вами.
Соглашением об электронном документообороте (ЭДО) называется допсоглашение к договору, по которому предусматривается обмен документами в электронном виде. Зачем нужно такое соглашение? Вспомним, как в 2020 году многие компании были вынуждены перевести своих сотрудников на дистанционную работу. Таким работодателям нужно было подписать с удалённым сотрудником соглашение об ЭДО для обмена кадровыми документами в электронном виде.
Выясним, обязательно ли нужно составлять соглашение об электронном документообороте для обмена документами между юридическими лицами, и расскажем, как его составить.
Когда соглашение об ЭДО нужно юридическим лицам
Обоснований, по которым требуется отдельно подписывать соглашение об ЭДО, законодательством не предусмотрено. Если в договоре нет пунктов об электронном документообороте, согласие на ЭДО необходимо от обеих сторон. О способе документооборота юридические лица и их контрагенты могут договориться в устной или письменной форме.
Однако следует учитывать, что при работе с документацией, которую подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП), соглашение об ЭДО не требуется — такие документы юридически значимы без дополнительных условий. В остальных случаях следует определить порядок документооборота с партнёром, заключив соглашение об ЭДО.
Как составить соглашение об ЭДО
В законах нет единой формы для соглашения об использовании электронного документооборота, его составляют сотрудники организаций.
Что указывают в соглашении:
- вид электронной подписи (кроме случаев, когда закон требует использовать усиленную квалифицированную ЭП);
- виды и форматы электронных документов, кроме акта приёмки-сдачи и накладной ТОРГ-12 — их форма утверждена законом;
- сроки хранения и уничтожения данных;
- термины и определения;
- порядок выставления и получения счетов-фактур, накладных и актов;
- порядок обмена неформализованными документами.
Помимо заключения соглашения об электронном документообороте, для обмена документами в электронном виде необходимо подключиться системе ЭДО. Чтобы это сделать, выполните следующие действия:
- Договоритесь со своим поставщиком или покупателем выполнить переход на электронный документооборот.
- Если ещё не пользуетесь ЭДО — заключите договор с оператором. Контрагентам необязательно пользоваться услугами одного оператора. При этом учитывайте, что для работы с другим сервисом ЭДО понадобится настроить роуминг, а это может быть платной услугой
- При необходимости заключите соглашение об ЭДО. Приведите документацию к общему виду, пропишите порядок работы с электронными документами и подписью в учётной политике.
Договоритесь о подключении системы Астрал.ЭДО или 1C-ЭДО, оставив заявку на сайте.
Сервис Астрал.ЭДО работает в браузере и не требует установки специального программного обеспечения на ПК. Если вы работаете с 1С, вам подойдёт сервис 1С-ЭДО. Модуль ЭДО уже встроен в 1С: Предприятие, поэтому сотрудникам не придётся учиться работе с новой программой.
Вывод
Соглашение об ЭДО необходимо юридическим лицам, если в договоре не предусмотрена возможность обмена документами в электронном виде. Если документы подписываются с применением КЭП, отдельное соглашение подписывать не нужно.